Alle der arbejder med hvidvaskreglerne ved, at der er mange elementer, processer og opgaver at holde styr på.
Derfor er det en fordel at systemunderstøtte de dele af processerne og opgaverne, hvor der er behov for at klienter og sager håndteres på en ensartet måde. Et system kan dermed være med til at sikre, at kundekendskabsproceduren følges i det samme flow og at de påkrævede spørgsmål stilles i relation til hver klient og sag.
Men systemer virker ikke uden data.
Denne oversigt viser nogle af de datapunkter, som med fordel kan opsamles om klienten og sagen. Det relevante tidspunkt for opsamling af data er tidspunktet for modtagelse af sagen, og dér hvor advokaten skal etablere kundekendskab til klienten.
1. Specifikke oplysninger om klient og risikoprofil
Det kræver indgående kendskab til klienten og de forretningsaktiviteter, der ligger til grund for klientforholdet at tage stilling til nogle af risikofaktorerne. Nogle spørgsmål er enkle at besvare og kan ses ud fra fx et opslag i CVR-registret, mens andre kræver yderligere indsigt at svare på. Det gælder fx vurderingen i forhold til risikofaktorerne i hvidvasklovens bilag 3, der peger i retning af høj risiko.
Det er eksempelvis:
- Forretningsforholdet eksisterer under usædvanlige omstændigheder, hvilket fx kan være et ønske om brug af klientkonto uden et tydeligt eller legitimt formål.
- Selskabets ejerstruktur virker usædvanlig eller for kompleks i betragtning af selskabets forretningsaktiviteter.
Datadeling og -registrering er vigtigt her. Det er partnere eller advokater med indgående kendskab til klientens forhold, der skal videregive disse oplysninger til den ansvarlige for oprettelse af klienter og hvidvaskpligtige sager. Registrering af data skal i denne forbindelse sikre, at vurderingen kan dokumenteres, og dertil er den en forudsætning for den løbende monitorering af klientforholdet.
2. Klientforholdets løbende udvikling
Et andet væsentligt datapunkt er den løbende udvikling i klientforholdet. Baseret på data skal det være muligt at gribe sager, der fx udvikler sig fra at have karakter af ikke-hvidvask pligtige til at være hvidvask pligtige. Det gælder fx en konkursbehandling, hvor det efter sagens oprettelse bliver tydeligt, at en fast ejendom skal overdrages. Dette medfører et transaktionselement, og sagen omfattes nu af hvidvaskreglerne.
Det skal også være muligt at identificere mistænkelig adfærd fra klienten eller usædvanlige omstændigheder i forretningsforholdet. Dette kan for eksempel være, hvis klienten begynder at bruge mellemmænd på en usædvanlig måde eller bevidst undgår face-to-face møder.
3. Tidspunktet for, hvornår kundekendskab er på plads
Et vigtigt datapunkt at opsamle i systemet er tidspunktet, hvor advokaten har påtaget sig sagen, og hvornår kundekendskabsproceduren er afsluttet.
Dette er tillige et eksempel på et filter, der med fordel kan oprettes med henblik på dataudtræk i forbindelse med afvikling af et tilsyn.
4. Identifikationsoplysninger
Et andet oplagt datapunkt er identifikationsoplysninger på de reelle ejere. Her kan et system opsættes til at sende alarmer umiddelbart før udløb af identifikationsoplysninger/ID validering med MitID.
Konklusion
Uanset hvilket system, der anvendes til håndtering af kundekendskabsprocedure er det en fordel at teste systemernes filtre med henblik på at sikre, at data er retvisende og at lister kan trækkes til intern brug eller i forbindelse med afvikling af et tilsyn.
