Nye retningslinjer fra Advokatrådet: Sådan kan danske advokater sikre overholdelse af hvidvaskloven

Den 21. september 2022 offentliggjorde Advokatrådet reviderede retningslinjer med det formål at gøre det nemmere for advokater at overholde hvidvaskloven og i sidste ende forhindre hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme.

“Vores erfaring er, at advokater i forvejen er gode til at overholde reglerne og forebygge hvidvask. Advokatrådet vil med den nye vejledning rådgive advokater endnu bedre i forhold til, hvordan de helt konkret lever op til deres forpligtelser i hvidvaskloven” siger Martin Lavesen, formand for Advokatrådet.

De nye retningslinjer erstatter de tidligere retningslinjer fra 2017 for at give advokater et mere detaljeret overblik over, hvad hvidvaskningsloven kræver af dem, både som individuelle fagfolk og i advokatfirma.

Retningslinjerne dækker alle hvidvasklovens krav. De indeholder især praktiske eksempler og præciseringer om følgende emner, som vil blive beskrevet i denne artikel:

• Særlige situationer, hvor advokater er underlagt hvidvaskloven
• Interne kontroller, som advokatfirmaer bør gennemføre, og hvordan man foretager screening af medarbejdere
• Identifikation af reelle ejere
• Pligt til at indberette mistænkelige aktiviteter og undtagelser

 

Hvornår er advokater omfattet af hvidvaskloven?

Retningslinjerne præciserer, at advokater ikke altid er omfattet af hvidvaskloven, idet de kun falder ind under lovens anvendelsesområde, hvis særlige betingelser er opfyldt. Disse betingelser kan sammenfattes i to tilfælde:

• når advokater yder juridiske tjenesteydelser til deres klienter i forbindelse med specifikke forhold, der er defineret i hvidvaskloven, eller
• når advokater gennemfører en finansiel transaktion eller ejendomshandel på en klients vegne og for dennes regning.

Lad os give nogle praktiske eksempler på, hvornår disse tilfælde forekommer.

1. Når advokater yder juridiske tjenesteydelser til deres klienter i forbindelse med specifikke forhold, der er defineret af hvidvaskloven

Advokater og advokatfirmaer er underlagt hvidvaskloven, når de udfører juridiske tjenesteydelser for klienter.

Det betyder, at hvidvaskloven ikke gælder for advokater, der er ansat i virksomheder, som ikke er advokatfirmaer, og som arbejder som erhvervsadvokater eller juridiske rådgivere for en organisation.

Desuden betyder det også, at hvidvaskloven kun gælder advokater, hvor der er en klient i sagen – dvs. når der er etableret et kundeforhold (med undtagelse af underretningspligten, som også omfatter potentielle kunder).

Et klientforhold etableres, når en advokat og den potentielle klient indgår en aftale om, at advokaten påtager sig en given opgave, der skal udføres for klienten. På den anden side skal et klientforhold anses for at være afsluttet, når advokatens repræsentation i en sag vedrørende et specifikt spørgsmål, der er omfattet af hvidvaskloven, ophører, og en endelig faktura sendes ud.

Det er ikke alle juridiske tjenesteydelser, der ydes til klienter, der falder ind under hvidvaskloven. Advokater er kun underlagt hvidvaskloven, når de bistår deres klienter med rådgivning om eller gennemførelse af transaktioner i forbindelse med en af følgende situationer:

• Køb og salg af fast ejendom eller virksomheder:

  Når det drejer sig om køb og salg af fast ejendom, præciseres det i retningslinjerne, at der er tale om en situation, hvor advokaten yder rådgivning i forbindelse med:

  • køb eller salg af parcelhus, ejerlejlighed, sommerhus, grundkøb
  • pantebreve, ekspropriation, overdragelseskontrakt
  • skattespørgsmål i forbindelse med ejendomshandel.

  Omvendt er advokater ikke omfattet af hvidvaskloven, hvis de yder rådgivning i forbindelse med:

  • køb og salg af andelsboliger vedrører overdragelse af en brugsret og ikke overdragelse af fast ejendom
  • udlejning og leasing af ejendomme, ejendomsadministration, entreprisekontrakter
  • overdragelse af fast ejendom til en ægtefælle efter skilsmisse eller til en arving/legatar i henhold til testamente, medmindre ægtefællen eller arvingen/legataren skal betale en del for den.

  Når det drejer sig om køb og salg af virksomheder (som er virksomheder, der er forsynet med et CVR-nummer eller lignende eller på anden måde er registreret hos Erhvervsstyrelsen eller andre relevante erhvervs- eller skattemyndigheder i EU), præciseres det i retningslinjerne, at der er tale om en omstændighed, når advokaten yder rådgivning i forbindelse med:

  • finansiering eller overtagelse af en virksomhed, herunder forhandling og udarbejdelse af låneaftaler
  • fusioner eller overtagelse
  • udarbejdelse af due diligence-rapporter
  • udarbejdelse af ansættelseskontrakter med hel eller delvis aflønning i anparter, aktier, købsoptioner eller optioner (warrants)

  Omvendt er advokater ikke omfattet af hvidvaskloven, hvis de yder rådgivning i forbindelse med vedtægtsændringer, som ikke angår selskabets kapital– eller kontrolstruktur.

• Forvaltning af klienters penge, værdipapirer eller andre aktiver:

  Denne situation opstår, når advokaten har en relativt bred og uafhængig beføjelse til at beslutte, hvordan en klients aktiver skal forvaltes – f.eks. som led i værgemål for en mindreårig.

• Åbning eller forvaltning af bankkonti eller værdipapirdepoter:

  Dette sker f.eks. når advokaten er bemyndiget til at åbne en bankkonto på vegne af en klient og/eller til at forvalte midler eller værdipapirer, der står på klientens konto.

• Tilvejebringelse af nødvendig kapital til oprettelse, drift eller ledelse af virksomheder:

  En advokats rådgivning om kapitaltilførsel til oprettelse, drift eller ledelse af en virksomhed er omfattet af hvidvaskloven, når det drejer sig om en udvidelse af kapitalen, udstedelse af warrants, aktielån eller crowdfunding. Den generelle rådgivning om finansieringsmuligheder er ikke omfattet af hvidvaskloven.

• Oprettelse, drift eller ledelse af virksomheder, fonde m.v.:

  Denne situation opstår, når en advokat bistår med at oprette, registrere eller omdanne en virksomhed eller rådgiver om strategiske og operationelle spørgsmål vedrørende en finansiel transaktion, der f.eks. har til formål at maksimere overskuddet. Eksempler på sager, der ikke falder ind under denne kategori, er rådgivning om ansættelsesret, intellektuelle ejendomsrettigheder, lejemål, byggeri eller situationer, hvor en advokat er medlem af et rådgivende organ, hvilket gør, at advokaten ikke har et klientforhold til den pågældende virksomhed.

2. Når advokaten på klientens vegne og for dennes regning foretager en finansiel transaktion eller en transaktion vedrørende fast ejendom

Denne situation opstår, når en advokat i en klients navn og for dennes regning,

• foretager en finansiel transaktion vedrørende kontanter eller andre finansielle aktiver, såsom obligationer, aktier, pantebreve og andre tilgodehavender, eller
• erhverver eller sælger en fast ejendom; dette tilfælde adskiller sig fra den ovenfor beskrevne omstændighed (1. a), da denne situation består i en advokats rådgivning om et køb eller salg, mens denne situation drejer sig om den faktiske gennemførelse af transaktionen på klientens vegne.

 

Hvilke interne kontroller bør advokatfirmaer indføre?

Ligesom alle andre virksomheder omfattet af hvidvaskloven skal advokatfirmaer (og individuelle advokater) implementere politikker og forretningsgange for at sikre overholdelse af kravene i hvidvaskloven og kontroller til at vurdere effektiviteten af deres politikker og forretningsgange.

Kontrolhyppigheden og de nærmere bestemmelser for gennemførelse og rapportering skal defineres, og kontrollen bør omfatte alle sager i et firma for at sikre, at advokaterne:

• efterlever pligterne i hvidvaskloven i de enkelte sager, der er omfattet af hvidvaskloven, og
• om advokatfirmaet afgrænser sagstyperne korrekt.

I praksis gennemfører en advokat selv kundekendskabsprocedurerne eller overvåger en sekretærs, advokatfuldmægtigs eller anden compliancemedarbejders gennemførelse af kundekendskabsprocedurer.

Hvis en advokat fører tilsyn med sekretærens eller den juridiske assistents arbejde, vil tilsynet derfor ikke blive betragtet som en egentlig kontrol – det vil blot blive betragtet som en naturlig del af deres arbejdsforhold, der kræver ledelse og styring.

Med andre ord er det ikke nok for en advokat at dobbelttjekke sine ansattes arbejde. Når det drejer sig om opgaver i relation til forebyggelse af hvidvask, skal der gennemføres ordentlige kontroller.

Intern kontrol kan omfatte både digital kontrol og manuel kontrol. Du kan f.eks. bruge digital software (såsom Penneo KYC), til at gennemføre kundekendskabsprocedurer og dokumentere alle de nødvendige aktiviteter. Herefter kan du manuelt kontrollere stikprøver af sager for at vurdere, om kravene i hvidvaskloven er blevet opfyldt i tilstrækkelig grad. Disse manuelle kontroller bør udføres mindst en gang i kvartalet.

 

Screening af medarbejdere

De nye retningslinjer fra Advokatrådet indeholder et bredt afsnit om, hvordan man sikrer egnetheden af medarbejdere, der udfører kundekendskabsprocedurer, både før og under deres ansættelse i advokatfirmaet. Screeningen bør være baseret på advokatfirmaernes egen risikovurdering, og den bør stå i et rimeligt forhold til den ansattes specifikke funktion.

Screeningen bør ikke kun omfatte advokater. Alle medarbejdere, der varetager en funktion, hvor de direkte eller
indirekte kan misbruge deres stilling til hvidvask eller terrorfinansiering, bør screenes. Eksempler omfatter medarbejdere, der udfører kundekendskabsprocedurer, foretage transaktioner, arbejde i advokatfirmaets complianceafdeling, eller som på andre måder får uddelegeret opgaver fra den hvidvaskansvarlige advokat.

Screeningen forud for ansættelsen bør sikre, at den nyansatte ikke er blevet dømt for strafbare handlinger, der indebærer en risiko for, at vedkommende kan misbruge sin stilling til at hjælpe eller tilskynde til hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme. Dette kan gøres ved at bede om at få deres straffeattest.

For at sikre, at advokatfirmaet bliver informeret, hvis en medarbejder bliver dømt for en strafbar handling i løbet af sin ansættelsesperiode, kan advokatfirmaet indføje en oplysningspligt i ansættelseskontrakten eller foretage regelmæssig kontrol med jævne mellemrum for at bede om opdaterede straffeattester.

Intervallerne for de periodiske kontroller bør fastlægges i advokatfirmaets politikker og forretningsgange og bør baseres på organisationens risici samt på de specifikke opgaver, som de ansatte udfører. F.eks. bør alle medarbejdere screenes mindst hvert 3. år. Derimod bør visse medarbejdere, der hyppigere behandler sager, der er omfattet af hvidvaskloven, eller som involverer store transaktioner og stigende risici, screenes hvert år.

 

Hvordan kan advokater identificere de reelle ejere korrekt?

Den generelle regel siger, at den reelle ejer er den fysiske person, der direkte eller indirekte ejer eller kontrollerer mere end 25 % af den juridiske enhed. Disse oplysninger kan dog ikke altid kontrolleres ved hjælp af Erhvervsstyrelsens register, da ikke alle juridiske enheder er forpligtet til at registrere oplysninger om deres kontrolstruktur. Hvis en klient f.eks. er en forening, en fond eller en anden enhed, som ikke er opført i Erhvervsstyrelsens register, hvordan kan advokater så identificere den reelle ejer?

I et sådant tilfælde og generelt hver gang en reelle ejer ikke kan identificeres efter 25+%-reglen, foreslår retningslinjerne, at advokatfirmaer bør tage hensyn til den daglige ledelse af organisationen, dvs. hvem der træffer beslutning om drift, omsætning osv. – hvilket typisk vil være direktionen eller bestyrelsen.

Retningslinjerne indeholder yderligere præciseringer af, hvordan de reelle ejere skal identificeres:

• For enkeltmandsvirksomheder er reelle ejere virksomhedens ejer.
• I forbindelse med interessentskaber skal alle interessenterne underlægges kundekendskabsprocedure.
• For fonde bør der, selv om der ikke er nogen ejer i traditionel forstand, gennemføres en kundekendskabsprocedure af den eller de personer med ejerlignende beføjelser, såsom bestyrelsen eller de personer, i hvis hovedinteresse fonden er oprettet og drives.
• For fonde kan reelle ejere være fondens stifter, administrator(er), beskytter(e) eller særlige begunstigede i fonden.
• For offentlige myndigheder vil den reelle ejer af et ministerium være dets faste sekretær; for en kommune vil det være borgmesteren eller lederen af institutionen eller dens administration; ellers bør den daglige ledelse underlægges kundekendskabsprocedure.
• For private dødsboer bør der gennemføres en kundekendskabsprocedure for arvinger, legatarer og potentielle legatarer, samt for andre juridiske personer, der optræder som arveberettigede, såsom foreninger som Unicef, Røde Kors osv.
• Ved offentlige dødsboer, hvor der er udpeget en bobestyrer, bør bobestyreren underlægges kundekendskabsprocedure; bobestyreren vil typisk være en advokat, som i dette tilfælde skal gennemføre en kundekendskabsprocedure på sig selv og tilføje en kopi af rettens udpegelse til dokumentationen om kundekendskabsproceduren.
• For konkursboer er den reelle ejer den kurator, der er udpeget af retten eller valgt af kreditorerne; kuratoren vil typisk være en advokat, som i dette tilfælde skal gennemføre en kundekendskabsprocedure på sig selv og tilføje en kopi af rettens udpegelse til dokumentationen om kundekendskabsproceduren.

 

Hvornår er advokater forpligtet til at indberette mistænkelige aktiviteter?

• Underretningspligt

  Hvidvaskloven kræver, at advokater skal underrette Advokatrådets sekretariat eller Hvidvasksekretariatet, når de har mistanke om, at en klients transaktion, midler eller aktivitet kan være forbundet med hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme.

  Mistanken kan vedrøre en kunde eller en potentiel kunde, hvilket betyder, at anmeldelsespligten gælder, før der etableres et kundeforhold. Lad os antage, at en advokat bliver kontaktet af en person, hvis adfærd eller hensigter virker mistænkelige (hvis personen f.eks. nægter at give ID-oplysninger). I så fald kan det give anledning til underretning, selv om advokaten ikke tager sagen, og der ikke etableres et forhold.

  Det er vigtigt at understrege, at advokater ikke kan opfylde deres underretningspligt ved at indgive en anmeldelse til politiet. Det anbefales naturligvis at indgive en politianmeldelse af en strafbar handling i tilfælde af mistanke, men det fritager ikke advokater for deres underretningspligt over for Advokatrådets sekretariat eller Hvidvasksekretariatet.

  Desuden er en advokat ikke forpligtet til at trække sig tilbage fra sagen, når der er indgivet en anmeldelse. Hvis anmeldelsen vedrører en mistænkelig transaktion, bør advokaten dog afstå fra at gennemføre transaktionen indtil Hvidvasksekretariatets godkendelse – især hvis transaktionen er at betragte som særlig mistænkelig, hvilket er tilfældet, hvis dens værdi udgør 1 mio. kr. eller mere.

• Tavshedspligten

  Når advokater har indgivet en anmeldelse, kan de ikke oplyse deres klienter om, at der er indgivet en anmeldelse om dem. Fortrolighedspligten forhindrer dem dog ikke i at rådgive deres klient og afskrække dem fra at udføre ulovlige aktiviteter.

  Meddelelser skal holdes hemmelige både for kunden og for alle andre. Undtagelser er Advokatrådets sekretariat og andre retshåndhævende myndigheder, der er involveret i forebyggelse, efterforskning og retsforfølgning af strafbare handlinger – f.eks. politiet og anklagemyndigheden.

• Advokaters undtagelse fra underretningspligten

  Advokater er generelt omfattet af tavshedspligt, som kræver, at de skal holde kundernes oplysninger fortrolige. Klienternes ret til fortrolighed er fastslået universelt i nationale forfatninger og internationale konventioner, som har forrang for advokatens pligt til at underrette myndighederne om mistanke om hvidvaskning af penge.

  Fortroligheden mellem advokat og klient er afgørende for at bevare folks tillid til juridiske tjenesteydelser. Hvis advokater blev forpligtet til at informere myndighederne i alle tilfælde, ville det mindske borgernes sandsynlighed for at søge kvalificeret juridisk rådgivning. Samtidig ville myndigheder, offentlige og private organisationer stadig kunne få intern juridisk rådgivning, hvilket ville skabe ulighed i adgangen til juridiske tjenesteydelser.

  Advokater er derfor i to hovedtilfælde fritaget for at skulle indberette oplysninger, som de har modtaget fra eller om en klient:

  • Ved fastlæggelse af en klients retsstilling vurderes klientens stilling på grundlag af de faktiske omstændigheder og under hensyntagen til relevante retsregler. Denne bestemmelse er ikke en engangsopgave – det er en løbende aktivitet, der skal udføres, hver gang nye oplysninger fra klienten, modparten eller en tredjepart kan ændre klientens retsstilling.
  • Når de forsvarer eller repræsenterer dem i forbindelse med en retssag (før, under eller efter retssagen eller sagen), herunder rådgivning om at indlede eller undgå retssager. Det samme gælder for sager ved den nationale skattedomstol eller en voldgiftsret.

  Men hvis de oplysninger, der indsamles i forbindelse med disse aktiviteter, får advokaten til at mistænke, at en klient er involveret i økonomisk kriminalitet, i så fald skal advokaten straks trække sig ud af sagen for at undgå at pådrage sig en eventuel disciplinærsag for overtrædelse af god advokatskik og strafferetligt ansvar for medvirken til forbrydelse og for overtrædelse af hvidvaskloven.

 

Konklusion

Selv advokater og jurister, der er vant til at forstå og anvende officiel lovgivning, kan have gavn af retningslinjer for fortolkning af en lovtekst og sikring af overholdelse af dens bestemmelser.

Vi håber derfor, at denne artikel har givet dig et godt overblik over, hvad Advokatrådet anbefaler danske advokatfirmaer. For mere information om retningslinjerne kan du læse det officielle dokument her.

Det næste skridt er at evaluere jeres nuværende interne processer for at sikre, at de er i overensstemmelse med hvidvasklovens bestemmelser som præciseret af Advokatrådet, samt at vurdere, om der er plads til at forbedre dem.

Hos Penneo har vi udviklet en KYC-løsning, der forenkler overholdelse ad hvidvaskloven og reducerer den tid, du bruger på at gennemføre kundekendskabsprocedurer og dokumentere processer.

Vil du se, hvordan Penneo KYC kan hjælpe dit advokatfirma ved selv at prøve produktet?