Undervisning er en afgørende del af enhver advokatvirksomheds kamp mod hvidvask og terrorfinansiering. I denne artikel dykker vi ned i, hvordan målrettet undervisning kan gøre dine medarbejdere i stand til at genkende og reagere på mistænkelige aktiviteter. Vi gennemgår de vigtigste spørgsmål: hvem, hvad, hvor, hvornår og hvorfor – og giver jer en køreplan til at understøtte, at jeres undervisningsprogram kan sættes i system og indgå som en aktiv og positiv del af et compliance program.
Hvad er målet med undervisningen?
Målet er at blive i stand til at genkende forsøg på hvidvask eller terrorfinansiering. Med målrettet undervisning og konkrete eksempler skal de ansatte kunne identificere og opfange ændringer i forretningsforholdet rundt om klienten. Det kan fx være ubegrundede ændringer i ejerstruktur, forretningsaktiviteter eller ønsket rådgivning fra advokaten. Dertil skal der være en sammenhæng mellem undervisningen og de arbejdsopgaver, der udspringer af hvidvaskreglernes krav til fx gennemførelse af kundekendskabsprocedurer. Det er således ikke tilstrækkeligt, at undervisningen alene består af en gennemgang af hvidvasklovens regler.
Det følger også af reglerne, at undervisningen skal indeholde behandling af personoplysninger, hvilket fx kan læne sig op ad undervisningsprogrammet, der er målrettet GDPR.
Hvorfor er det vigtigt?
Advokatvirksomhedens ansatte skal kunne reagere på forhold, der fremstår sløret eller usædvanlige så advokatvirksomheden er i stand til at efterleve reglerne i hvidvaskloven og derved være med til at forebygge hvidvask og finansiering af terrorisme. Derved indgår undervisningen som et værn i mod at advokatvirksomheden misbruges til hvidvask, hvilket både kan have økonomiske og omdømmemæssige konsekvenser til følge.
Hvem skal modtage undervisning?
Alle ansatte i advokatvirksomheden, der har med klientforhold at gøre og herunder ledelsen. Undervisningen kan målrettes, så den passer til de arbejdsfunktioner, de pågældende ansatte varetager.
Hvor skal det finde sted?
Vigtigst er at undervisningen er målrettet til advokatvirksomhedens profil og forretningsaktiviteter. Så er der spillerum til at designe undervisningen ud fra forskellige tiltag såsom fysiske møder, online kurser, kampagner med fokus på hvidvaskretlige temaer, målrettede træningssessions til hvidvask for de relevante afdelinger med konkrete eksempler.
Hvornår skal du planlægge undervisningen?
Undervisning skal ske med passende intervaller, hvilket kan ses i lyset af advokatvirksomhedens § 7 risikovurdering. Herved følges princippet om, at afdelinger, der rådgiver klienter med høj risiko for hvidvask eller terrorfinansiering, undervises oftere end afdelinger med lavere risiko. Sker der opdatering af advokatvirksomhedens forretningsgange, skal der tillige ske efteruddannelse af de relevante ansatte.
Hvordan skal man gribe det an?
Et årshjul kan hjælpe med at sikre, at undervisningen sker med passende intervaller, at nye ansatte undervises som en del af onboarding og som del af dokumentation for at undervisningen er gennemført og at relevante ansatte har deltaget.
Hvad er næste skridt?
Står I overfor en opdatering af jeres undervisningsprogram på hvidvaskområdet? Så er her et bud på en køreplan:
- Er roller og ansvar på plads?
- Hvilket medlem af ledelsen har det overordnede ansvar for undervisningen?
- Hvem har det operationelle ansvar for, at undervisningsprogrammet gennemføres?
- Hvem har mandat til at gøre undervisningen obligatorisk og til at håndhæve det?
- Har vi et årshjul, der beskriver de tiltag, vi har valgt at indarbejde i vores undervisningsprogram?
- Har vi dokumentation på plads, så vi fx i forbindelse med tilsyn kan fremvise dokumentation for deltagelse?
En veltilrettelagt undervisning i hvidvaskforebyggelse ikke kun et krav, men en investering i advokatvirksomhedens sikkerhed og integritet. Ved at uddanne medarbejderne løbende og målrettet skabes en stærk første forsvarslinje mod hvidvask og terrorfinansiering. Tag fat i opdateringen af undervisningsprogrammet i dag og vær sikker på, at din virksomhed er godt rustet til fremtidens compliance-udfordringer.
