Som fagperson er din tid værdifuld og bør bruges på opgaver, der tilføjer værdi til dit arbejde. Det er dog alt for almindeligt at blive hængende i møder, der ikke bidrager til din produktivitet eller arbejdsmål. I denne artikel vil vi udforske nogle strategier til at undgå unødvendige møder og manuelle opgaver, så du kan få mest muligt ud af din tid.

 

1. Øv konceptet med en “meeting burger”

Har du nogensinde hørt om en “meeting burger”? Nej, det er ikke en ny type fastfood, men derimod et koncept, der kan hjælpe dig med at forbedre produktivitet og effektivitet til møder. “Meeting burger” er en simpel teknik, der går ud på at dele dit møde op i tre adskilte dele, ligesom en burger der har tre lag. Lad os undersøge konceptet bag “meeting burger”, og hvordan den kan hjælpe dig med at få mest muligt ud af dine møder.

  • Den øverste bolle: Det første lag af “meeting burger” repræsenterer åbningen af mødet. Dette er tiden til at introducere mødeemnet, sætte dagsordenen og fastlægge mødets mål. Den øverste bolle er også en mulighed for at skabe relation og skabe en positiv stemning til mødet.
  • Kødet/indholdet: Det andet lag af “meeting burger” er indholdet. Det er her hovedparten af mødet finder sted, og fokus er på at diskutere og behandle emnerne på dagsordenen. Det er vigtigt at holde sig på sporet og undgå at gå i flere retninger i denne fase af mødet. Indholdet skal være produktivt, engagerende og fokuseret.
  • Den nederste bolle: Det sidste lag af “meeting burger” er afslutningen på mødet. Dette er tiden til at opsummere de vigtigste punkter, træffe endelige beslutninger og tildele handlingspunkter. Det er vigtigt at afslutte mødet med en positiv tone og sikre, at alle er klar over, hvad der blev diskuteret, og hvad de næste skridt er.

 

2. Hold pauser – brug Pomodoro-teknikken

Regelmæssige pauser kan hjælpe dig med at bevare fokus og energi hele dagen. Brug Pomodoro-teknikken, som involverer at arbejde i 25 minutter, tage en 5-minutters pause og gentage cyklussen. Rejs dig op og stræk ud, gå en tur eller lav lidt motion i dine pauser for at forbedre blodgennemstrømningen og koncentrationen.

 

3. Vær selektiv med invitationer

Det første skridt til at reducere antallet af møder, du deltager i, er at være selektiv med de invitationer, du accepterer. Inden du accepterer en invitation, så spørg dig selv, om din tilstedeværelse virkelig er nødvendig. Hvis mødet er fokuseret på et emne, der ikke er relateret til dit arbejde, skal du høfligt afslå invitationen. Dette vil hjælpe dig med at undgå møder, der ikke tilføjer værdi til dit arbejde, og frigøre tid til opgaver, der gør det.

 

4. Automatiser rutineopgaver for at reducere behovet for møder

Automatisering af rutineopgaver som dataindtastning, rapportgenerering, e-mailing af kontrakter og dokumenter til underskrift, frem og tilbage, kan spare dig tid og reducere fejl. Derudover kan du nemt automatisere underskriftprocesserne for dine kontakter, som kræver et fysisk møde. Gør det på få sekunder med Penneo Sign.
Ifølge RSM Plus Danmark blev processen med at sende og modtage underskriftsdokumenter via e-mail, som tidligere tog en uge, reduceret til blot én time efter implementeringen af Penneo Sign.

Start din gratis prøveperiode her for at slutte dig til over 80% af de virksomheder i Danmark, der underskriver deres dokumenter med Penneo Sign.

 

5. Uddelegér opgaver og fokuser på at tiltrække kvalificeret arbejdskraft

Danmark står over for en mangel på kvalificeret arbejdskraft, hvilket gør det afgørende at indføre moderne teknologi for at tiltrække unge talenter, der foretrækker effektive, moderne værktøjer. Ved at uddelegere opgaver og omfavne den øget brug af teknologi, kan du også frigøre tid til at fokusere på opgaver, der giver værdi til dit arbejde og hæver det faglige niveau.

Ifølge vores spørgeskemaundersøgelse, der omfatter ejendoms-, juridiske, finansielle og revisions- og regnskabsbrancher, angav 38% af deltagerne at den væsentligste hindring for dem, i forhold til at være opdateret på ændringer i lovgivningen, skyldes at de manglede teknisk kompetencer og den nødvendige tid for at opkvalificere deres medarbejdere. Penneo kan hjælpe med at automatisere dine kundevendte processer, fra onboarding til oprettelse af brugerdefinerede underskriftsprocesser, så du sparer tid og overholder den danske GDPR- og hvidvask lovgivning.

Afslutningsvis er det værd at notere sig, at som professionel er din tid værdifuld og bør bruges klogt. Møder kan være en produktivitetsdræber, men ved at bruge “meeting burger”-konceptet kan du strukturere dine møder på en måde, der er organiseret, effektiv og engagerende. Holder du regelmæssige pauser, er selektiv med invitationer og uddelegerer opgaver, kan det også hjælpe dig med at få mest muligt ud af din tid.

Automatiseringsværktøjer som Penneo Sign kan hjælpe dig med at effektivisere dine underskriftsprocesser, spare tid og sikre overholdelse af lovgivningen. Ved at bruge teknologi og moderne værktøjer kan du tiltrække og fastholde dygtige talenter og fokusere på opgaver, der giver værdi til dit arbejde. Husk at prioritere opgaver, der giver værditilvækst, og brug disse strategier til at undgå at bruge tid på unødvendige møder og manuelle opgaver.

 

 

Hvad siger virksomheder som din om Penneo

Vi valgte Penneo på grund af muligheden for at pakke dokumenter, og fordi der ikke er nogen begrænsning på antallet af underskrivere. Desuden ser vi store muligheder i løsninger for formularer, og vi er meget tilfredse med både deres support funktion og faktisk hele vores onboarding proces, som har været en rigtig god oplevelse.Mie Poulsen, Forretningsudvikler i Kreditudvikling hos Jyske Bank

Vi har over 3000 kontrakter, der kræver underskrifter hver måned. Med Penneos digitale signaturløsning har vi sparet 385 arbejdstimer om måneden. Som følge heraf kan vores medarbejdere nu fokusere på at yde bedre service til vores kunder og lejere i stedet for at bruge tid på manuelle administrative opgaver.Thomas B. Skræddergaard, IT-chef hos DEAS

If you're looking to learn more, we have a few suggestions for you