Opas sähköiseen allekirjoittamiseen
EU:n jäsenenä Suomeen sovelletaan eIDAS-asetusta, jonka standardit myöntävät sähköisille allekirjoituksille ja sähköisille henkilöllisyyksille saman laillisen aseman kuin fyysisille vastineilleen. Muita keskeisiä sähköisten allekirjoitusten käyttöä Suomessa sääteleviä lakeja ovat mm.
- “Laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä luottamuspalveluista” (617/2009), joka toteuttaa ja täydentää eIDAS-asetusta, ja
- “Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa” (13/2003), joka säätelee julkisen sektorin asiakirjojen sähköistä allekirjoittamista
Kaikkia sähköisiä allekirjoituksia voidaan käyttää asiakirjojen allekirjoittamiseen verkossa, ja laki kieltää allekirjoituksen torjumisen pelkästään sillä perusteella, että se on sähköisessä muodossa. Toisin sanoen, riippumatta siitä, mitä menetelmää sähköisessä allekirjoituksessa käytetään, on aina tuomarin päätettävissä, katsotaanko allekirjoitus päteväksi vai ei kyseisessä tapauksessa.
Vaikka kaikki sähköiset allekirjoitukset ovat mahdollisesti tuomioistuimen hyväksyttäviä, niillä kaikilla ei ole samaa oikeudellista asemaa kuin käsinkirjoitetuilla allekirjoituksilla. Varmuustason perusteella eIDAS määrittelee kolme eritasoista sähköistä allekirjoitusta: Sähköinen allekirjoitus (SES), kehittynyt sähköinen allekirjoitus (AES) ja hyväksytty sähköinen allekirjoitus (QES).
Jokainen jäsenvaltio voi määritellä käyttötapaukset, joissa asiakirjat voidaan allekirjoittaa sähköisellä allekirjoituksella, ja tapaukset, joissa sen sijaan vaaditaan kehittyneitä tai hyväksyttyjä sähköisiä allekirjoituksia. Lisäksi jokainen maa voi vaatia perinteistä käsin kirjoitettua allekirjoitusta tietyissä tapauksissa.
Lain edellyttämä allekirjoitustyyppi
Sähköinen allekirjoitus (SES)
Sähköisiä allekirjoituksia voidaan käyttää kaikissa tapauksissa, joissa asiakirjaan on annettava allekirjoitus, paitsi tilanteissa, joissa laki edellyttää kehittynyttä tai hyväksyttyä sähköistä sähköistä allekirjoitusta.
SES:ää voidaan käyttää:
- HR-asiakirjoissa, mukaan lukien työsopimukset, aloitusasiakirjat, etuuspaperit, salassapitosopimukset jne.
- Kaupallisissa sopimuksissa, mukaan lukien hankinta-asiakirjat ja myyntisopimukset
- Kuluttajasopimuksissa, mukaan lukien uuden vähittäistilin avaamisasiakirjat
- Asunto- ja liikekiinteistöjen asiakirjoissa, vuokrasopimuksissa, osto- ja myyntisopimuksissa sekä muissa asunto- ja liikekiinteistöihin liittyvissä asiakirjoissa
Kehittynyt sähköinen allekirjoitus (AES)
- Yhtiöasiakirjat, mukaan lukien osakkeenomistajien tai hallituksen kokousten pöytäkirjat, yhtiökirjat ja osakekirjat (Osakeyhtiölaki 624/2006)
- Kaupparekisteriin toimitettavaan vuosikertomukseen ja yhtiöasiakirjoihin – mukaan lukien osakkeenomistajien tai hallituksen kokouspöytäkirjat, yhtiöjärjestykset ja osaketodistukset – hyväksytään sekä sähköiset allekirjoitukset että skannatut allekirjoitukset (Osakeyhtiölaki 624/2006)
- Tilinpäätös voidaan allekirjoittaa sähköisesti, mutta se on päivättävä erikseen eli tilinpäätöksen merkitään hyväksymispäivä (pelkkä sähköisen allekirjoituksen päivämäärä ei riitä, koska allekirjoittajat ovat saattaneet allekirjoittaa sähköisesti eri päivinä)
- Joissain tapauksissa kaupparekisteri hyväksyy sähköisesti allekirjoitetut asiakirjat ilmoitusten liitteiksi, esim.
- yhtiökokouksen ja hallituksen kokouspöytäkirjat;
- osakeyhtiöiden perustamisilmoitukset;
- valtakirjat, jotka oikeuttavat allekirjoittamaan paperilla olevat ilmoitukset;
- kaupparekisterin liitelomakkeelle jätetyt vakuutukset ja todistukset; ja
- kun tilinpäätös ja vuosikertomus toimitetaan suoraan kaupparekisteriin, jonka jälkeen Patentti- ja rekisterihallitus tarkistaa allekirjoituksen ja hyväksyy sähköisen allekirjoituksen
- Suomen osakeyhtiölain ja kirjanpitolain mukaan kaikki viralliset asiakirjat ja sopimukset julkisen sektorin kanssa (ellei käytetä vaihtoehtoista keinoa, jolla voidaan varmistaa asiakirjan aitous ja eheys)
Hyväksytty sähköinen allekirjoitus (QES)
- Asuntolainahakemus (Maakaari 540/1995)
Käsinkirjoitettujen allekirjoitusten käyttötapaukset
- Perhe- tai perintöoikeudelliset sopimukset, kuten avioehtosopimukset ja testamentit, joiden pätevyys edellyttää todistajien allekirjoituksia (Perintökaari 40/1965)
- Notaarin vahvistamista vaativat sopimukset, kuten kiinteistön luovutussopimukset, kiinteistönjako, omaisuuden jakaminen ja asiakirjat (paitsi vuokrasopimukset), ellei kiinteistölaki nimenomaisesti salli – Maakaari 540/1995
Voiko Penneolla allekirjoittaa sähköisesti Suomessa?
Kyllä! Hyväksyttynä luottamuspalvelun tarjoajana Penneo mahdollistaa sekä kehittyneiden että hyväksyttyjen sähköisten allekirjoitusten luomisen.
Luottamusverkkoon liitettyjen eID-tunnusten (mobiilivarmenne ja suomalaiset pankkitunnukset) lisäksi voit käyttää Penneolla allekirjoittamiseen myös muita eID-tunnuksia – kuten ruotsalaista BankID:tä, norjalaista BankID:tä, NemID:tä, itsme®:tä ja MitID:tä.
Jos sinulla ei ole eID -tunnusta, voit käyttää Penneon Touch -allekirjoitusta sähköisen allekirjoituksen (SES) luomiseen piirtämällä sen, kirjoittamalla nimesi tai lähettämällä kuvan allekirjoituksestasi.
Koska sääntely-ympäristö kehittyy jatkuvasti ja sähköisten allekirjoitusten voimassaoloa koskevia tiukempia vaatimuksia saatetaan ottaa käyttöön tulevaisuudessa, on turvallisin valinta luottaa hyväksyttyyn luottamuspalvelun tarjoajaan. Lisäksi se on erinomainen sijoitus yrityksesi tulevaisuuden turvaamiseen, vaatimustenmukaisuuden varmistamiseen ja sujuvan rajat ylittävän yhteistyön varmistamiseen.
VASTUUVAPAUSLAUSEKE: Tämän sivuston sisältö on tarkoitettu auttamaan ymmärtämään sähköisten allekirjoitusten oikeudellista kehystä eikä toimimaan oikeudellisena neuvona. Koska lait ja säädökset muuttuvat, emme voi taata esitettyjen tietojen oikeellisuutta, koska ne eivät välttämättä ole ajan tasalla viimeisimmän oikeudellisen kehityksen kanssa. Penneo irtisanoutuu kaikesta tähän materiaaliin liittyvästä suorasta tai oletetusta vastuusta lain sallimissa rajoissa. Suosittelemme ottamaan yhteyttä alueen lisensoituun asianajajaan koskien neuvoja tietyissä oikeudellisissa kysymyksissä ja lainkäyttöalueilla. Viimeisin päivitys: kesäkuuta 2022)
