“Hvis man skal lave en gammeldags underskrift, så skal man printe dokumenter, skrive og underskrive, scanne det og sende det ud, og det ser aldrig særlig pænt ud. Så typisk bad vi underskrivere om at komme fysisk til kontoret og underskrive dokumenterne, hvis det hastede. Sådanne handlinger undgås fuldstændigt nu.” – Henrik Øgaard, senior projektleder hos Coop
Om Coop Danmark
Coop Danmark A/S er en detailhandelsvirksomhed i Danmark, der sammen med de selvstændige kooperative supermarkeder har ca. 1.100 butikker og 40.000 medarbejdere (2018). Coop ejer en tredjedel af indkøbsorganisationen Coop Trading med en lang række velkendte danske supermarkedbrands samt Coop Danmarks e-handelsbutik og online supermarked.
Coop består af mange butikker, der er placeret i ejendomme, som Coop ejer eller lejer. Alle aftaler om køb og salg af ejendomme samt alle lejeaftaler har været håndteret manuelt eller med deres tidligere digitale signaturløsning, der ikke brugte MitID. Nu er Coop Ejendomme og andre interne beslutningstagere gået over til at bruge Penneo til kontrakter, der involverer køb og salg af Coops ejendomme, udlejning af andre detail- og boligejendomme samt værdioptimering af Coops ejendomsportefølje.
Udfordringer
Senior Project Manager, Henrik, fik til opgave at sikre, at Coop implementerede et nyt digitalt underskriftssystem fremadrettet. De havde allerede digital signatur, men det kunne ikke håndtere MitID, og da det ikke havde været et krav for Coop at bruge det tidligere, havde de slået sig til tåls med den løsning. Det behov ændrede sig dog, da deres ejendomsmæglere og ejendomsadministration i hele Danmark oplevede de løbende problemer med at levere underskrevne kontrakter til tiden. Der var en del forhandlinger frem og tilbage, når det kom til at lave den endelige aftale i forhold til at få underskrevne kontrakter på leje, leasing osv. som krævede MitID-validering.
Med COVID-19 blev deres traditionelle måde at håndtere dokumenter og bruge print- og scanningsmetoden desuden besværlig og tidskrævende, da underskrivere skulle møde op på kontoret med kort varsel og underskrive papirer, så de kunne sendes ud med postvæsenet med det samme. Det var ikke kun tidskrævende for medarbejdere og ledere, men også svært at gennemføre i ferier, og når postvæsenet blev overvældet af ordrer på grund af COVID-19.
Endelig var det, Henrik især fandt tiltalende ved Penneo, den specifikke funktion til at anmode om underskrifter, som ville gøre det muligt for Coop at følge op på sager og få et bedre overblik over processen for underskriftindsamling.
• Tidskrævende processer og dyre transportudgifter ved underskriftsindsamling
Coop havde en klassisk print og scan-proces, når de håndterede kontrakter relateret til Coops lejekontrakter til eksterne leverandører, simple lejekontrakter og købs-/salgsaftaler af fast ejendom. De manuelle rutiner for håndtering af kontrakter viste sig at være både tidskrævende, upraktiske og besværlige. Sammen med dyre transportudgifter, når underskrivere skulle møde op på kontoret for at underskrive.
“Hvis du skal lave en gammeldags underskrift, skal du printe dokumenter, skrive og underskrive, scanne det og sende det ud, og det ser aldrig særlig pænt ud. Så typisk bad man medarbejderne om at komme fysisk ind på kontoret og underskrive dokumenterne, når det hastede. Det var meget tidskrævende og krævede en masse koordinering at få folk ind på kontoret, når det hastede.” – Henrik Øgaard, senior projektleder hos Coop
• Forhandlinger og verserende sager
Ofte finder mange forhandlinger sted, før en kontrakt bliver underskrevet. Det kan være drænende at være afhængig af postvæsenet, telefonopkald og e-mailudvekslinger frem og tilbage. Især fordi Coop ofte har nye partnere på daglig basis på tværs af Danmark. Det kan derfor være udfordrende at planlægge mødetidspunkter og holde styr på de forskellige faser i de forskellige aftaler, der sendes ud til underskrift, hvilket også var en af grundene til, at Henrik blev bedt om at se på nye digitale løsninger.
Resultater
• Coop sparer både tid og omkostninger
Da Coop skiftede fra at printe og scanne til at bruge Penneo, behøvede de ikke længere at bede underskrivere om at møde fysisk ind på kontoret for at underskrive. Desuden var implementeringen og brugen af Penneo let og overskuelig fra starten. Coop kan sende aftaler til underskrift direkte fra Penneo til indbakken hos de rigtige modtagere når som helst og hvor som helst. Og på samme måde kan modtagerne underskrive de nødvendige dokumenter, mens de er på farten, også fra mobilen.
• Styr på dokumenterne
Coop kan nu nemt holde styr på hvert dokument og dets status. Det er også muligt at indstille automatiske påmindelser for at sikre, at dokumenterne bliver underskrevet til tiden, og at det ikke længere er besværligt at overholde deadlines. På denne måde får Coop et komplet overblik over deres dokumentforsendelser og kan nemt gribe ind, hvor det er nødvendigt.
Selvom Coop ikke er i gang med en omgribende digitalisering, er Henrik stadig nysgerrig og åben over for at opdage nye funktioner, der kan fremme de daglige processer i alle afdelinger. Han blev positivt overrasket over at opdage muligheden for at sende automatiserede påmindelser, samt at se de store forandringer i form af sparet tid og øget effektivitet.
“Der er ingen tvivl om, at Penneo har reduceret tiden markant og strømlinet processen, det er blevet meget tydeligt under corona, hvor det er så meget nemmere at bruge det. Jeg kan nævne et eksempel fra efterårsferien, hvor der var forskellige, der ikke var på kontoret, men man skulle handle hurtigt, og det ville som regel betyde, at nogen skulle prøve at køre rundt med papirdokumenter mellem folk, så de kunne blive underskrevet – og det undgår vi helt med Penneo. Så det er en væsentlig forbedring!” – Henrik Øgaard, senior projektleder hos Coop
“Vi synes, at Penneo er meget brugervenligt. Jeg synes, at onboarding-processen har været meget professionel og meget imødekommende og brugerorienteret. Det har været en god oplevelse med både den første onboarding og så en opfølgende onboarding. Det var meget nyttigt at have en opfølgende samtale, selv om vi ikke havde brug for det efter den første onboarding.” – Henrik Øgaard, senior projektleder hos Coop
