Les signatures numériques sont largement utilisées aujourd’hui pour les grands avantages qu’elles procurent aux entreprises du monde entier.
Dans cet article, nous allons passer en revue les principaux avantages des signatures numériques et les raisons pour lesquelles elles constituent un investissement rentable pour les entreprises qui s’appuient encore sur des processus documentaires papier.
1. Une sécurité renforcée
Les signatures numériques reposent sur la technologie PKI, une forme de cryptage grâce à laquelle la signature devient partie intégrante du document final et ne peut être ni modifiée ni supprimée.
Lors d’une signature numérique, les signataires s’identifient au moyen d’une carte d’identité électronique nationale. Les cartes d’identité électroniques sont de plus en plus utilisées pour accéder aux services publics et privés en ligne, de sorte que vos clients les percevront également comme un moyen d’identification fiable.
De plus, lorsqu’une personne crée une signature numérique, l’heure et le lieu IP sont enregistrés dans une piste d’audit intégrée au document. La seule preuve juridique dont vous avez besoin au tribunal est le PDF signé numériquement.
2. Conformité légale et acceptation générale
L’un des grands avantages des signatures numériques est qu’elles sont exécutoires dans pratiquement tous les pays développés du monde.
Votre entreprise opère-t-elle parfois en dehors des frontières nationales ? Avez-vous des clients, des partenaires ou des fournisseurs à l’étranger ? Autant de raisons d’utiliser les signatures numériques, car elles sont aussi juridiquement contraignantes que leurs homologues manuscrites.
Dans l’Union européenne, les signatures numériques sont considérées comme le type le plus sûr de signatures électroniques et peuvent être utilisées pour signer la plupart des documents.
3. Gain de temps
Les échanges de documents sur papier remplissent votre journée de tâches manuelles telles que la rédaction, l’impression, la numérisation et l’envoi. Sans compter qu’il faut des jours, voire des semaines, pour les faire signer et les renvoyer. Et si une signature manque, vous devez consacrer encore plus de temps à faire le suivi auprès de votre client, renvoyer à nouveau le document et attendre que celui-ci soit correctement signé.
Les processus de signature numérique automatisent le travail manuel et réduisent la longue attente à seulement quelques heures.
« Grâce à Penneo, nos collègues ont beaucoup plus de temps à consacrer à leur travail. Ils passent en fait moins de temps à vérifier qui a signé et qui ne l’a pas fait, également grâce au fait que ces documents arrivent automatiquement, que certains processus et tâches internes sont ensuite cochés automatiquement, ce qui signifie que nos collègues ont en fait plus de temps pour donner des conseils ciblés à leurs clients. » – Stijn de Prins, associé chez Fineko
4. Automatisation du flux de travail
Les processus papier exigent coordination, précision et suivi manuel. Surtout lorsque vous devez vous assurer que les documents soient signés dans un certain ordre et que la confidentialité des données soit protégée.
Lorsque des personnes gèrent de la documentation, des erreurs peuvent se produire. Les retards et le risque d’enfreindre les réglementations ou directives font naturellement partie du processus. Celles-ci disparaissent lorsqu’un outil numérique est utilisé car il va permettre de standardiser le flux de travail et ainsi réduire les erreurs.
5. Réduction des coûts
Pour obtenir un contrat standard de 10 pages signé par trois parties, une entreprise dépense généralement 6,15 euros.
| Papier | € 0.3 |
| Impression/ numérisation | € 1.06 |
| Livraison | € 1.80 |
| Classer, rechercher, récupérer, recréer | € 0.72 |
| Stockage, contrôle, élimination des déchets | € 2.23 |
| Total | € 6.15 |
Plus le nombre de transactions augmente, plus l’intérêt économique du passage au numérique s’accroît. Dans le tableau ci-dessous, nous avons combiné les résultats d’une série d’études menées aux États-Unis, qui montrent les économies qu’une entreprise moyenne peut réaliser en passant du papier au numérique.
| Nombre d’opérations | Coût/ an des processus de signature papier | Coût/ an Penneo Sign | % des économies réalisées grâce au passage aux signatures numériques |
|---|---|---|---|
| 1 | € 6.15 | € 1.344 | N/A |
| 1/ jour | € 1.230 | -9% | |
| 10/ semaine | € 3.198 | 58% | |
| 20-30/ semaine | € 6.396-9.594 | 79-86% | |
| 10-20/ jour | € 12.300-24.600 | 90-95% | |
| + de 30/ jour | € 36.900-more | 97%-more |
6. Des utilisateurs plus heureux
Les signatures numériques profitent également à vos clients, partenaires et parties prenantes. Au lieu de se rendre physiquement dans votre agence, votre bureau ou votre magasin, ils peuvent signer de n’importe où, sur n’importe quel appareil, et à leur propre rythme.
En plus d’accélérer les délais d’exécution, cette meilleure expérience se traduit par une plus grande satisfaction et une meilleure fidélisation des clients.
7. Meilleure image de l’entreprise et RSE
Les signatures numériques contribuent à réduire l’impact environnemental de votre entreprise. Selon l’Agence américaine de protection de l’environnement, un employé de bureau moyen utilise chaque année 20 rames de papier (10 000 feuilles).
D’autre part, nous avons estimé que, depuis 2014, nous avons contribué à économiser plus de 74 tonnes/2 millions de feuilles de papier par an.
Vous aussi, vous pouvez faire partie du changement et profiter des avantages des signatures numériques. Obtenez un essai gratuit de Penneo dès aujourd’hui !
