Dokumente digital unterschreiben mit der eID
Mit Penneo Sign können Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner Dokumente mit ihrer eID von überall aus digital und sicher unterschreiben. Auf diese Weise könnt Ihr die Identität der Unterzeichner verifizieren und Zeit beim Sammeln der Unterschriften sparen.
Mehrere Dokumente auf einmal senden
Der Unterzeichner kann bequem mehrere Dokumente auf einmal unterschreiben, indem er seine digitale Unterschrift nur einmal setzt.
Was wir an Penneo schätzen ist die Tatsache, dass wir eine Vielzahl an Dokumenten in nur einem Schritt unterschreiben können. Auch wenn unsere Kunden an verschiedenen Stellen innerhalb eines Dokuments unterschreiben müssen – es braucht lediglich eine Aktion um all diese konform zu erfassen.
— Jonathan Goldwasser, Geschäftsführer bei Goldwasser Exchange
Dokumente in der richtigen Reihenfolge unterschreiben
Bestimmte Arbeitsabläufe erfordern, dass Unterschriften in einer festgelegten Reihenfolge geleistet werden. Wir nennen dies einen Signaturablauf. Dabei handelt es sich um eine integrierte Funktion, die die Dokumente automatisch an die richtigen Unterzeichner in der erforderlichen Reihenfolge sendet.
Wir haben uns dafür entschieden, digitale Unterschriften bei Jahresberichten anzuwenden. Mit Penneo wurde alles digital erledigt, einschließlich des Sammelns aller Unterschriften direkt während der Online-Vorstandssitzung, und das auch noch auf eine konforme Weise.
— Bengt Yngveson, autorisierter Buchhaltungsberater/Agronom bei Kvarnhuset Ekonomi
Automatische Erinnerung
Penneo kümmert sich um die Erinnerungsfunktion. Unterstütze Deine Kunden dabei, Fristen einzuhalten, indem Du Benachrichtigungen planst, die sie an die Unterzeichnung erinnern. Du entscheidest, wann und wie oft die Erinnerungen stattfinden.
Mit Penneo können wir automatische E-Mails versenden und wir können entscheiden, wann diese Erinnerungen rausgehen. Jede Woche, alle 15 Tage oder einmal pro Monat, d.h. müssen Erinnerungen nicht mehr manuell einrichten oder gar mehrere versenden. Bei 480 Kunden ist das eine enorme Zeitersparnis. Wir sparen etwa 50 bis 100 Stunden pro Jahr, allein durch diese automatischen Erinnerungen.
— Rafael Rodriguez, Partner bei TFRS Accountancy
Die Übersicht behalten
Im Kalenderprotokoll kannst Du jederzeit einsehen wann welches Dokument versendet, geöffnet, unterschrieben oder fertiggestellt wurde. Mit einem vollständigen Überblick über den Unterzeichnungsprozess, kannst Du mögliche Engpässe erkennen und entsprechend planen.
Mit Penneo sparen wir enorm viel Zeit und auch unsere Kunden finden es extrem angenehm, da es weniger Papierflüsse gibt. Wir können nun die gesparte Zeit dafür nutzen, uns auf unsere Kunden zu konzentrieren. Es ist auch viel einfacher nachzuverfolgen, was abgeschlossen ist und an wen wir Erinnerungen versenden müssen.
— Sven Cornelis, Inhaber und Partner bei Acco Accountants
Systemintegration und Partner
Penneo Sign verfügt über eine offene API, die eine einfache Integration in die bestehenden Programme ermöglicht, die Iihr täglich in eurem Team nutzt. So könnt Iihr Arbeitsabläufe automatisieren, Fehler reduzieren und effizienter arbeiten.
Wenn wir heute eine Akte versenden, erhalten wir das unterschriebene Dokument oft innerhalb von 1-2 Tagen zurück.
— Jeroen Vanhoutte, Buchhalterin bei VGD
Ohne Vertrauen, kein Business
Mit der zunehmenden Digitalisierung des Geschäftslebens ist das Bedürfnis nach Vertrauen größer denn je.
Penneo stärken das Vertrauen zwischen Unternehmen und ihren Kunden durch die Bereitstellung einer Plattform, die den höchsten Sicherheitsanforderungen entspricht und die Vorgaben deutscher sowie EU-Richtlinien erfüllt.
PENNEO TRUST CENTER
Zeit und Ressourcen sparen
81%
aller Jahresberichte in Dänemark werden mit Penneo Sign unterzeichnet
60%
aller mit Penneo versandten Dokumente werden innerhalb von 24 Stunden unterschrieben
2.4M
Fallakten wurden im Jahr 2023 mit Penneo Sign zusammengeführt
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Häufig gestellte Fragen
Sind Unterschriften mit Penneo rechtskräftig?
Ja, Unterschriften mit Penneo sind rechtskräftig. Penneo erfüllt die EU-eIDAS-Verordnung und stellt damit sicher, dass digitalen Signaturen rechtsgültig sind und anerkannt werden.
Benötigen Unterzeichner eine spezielle Software zum Unterschreiben?
Nein, Unterzeichner benötigen keine spezielle Software, um Penneo Sign zu nutzen. Sie können Dokumente direkt von ihrem Webbrowser aus, auf jedem beliebigen Gerät, unterschreiben, was den Prozess bequem und für alle Nutzer möglich macht.
Muss ich Dokumente zum Signieren manuell hochladen?
Nein, für die Unterzeichnung musst Du keine Dokumente manuell hochladen. Penneo Sign lässt sich in verschiedene Systeme integrieren und kann den Prozess des Hochladens und Verwaltens von Dokumenten automatisieren, wodurch der Arbeitsablauf effizienter und fehlerfreier wird.
Was geschieht mit den signierten Dokumenten?
Nachdem die Dokumente unterschrieben sind, werden sie sicher in Penneos digitalem Archiv verwahrt. Du kannst sie unkompliziert einsehen, herunterlagen und verwalten, um sicherzustellen, dass sie geordnet sind und bei Bedarf sofort verfügbar sind.
Was sind die Vorteile der digitalen Signatur?
Digitales Unterzeichnen mit Penneo ist sicher, spart Zeit, reduziert Papierverbrauch, erfüllt rechtliche Standards und führt zu einfacheren und schnelleren Arbeitsprozessen. Teure Geschäftsreise und der Versand per Post sind damit obsolet. Desweiteren wird die Umwelt entlastet, da weniger physische Dokumente benötigt werden.