“Det var meget nemt at sætte Penneo op, og det har hjulpet os med at forenkle underskriftsprocedurerne betydeligt.” – Emélie Sandström, Head of Group Financial hos Gina Tricot
Om Gina Tricot
Gina Tricot er en svensk modekæde med 151 fysiske butikker og onlinehandel i hele Europa.
Virksomhedens formål er at tilbyde kvinder trendy tøj til en overkommelig pris og samtidig bevare enkelhed og fleksibilitet i design og drift.
Udfordring
På grund af COVID-19-udbruddet kunne virksomheden ikke længere holde sine bestyrelsesmøder fysisk, hvilket betød, at deres sædvanlige måde at håndtere dokumenter på måtte gentænkes. Førhen skrev man mange dokumenter under i løbet af de fysiske møder. Gina Tricot indså at de var nødt til at finde en bedre måde at håndtere underskrifter på.
Løsning
Efter en anbefaling fra en anden virksomhed, der allerede brugte Penneo, besluttede Gina Tricot at implementere Penneos digitale signatur for at optimere underskriftsprocessen for alle involverede parter.
Med Penneo kan man følge med i underskriftsprocessen, bestemme hvilken rækkefølge underskrivere skal modtage dokumenterne i, og se hvornår dokumenter er sendt, åbnet, underskrevet og afsluttet. Desuden kan man sætte automatiske påmindelser op, for at hjælpe underskriveren med at huske deadlines.
Vores løsning gør det også nemmere for underskriverne, der kan se og underskrive dokumenter ved hjælp af deres elektroniske ID fra ethvert sted med et klik på en knap. Det er både hurtigere og mere sikkert end at sende med posten. En kopi af de færdige underskrevne dokumenter sendes automatisk til hver underskriver, som sikkert kan gemme og hente dem.
Gina Tricot satte især pris på den nemme implementering og de effektiviserede arbejdsgange, de har taget med sig videre efter COVID-19.
Resultater
Penneo har hjulpet Gina Tricot med at reducere den administrative byrde og tilbyde en mere bekvem underskriftsproces.
Og da nogle førhen lange processer for dokumenter nu er automatiserede, har teamet mere tid til at fokusere på opgaver der bringer værdi til virksomheden.
“I dag kan vi i gennemsnit bruge 40 timer (en arbejdsuge) på andre ting end at printe, scanne og følge op på dokumentunderskrifter.” – Emélie Sandström, Head of Group Financial hos Gina Tricot
