Små og mellemstore virksomheder i revisionsbranchen står overfor store udfordringer i en digitaliseret verden. Manuel håndtering af processer kan være tidskrævende og fejlfyldt, hvilket øger risikoen for ineffektivitet. Samtidig strammes lovgivningen konstant, og det kan være dyrt ikke at overholde reglerne. Små virksomheder har desuden svært ved at konkurrere med større aktører, der har ressourcer til avancerede digitale løsninger og bedre kan tiltrække arbejdskraft.
Hvordan imødekommer man som lille og mellemstor virksomhed ovenstående udfordringer på bedste vis? Hvordan får man taget hul på digitaliseringsbylden og får engageret sine medarbejdere i forvandlingen? I denne artikel vil jeg gå i dybden med min erfaring indenfor digital transformation i revisionsvirksomheder, og mine bedste tips til at blive konkurrencedygtig, opnå effektivitet og sikre overholdelse af lovgivningen på samme tid.
De første forberedende skridt til digitalisering af din virksomhed
- Erkend potentialet i digitalisering: Det første skridt er at erkende, hvad digitalisering kan gøre for virksomheden. Denne erkendelse skal komme inde fra virksomheden selv, og gerne i ledelseslaget. Manuel håndtering af processer kan være tidskrævende og fyldt med ekstra omkostninger, som porto og manuel indtastning. Særligt i revisionsbranchen er effektivitet en afgørende driver, da hvert minut sparet, giver mere tid til at servicere kunden.
- Lederskab og ansvar: Vælg en ansvarlig person til at lede digitaliseringsprocessen. Det kan være en eksisterende medarbejder med særlig digital interesse eller mindset, eller oprettelse af en ny stilling til formålet eller måske få ekstern hjælp fra en virksomhed, der specialiserer sig indenfor området.
- Evaluering af parathed: Når potentialet er erkendt, bør virksomheden vurdere, hvor omstillingsparat den er. Dette indebærer en realistisk vurdering af virksomhedens nuværende systemer og processer samt medarbejdernes villighed til at ændre arbejdsmetoder.
- Identifikation af behov: Det er vigtigt at identificere, hvilke specifikke digitale løsninger der vil være mest fordelagtige for virksomheden. Her bør man tage udgangspunkt i de nuværende udfordringer og fremtidige mål. Med skærpet lovgivning og højere bøder er compliance blevet lige så vigtig som besparelser. Det handler ikke kun om økonomi, men også om at minimere risici ved ikke at overholde reglerne.
“Fællesnævneren for succes har ofte været en grundig forberedelse, klar kommunikation og stærk ledelse.” – Kasper Behrens
Hvilke digitale værktøjer, skal du kigge efter?
Der findes mange typer software og teknologi, som er værdifulde for små til mellemstore virksomheder. Nogle af de mest effektive løsninger omfatter:
- Regnskabs- og revisionssoftware: Disse nyere produktionsværktøjer kan automatisere mange af de rutinemæssige opgaver og minimere fejl. Disse kan også frigøre tid til mere værdiskabende og meningsfulde opgaver for den individuelle medarbejder. Vigtigst er, at det kan integrere let med andre processer.
- CRM-systemer: Customer Relationship Management-systemer hjælper med at organisere og analysere kundeinteraktioner og data gennem hele kundens livscyklus. Det er fordelagtigt at samle kundedata ét sted, hvor systemet kan give overblik over kundeinteraktioner, status på sager og deadlines og hjælpe revisoren med at rådgive baseret på et oplyst grundlag.
- ERP-systemer: Enterprise Resource Planning-systemer integrerer vigtige forretningsprocesser og hjælper med at strømline operationer. Typisk er ERP-systemer integreret i store virksomheder, men nye løsninger skræddersyet til små- og mellemstore virksomheder vinder frem i tiden.
Hvilke udfordringer og løsninger er der?
Små til mellemstore virksomheder står ofte overfor udfordringer som høje IT-priser og strenge compliance-krav. Det er essentielt at have styr på faglige standarder og være forberedt på kvalitetskontrol. Fornyelse og effektivisering er nødvendige for at forblive konkurrencedygtig og tiltrække nye medarbejdere.
Data og sikkerhed skal lægge grundlaget
Når virksomheder skifter til digitale systemer, er databeskyttelse afgørende. Små til mellemstore virksomheder bør følge den bedste praksis for databeskyttelse og overholde regler som GDPR. Dette inkluderer kryptering af data, regelmæssige sikkerhedskontroller og uddannelse af medarbejdere i datasikkerhed.
Grundig research om kompatibilitet og integrationsmuligheder
Det er vigtigt at vælge software med gode integrationsmuligheder for at sikre, at nye digitale løsninger fungerer godt med eksisterende systemer og processer. Det er særligt vigtigt at evaluere softwareløsningers kompatibilitet før implementering. Her kræves grundig research med potentielle leverandører inden opstart.
Træning og support er alfa omega
Virksomheder bør investere tid og ressourcer i at træne deres medarbejdere i brugen af nye digitale værktøjer. Ledelsen eller partnerens direkte engagement i digitaliseringen spiller en afgørende rolle i, om medarbejderne accepterer og støtter forandringerne. Hvis ledelsen ikke ser fidusen i digitalisering og de store forandringer, der medfølger, vil modstridende medarbejdere heller ikke støtte projektet.
Juster fremtidsperspektiverne og mindset
Der er flere teknologiske trends, som er relevante for små til mellemstore virksomheder i de kommende år, herunder kunstig intelligens og automatisering. Her kan det endnu være en større udfordring af få kvalificeret rådgivning og finde relevante cases for den mindre virksomhed, men der er ved at være nemme værktøjer til branchen. For at forberede sig på fremtidige teknologiske skift bør virksomheder være åbne for innovation og kontinuerligt evaluere deres digitale strategier. Det er altså også et spørgsmål om et mentalt skift, som skal påvirke hele virksomheden.
Hvordan ved du, om det er det hele værd?
Virksomheder kan måle succes og ROI (Return on Investment) fra deres digitaliseringsinitiativer ved at overvåge nøgleindikatorer som tidsbesparelser, omkostningsreduktioner og kundetilfredshed. Det er vigtigt at have klare mål og regelmæssigt evaluere fremskridtene for at sikre, at digitaliseringen lever op til forventningerne. Når disse resultater kan måles og deles i virksomheden, vil det accelerere adoptionen af digitalisering i virksomheden fremover.
Ved at følge disse skridt kan små og mellemstore virksomheder starte deres digitaliseringsproces effektivt og opnå både kortsigtede og langsigtede fordele.
Hvor du ved at du har behov for at gøre noget, men ikke kan overskue hvor man skal begynde, så søg hjælp hos en rådgiver med branchekendskab.
Læs mere om hvordan Penneo kan hjælpe med at digitalisere din revisionsvirksomhed.
