De seneste år har flere virksomheder skiftet til elektroniske underskrifter for at afhjælpe udfordringerne ved papirbaserede processer og forbedre effektiviteten.
Denne artikel definerer de forskellige typer elektroniske underskrifter, herunder digitale signaturer, og fremhæver fordelene ved elektronisk dokumentsignering.
Hvad er en elektronisk underskrift?
En elektronisk underskrift er en lovlig måde at underskrive elektroniske dokumenter på. Oprettelse af en elektronisk underskrift kan være så simpelt som at skrive dit navn eller tegne din signatur på en PDF-fil.
En elektronisk underskrift er gyldig hvis du kan bevise, at:
- underskriveren er den person, der virkelig underskrev dokumentet
- ingen ændrede dokumentet efter underskrivelsen
Hvad er typerne af elektroniske underskrifter?
eIDAS-forordningen definerer tre typer elektroniske underskrifter:
1. Standard elektroniske signaturer
Standard elektroniske underskrifter er de mindst sikre elektroniske signaturer. De kan ikke verificere underskriverens identitet eller integriteten af de underskrevne dokumenter.
Eksempler på standard elektroniske underskrifter er at tilføje et billede af din signatur til et dokument eller at tegne eller skrive dit navn på et PDF.
Standard elektroniske underskrifter har ingen mulighed for at binde underskriveren til underskriften. Underskriveren kan derfor let benægte at have underskrevet dokumenterne.
De fleste elektroniske signaturer kan ikke beskytte det underskrevne dokument mod ændringer, så alle kan foretage ændringer i dokumentet efter underskrivelse.
I de fleste tilfælde er standard elektroniske underskrifter ikke gyldig, så sørg for, at du ikke bruger dem, når du underskriver vigtige dokumenter.
2. Avancerede elektroniske signaturer (AES)
Avancerede elektroniske signaturer, også kaldet digitale signaturer, er langt mere sikre end standard elektroniske signaturer. De forhindre dokumentændringer og validerer underskriverens identitet.
Desuden skal avancerede elektroniske signaturer være baseret på en af de tre ETSI-standarder i henhold til EU-kommissionens gennemførelsesbeslutning 2015/1506 – dvs. PAdES, XAdES, CAdES.
Man kan oprette avancerede elektroniske signaturer ved hjælp af et digitalt ID som MitID, BankID, itsme® osv.
Avancerede elektroniske signaturer beviser gyldigheden af et underskrevet dokument men der er dog et par situationer, hvor avancerede elektroniske signaturer ikke er nok, og du skal bruge en kvalificeret elektronisk underskrift i stedet.
3. Kvalificerede elektroniske signaturer (QES)
Kvalificerede elektroniske signaturer er avancerede elektroniske signaturer, der:
- er genereret af et kvalificeret system til generering af elektroniske underskrifter
- er baseret på et kvalificeret certifikat for elektroniske underskrifter
En kvalificeret elektronisk signatur er en digital signatur, der har nået en højere bevisværdi ved at opfylde disse to yderligere krav.
I henhold til eIDAS har kvalificerede elektroniske signaturer samme juridiske status som håndskrevne signaturer i alle EU-lande. Desuden er det ulovligt for medlemsstaterne at kræve elektroniske underskrifter med et højere sikkerhedsniveau end kvalificerede elektroniske signaturer.
Både avancerede og kvalificerede elektroniske signaturer er almindeligt kendt som digitale signaturer.
Hvad er fordelene ved elektroniske underskrifter?
Elektroniske underskrifter gør livet lettere for virksomheder og deres kunder. De tre vigtigste fordele, der gør elektroniske underskrifter bedre end håndskrevne signaturer, er:
- Produktivitet: Når det kommer til dokumentsignering, bruger medarbejderne meget værdifuld tid på manuelle opgaver. E-signaturer hjælper med at automatisere manuelle processer og spare tid.
- Omkostningsbesparelser: Elektronisk signering hjælper virksomheder med at reducere omkostningerne forbundet med papir, udskrivning og porto.
- Bedre kundeoplevelser: E-signaturer eliminerer besværet med at udskrive og sende dokumenter. Kunder kan underskrive dokumenter elektronisk, uanset hvor de er og fra flere typer af enheder.
Digitale signaturer giver dig yderligere fordele såsom et højt sikkerhedsniveau, overholdelse af lovkrav og øget sikkerhed.
Sådan underskriver du elektronisk
Du kan bruge Penneo til at oprette både simple elektroniske signaturer og digitale signaturer.
Du kan oprette en simpel elektronisk signatur ved at:
- skrive dit navn på dokumentet
- tegne din signatur med en mus / touchpad
- indsætte et billede af signaturen i PDF-filen
Touch-signaturer oprettet med Penneo er mere pålidelige end dem, der er lavet med andre online værktøjer.
Vores løsning kan registrere eventuelle ændringer i dokumentet efter underskrivelse. Hvis nogen ændrer den underskrevne PDF, vil Penneo straks ugyldiggøre signaturen.
Derudover genererer Penneo et revisionsspor, der viser, hvem der har underskrevet dokumentet og hvornår.
Vores løsning inkluderer også underskriverens IP-adresse og deres e-mailadresse i det endelige dokument, hvilket nogle gange kan hjælpe med at bekræfte underskriverens identitet.
Det vil dog stadig være op til dommeren at afgøre, om underskriften er gyldig eller ej. Derfor anbefaler vi at bruge digitale underskrifter, når det er muligt, for at sikre gyldigheden af underskrevne dokumenter.
For at oprette en digital underskrift med Penneo skal du bruge dit nationale eID. Understøttede eID’er omfatter itsme®, MitID, svensk BankID, norsk BankID, finsk Bank ID og Mobiilivarmenne.
Signer dokumenter gratis med Penneo
Leder du efter en sikker digital signeringsløsning? Du behøver ikke lede længere. Prøv Penneo Sign.
Vores løsning hjælper dig med at slippe af med papirbaserede processer og automatisere manuelt arbejde, så du kan give dine kunder en moderne oplevelse og forbedre medarbejdertilfredsheden.
