Nouveau dans l’univers des signatures numériques ? Tenez compte de ces 9 points avant tout

La signature numérique est devenue un élément incontournable du quotidien de nombreuses entreprises. Elle permet de gérer des documents sensibles de manière simple et sécurisée, qu’il s’agisse de contrats de travail, de procurations, de rapports annuels ou d’autres actes juridiques.

Cependant, face à la multitude de solutions disponibles, il peut être difficile de distinguer les fonctionnalités réellement essentielles. Quelle solution correspond le mieux à vos besoins ? Comment garantir qu’elle soit sécurisée, intuitive et compatible avec vos outils actuels ?

Dans cet article, nous vous présentons 9 points clés à examiner avant de choisir votre solution de signature numérique.

1. Des signatures numériques juridiquement contraignantes

Stylos, papier, scans et allers-retours d’e-mails… La signature manuelle peut être lente et fastidieuse. Avec la signature numérique, le processus se fait en ligne, de manière rapide et sécurisée, sans étapes superflues.

Bien que les trois types de signatures électroniques soient juridiquement valides selon le règlement eIDAS, les Signatures Électroniques Qualifiées (QES) sont privilégiées pour les documents de haute valeur ou sensibles, car elles ont la même valeur juridique qu’une signature manuscrite dans toute l’UE.

→ En savoir plus sur les trois types de signatures électroniques ici

Une Signature Électronique Avancée (AES) offre une force probante supérieure à une Signature Électronique Simple (SES), car elle est liée de manière unique au signataire, permet son identification, reste sous son contrôle exclusif et permet de détecter toute altération ultérieure du document.

2. Utilisation d’une large variété d’eID pour signer et confirmer l’identité

Vous et vos clients utilisez déjà des identités numériques (eID) au quotidien. Des solutions telles que itsme® sont devenues des standards pour confirmer son identité en toute sécurité, tant dans la vie privée que professionnelle.

Votre outil de signature doit pouvoir s’intégrer aux eID nationales les plus utilisées en Europe. Cela permet aux signataires d’utiliser une méthode d’identification qu’ils connaissent et en laquelle ils ont confiance, plutôt que de devoir créer de nouveaux identifiants ou d’apprendre de nouveaux systèmes.

Résultat : un processus fluide, sûr et familier, surtout pour les documents signés au-delà des frontières. Plus la vérification de votre identité est simple, plus vite les documents arrivent à destination.

3. Possibilité de signer avec un passeport

Bien que de nombreux pays européens disposent de solutions d’eID robustes, tout le monde n’y a pas accès. Certains clients ou partenaires peuvent résider dans des pays où l’eID nationale n’existe pas ou est peu répandue.

Votre solution doit pouvoir s’adapter aux signataires internationaux. Un bon outil permet de s’identifier avec un passeport ou une carte nationale d’identité tout en garantissant une signature de type AES ou QES.

Cela offre la flexibilité nécessaire sur le terrain sans jamais compromettre la sécurité. Peu importe où se trouve le signataire, il peut finaliser la procédure en toute sérénité.

4. Envoi des documents dans le bon ordre

Dans de nombreux secteurs, les processus de signature sont rarement linéaires. Pour des contrats de vente ou des rapports annuels, plusieurs personnes doivent souvent signer plusieurs documents dans un ordre précis.

Il est crucial que votre solution puisse gérer ces scénarios complexes. Vous devez pouvoir définir facilement « qui signe quoi et quand », afin que le flux de travail respecte chaque étape, du début à la fin.

Les notifications et rappels automatiques sont également d’une aide précieuse. Ils évitent que le processus ne stagne et vous dispensent de relancer manuellement vos clients ou collègues. De cette façon, vous pouvez suivre vos tâches et respecter vos délais.

5. Signer sur n’importe quel appareil, à tout moment

Aujourd’hui, le travail se fait sur ordinateur, tablette et surtout smartphone. Votre outil doit donc permettre de signer sans aucun accroc technique, quel que soit l’appareil utilisé.

Lorsqu’une solution est optimisée pour mobile, les signataires peuvent apposer leur signature dès qu’ils le souhaitent, qu’ils soient au bureau, à la maison ou en déplacement. Cela rend le processus entier plus flexible, rapide et convivial et augmente la chance que les documents soient signés à temps.

6. Intégrations simplifiées avec logiciels spécialisés

Pour gagner du temps et éviter les erreurs de saisie, votre outil de signature doit pouvoir communiquer avec vos logiciels actuels (comptabilité, audit, CRM), tels que Caseware, Silverfin ou M-Files.

Une intégration solide vous permet de créer, gérer et envoyer des documents pour signature directement depuis votre interface habituelle. Vous n’avez ainsi plus besoin de passer d’un programme à l’autre et vous réduisez le risque d’erreurs.

Les intégrations prêtes à l’emploi constituent un grand avantage, mais que faire si vos flux de travail sont plus complexes? Ou si vous utilisez un système développé sur mesure? Dans ce cas, il doit être simple de créer votre propre intégration.

Une solution de signature électronique performante comprend une API conviviale et bien documentée, qui vous permet d’automatiser vos processus de signature directement au sein de vos propres systèmes.

7. Personnalisation de la communication client

Aujourd’hui, nous sommes de plus en plus méfiants à l’égard des e-mails provenant d’expéditeurs inconnus, ce qui peut ralentir le processus de signature. Il est donc primordial de pouvoir personnaliser les messages envoyés avec les documents à signer:

Une bonne solution vous permet de :

• Adapter le texte de l’e-mail à la langue du signataire
• Ajouter votre logo et votre charte graphique

Un e-mail professionnel et reconnaissable instaure la confiance et augmente les chances d’une signature rapide.

8. Contrôle d’accès pour une sécurité renforcée

Lors de l’envoi de documents confidentiels, la sécurité est la priorité absolue. Votre outil doit proposer un contrôle d’accès strict pour s’assurer que seul le destinataire prévu puisse consulter le document.

Cela peut inclure :

• Une confirmation via le numéro de sécurité sociale (selon les pays).
• Des codes SMS envoyés uniquement sur le téléphone du signataire.

L’existence d’un journal d’audit retraçant qui a accédé au document et à quel moment offre une vue d’ensemble claire et constitue une garantie supplémentaire indispensable.

9. Archivage numérique sécurisé (RGPD)

Une fois les documents signés, le suivi peut vite devenir complexe. Stocker des fichiers dans des boîtes mail, sur des plateformes de partage de fichiers ou sur votre ordinateur ne respecte pas les exigences du RGPD.

Votre solution de signature doit inclure un coffre-fort numérique où les documents signés sont :

• Stockés conformément aux normes de protection des données
• Facilement accessibles en cas de besoin
• Protégés contre la perte ou le vol

Un archive numérique vous offre une vue d’ensemble, la tranquillité d’esprit et la sécurité, afin que les documents soient toujours à leur place et puissent être retrouvés rapidement et facilement.

Conclusion

Choisir la bonne solution pour les signatures numériques ne se limite pas à l’efficacité: il s’agit également de sécuriser votre entreprise et de réduire les risques liés à la gestion de documents sensibles. Avec des mesures de sécurité adaptées aux signatures, le risque d’erreurs, d’utilisation abusive et de litiges potentiels est considérablement réduit.

Il est crucial de choisir une solution qui allie haute sécurité, convivialité, flexibilité et intégrations solides avec les logiciels existants de votre entreprise. Lorsque les identités sont correctement validées, que les processus sont automatisés et que les documents sont stockés de manière sécurisée conformément au RGPD, l’entreprise se trouve dans une position beaucoup plus solide, tant pour minimiser les risques juridiques que pour accroître son agilité opérationnelle.

Une solution de signature numérique bien conçue n’est donc pas seulement un outil d’efficacité, mais un investissement stratégique pour protéger votre entreprise, renforcer la confiance de vos clients et partenaires, et garantir que les processus critiques se déroulent sans accroc du début à la fin.

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