Ofte stillede spørgsmål om Penneo CLA

På denne side kan du finde svar på de mest almindelige spørgsmål, som vores kunder stiller os.

Penneo CLA FAQs

 

Overordnede spørgsmål

 

Er det muligt at få tilsendt revisorerklæringen der er udstedt for sikkerheden for CLA?

Penneo har i efteråret 2020 opkøbt CLA Reply og en ny erklæring vedrørende CLA Reply vil blive udstedt ultimo Q1 2021. Pt. er det en type II der er gældende for Penneo. På Penneo CLA er det en type I og ved den nye revisorerklæring i ultimo Q1 2021 vil det være en type II der dækker begge applikationer. Det skal dog nævnes, at den nuværende sikkerhed på CLA applikationen er fuldt ud betryggende og det vil selvfølgelig også fremgå af den erklæring der udstedes i Q1.

 

Har Penneo fået lavet en IT-revision af IT-sikkerheden og af overholdelse af GDPR?

Penneo får årligt udstedt en ISAE 3000 erklæring der understøtter, såvel de it-kontroller som er kunderelevant ifm. signaturløsningen, samt de kontroller der sikrer at vi overholder vores forpligtigelse som databehandler hvor det er relevant.

 

Jeg har en konkret mistanke om hvidvask og/eller terrorfinansiering i relation til en af mine klientforhold, hvad gør jeg?

I sådan et tilfælde har du underretningspligt over for Hvidvasksekretariatet. Med udgangspunkt i dine undersøgelser om klientforholdet, som er noteret ned i CLA-systemet, skal du anmelde mistanken til Hvidvasksekretariatet. Dette kan du gøre ved at trykke på knappen "Anmeld hos SØIK", som du finder på fanebladet Klientforhold”. Du bliver videredirigeret til Anklagemyndighedens hjemmeside, hvor du skal være oprettet som bruger for at kunne anmelde en mistanke om hvidvask.

 

Penneo CLA 1

 

Penneo CLA 2

 

Hvordan finder jeg ud af, hvornår jeg har brugt det antal klientforhold som min pakke tillader?

Det står under "Forbrug" i menuen "Indstillinger" i CLA-systemet.

 

Penneo CLA 51

 

Risikovurdering

 

Hvordan skal jeg svare på spørgsmålene i risikovurderingen?

Hvis du laver risikovurdering på en juridisk entitet skal du først og fremmest vælge, hvilken type juridisk entitet der skal laves risikovurdering på. Her kan du se, at ordlyden i udsagnene ændrer sig, alt efter hvilken type du vælger.

 

Penneo CLA 3

 

Uanset hvem eller hvad du laver risikovurdering på, handler det om, at du trykker "ja" eller "nej" til de forskellige udsagn, og du eventuelt supplerer med en kommentar til de enkelte udsagn du besvarer.

Nogle vælger at svare på spørgsmålene sammen med kunden, og på den måde få den ønskede information.

Det er også muligt at få kunden til at svare på spørgsmålene, og så sende svarene til dig. På den måde kan du få inspiration til at svare på risikovurderingen med kundens svar som støtte. Denne mulig skal dog aktiveres for din konto. Såfremt du ønsker denne mulighed, så kontakt os. Husk, at det er dit ansvar at svare fyldestgørende på risikovurderingen.

 

Hvordan vurderer jeg risikoen for hvidvask?

Det er din professionelle vurdering der ligger til grund for den endelige konklusion.

Hvidvasklovens bilag 2 og 3 indeholder en ikke-udtømmende liste over faktorer og typer dokumentation, som kendetegner situationer, der potentielt indebærer en begrænset og øget risiko for hvidvask. Man kan se vejledningen fra bilag 2 og 3 ved at klikke på "Vis vejledning" på risikovurderings-fanebladet. Desuden findes der en del vejledninger hos diverse brancheforeninger. Disse kan også bruges som støtte til den endelige vurdering.

 

Penneo CLA 4

 

Hvad gør jeg hvis en klient er på PEP- eller sanktionslisten?

Så skal du være særlig opmærksom når du udfører opgaver for denne kunde. Denne person vurderes som at være i høj risiko for at blive udnyttet til eller medvirke til hvidvask og/eller terrorfinansiering.

Du skal huske at overveje, hvilken betydning det har for din endelige konklusion i risikovurderingen.

 

Penneo CLA 5

 

Det er et krav ifølge hvidvasklovens § 34a, at du ikke må stille økonomiske ressourcer til rådighed for fysiske eller juridiske personer der optræder på sanktionslisten.

 

Kan jeg få klienterne til at udarbejde risikovurderingerne for mig?

Nej. Ifølge Hvidvaskloven er det alene dit ansvar.

Det er dog muligt at få kunden til at svare på spørgsmålene, og så sende svarene til dig. På den måde kan du få inspiration til at svare på din interne risikovurdering, med kundens svar som støtte.

Hvis du vil have sat systemet op til dette, så skal du kontakte os.

 

Er det nødvendigt at jeg laver en kommentar til de enkelte udsagn jeg besvarer med "ja" eller "nej"?

Oplysninger du indhenter når du laver dine kundekendskabsprocedurer og dine risikovurderinger skal noteres ned på en måde som er tilstrækkelig til at genopfriske hukommelsen og give andre forståelse for sagen.

Derfor er det muligt at lave kommentarer til de enkelte udsagn, for på den måde at have bedre forudsætninger for at genopfriske hukommelsen og give andre forståelse for sagen, såfremt dette er nødvendigt.

Derfor kan det ikke entydigt afgøres, hvorvidt det er nødvendigt at lave kommentarer til de enkelte udsagn.

 

Hvad menes der i risikovurderingen under punktet "Formål og tilsigtede beskaffenhed"?

 

Penneo CLA 6

 

Det er et krav ifølge hvidvaskloven, at man som led i ens kundekendskabsprocedure indhenter oplysninger om forretningsforbindelsens formål og tilsigtede beskaffenhed.

Kravet om, at virksomheden skal vurdere forretningsforbindelsens formål, betyder, at du skal kende kundens formål med, hvorfor din klient ønsker den pågældende forretningsforbindelse,

Denne undersøgelse har til hensigt at afsløre, hvorvidt forretningsforbindelsen har et legitimt formål.

Kravet om, at virksomheden skal vurdere forretningsforbindelsens tisigtede beskaffenhed siger noget konkret om klienten og klientens anvendelse af ydelsen/produktet som du leverer.

Denne undersøgelse kan indeholde tilvejebringelse af oplysninger om

klientens konkrete forretningsmodel, hvis klienten er en juridisk person

klientens indtægts- og formueforhold

hvordan klienten påtænker at anvende midlerne.

 

Der er en gul markering ved kontrollen af PEP-listen og sanktionslisten, hvad betyder dette?

 

Penneo CLA 7

 

Dette betyder at systemet har identificeret en mulig sammenhæng mellem din klients navn/virksomhedsnavn og en registrering på PEP- og/eller sanktionslisten.

Du skal kontrollere, hvorvidt der er tale om den samme registrering, ved eksempelvis at kigge på klientens fødselsdag og listens registrerede fødselsdag.

Er der tale om den samme person/virksomhed skal du tage dette med i din vurdering af den endelige risiko for hvidvask og terrorfinansiering.

Se også spørgsmålet "Hvad gør jeg hvis en klient er på PEP- eller sanktionslisten?"

 

Datahåndtering

 

Kan jeg få mine kundedata med, hvis jeg vil skifte til en anden udbyder?

Ja det kan du godt. Proceduren er pt. at vi kan komprimerer din kundedata, i form af tekst og billeder, og så udleverer vi det til dig. Vi arbejder dog på at lave en løsning, hvor kundedata kan downloades af brugerne selv.

Du kan også selv downloade de forskellige informationer du gerne vil medbringe.

 

Hvem har adgang til den data der ligger i systemet?

Det er kun dig der har adgang til din data. Dog vil vi kunne få adgang til nogle informationer i systemet, hvis der er behov for det i support-sammenhænge (f.eks. hvilke klientforhold der er i systemet). Visse typer data (f.eks. dokumenter) er krypterede hvilket vil sige, at det kun er de rette brugere i systemet, der kan låse dem op og læse dem.

 

Hvad kan jeg gøre med den data jeg allerede har liggende på eksisterende kunder?

Du kan gemme dataen i CLA-systemet eller slette dataen og indhente på ny i CLA. Hvis du gerne vil gemme dataen se FAQ "Skal jeg indhente dokumenter, hvis jeg allerede har relevante dokumenter liggende på min klient?"

 

Hvor ofte skal jeg ajourføre dataen i systemet?

Der er ikke defineret et tidsinterval for dette, men du skal opdatere dataen i forhold til dine interne forretningsgange.

Systemet holder løbende dataen ajour ved at kontrollere CVR-registeret, listen for politisk eksponerede personer og EUs sanktionslister en gang om dagen. Hvis der er en ændring på en af listerne, vil du få en emailnotifikation herom.

Du kan selv være medbestemmende til denne ajourføring, fordi du kan indstille en udløbsdato på al den dokumentation, der bliver indsendt fra dine kunder, og på den måde få en notifikation, når dokumentet udløber.

 

Hvordan holdes dataen ajour som systemet bruger?

Systemet holder løbende dataen ajour ved at kontrollere CVR-registeret, listen for politisk eksponerede personer og EUs sanktionslister en gang om dagen. Hvis der er en ændring på en af de lister, så vil du få en emailnotifikation herom.

Du kan selv være medbestemmende til denne ajourføring, fordi du kan indstille en udløbsdato på al den dokumentation, der bliver indsendt fra dine kunder, og på den måde få en notifikation, når dokumentet udløber.

Penneo CLA 7

 

Hvordan skal jeg forholde mig, hvis en af mine klienter opsiger samarbejdet med mig?

I den situation er det vigtigt at få markeret klientforholdet afsluttet i CLA-systemet.

Grunden til dette er, at selvom samarbejdet er opsagt mellem dig og kunden, så er du stadig forpligtet til at gemme de indhentede oplysninger i op til 5 år.

Samtidig er du forpligtet til at slette oplysningerne når de 5 år oprinder.

For at markere et klientforhold afsluttet, skal du navigere til det pågældende klientforhold, således du har fanebladet med de tre grønne flueben åbent. Længere nede på det faneblad skal du trykke på knappen "Markér klientforhold afsluttet".

Penneo CLA 8

 

Herefter skal du definere den dato, hvor klientforholdet blev opsagt. Dette kan gøres bagudrettet.

Hvis du har klientforhold der er afsluttet for flere år siden, kan du således gemme informationerne i CLA-systemet, markere klientforholdet afsluttet på den gældende dato, og systemet kan bruges som arkivfunktion for dine afsluttede klientforhold.

Penneo CLA 9

Systemet vil flytte klientforholdet til mappen "Afsluttede klientforhold", hvor klientforholdet vil ligge i 5 år inden det automatisk slettes. Klientforholdet markeres med en grå farve.

 

Penneo CLA 10

 

Husk at du ikke betaler for klientforhold der er afsluttede, så hver kan du afslutter et klientforhold, så laver du plads til at tage en ny klient ind uden at din samlede mængde klienter stiger.

 

Hvad gør jeg, hvis en afsluttet klient gerne vil genoptage samarbejdet med min virksomhed?

Hvis ikke der er gået fem år siden klientforholdet blev afsluttet, så kan du stadig finde klientforholdet i mappen "Afsluttede klientforhold".

 

Penneo CLA 10

 

Tryk på klienten og på fanebladet der åbner til højre i billedet trykker du på knappen "Genåbn". Her kan du genåbne klientforholdet, så det igen findes i mappen "Klientforhold".

 

Penneo CLA 11

 

Klientforholdet vil blive genåbnet med de oplysninger hvormed det blev arkiveret. Hvis det er lang tid siden klientforholdet blev afsluttet, er det nødvendigt at lave en ny kundekendskabsprocedure samt risikovurdering.

Husk at et genåbnet klientforhold tæller i den samlede mængde klienter som du betaler for.

 

Der er varslet et kontrolbesøg af min virksomheds anti-hvidvaskprocedurer, hvordan tilgår jeg den relevante data i Penneo CLA-systemet?

Hvis kontrolmyndigheden skal tage stikprøver af dine kundekendskabsprocedurer, kan du tage udgangspunkt i aktivitetsloggen for den/de virksomheder som kontrolmyndigheden gerne vil se kundekendskabsprocedurer på.

 

Penneo CLA 12

 

Ved at åbne aktivitetsloggen op, får du et fuldstændigt overblik over alt hvad der er foregået på det aktuelle klientforhold, hvad end det er dig eller din klient der har bidraget med oplysninger.

Du kan tilgå de enkelte informationer der ligger bag de enkelte posteringer i aktivitetsloggen. Dette gør du ved at trykke på det blå link der er fremhævet ved hver postering.

 

Penneo CLA 13

 

 

Systemopsætning

 

Hvordan integreres med e-conomic?

Det kan gøres på to måder:

Metode 1

Du skal sørge for, at du administrerer din egen interne aftale hos e-conomic.

Derfra navigerer du til "e-conomic market"

 

Penneo CLA 14

 

Søg efter "CLA Reply" ude til venstre i billedet

 

Penneo CLA 15

 

Tryk på logoet og tryk herefter på "Tilføj" på den blå knap under logoet.

 

Penneo CLA 16

 

Du bliver nu videredirigeret til et nyt faneblad, hvor du skal trykke "Tilføj app".

 

Penneo CLA 17

 

Herefter skal du logge ind på dit CLA-system med de oplysninger du plejer at logge ind med.

 

Penneo CLA 18

 

Når du logger ind på ny ser du et nyt billede under “Kundeimport”, hvor du har mulighed for at åbne et faneblad der er integreret med e-conomic. På den måde giver dig et kundeoverblik fra dit e-conomic-system.

 

Penneo CLA 19

 

Her kan du til og fravælge de kunder du vil importere. Du kan vælge mellem at vise alle dine kunder, kun de spærrede eller kun de aktive. Uanset hvilken kategori du vælger, kan du til- og fravælge hvert enkelt kundeforhold ved at klikke kunden til eller fra på listen.

 

Penneo CLA 20

 

Når du har fået udvalgt de kundeforhold du vil importere, klikker du “Udfør”. Hvis du har et stort antal kunder i e-conomic kan der være lidt ventetid i forbindelse med kundeimport.

 

Penneo CLA 21

 

Når kundeforholdet er importeret optræder det på listen “I proces - afventer dig” idet du skal igangsætte den anti-hvidvask-proces der er relevant for det pågældende kundeforhold.

Metode 2

I CLA-systemet går du ind under Indstillinger > Kundeimport > e-conomic

 

Penneo CLA 22

 

I samme browser som du har CLA åbent, men på et nyt faneblad skal du være logget ind på din e-conomic-aftale på samme måde som når du skal fakturere dine kunder gennem e-conomic.

I CLA-systemet trykker du på "Opret forbindelse".

 

Penneo CLA 23

 

Herefter logger systemet dig af CLA, og du skal logge ind på ny. Når du logger ind på ny ser du et nyt billede under "Kundeimport", hvor du har mulighed for at åbne et faneblad der er integreret med e-conomic. På den måde giver systemet dig et kundeoverblik fra dit e-conomic-system.

 

Penneo CLA 19

 

Her kan du til og fravælge de kunder du vil importere. Du kan vælge mellem at vise alle dine kunder, kun de spærrede eller kun de aktive. Uanset hvilken kategori du vælger, kan du til- og fravælge hvert enkelt kundeforhold ved at klikke kunden til eller fra på listen.

 

Penneo CLA 26

 

Når du har fået udvalgt de kundeforhold du vil importere, klikker du "Udfør". Hvis du har et stort antal kunder i e-conomic kan der være lidt ventetid i forbindelse med kundeimport.

 

Penneo CLA 27

 

Når kundeforholdet er importeret optræder det på listen "I proces - afventer dig" idet du skal igangsætte den anti-hvidvask-proces der er relevant for det pågældende kundeforhold.

 

Hvordan får jeg sat systemet op til, at det ser ud som om mine kunder kontaktes via min egen mailadresse og ikke via Penneo CLA?

Først skal du lave en særskilt emailkonto i dit emailprogram. Denne konto skal alene bruges til at sende forespørgsler via Penneo CLA.

Herefter navigerer du i CLA til Indstillinger > Avancerede indstillinger > E-mail-afsender og tilføjer dine SMTP-informationer. Du kan finde disse informationer i dit mailprogram.

Hvis du har hjemmeside og email gennem eksempelvis one.com eller simply.com, og du har en IT-ansvarlig, så kontakt vedkommende med henblik på at fremskaffe SMTP-informationerne. Alternativt skal du bruge den velkomstmail du fik tilsendt da din konto blev oprettet hos din udbyder. I denne skal der gerne være informationer om, hvordan man logger ind på SMTP-serveren relevant for din udbyder.

 

Penneo CLA 28

 

Hvis du benytter et online mailprogram som gmail, yahoo-mail, hotmail mv. kan du for eksempel google "SMTP setup gmail", "SMTP setup yahoo" eller "SMTP setup hotmail" og herefter blive dirigeret til den side, hvor de aktuelle SMTP-informationer findes for din mailudbyder.

Her er et eksempel fra gmail, hvor vi vil vise, hvordan det er muligt at hente alle SMTP-informationer for at sætte CLA-systemet op:

 

Penneo CLA 29

 

Først udføres "Step 1", hvor IMAP tændes for gmail.

Herfter navigeres til CLA-systemet, hvor informationerne du har fundet frem skal indtastes.

 

Penneo CLA 30

 

"Afsenders e-mail-adresse" er den e-mail-adresse som du ønsker systemet skal sende efterspørgsler ud via.

"Afsenders navn" er navnet på den person som skal være kontaktperson på de efterspørgsler der sendes ud.

"SMTP-server (hostname)" er ofte benævnt som smtp.[udbyder].com, som i dette tilfælde; smtp.gmail.com.

"SMTP brugernavn" er i tilfældet med gmail det samme som den e-mail-adresse som du har skrevet i "Afsenders e-mail-adresse".

"SMTP adgangskode" er adgangskoden til den e-mail-adresse systemet skal sende efterspørgsler ud via.

Ved "Kryptering" vælges fortrinsvis "TLS" og derfor skal du også finde den trecifrede talkombination som står ud fra "TLS" eller "STARTTLS". Hvis ikke TLS virker, så vælges SSL og SSL-talkombinationen findes og indtastes.

Ved opsætning af gmail kan de ske, at du modtager en mail fra google, hvor du informeres om en "Critical security alert", fordi google har blokeret for den opsætning du har lavet.

Penneo CLA 31

Du skal herefter klikke på "Check activity", hvorefter du bliver oplyst, at "Less secure app blocked".

Penneo CLA 32

Her skal du trykke "Learn more", hvorefter du har mulighed for at slå "Less secure app" til:

Penneo CLA 33

Herefter burde efterspørgslerne virke gennem gmail.

Vores supportafdeling kan desværre ikke være behjælpelig med at opsætte SMTP-indstillinger for din konto, da disse indstillinger ikke kan administreres af os.

Hvis der er problemer med opsætningen af SMTP-indstillingerne henviser vi til den enkelte mailudbyders vejledninger samt eventuelt din IT-afdeling.

 

Hvilke brugere i systemet kontakter systemet, når der sker ændringer på et klientforhold?

Den person der oprettede klientforholdet vil få notifikationen. Dette gør sig også gældende ved integrationen via e-conomic. Den person der lavede integrationen med e-conomic får notifikationer, når der sker ændringer på kundeforholdet. Dette er uagtet at det er en anden person, som efterfølgende behandler de kunder, der er hentet via integrationen.

 

Hvordan opretter jeg flere brugere til min konto?

Nede i venstre hjørne trykker du på tandhjulet "Indstillinger". Herefter trykker du på "Brugere >" og øverst i det faneblad der kommer frem trykker du på "Opret brugere". På fanebladet der kommer frem ude til højre, der kan du indtaste de oplysninger som brugeren skal benytte når vedkommende skal logge ind.

 

Penneo CLA 34

 

Vær opmærksom på, at ved flere brugere fordeles notifikationerne ud på den bruger, som opretter kundeforholdet.

Det vil sige, at hvis Bruger A laver en integration med eksempelvis e-conomic, så er det kun Bruger A der modtager notifikationer på disse klienter der integreres af Bruger A

Alle brugere kan se og administrere alle importerede klienter.

 

Kan man selv bestemme hvilke data de forskellige brugere i systemet har adgang til?

I øjeblikket er det sådan, at alle brugere af systemet har adgang til de samme klienter og dermed også den samme data. Vi arbejder på, at sætte systemet op til at kunne differentiere brugeradgange med forskellige rettigheder. Indtil denne løsning er færdigudviklet anbefaler vi at nøjes at tilføje de brugere der må tilgå al data i systemet.

 

Klienter og parter

 

Hvad er forskellen på at oprette en person og en juridisk entitet?

Når du opretter en person er det fordi anti-hvidvaskprocessen du er ved at igangsætte alene omhandler en bestemt person. Det kan eksempelvis være i forbindelse med, at du har assisteret med udarbejdelsen af personens selvangivelse.

Når du opretter en person skal oplysningerne på personen tastes manuelt, idet systemet ikke er synkroniseret med CPR-registeret.

 

Penneo CLA 35

 

Når du opretter en juridisk entitet er det fordi anti-hvidvaskprocesserne du er ved at igangsætte relaterer sig til et selskab, en enkeltmandsvirksomhed eller en anden form for virksomhed.

Systemet er synkroniseret med CVR-registeret, hvilket betyder, at systemet automatisk vil indhente en hel del information på den juridiske entitet du er ved at oprette.

 

Penneo CLA 36

 

Hvordan kommer jeg i gang med at lave anti-hvidvaskprocesser i programmet?

Først trykker du på knappen "Ny" øverst i venstre side af programmet.

 

Penneo CLA 37

 

Hernæst skal du tage stilling til, hvorvidt der skal laves anti-hvidvaskprocesser på en person eller en juridisk entitet.

Vælges der en person skal navn og kontaktoplysninger tastes manuelt på personen.

 

Penneo CLA 38

 

Vælges der en juridisk entitet kan der laves et automatisk opslag i CVR-registeret, hvor virksomhedens reelle ejere præsenteres.

 

Penneo CLA 39

 

Slutteligt skal du indtaste kontaktoplysninger på personerne der skal laves kundeskendskab på.

Dette gøres ved at trykke på personens navn og i fanebladet til højre indtaste mailadresse og/eller telefonnummer.

 

Penneo CLA 40

 

Hvordan opretter jeg en udenlandsk juridisk entitet?

Systemet kan ikke indhente oplysninger automatisk på klienter der er registreret i udlandet. Dog kan man manuelt taste de fornødne oplysninger.

Dette gøres ved at vælge juridisk entitet, og i stedet for at lave opslag i CVR-registeret, trykker du på knappen "Tilføj juridisk entitet manuelt".

 

Penneo CLA 41

 

Herefter taster du de fornødne oplysninger manuelt.

 

Penneo CLA 42

Vær opmærksom på, at systemet ikke kan indhente yderligere oplysninger fra CVR-registeret på kunder der er oprettet manuelt.

 

Hvad er forskellen på indtaste et telefonnummer og en mailadresse?

Hvis en mailadresse indtastes vil systemet sende en efterspørgsel ud til vedkommendes mailadresse.

Hvis et telefonnummer indtastes vil systemet sende en efterspørgsel ud til vedkommende på en SMS.

Hvis begge dele indtastes sender systemet en efterspørgsel ud på både mail og SMS.

Nogle af vores kunder oplever større succesrate med at deres klienter åbner efterspørgslerne, når disses sendes ud via SMS sammenlignet med mail.

 

Kan systemet håndtere udenlandske kunder?

Det dine klienter ser når der sendes en forespørgsel ud, kan indstilles til dansk og engelsk. Dette vælger dine klienter selv når de får tilsendt efterspørgslen.

Penneo CLA 43

Udenlandske virksomheder/klienter skal dog oprettes manuelt, da udenlandske ejerforhold ikke bliver udfyldt ved et opslag i dansk CVR.

Vi arbejder pt på at gøre systemet i stand til at indhente information fra udenlandske virksomhedsdatabaser.

 

Hvad gør jeg hvis jeg ikke kender kontaktoplysningerne på alle de reelle ejere, der skal laves en kundekendskabsprocedure på?

Hvis du ikke kender kontaktoplysninger på nogle af de reelle ejere, der skal kontaktes, men eksempelvis har haft kontakten til virksomheden gennem en sekretær, kan du trykke på kontakten "Tilføje en person udenfor ejerkreds".

 

Penneo CLA 44

 

Systemet kan kontakte denne med henblik på at indhente kontaktoplysninger på de reelle ejere, som du efterfølgende kan kontakte og indhente dokumentation på.

 

Penneo CLA 45

 

Hvis du kender kontaktoplysninger på den ene ejer, men ikke den anden, kan du bede systemet om at indhente kontaktoplysninger gennem den ejer du kender oplysningerne på. Det gør du ved at sætte flueben i målet "Efterspørg manglende kontaktoplysninger" under fanebladet "Indhent dokumentation". Systemet vil efterspørge de manglende kontaktoplysninger hos de øvrige personer tilknyttet kundeforholdet.

 

Penneo CLA 46

 

Hvad gør mine klienter, hvis de kommer til at åbne linket fra systemet på computeren, men de ville hellere have sendt oplysningerne ind via telefonen?

Linket der sendes ud kan åbnes på telefon eller computer uagtet, hvilket medie det er sendt ud til. Hvis din klient fuldfører en del af forløbet på telefonen, kan vedkommende lukke linket ned, åbne det op på ny på computeren og fortsætte, hvor vedkommende slap. Det er ikke nødvendigt at gemme, systemet husker selv, hvor vedkommende nåede til.

 

Kan man sortere klienter i mapper?

Systemet sorterer allerede i alfabetisk rækkefølge og der er også mulighed for at gruppere listen ud fra status eller risikovurdering.

 

Penneo CLA 47

 

Hvordan sletter jeg en klient?

På klientforholdet under fanebladet "Klientforhold" kan du nederst på fanebladet trykke på knappen "Fjern klientforhold".

 

Penneo CLA 48

 

Selvom et klientforhold fjernes, vil al den information der er lagt op blive gemt på den krypterede database.

Det vil sige, at hvis du på et tidspunkt vil genskabe det fjernede klientforhold, så vil systemet fremkalde informationerne når klienten tilføjes.

Dette betyder også, at hvis din klient går igen i et andet selskab du samarbejder med, så vil informationerne der relaterer sig hertil ikke blive fjernet samtidig med, at du sletter den klient du ikke ønsker at beholde.

 

Hvad skal jeg gøre hvis der ikke er overenstemmelse mellem navnene på de reelle ejere som systemet kortlægger og de oplysninger jeg får fra kunden?

Hvis ikke der er tale om en fejlagtig oplysning fra kundens side, så skal Erhvervsstyrelsen underrettes om uoverensstemmelsen.

 

Kan systemet genkende at en person optræder igen ved flere selskaber som jeg behandler i CLA-systemet?

Ja det kan systemet godt, og du behøver derfor ikke at sende en efterspørgsel af sted til vedkommende og bede om personlige identitetsdokumenter med mere.

Hvis det er lang tid siden de oplysninger der allerede er i CLA-systemet er blevet opdateret, bør du indhente dem på ny.

Det er vigtigt at huske, at selvom en reel ejer optræder i flere selskaber, så kan selskaberne godt have forskellige risikoprofiler. Du skal derfor lave en særskilt risikovurdering for det andet selskab som den reelle ejer også repræsenterer.

 

Dokumentationsindhentning

 

Hvordan får jeg indhentet den nødvendige dokumentation på mine klienter?

Når du har lavet risikovurderingen kommer du til fanebladet “Indhent dokumentation”. Her skal du definere de mål du gerne vil have dine klienter opfylder, når du sender en efterspørgsel ud til disse.

 

Penneo CLA 49

 

Når du har taget stilling til, hvilke mål du gerne vil have dine klienter opfylder, så sætter du flueben ud for klientens mailadresse og/eller telefonnummer og trykker på knappen "Kontakt ovenstående".

Nu sender systemet en efterspørgsel af sted til vedkommende.

 

Penneo CLA 50

 

Kan jeg selv definere nogle mål som mine klienter skal opfylde?

Ja, ved hvert enkelt klientforhold kan du definere de mål som du ønsker klienten opfylder når der sendes en efterspørgsel ud til denne. Dette gøres på fanebladet "Indhent dokumentation".

 

Penneo CLA 52

 

Du kan klikke flueben fra og til ved hvert enkelt mål, og på den måde styre, hvad dine klienter skal indsende til dig. Vær dog opmærksom på, at hvis du klikker nogle mål fra, skal du sørge for at du på andre måder har den relevante dokumentation tilgængelig.

Hvis du har helt specifikke ønsker til, hvad dine klienter indsender, kan du definere yderligere mål som du ønsker dine klienter opfylder.

Disse mål defineres på fanebladet “Indhent dokumentation” hvor du trykker enten på virksomhedens navn, eller personen.

 

Penneo CLA 53

 

Herefter skal du tage stilling til, hvorvidt det mål du vil have klienten opfylder relaterer sig til virksomheden (eks. vedtægter og koncerndiagram) og eller den reelle ejer (eks. pas og sundhedskort).

 

Penneo CLA 54

 

Når du har taget stilling til, hvor målet skal placeres, åbnes et nyt faneblad op, hvor du har mulighed for at definere målet ved at trykke på det lille "+" ud for "Mål".

 

Penneo CLA 55

 

Her kan du definere det dokument du gerne vil lægge op. Hvis ingen af de foruddefinerede dokumenter stemmer overens med det du ønsker at lægge op, kan du definere et nyt dokument ved at trykke på "Andet dokument".

 

Skal jeg indhente dokumenter, hvis jeg allerede har relevante dokumenter liggende på min klient?

Hvis disse dokumenter er aktuelle/gældende dags dato kan du undlade at indhente dokumenterne.

Du kan gemme dokumenterne på kundeforholdet når du når til fanebladet "Indhent dokumentation".

 

Penneo CLA 56

 

Herefter skal du tage stilling til, hvorvidt det dokument du vil lægge op på klientforholdet relaterer sig til virksomheden (eks. vedtægter og koncerndiagram) og eller den reelle ejer (eks. pas og sundhedskort).

 

Penneo CLA 57

 

Når du har taget stilling til, hvor dokumentet skal placeres, åbnes et nyt faneblad op, hvor du har mulighed for at lægge dokumentet op ved at trykke på det lille "+" ud for "Dokumenter".

 

Penneo CLA 58

 

Her kan du definere det dokument du gerne vil lægge op. Hvis ingen af de foruddefinerede dokumenter stemmer overens med det du ønsker at lægge op, kan du definere et nyt dokument ved at trykke på "Andet dokument".

 

Hvorfor er der flere dokumenter, der kan indhentes ved "selskaber" og "andet" end ved de andre typer entiteter?

Dette er en del af standardindstillingerne, fordi det mange gange er relevant at indhente disse dokumenter, når klienterne alligevel kontaktes. Du kan blot fjerne fluebenet, hvis der er nogle af dokumenterne, som du ikke ønsker at indhente. Se eventuelt også spørgsmålet "Er det et krav at indhente koncerndiagram, vedtægter, stiftelsesdokumenter og ejerbog ved selskaber?".

 

Kan jeg få systemet til at undlade at kontakte en specifik klient?

Ja, du lader bare være med at trykke på den store blå knap der hedder: "Kontakt ovenstående".

Hvis du vælger at undlade at kontakte en klient, kan det være fordi, du allerede har alle dokumenter og information liggende på klientforholdet. Disse kan du uploade manuelt i CLA-systemet, så du har det hele samlet i den krypterede database. Vær opmærksom på, hvordan du overholder hvidvaskloven, hvis du undlader at fuldføre processen i CLA-systemet.

For at lægge dokumenter op manuelt skal du navigere til det pågældende kundeforhold og åbne fanebladet "Indhent dokumentation".

 

Penneo CLA 59

 

Herefter skal du tage stilling til, hvorvidt det dokument du vil lægge op på klientforholdet relaterer sig til virksomheden (eks. vedtægter og koncerndiagram) og eller den reelle ejer (eks. pas og sundhedskort).

 

Penneo CLA 60

 

Når du har taget stilling til, hvor dokumentet skal placeres, åbnes et nyt faneblad op, hvor du har mulighed for at lægge dokumentet op ved at trykke på det lille "+" ud for "Dokumenter".

 

Penneo CLA 61

 

Her kan du definere det dokument du gerne vil lægge op. Hvis ingen af de foruddefinerede dokumenter stemmer overens med det du ønsker at lægge op, kan du definere et nyt dokument ved at trykke på "Andet dokument".

 

Hvad er forskellen på at sende forespørgsler om dokumentationsindhentning ud via SMS og via mail?

Den ene forespørgelse går til et telefonnummer det andet til en email-adresse. Nogle vælger at sende forespørgslerne ud via SMS, fordi de oplever en større succesrate med at få dokumenterne bragt i hus gennem dette medie. Linket, der sendes ud, kan benyttes på begge medier, uagtet hvilket medie det åbnes på.

 

Er det et krav at indhente koncerndiagram, vedtægter, stiftelsesdokumenter og ejerbog ved selskaber?

Det er ikke altid et krav, da det afhænger af en konkret vurdering. Afhængig af omstændighederne og den foretagne risikovurdering af klienten, vil der være et krav om indhentelse af denne dokumentation. Det vil i mange tilfælde være nødvendigt at indhente koncerndiagram og ejerbog for klienten for at kunne verificere ejerforholdene, og i nogle tilfælde vil det også være nødvendigt at indhente vedtægter og stiftelsesdokument for klienten. Men som nævnt afhænger det af en konkret vurdering.

 

Hvorfor er de reelle ejere adskilt fra firmaet under fanebladet "Indhent dokumentation", når jeg skal tage stilling til, hvem der skal spørges?

Fordi de er individer, som skal identificeres, og den dokumentation der skal indhentes fordeles mellem "ejer" og "klient". Eksempelvis vil koncerndiagrammet være placeret under "klient" (virksomheden) og kørekort vil være placeret under "ejer".

 

Penneo CLA 62

 

 

Jeg har ikke mulighed for at trykke på knappen "Kontakt ovenstående".

Du har muligvis ikke markeret nogen person til indhentning af dokumentation.

 

Penneo CLA 63

 

For at markere en person til indhentning af dokumentation, skal du sætte et flueben i den lille grå boks til højre for personens navn.

 

Penneo CLA 64

 

Det kan også være fordi alle "mål" i mållisten er opfyldt under fanebladet "Indhent dokumentation". I nedenstående eksempel er der ikke klikket nogle mål til, og derfor er alle mål opfyldt, da systemet tror klienten ikke skal kontaktes.

 

Penneo CLA 65

 

Hvordan sender jeg en efterspørgsel på ny?

Markér hvem der skal kontaktes under fanebladet "Indhent dokumentation", og tryk på "Kontakt ovenstående".

 

Penneo CLA 66

 

Hvad gør jeg, hvis jeg glemmer at efterspørge et specifikt dokument?

Du markérer/definérer det dokument du ønsker klienten skal indsende, og sender efterspørgslen på ny.

Dette gør du ved at markére, hvem der skal kontaktes under fanebladet "Indhent dokumentation", og trykker på "Kontakt ovenstående".

 

Hvad gør jeg, hvis mine klienter ikke indsender de dokumenter, jeg har efterspurgt?

Send efterspørgslen på ny ved at markére hvem der skal kontaktes under fanebladet "Indhent dokumentation" og trykker på "Kontakt ovenstående".

 

Penneo CLA 67

 

Er det muligt at slette enkelt dokumenter fra en person?

Af sikkerhedsårsager er det desværre ikke muligt at fjerne/slette et dokument i øjeblikket. Det er dog noget vi arbejder på at kunne tilbyde i fremtiden, samtidig med, at dokumentsikkerheden kan overholdes.