Die Wirtschaftsprüfungs- und Buchhaltungsbranche stehen vor entscheidenden Herausforderungen in einem zunehmend komplexen regulativen Umfeld. Vorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche (Geldwäschegesetz – GwG) und zur Kundenidentifizierung (KYC) werden zunehmend strenger gestaltet, was wiederum bedeutet, dass Unternehmen mehr Ressourcen für die Einhaltung dieser Vorschriften aufwenden müssen. Diese wachsende Belastung durch immer umfassendere Vorschriften ist nicht nur zeitaufwendig, sondern führt auch dazu, dass Unternehmen keine Zeit mehr für ihr eigentliches Geschäft haben.
Die Herausforderung der Kundensorgfaltspflicht
Eine der größten Herausforderungen ist die sorgfältige Analyse von Unternehmen oder Personen auf wirtschaftliche, rechtliche, steuerliche und finanzielle Verhältnisse (Due-Diligence-Prüfung). Dazu gehören die Erfassung und Überprüfung der Kundenidentität, die Bewertung des Risikolevels und die laufende Überprüfung von Listen politisch exponierter Personen (PEP) und Sanktionsregister. Angesichts des Datenvolumens und der erforderlichen Präzision sind manuelle Prozesse ineffizient, was Ungereimtheiten beim Kunden-Onboarding mit sich bringt. Dadurch verzögern sich alle Kundendienstleistungen generell. Darüber hinaus sind manuelle Prozesse auch fehleranfällig, was zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Auswirkungen führen kann.
Vorschriften, die ständig dem Wandel unterliegen
Ein weiteres drängendes Problem ist die Dynamik der GwG-Vorschriften. Deren Einhaltung erfordert, dass man mit neuen und sich verändernden Gesetzen ständig auf dem Laufenden bleiben muss. Diese können sich nach Gerichtsbarkeit und Land erheblich unterscheiden. Diese permanenten Änderungen erfordern kontinuierliche Weiterbildung und Anpassung, was häufig zu höheren Betriebskosten und einem immensen Verwaltungsaufwand führt. Für viele Unternehmen bedeutet dies eine aufwändige Investition in Aufgaben wie die Erfassung von Ausweisen und Dokumenten, die Überprüfung von Identitäten, UBOs und die Überprüfung von PEP- und Sanktionslisten – alles Aufgaben, die nicht direkt zur Umsatzgenerierung beitragen.
Der Einfluß auf Mitarbeitermotivation und -bindung
Diese Compliance-Aufgaben werden oft als profan und wiederholungsintensiv empfunden, was sich auch auf die Mitarbeitermotivation und Bindung an das Unternehmen auswirken kann. Gut ausgebildete Fachkräfte in der Wirtschaftsprüfungs- und Buchhaltungsbranche orientieren sich oft nach Stellen um, die eine engagierte und strategischere Arbeit bieten. Manuelle Compliance-Prozesse sind repetitive Angelegenheiten, wodurch viele Fähigkeiten der Mitarbeiter ungenutzt bleiben, was zu Unzufriedenheit und Fluktuation führen kann. Dies verschärft die Gewinnung und Bindung von Talenten in einem bereits wettbewerbsintensiven Markt ohnehin.
Digitale Transformation als Stütze
Traditionelle Herangehensweisen an diese Aufgaben werden zunehmend untragbar – und sind ebenfalls nicht nachhaltig. Unternehmen suchen nach Möglichkeiten, ihre Compliance-Prozesse zu automatisieren und zu rationalisieren und so die Belastung ihrer Mitarbeiter zu verringern und gleichzeitig die Gesamteffizienz zu steigern. Durch Automatisierung werden Compliance-Maßnahmen genauer und zuverlässiger umgesetzt und bietet somit einen sicheren Rahmen zur Minimierung von Compliance-Risiken.
Warum Compliance von der Automatisierung profitiert
Wenn all diese Herausforderungen zusammenkommen, ist klar: digitale Transformation ist so nötig wie nie zuvor. Nutzen Firmen diese Technologie, werden sie bei Änderungen der Rechtsvorschriften nicht abgehängt. Mehr noch: Compliance kann von einem notwendigen Übel in einen strategischen Wettbewerbsvorteil umgemünzt werden. Mit digitalen Lösungen können Routineaufgaben automatisiert werden – beispielsweise das Zusammentragen von Akten, umfassende Compliance mit Zugang zu aktuellen Datenregistern, automatische Überprüfung auf PEP- und Sanktionslisten sowie ein Aktivitätsprotokoll für Reporting und Audits. Kurzum, eine einzige Plattform, die alle für Compliance notwendigen Maßnahmen übernimmt.
Die Vorteile für einen solchen Wechsel hin zur Automatisierung liegen auf der Hand. Nicht nur haben Mitarbeiter mehr Zeit, die sie für anspruchsvollere Aufgaben nutzen können. Firmen können sich auch als attraktiver Arbeitgeber präsentieren, der sich der Gewichtung ressourcenfokussierter Arbeitsteilung bewusst ist. In einem Arbeitsfeld, in dem die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowohl geschäftsentscheidend als auch komplex ist, können Firmen die diese Prozesse automatisieren und rationalisieren, ihren Wettbewerbsvorteil erheblich steigern und ihren Kunden ein reibungsloses Onboarding-Erlebnis bieten.
Penneos digitale Lösung
Penneo bietet eine Softwarelösung mit einer kompakten digitalen Plattform, die dafür gemacht ist, GwG- und KYC-Prozesse zu automatisieren und zu vereinfachen.
Durch die Integration dieser Funktionen in ein einziges, benutzerfreundliches System können Unternehmen auf einfache Art und Weise regulatorische Anforderungen umsetzen, Vorschriften einhalten und dabei gleichzeitig ihre betriebliche Effizienz steigern. Dies verringert nicht nur die Herausforderungen manuell ausgeführter Vorschriften, sondern unterstützt Unternehmen auch dabei, Top-Talente zu gewinnen und zu halten, was letztlich den Geschäftserfolg in einem mehr und mehr regulierten Umfeld generell fördert.
