Die Wahl der passenden Kenne-Deinen-Kunden-Lösung (Know-Your-Customer, KYC) hat einen entscheidenden Einfluss auf effiziente, sichere und regelkonforme Kunden-Onboarding- und Managementprozesse. Wir stellen Euch neun unumgängliche Features vor, die bei der Entscheidung für ein KYC-Programm in Betracht gezogen werden sollen. Inklusive Empfehlungen von KYC-Experte Milad Saleh.
1. Umfassende Integration mit Datenregistern
Ein KYC-Programm sollte problemlos in nationale und globale Datenregister integriert werden können, um Kundeninformationen automatisch abzufragen und zu validieren. Durch die direkte Integration wird das Risiko manuell ausgeführter Fehler erheblich verringert und Zeit für andere wertschöpfende Aufgaben gewonnen.
2. Monitoring und Erinnerungen in Echtzeit
Für das Einhalten von Compliance-Richtlinien ist es unumgänglich, Veränderungen beim Kundenstatus in Echtzeit abfragen zu können. Ein KYC-Programm sollte Änderungen der Kundensituation automatisch melden, beispielsweise bei Abweichungen vom bisherigen PEP-Status der wirtschaftlich Berechtigten oder vom Branchenkodex im Unternehmen des Kunden. Kontinuierliches Monitoring ist entscheidend, um schnell auf eventuelle Risiken reagieren zu können und um sicherzustellen, dass Ihr immer über die neuesten Entwicklungen in den Unternehmen Eurer Kunden informiert seid, falls es zu einem Compliance-Audit kommt.
3. Identitätsnachweis ohne physische Präsenz
Es kann Wochen dauern, bis sich alle wirtschaftlich Berechtigten vor Ort legitimieren können. Digitale Identitätstechnologien können diese zeitaufwendigen und umständlichen Verfahren ersetzen. Ein KYC-Programm muss den Identifikationsnachweis online ermöglichen, durch eIDs oder Personalausweis. Online Ident-Verfahren wie die eID-Integration sorgen nicht nur für mehr Sicherheit, sondern machen es auch dem Kunden einfacher, sich von überall aus zu legitimieren.
4. Dynamische Kundeninteraktion
Das ideale KYC-Programm stellt einfache und gleichzeitig effektive Möglichkeiten der Kundenkommunikation zur Verfügung – um wichtige Informationen zu sammeln, ohne ständiges Nachhaken. Die Option zur direkten Kundeninteraktion über einen KYC-Fragebogen sollte vorhanden sein. Dieser sollte individuell gestaltet werden können entsprechend Eures Kundenstamms und der Branche. Endnutzer sollten ihre Unterlagen von jedem Endgerät aus hochladen können und die Kommunikation mit Euch soll jederzeit einfach und direkt ablaufen.
Sicherheit steht an oberster Stelle, daher muss der Datenaustausch über gesicherte Kanäle ablaufen und nicht etwa per E-Mail oder über öffentliche Plattformen, welche viel zu hohe Sicherheitsrisiken birgen.
5. Geführte Risikoprüfung
Ohne einen entsprechenden Überblick über die Fragen zur Risikobewertung und ohne Zeitaufwand für das manuelle Nachschlagen des Kunden- und Unternehmensstatus bleibt nur, sich auf sein Bauchgefühl oder einen vorläufigen Kundenstatus zu verlassen. Idealerweise verfügt das Programm über einen Assistenten, welcher durch die Risikoprüfung führt und dabei eine konsistente Vorgehensweise in jedem Bereich des Unternehmens sicherstellt samt einer Übersicht aller Kundenantworten und -dokumente liefert. All das, damit Ihr ein Urteil mit dem besten Gewissen fällen könnt. Das System bietet den Support, Ihr aber trefft die finale Entscheidung.
6. Nahtlose Systemintegration
Wichtig ist auch, dass das KYC-Tool reibungslos in bestehende Systeme wie CRM- und ERP-Software integriert werden kann, um die Effizienz der Arbeitsabläufe auch wirklich zu steigern und die Korrektheit der Daten über verschiedene Plattformen hinweg zu gewährleisten. Eine effektive Integration erleichtert die Übertragung der Daten und die Benutzerfreundlichkeit, was für die betriebliche Effizienz entscheidend ist. Auf diese Weise wird der lästige Wechsel zwischen verschiedenen Tools vermieden und viel Zeit gespart.
7. Immer auf dem neuesten Stand der Vorschriften
Das KYC-Programm sollte immer entsprechend der neuesten Vorschriften aktualisiert sein und ein Aktivitätsprotokoll enthalten, das alle Maßnahmen für ein Compliance-Reporting erfasst. Firmen, die in einem regulatorischen Umfeld operieren, stehen in der Pflicht, ein aktuelles Compliance-System zu haben. Es ist hilfreich, ein Programm zu finden, das zusammen mit GwG-Experten entwickelt wurde, damit Ihr sichergehen könnt, dass es für Eure Branche passt.
8. Erweiterte Sicherheitsfunktionen
Sicherheit ist ein Muss und nicht verhandelbar. Achtet bei Eurer Wahl auf Funktionen wie Verschlüsselung, sichere Datenspeicherung und Übertragungsmethoden, die sicherstellen, dass Kundendaten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Dadurch ist gewährleistet, dass nur der Kunde und der Berater seines Vertrauens Zugang zu ihren Informationen haben. Dein Kunde soll sich auf das Programm verlassen können. Die Sicherheitsvorkehrungen sollten entsprechend robust sein, um jegliche Verstöße zu verhindern und dabei garantieren, dass auch der Servicedienstleister keinen Zugang zu den verschlüsselten Daten hat.
9. Verbesserter Kundenservice
Das KYC-Programm sollte vor allem auch für den Nutzer einfach und unkompliziert zu bedienen sein. Zu den absolut wichtigen Funktionen zählen hierbei Fortschrittsbalken, Schritt-für-Schritt-Prozesse und insbesondere: kein Informationsüberfluss mit allen Möglichkeiten auf einmal. Ein positives Kundenerlebnis entsteht nicht nur durch das Einhalten von Vorschriften, sondern auch über Nutzerfreundlichkeit und, letzten Endes, Vertrauen.
Bei der Auswahl eines KYC-Programms solltet Ihr diese Merkmale berücksichtigen, um sicherzustellen, dass das Tool nicht nur die Compliance-Anforderungen erfüllt, sondern auch die betriebliche Effizienz, die Sicherheit und die Kundenzufriedenheit erhöht. Penneo KYC wurde genau nach diesen Prinzipien gestaltet und ist eine maßgeschneiderte, umfassende und benutzerfreundliche Anti-Geldwäsche-Compliance-Lösung, die an spezifische nationale Vorgaben angepasst ist.
