At vælge den rigtige løsning til digitale underskrifter er afgørende for virksomheder, der håndterer følsomme dokumenter, som kræver juridisk bindende underskrifter. Den rigtige software giver mulighed for effektiv digital underskrift af en række vigtige dokumenter, f.eks. fuldmagter, ansættelsesbreve, årsregnskaber, juridiske dokumenter og rapporter.
Men hvordan ved du, hvilken software der er bedst for din virksomhed? Her er de 9 vigtigste funktioner, du skal kigge efter for at sikre, at du får den mest pålidelige, effektive og kompatible løsning, der passer ind i dit eksisterende digitale økosystem.
1. Juridisk bindende digitale underskrifter
Det er tidskrævende og ineffektivt at bruge pen, blæk og papir, når et dokument skal underskrives juridisk. Med digitale underskrifter slipper du for at arrangere møder eller sende og/eller scanne dokumenter frem og tilbage. Når du vælger en løsning til digitale underskrifter, er det vigtigt at sikre, at løsningen leverer juridisk bindende signaturer. Disse kaldes: avancerede elektroniske signaturer (AdES) og kvalificerede elektroniske signaturer (QES) i overensstemmelse med EU’s eIDAS-forordning. Disse accepteres i en domstol i modsætning til simple elektroniske signaturer (SES) som f.eks. en krusedulle med fingeren eller musen eller et billede af din underskrift. QES og AdES er juridisk bindende som standard og fungerer som en fuld erstatning for traditionelle underskrifter med vådt blæk. Denne løsning giver bekvemmeligheden ved at underskrive hvor som helst og når som helst uden at gå på kompromis med den juridiske gyldighed.
2. Et bredt udvalg af eID’er til at underskrive og bekræfte identitet
Du og dine kunder bruger allerede nationale eID’er i jeres arbejds- og privatliv. MitID, BankID og itsme® er vidt udbredte på deres markeder og er industristandard, når du skal bekræfte din identitet digitalt. Et robust digitalt underskriftsværktøj skal kunne integreres med de mest udbredte elektroniske ID’er (eID’er), der bruges i Europa. Det giver underskrivere mulighed for at bruge velkendte identifikationsmetoder på tværs af grænser, hvilket gør underskriftsprocessen nem og sikker.
3. Mulighed for at underskrive med pas
Nogle af dine kunder eller samarbejdspartnere bor måske i et land, hvor der ikke findes en eID-løsning, som de kan underskrive dokumenter med. Din digitale underskriftsløsning skal kunne understøtte disse internationale underskrivere på anden vis. Et digitalt underskriftsværktøj bør give underskrivere mulighed for at bruge nationale ID-dokumenter som pas eller nationale ID-kort til at identificere sig selv og underskrive med AdES eller QES. Denne fleksibilitet sikrer, at alle underskrivere, uanset hvor de befinder sig, kan få sat deres underskrift på sikker vis.
4. Send dokumenter til underskrift i den rigtige rækkefølge
Mange brancher beskæftiger sig med komplekse underskriftsscenarier, såsom salgsaftaler, ansættelseskontrakter, årsrapporter og meget mere, som kræver flere underskrifter på flere dokumenter i en bestemt rækkefølge. Dine digitale underskrifter skal understøtte disse komplekse rækkefølger af underskrifter, så du kan bestemme, hvem der underskriver hvad og hvornår. Automatiske meddelelser og påmindelser kan desuden hjælpe med at holde processen igang, så du ikke behøver at følge op manuelt med kunderne og kan overholde dine deadlines.
5. At kunne underskrive på enhver enhed, når som helst
Dit digitale underskriftsværktøj bør give underskrivere mulighed for at underskrive dokumenter fra enhver enhed, uanset om det er en computer, tablet eller smartphone. Med den stigende brug af mobiltelefoner som det primære arbejdsredskab, er det vigtigt at sikre mobiltilpasning for at gøre underskriftsprocessen så let som muligt. Så kan dine kunder underskrive, når det passer dem.
6. Integration med branchespecifik software
For at opnå maksimal effektivitet skal du vælge et digitalt værktøj, der kan integreres med de branchespecifikke software, du allerede bruger, såsom Caseware, Silverfin, Ratios og M-Files. Det giver dig mulighed for at oprette, administrere og sende dine dokumenter til underskrift direkte i din regnskabssoftware, så du ikke behøver at skifte mellem forskellige programmer og dermed mindske risikoen for fejl.
7. Tilpas kommunikation med din kunde
Alle virksomheder og deres IT-afdelinger prædiker, at man skal være påpasselig med at åbne de e-mails man modtager. Hvis du inkluderer en besked eller tilpasser udseendet af den e-mail, der sendes ud med dokumenterne til underskrift, kan det hjælpe med at skabe tillid og hurtigere underskriftshandlinger. Når du sender dokumenter til underskrift, bør du kunne skræddersy e-mailens indhold til underskriverens sprog og tilføje din branding og dit logo, så budskabet bliver mere troværdigt.
8. Adgangskontrol for ekstra sikkerhed
Sikkerhed er altafgørende, når man sender følsomme dokumenter til underskrift. Et pålideligt digitalt underskriftsværktøj bør tilbyde adgangskontrolfunktioner som f.eks. krav om bekræftelse af personnummer (CPR) eller SMS-adgangskoder, der kun sendes til underskriverens telefonnummer. Det sikrer, at kun den tiltænkte modtager kan se og underskrive dokumentet. Derudover bør en aktivitetslog give en oversigt over, hvem der har haft adgang til dokumentet og hvornår.
9. Digitalt arkiv til sikker opbevaring af dokumenter
Det kan være svært at holde styr på, organisere og sikkert opbevare dine underskrevne dokumenter. At gemme dem i e-mails, på fildelingshjemmesider eller i mapper på dit skrivebord er ikke i overensstemmelse med GDPR. Dit digitale underskriftsværktøj bør omfatte et sikkert digitalt arkiv, hvor underskrevne dokumenter opbevares i overensstemmelse med GDPR. Det sikrer, at dine dokumenter ligger i orden, er let tilgængelige og beskyttet mod tab eller fysisk beskadigelse.
Konklusionen er, at når man skal vælge det rigtige digitale underskriftsværktøj, skal man vurdere, om det overholder juridiske standarder, integrationsmuligheder, sikkerhedsfunktioner og brugervenlighed. Ved at fokusere på disse nøglefunktioner kan du sikre, at din digitale underskriftsproces er effektiv, sikker og juridisk bindende.
