Ofte gemmer økonomisk kriminalitet sig bag komplekse virksomhedsstrukturer. Derfor skal virksomheder omfattet af hvidvaskloven træffe rimelige foranstaltninger til at identificere og kontrollere deres kunders reelle ejere.
Hvad er en reel ejer?
En reel ejer er den fysisk person, der i sidste ende direkte eller indirekte ejer eller kontrollerer kunden. En virksomhed kan have en eller flere reelle ejere.
• Direkte ejerskab: En person er en reel ejer, når han/hun direkte ejer mere end 25% af ejerandelene eller stemmerettighederne i virksomheden.
• Indirekte ejerskab: En person er en reel ejer, når han/hun ejer mere end 25% af ejerandelene eller stemmerettighederne i det pågældende virksomhed igennem en anden virksomhed (f. eks. et holdingselskab).
• Kontrol ved hjælp af andre midler: En person er en reel ejer, når han/hun i sidste ende kontrollerer virksomheden ved hjælp af andre midler (f.eks. vetoret eller retten til at udpege flertallet af bestyrelsesmedlemmerne).
Hvis en kunde ikke har reelle ejere, er det den daglige ledelse, der skal betragtes som kundens reel ejer. Forpligtede enheder skal dog kunne bevise, at de har truffet tilstrækkelige foranstaltninger til at identificere de reelle ejere, før de betragter den daglige ledelse som kundens reelle ejere.
Krav til identifikation og kontrol af reelle ejere
Virksomheder, der skal udføre kundekendskabsprocedurer efter hvidvaskloven, er forpligtet til at klarlægge deres kunders ejer- og kontrolstruktur og til at identificere og kontrollere deres reelle ejere.
1. Klarlæggelse af kundens ejer- og kontrolstruktur
Forpligtede enheder skal gennemføre rimelige foranstaltninger for at klarlægge deres kunders ejer- og kontrolstruktur. Omfanget af foranstaltninger skal tage udgangspunkt i kundens risikoprofil.
For at klarlægge kundens ejer- og kontrolstruktur skal virksomheder indhente oplysninger om f.eks. kundens ejere, ledelse, tegningsregler, ejeraftaler, kapitalklasser.
2. Indhentelse af identitetsoplysninger om de reelle ejere
Virksomheder omfattet af hvidvaskloven skal som minimum altid indhente følgende identitetsoplysninger om deres kunders reelle ejere:
- fulde navn
- CPR-nummer eller lignende identifikationsnummer
- fødselsdato
Forpligtede enheder skal sikre, at de indhentede oplysninger er tilstrækkelige til entydigt at identificere de reelle ejere. Oplysningerne skal holdes ajour, og skal opbevares i mindst fem år efter forretningsforbindelsens ophør.
3. Kontrol af reelle ejeres identitetsoplysninger
Virksomheder skal kontrollere de reelle ejeres identitetsoplysninger. De kan gøre det på følgende måder:
- ved at kræve en kopi/billede af gyldig legitimation såsom pas, nationalt identitetskort, kørekort eller dansk sundhedskort
- ved at kræve, at den reelle ejer bekræfter sin identitet med MitID
- ved at indhente et registreringsbevis eller et ekstrakt af oplysningerne i Erhvervsstyrelsens it-system
Omfanget af foranstaltningerne og kontrollerne
Omfanget af foranstaltningerne og kontrollerne skal fastlægges ud fra virksomhedens risikovurdering af forretningsforbindelsen.
Hvis en kunde har en lav risiko for hvidvask og terrorfinansiering, kan virksomheden gennemføre lempede kundekendskabsprocedurer. De lempede kundekendskabsprocedurer kan f.eks. være, at virksomheden:
- indhenter begrænsede oplysninger om kundens reel ejer
- klarlægger kundens ejer- og kontrolstruktur at udfærdige et koncerndiagram, der viser ejerandelene
- gennemfører kundekendskabsprocedurer med henblik på at opdatere den reelle ejers identitetsoplysninger sjældnere end for kunder med mellem eller høj risiko
- bruger CVR som den eneste kontrolkilde
Omvendt skal virksomhederne gennemføre skærpede kundekendskabsprocedurer, når kunden har en høj risiko for hvidvask og terrorfinansiering (f.eks. når kundens reel ejer er en politisk eksponeret person). De skærpede kundekendskabsprocedurer kan f.eks. være, at virksomheden:
- indhenter yderligere oplysninger om kundens kundens reel ejer
- indhenter yderligere dokumentation om kundens ejer- og kontrolstruktur (f.eks. vedtægter, aktiebog)
- gennemfører kundekendskabsprocedurer med henblik på at opdatere den reelle ejers identitetsoplysninger oftere end for kunder med begrænset risiko
- kontrollerer den reelle ejers identitetsoplysninger ved flere pålidelige og uafhængige kilder
Indberetning af uoverensstemmelser
Forpligtede enheder skal indberette eventuelle uoverensstemmelser mellem de oplysninger om reelle ejere, som virksomheden har indhentet, og oplysningerne i Erhvervsstyrelsens it-system. Uoverensstemmelserne skal indberettes til Erhvervsstyrelsen.
Hvordan kan Penneo KYC hjælpe dig med at identificere og kontrollere dine kunders reelle ejere?
Penneo KYC er en digital løsning, der hjælper forpligtede enheder med at automatisere deres kundekendskabsprocedurer, herunder identifikation og kontrol af reelle ejere. Sådan fungerer det:
- Identifikation af reelle ejere: Systemet henter automatisk kundens oplysninger, herunder de reelle ejere, fra CVR.
- PEP- og sanktionslister: Systemet kontrollerer også om den reelle ejer er politisk eksponerede personer, og om han/hun står på sanktionslister.
- Kontrol af identitetsoplysninger: Indhente identitetsdokumenter fra den reelle ejer på en sikker måde. End-to-end-kryptering beskytter personlige data mod uautoriseret adgang.
Med Penneo KYC kan du spare tid, reducere omkostningerne og give dine kunder en bedre oplevelse. Book en demo af Penneo KYC, og sig farvel til tidskrævende KYC-processer!
