Le choix du bon outil de signature numérique est crucial pour les entreprises qui traitent des documents sensibles nécessitant des signatures juridiquement contraignantes. Le bon logiciel permet la signature numérique efficace d’une variété de documents importants, tels que les procurations, les lettres d’engagement, les comptes annuels, les documents juridiques et les rapports.
Mais comment savoir quel logiciel convient le mieux à votre entreprise ? Voici les 9 principales caractéristiques que vous devez rechercher pour vous assurer d’obtenir la solution la plus fiable, la plus efficace et la plus conforme qui s’intègre dans votre écosystème numérique existant.
1. Signatures numériques juridiquement contraignantes
L’utilisation d’un stylo, d’encre et de papier pour signer légalement un document prend du temps et est inefficace. Un outil de signature numérique élimine les tracas liés à l’organisation de réunions ou à l’envoi et/ou la numérisation de documents. Lors du choix d’un outil de signature numérique, il est essentiel de s’assurer qu’il fournit des signatures juridiquement contraignantes, également appelées signatures électroniques avancées (AdES) et signatures électroniques qualifiées (QES), conformes au règlement eIDAS de l’UE. Ces signatures sont acceptées par les tribunaux, contrairement aux signatures électroniques simples, telles qu’un gribouillage à l’aide du doigt ou de la souris ou une photo de votre signature. Les SEQ et les SEA sont juridiquement contraignantes par défaut et remplacent entièrement les signatures traditionnelles à l’encre humide, offrant la commodité de la signature à distance sans compromettre la validité juridique.
2. Utilisation d’une grande variété d’identifiants électroniques pour signer et confirmer l’identité
Vous et vos clients utilisez déjà des identifiants électroniques dans le cadre de votre travail et de votre vie privée. itsme®, MitID, et BankID sont largement adoptés sur leurs marchés et constituent des normes industrielles pour la confirmation numérique de votre identité. Un outil de signature numérique robuste doit s’intégrer aux principales cartes d’identité électroniques (eID) utilisées en Europe. Cela permet aux signataires d’utiliser des méthodes d’identification familières, ce qui rend le processus de signature plus pratique et plus sûr.
3. Possibilité de signer avec le passeport
Certains de vos clients ou collaborateurs peuvent être basés dans un pays qui ne dispose pas d’une solution d’identification électronique leur permettant de signer des documents. Votre solution de signature électronique doit pouvoir aider ces signataires internationaux d’une autre manière. Un outil de signature numérique doit permettre aux signataires d’utiliser des documents d’identité nationaux tels que des passeports ou des cartes d’identité nationales pour s’identifier et signer avec AdES ou QES. Cette flexibilité garantit que tous les signataires, quel que soit leur lieu de résidence, peuvent participer au processus de signature numérique de manière transparente.
4. Envoyer les documents à signer dans le bon ordre
De nombreux secteurs d’activité sont confrontés à des scénarios de signature complexes, tels que des contrats de vente, des contrats de travail, des rapports annuels et bien d’autres encore, nécessitant des signatures multiples sur plusieurs documents dans un ordre spécifique. Recherchez un outil de signature électronique qui prenne en charge ces flux de signature complexes, en vous permettant de définir qui signe quoi et quand. Des notifications et des rappels automatisés permettent de maintenir le processus sur la bonne voie, de sorte que vous n’ayez pas à relancer manuellement vos clients et que vous puissiez respecter vos délais.
5. Pouvoir signer sur n’importe quel appareil, à tout moment
Un bon outil de signature électronique doit permettre aux signataires d’accéder aux documents et de les signer à partir de n’importe quel appareil, qu’il s’agisse d’un ordinateur de bureau, d’une tablette ou d’un smartphone. L’adoption de la téléphonie mobile ne cessant d’augmenter, la compatibilité avec ce type d’appareil améliore la commodité et accélère le processus de signature. Vous voulez que vos clients puissent signer à tout moment qui leur convient.
6. Intégrations avec des logiciels spécifiques à l’industrie
Pour une efficacité maximale, choisissez un outil de signature numérique qui s’intègre avec les logiciels spécifiques à votre secteur, tel que Silverfin, Anlisa, AdminPulse, InstaClause et M-Files. Vous pouvez ainsi créer, gérer et envoyer vos documents à signer directement dans votre logiciel de comptabilité, ce qui vous évite de devoir passer d’une application à l’autre et réduit le risque d’erreurs.
7. Personnalisez votre communication avec les clients
Toutes les entreprises et tous les particuliers sont attentifs aux courriels qu’ils reçoivent. L’insertion d’un message ou la personnalisation de l’aspect du courrier électronique envoyé avec les documents à signer peut contribuer à créer un climat de confiance et à accélérer le processus de signature. Lorsque vous envoyez des documents à signer, vous devez pouvoir adapter le contenu de l’e-mail à la langue du signataire, ajouter votre marque et votre logo, afin de rendre le message plus digne de confiance. Des modèles personnalisables permettent à vos signataires de reconnaître l’e-mail et de s’y fier, ce qui accélère l’action.
8. Contrôle d’accès pour plus de sécurité
La sécurité est primordiale lors de l’envoi de documents sensibles pour signature. Un outil de signature numérique fiable doit offrir des fonctions de contrôle d’accès, comme la vérification du numéro de sécurité sociale (SSN) ou l’envoi de codes d’accès par SMS au seul numéro de téléphone du signataire. Cela permet de s’assurer que seul le destinataire prévu peut voir et signer le document. En outre, un journal d’audit doit permettre de savoir qui a accédé au document et quand.
9. Archives numériques pour un stockage sécurisé des documents
Il peut être difficile de suivre et d’organiser vos documents signés et ils ne sont pas suffisamment sécurisés. Les stocker dans des courriels, des sites web de partage de fichiers ou des dossiers sur votre bureau n’est pas conforme au GDPR. Votre outil de signature numérique doit inclure une archive numérique sécurisée où les documents signés sont stockés conformément aux réglementations GDPR. Cela garantit que vos documents sont organisés, facilement accessibles et à l’abri de la perte ou de la détérioration, réduisant ainsi la dépendance à l’égard des documents physiques.
En conclusion, pour choisir le bon outil de signature numérique, il faut évaluer sa conformité aux normes juridiques, ses capacités d’intégration, ses fonctions de sécurité et son confort d’utilisation. En vous concentrant sur ces caractéristiques clés, vous pouvez vous assurer que votre processus de signature numérique est efficace, sécurisé et juridiquement contraignant, répondant aux normes élevées requises dans les domaines de l’audit et de la comptabilité.
