Ny til digitale underskrifter? Overvej disse 9 punkter først

Digitale underskrifter er blevet en fast del af hverdagen i mange virksomheder. De gør det nemt og sikkert at håndtere følsomme dokumenter, uanset om det er ansættelseskontrakter, fuldmagter, årsregnskaber eller andre juridiske dokumenter.

Men mulighederne for digitale underskriftsløsninger er mange, og det kan være svært at gennemskue, hvad der egentlig er vigtigt, de skal kunne. Hvilken løsning passer bedst til jeres behov? Og hvordan sikrer I, at den både er sikker, nem at bruge og spiller godt sammen med jeres eksisterende systemer?

I denne artikel guider vi dig gennem 9 centrale punkter, du bør have med i overvejelserne, før du vælger en løsning til digitale underskrifter.

1. Sikre digitale underskrifter

Pen, papir, scanning, mails frem og tilbage og mødebooking… Manuelle underskrifter kan være en langsommelig affære. Med digitale underskrifter foregår hele processen online, hurtigt og sikkert.

Selvom alle tre elektroniske signaturer er juridisk gyldige i henhold til eIDAS-forordningen, giver Kvalificerede Elektroniske Signaturer (QES) den højeste sikkerhed og benyttes til følsomme dokumenter og dokumenter af høj værdi, da de har samme juridiske gyldighed i hele EU som en håndskrevet underskrift.

→ Læs mere om de tre typer af elektroniske signaturer her

En Avanceret Elektronisk Signatur (AdES) har større beviskraft end en Simpel Elektronisk Signatur (SES), da den er unikt knyttet til underskriveren og muliggør identifikation samt registrerer enhver form for manipulation med dokumentet.

2. Et bredt udvalg af eID’er til at underskrive og bekræfte identitet

Både du og dine kunder bruger allerede digitale identiteter (eID’er) i hverdagen. Løsninger som MitID, BankID og itsme® er blevet standardværktøjer, når din identitet skal bekræftes sikkert både privat og på arbejdet.

Derfor bør en god løsning til digitale underskrifter kunne integrere med de mest udbredte nationale eID’er i Europa. Det gør det muligt for underskrivere at bruge en identifikationsmetode, de allerede kender og har tillid til, frem for at skulle oprette nye logins eller lære nye systemer.

Resultatet er en underskriftsproces, der føles både nem, tryg og genkendelig, især når dokumenter skal underskrives på tværs af landegrænser. Jo lettere det er at bekræfte sin identitet, desto hurtigere kommer dokumenterne i mål.

3. Mulighed for at underskrive med pas

Selvom mange europæiske lande har stærke eID-løsninger, er det ikke alle, der har adgang til én. Nogle kunder eller samarbejdspartnere kan være bosat i lande, hvor en national eID enten ikke findes eller ikke er udbredt.

Derfor bør din løsning til digitale underskrifter også kunne rumme internationale underskrivere på anden vis. Et godt underskriftsværktøj giver mulighed for at identificere sig med pas eller nationalt ID-kort og stadig underskrive med enten AdES eller QES.

Det giver den nødvendige fleksibilitet i praksis uden at gå på kompromis med sikkerheden. Uanset hvor underskriverne befinder sig, kan de gennemføre underskriftsprocessen på en tryg og sikker vis.

4. Send dokumenter til underskrift i den rigtige rækkefølge

I mange virksomheder er underskriftsprocesser sjældent helt simple. Det kan være salgsaftaler, ansættelseskontrakter eller årsrapporter, hvor flere personer skal underskrive flere dokumenter i en bestemt rækkefølge.

Her er det vigtigt, at din løsning til digitale underskrifter kan håndtere disse mere komplekse scenarier. Du skal nemt kunne definere, hvem der underskriver hvad, og hvornår, så processen følger de rigtige trin fra start til slut.

Automatiske notifikationer og påmindelser er også en stor hjælp. De sikrer, at processen ikke går i stå, og sparer dig for manuelt at rykke kunder eller kolleger. På den måde holder du både tempo på opgaven og deadlines.

5. At kunne underskrive på enhver enhed, når som helst

I dag arbejder mange fra computere, tablets og især smartphones. Derfor bør dit digitale underskriftsværktøj gøre det muligt at underskrive dokumenter fra alle typer enheder, uden tekniske bump på vejen.

Når løsningen er mobilvenlig, kan underskrivere sætte deres signatur, når det passer dem, uanset om de sidder på kontoret, hjemme eller er på farten. Det gør hele processen mere fleksibel, hurtig og brugervenlig, og det øger sandsynligheden for, at dokumenterne bliver underskrevet til tiden.

6. Integration med branchespecifik software

For at spare tid og undgå fejl er det vigtigt, at dit digitale underskriftsværktøj kan arbejde sammen med den software, du allerede bruger. Det kan fx være regnskabs- eller revisionssystemer som Caseware, Silverfin, Ratios or M-Files.

Med en god integration kan du oprette, administrere og sende dokumenter til underskrift direkte fra din eksisterende software. Det betyder, at du slipper for at skifte mellem programmer og minimerer risikoen for fejl.

Standardintegrationer er en stor fordel. Men hvad hvis jeres workflows er mere komplekse? Eller hvis I bruger et specialudviklet system? Så bør det være nemt at bygge jeres egen integration.

Et stærkt digitalt underskriftsværktøj stiller et brugervenligt og veldokumenteret API til rådighed, så I kan automatisere underskriftsprocesser direkte i jeres egne systemer.

7. Tilpas kommunikation med dine kunder

Mange er forsigtige med at åbne e-mails fra ukendte afsendere – og det kan bremse underskriftsprocessen. Derfor er det en stor fordel, hvis du kan tilpasse de e-mails, der sendes sammen med dokumenterne.

En god løsning giver dig mulighed for at:

• Skræddersy teksten på underskrifts-e-mailen til underskriverens sprog
• Tilføje virksomhedens branding og logo

Når e-mailen ser professionel og genkendelig ud, skaber det tillid hos dine kunder og øger sandsynligheden for, at dokumentet bliver underskrevet hurtigt.

8. Adgangskontrol for ekstra sikkerhed

Når du sender følsomme dokumenter, er sikkerhed altafgørende. Et pålideligt digitalt underskriftsværktøj bør derfor tilbyde adgangskontrol, så kun den rette person kan se og underskrive dokumentet.

Det kan fx være:

• Bekræftelse med personnummer (CPR)
• SMS-koder, der kun sendes til underskriverens telefonnummer

Derudover er det en stor fordel, hvis løsningen har en aktivitetslog, der viser, hvem der har haft adgang til dokumentet og hvornår. Det giver både overblik og ekstra tryghed i processen.

9. Digitalt arkiv til sikker opbevaring af dokumenter

Når dokumenter er underskrevet, kan det hurtigt blive svært at holde styr på dem. At gemme filer i e-mails, på fildelingsplatforme eller på skrivebordet opfylder heller ikke kravene i GDPR.

Derfor bør dit digitale underskriftsværktøj inkludere et sikkert digitalt arkiv, hvor alle underskrevne dokumenter:

• Opbevares i overensstemmelse med GDPR
• Er let tilgængelige, når du har brug for dem
• Beskyttes mod tab, tyveri eller fysisk skade

Et digitalt arkiv giver dig både overblik, tryghed og sikkerhed, så dokumenterne altid ligger, hvor de skal, og kan hentes hurtigt og nemt.

Konklusion

Valget af den rette løsning til digitale underskrifter handler ikke kun om effektivisering, men i høj grad om at sikre virksomheden og reducere risici i arbejdet med følsomme dokumenter. Med de rette sikkerhedsforanstaltninger for underskrifter mindskes risikoen betydeligt for fejl, misbrug og potentielle tvister.

Det er afgørende at vælge en løsning, der kombinerer høj sikkerhed med brugervenlighed, fleksibilitet og stærke integrationer til din virksomheds eksisterende software. Når identitet valideres korrekt, processer automatiseres, og dokumenter opbevares sikkert i overensstemmelse med GDPR, står virksomheden langt stærkere, både når det gælder minimering af juridiske risici og øget operationel smidighed.

En gennemtænkt digital underskriftsløsning er derfor ikke bare et effektiviseringsværktøj, men en strategisk investering i at beskytte forretningen, skabe tillid hos kunder og samarbejdspartnere og sikre, at kritiske processer forløber korrekt fra start til slut.

Vil du se, hvordan Penneo gør digitale underskrifter nemme, sikre og klar til alle de krav, der følger med digitale aftaler?