Guide til brug af elektroniske underskrifter
Som en del af EU, er Danmark omfattet af eIDAS-forordningen, som har skabt standarder, der giver elektroniske underskrifter samme juridiske status som håndskrevne underskrifter.
Alle elektroniske underskrifter kan bruges til at underskrive dokumenter online, og loven forbyder forskelsbehandling af en underskrift alene med den begrundelse, at den er i elektronisk form. Uanset hvilken metode der anvendes til elektronisk underskrift, vil det med andre ord altid være op til dommeren at afgøre, om underskriften skal anses for gyldig eller ej i den konkrete sag.
Mens alle elektroniske underskrifter potentielt kan godkendes af domstolene, har de ikke alle samme juridiske status som en håndskrevet underskrift. Baseret på deres sikkerhedsniveau definerer eIDAS tre typer af elektroniske underskrifter: Standard elektroniske signaturer (SES), avancerede elektroniske signaturer (AES) og kvalificerede elektroniske signaturer (QES).
Hver medlemsstat kan definere anvendelsestilfælde, hvor dokumenter kan underskrives med en standard elektronisk signatur, og situationer, hvor avancerede eller kvalificerede elektroniske signaturer i stedet er påkrævet. Desuden kan hvert land beslutte at kræve en håndskrevet underskrift i særlige tilfælde.
Signaturtype, der kræves ved lov
Standard/simpel elektronisk signatur (SES)
Standard elektroniske signaturerer kan anvendes i alle tilfælde, hvor der skal anvendes en underskrift på et dokument, undtagen i de situationer, hvor loven kræver en avanceret eller kvalificeret e-signatur.
SES kan anvendes til:
- HR-dokumenter, f.eks. ansættelseskontrakter, fortrolighedsaftaler osv.
- Handelsaftaler, herunder indkøbsordrer, indkøbsdokumenter, salgsaftaler, fakturaer
- Forbrugeraftaler, herunder dokumenter til åbning af en ny detailkonto, salgsbetingelser, vilkår for tjenesteydelser, softwarelicenser, ordrebekræftelser og forsendelsesdokumentation
- Dokumenter vedrørende erhvervsejendomme, herunder lejekontrakter (undtagen opsigelsesvarsler i forbindelse med lejemål for boliger), købs- og salgskontrakter og anden relateret dokumentation for boliger og erhvervsejendomme
- Årsrapporter kan underskrives med visse simple elektroniske signaturer såsom et billede af en underskrift.
Avancerede elektroniske signaturer (AES) og kvalificerede elektroniske signaturer (QES)
I Danmark giver lovgivningen mulighed for situationer, hvor både AES og QES kan anvendes til at underskrive dokumenter. Men selv i sådanne tilfælde skal QES foretrækkes frem for AES på grund af den højere sikkerhed, som den giver.
AES eller QES, der opfylder kravene i henhold til den danske OCES-standard (Offentlige Certifikater til Elektronisk Service), skal anvendes til:
- Årsrapporter og protokoller og beslutninger fra generalforsamlinger, bestyrelsesmøder og aktionærmøder kan underskrives digitalt efter autentificering via det nationale identifikationssystem MitID. Erhvervsstyrelsen kræver, at det underskrevne dokument skal indeholde en unik reference, der viser den digitale signaturs gyldighed og underskrivernes identitet. Udover digital signatur via eID kan du også underskrive årsrapporter med simple elektroniske signaturer ved at indsætte et billede af en håndskrevet signatur.
- Ansøgninger om registrering, regnskaber og andre dokumenter, som Handels- og Selskabsstyrelsen modtager i henhold til den danske selskabslov, kan være i papirform eller elektronisk form og har samme juridiske status, uanset hvilken form de har. Når Selskabsloven kræver, at et dokument skal underskrives, kan dette krav opfyldes med en personlig underskrift, en automatisk gengivet underskrift eller en digital eller lignende elektronisk underskrift. Erhvervsstyrelsen dikterer regler om brug af og registrering i styrelsens it-system, offentliggørelse af dokumenter og andre meddelelser, elektronisk arkivering af dokumenter mv.
- Dokumenter, der er beskrevet i § 478 i Retsplejeloven
- De dokumenter, der er beskrevet i § 7 i Tinglysningsloven
- Visse låneaftaler, i henhold til § 36 i Kreditaftaleloven
Håndskrevne signaturer
- Ægteskabsaftaler
- Notarielt testamente og vidnetestamente, hvor der udtrykkeligt kræves håndskrevne underskrifter eller formel notariel proces (§ 63, 64 og 66 i Arveloven)
- Underskrifter på lejekontrakten og andre aftaler om det lejede skal udfærdiges skriftligt, når en af parterne er fritaget for digital post (§ 4), og udlejers meddelelse om lejeaftalens ophør (i henhold til § 4.3) kan ikke indsendes som digitale dokumenter (Lejeloven)
Kan man bruge Penneo til at underskrive digitalt i Danmark?
Ja! Penneo er en kvalificeret tillidstjenesteudbyder og gør det muligt at oprette både avancerede og kvalificerede elektroniske signaturer.
Udover MitID kan du også bruge andre eID’er til at underskrive med Penneo – f.eks. svensk BankID, norsk BankID, FTN og itsme® .
Hvis du ikke har et eID, kan du bruge Penneos Simple Electronic Signatures (SES) til at oprette en simpel elektronisk signatur ved at tegne din signatur, skrive dit navn eller uploade et billede af din signatur.
Da det lovgivningsmæssige landskab er under konstant udvikling, og der kan blive indført strengere krav til gyldigheden af e-signaturer i fremtiden, er det sikreste valg at stole på en kvalificeret tillidstjenesteudbyder. Desuden vil det vise sig at være en fremragende investering i at fremtidssikre din virksomhed, sikre overholdelse og sikre et smidigt samarbejde på tværs af grænserne.
AFKLARING: Indholdet på dette websted har til formål at hjælpe med at forstå de juridiske rammer for e-signaturer og ikke at tjene som juridisk rådgivning. Da love og bestemmelser kan ændre sig ofte, kan vi ikke garantere for nøjagtigheden af de præsenterede oplysninger, da de måske ikke er ajour med den seneste juridiske udvikling. Penneo fraskriver sig ethvert ansvar med hensyn til dette materiale, udtrykkeligt eller stiltiende, i det omfang, det er tilladt i henhold til loven. Vi anbefaler at konsultere en autoriseret advokat i dit område for at få rådgivning om specifikke juridiske spørgsmål og jurisdiktioner. (Sidst opdateret: juni 2022)
