Milad Saleh
Skrevet af: Milad Saleh, KYC ekspert hos Penneo
Udgivelsesdato: 13. juni 2024

At vælge det bedste Know Your Customer (KYC eller kundekendskabsprocedure) digitale værktøj er afgørende for effektiv, sikker og compliant kundeonboarding. Her har vores KYC-ekspert, Milad Saleh, ni råd til, hvad du skal lede efter, når du vælger en KYC-løsning til din platform.

1. Integration med omfattende dataregistre

En KYC-løsning skal tilbyde muligheder for at integrere med nationale og globale dataregistre for at automatisere og bekræfte kundeinformation. Ved at integrere direkte med dataregistre reduceres menneskelige fejl, og du sparer meget tid på manuelt arbejde, som i stedet kan bruges på mere værdiskabende aktiviteter.

2. Monitorering og opdateringer i realtid

En vigtig del af compliance er konstant at være opdateret på forandringer i kundeforholdet. Din KYC-løsning skal kunne sende automatiske opdateringer til dig, når der sker ændringer i kundens situation. Det kan være ændringer i PEP-status eller forandringer i reelle ejerforhold i din kundes organisation. Monitorering i realtid er afgørende for at kunne være på forkant med potentielle risici, så du altid er oplyst om udviklinger i din kundes organisation i tilfælde af compliance-revision.

3. Identitetsverificering på afstand

Det kan tage ugevis at få en aftale i hus med en reel ejer (UBO), som skal møde fysisk op for at få verificeret sin identitet. Heldigvis kan man undgå denne tidskrævende og upraktiske kundeoplevelse ved brug af digitale teknologier. En KYC-løsning skal understøtte digital godkendelse, uanset hvor kunden befinder sig, ved brug af eID eller pas. Dette er ikke blot en sikrere måde at verificere dine kunder på, det gør det også nemmere for din kunde ikke at skulle møde personligt op.

Choosing KYC solution

4. Dynamisk kunderelation

En ideel KYC-løsning skal facilitere nem og effektiv kommunikation med kunden for at indsamle den nødvendige information uden gentagne opfølgninger. Det skal være muligt for kunden blot at udfylde et KYC-spørgeskema, som du kan tilpasse til din kunde og industri. Sådan undgår kunden irrelevante spørgsmål og kan nemt uploade den nødvendige dokumentation fra ethvert device. Behovet for sikkerhed stiller også store krav til beskyttelsen af kundedata, der skal deles gennem sikre kanaler. På den måde undgår du risici forbundet med at dele følsomme dokumenter via email, fildelingsplatforme eller andre usikre kanaler.

5. Guidet risikovurdering

Når du mangler overblik over risikovurderingsspørgsmål eller bruger tid på manuelt at tjekke kunde- eller virksomhedsstatus, afhænger din endelige risikovurdering for meget af mavefornemmelser eller øjebliksbilleder af kunden. Ideelt set skal en KYC-løsning guide dig gennem risikovurderingen, så du sikrer en ensartet proces på tværs af afdelinger i din virksomhed. Den skal give dig et fuldt overblik over kundens svar og dokumentation, så du kan træffe den afgørende beslutning på et solidt grundlag. Systemet skal hjælpe dig, men det er dig, der bestemmer.

6. Integreret med de redskaber du bruger

KYC-løsningen skal kunne integreres med de systemer, du allerede bruger, såsom CRM- og ERP-software. Dette øger effektiviteten af arbejdsprocesserne og sikrer overensstemmelse i data på tværs af platforme. Effektive integrationer faciliterer et stærkere dataflow og forbedrer brugeroplevelsen, hvilket sikrer operationel effektivitet. På den måde undgår du konstant at skifte mellem forskellige værktøjer og sparer en masse tid.

7. Opdateret med de seneste reguleringer

Din KYC-løsning skal være opdateret med de seneste regulerings- og lovændringer samt logge alle handlinger foretaget i systemet vedrørende kunden til rapporteringsformål. Et opdateret framework er ikke blot en nødvendighed, men et lovkrav. Det hjælper at finde et værktøj, der er udviklet med AML (anti-hvidvask)-eksperter i den branche og det land, din virksomhed opererer i.

8. Avancerede sikkerhedsforanstaltninger

Sikkerhed er forventet og ikke til forhandling, både for dig og dine kunder. Sørg for, at kryptering, sikker opbevaring og overførsel af data sikrer, at kundedata er beskyttet mod uautoriseret adgang. På denne måde er det kun kunden selv og deres rådgiver, der har adgang til deres information, hvilket giver kunden ro i maven. Sikkerhedsforanstaltningerne skal være robuste og forhindre datalæk, hvilket sikrer, at selv ikke ansatte i firmaet bag KYC-softwaren har adgang til krypterede data.

9. Optimeret kundeoplevelse

Sidst men ikke mindst skal en KYC-løsning sikre en enkel og god brugeroplevelse. Det kan for eksempel være en statuslinje og trin-for-trin-processer samt at undgå at overvælde kunden med for mange informationer på én gang. En positiv kundeoplevelse, der ikke blot overholder compliancekrav men også bygger tillid og sikrer en stærk kunderelation, er kernen i et KYC-værktøj.

Når du vælger en KYC-løsning, så sørg for at spørge ind til, hvordan produktet ikke blot møder compliance-behov, men også forbedrer operationel effektivitet, sikkerhed og kundetilfredshed. Penneos KYC-løsning tilbyder en omfattende, skræddersyet og brugervenlig AML-compliance-løsning, der er tilpasset dansk og EU-lovgivning.

Læs mere om Penneo KYC

If you're looking to learn more, we have a few suggestions for you

Kontroller i et hvidvaskprogram

Sådan fungerer kontroller i et hvidvaskprogram

AML risk assessment

Vurdering af virksomhedens risiko for hvidvask og terrorfinansiering

Enhanced due diligence (EDD)

Skærpede kundekendskabsprocedurer for højrisikokunder