“Der er ofte flere personer, der skal underskrive dokumenter i en bestemt rækkefølge. Rækkefølgen og underskriverne er forskellige fra dokument til dokument. Penneos digitale underskriftssystem giver os mulighed for at automatisere rækkefølgen af underskrifter og sparer os for det manuelle arbejde.” – Anders Hummelmose, økonomi- og IT-chef hos Agri Nord
Om Agri Nord
Agri Nord er en forening, der leverer konsulentydelser til landbrugsindustrien i Danmark. Derudover tilbyder Agri Nord også regnskabs- og revisionsydelser samt økonomisk rådgivning til små og mellemstore virksomheder inden for landbrugssektoren.
Agri Nord er en fremsynet organisation, der forstår, at digitalisering, automatisering og innovation er nøglen i nutidens økonomi. Derfor besluttede de at implementere Penneos software til digital signering.
Udfordringer
• Det er lettere at holde styr på og administrere dokumenter med Penneo
En af Agri Nords største udfordringer var at holde styr på og administrere dokumenter. De plejede at printe, scanne og sende de fleste regnskaber til underskrift med posten. Men de indså hurtigt, at det var ineffektivt og langsomt. Desuden var det umuligt at følge med i dokumenternes status.
Med Penneo har Agri Nord digitaliseret og automatiseret de fleste af deres underskriftsprocesser. Som et resultat har de skåret ned på omkostningerne til porto, papir og blæk og øget effektiviteten. Virksomheden har også et bedre overblik over dokumenterne, og de kan tjekke, om modtageren har modtaget og/eller underskrevet dokumentet.
Penneo giver også Agri Nord mulighed for at sende automatiserede påmindelsesmails til modtagere, der endnu ikke har underskrevet dokumenterne. Så snart det underskrevne dokument er modtaget, kan Agri Nord arkivere det sikkert med Penneo.
• Optimerede underskriftsprocesser hos Agri Nord
Årsregnskaber skal ofte underskrives af flere underskrivere, både internt og eksternt i organisationen. Derudover skal hvert årsregnskab underskrives af forskellige underskrivere i en meget specifik rækkefølge. Derfor kunne den interne proces alene tage op til 2 uger.
Med Penneo kan Agri Nord nu oprette, det vi kalder brugerdefinerede underskriftsflows, der automatisk sender dokumenterne til de rigtige modtagere i den ønskede rækkefølge. Virksomheden kan oprette mere end ét brugerdefineret underskriftsflow afhængigt af deres specifikke behov. Det tager kun 1 til 2 dage for Agri Nord at indsamle underskrifter med Penneo. Ved at bruge Penneo er Agri Nord også i overensstemmelse med GDPR.
Resultater
• Penneos skræddersyede underskriftsflow hjalp Agri Nord med at øge effektiviteten og reducere den tid, der bruges på manuelle underskriftsprocesser.
• Med Penneo har Agri Nord et klart overblik over alle de sendte dokumenter og deres status.
• Ved at skifte til digital signatur har Agri Nord reduceret omkostningerne til papir, blæk og porto betydeligt.
