Über Complet Revision
Complet Revision ist eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, deren Kompetenz von Kunden aus allen Branchen genutzt wird. Das Unternehmen hat es sich zur Aufgabe gemacht, seinen Kunden zu helfen und ihnen hochwertige Dienstleistungen zu bieten.
Complet Revision ist vertrauenswürdiger Partner für seine Kunden und bietet hochqualifizierte Expertise in alle Bereichen der Buchhaltung und Wirtschaftsprüfung.
Die Situation
Als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft unterliegt Complet Revision den gesetzlichen Vorgaben zur Bekämpfung von Geldwäsche. Das bedeutet, dass das Unternehmen beim Onboarding von neuen Kunden deren Identität durch einen KYC-Prozess überprüfen muss.
Bisher wurde dieser Prozess bei Neukunden manuell gehandhabt. Die Kunden kamen zu einem persönlichen Termin in das Büro von Complet Revision, mussten anschließend ihre Ausweise und Unterlagen einscannen und diese per E-Mail an das Unternehmen senden. Ein Mitarbeiter des Unternehmens übernahm dann das manuelle Hochladen der Unterlagen.
Das Unternehmen erkannte, daß ihm ein Instrument fehlte, mit dem es die Kundenkommunikation sicher erfassen und speichern konnte, den gesetzlichen Vorgaben entsprechend. Möglichst ohne manuellen Extraaufwand. Es war an der Zeit, eine solche Lösung zu finden.
Die Lösung
Complet Revision nutzte Penneo Sign bereits seit einiger Zeit und nachdem sie auch die Vorzüge von Penneo KYC vernommen hatten, entschieden sie sich dazu, die Lösung in der Praxis zu erproben.
Das Onboarding von Neukunden ist nun ein weitaus effizienterer Prozess – sowohl für die Kunden als auch für das Unternehmen selbst. Penneo KYC zieht Daten eines Unternehmens und seiner wirtschaftlich Berechtigten direkt aus den Unternehmensregistern und Complet Revision kann die Unterlagen bei den richtigen Ansprechpartnern anfordern. Kunden können die erforderlichen Informationen von ihren Mobiltelefonen oder Computern übermitteln. Complet Revision autorisiert die Nachweise – oder fordert bei Bedarf zusätzliche Informationen an – und alle Unterlagen sind sicher an einem Ort gespeichert.
„Penneo KYC ist ein äußerst nutzerfreundliches Programm – es ist einfach zu erlernen und damit zu arbeiten. Damit können wir sicher sein, dass wir die Standards und Compliance-Anforderungen, denen wir unterliegen, voll und ganz erfüllen. Das System informiert uns bei Änderungen oder bei neuen Informationen innerhalb der Unternehmensregister sofort. Wir müssen uns dazu also keine Gedanken machen – das ist eine extreme Erleichterung für unseren Geschäftsalltag. Wir können uns auf unser Business konzentrieren und unsere Kunden in zusätzlichen Aufgabenbereichen unterstützen,” – sagt Louise Jansen, Wirtschaftsprüferin bei Complet Revision
Der Mehrwert
Bei einer Überprüfung durch die dänische Wirtschaftsbehörde war Penneo KYC extrem hilfreich für Complet Revision.
„Penneo KYC hat die Prüfung immens vereinfacht. Wir konnten nachweisen, dass wir die richtigen Unterlagen von unseren Kunden zusammengetragen haben und dass wir sie sicher aufbewahren. Dank des Audit-Protokolls konnten wir belegen, wann wir die Informationen gesammelt haben und jeden Schritt des Prozesses aufzeigen,“ – so Louise Jansen, Auditor bei Complet Revision. „Wir arbeiten unheimlich gerne mit dem Team von Penneo zusammen. Unsere Kollaboration ist professionell und gleichzeitig harmonisch und es ist immer jemand zur Stelle, wenn wir Hilfe brauchen.”
