Milad Saleh
Rédigé par : Milad Saleh, expert KYC chez Penneo
Date de publication : 13 juin 2024

Sélectionner le bon outil de connaissance client (KYC) est essentiel pour garantir des processus d’intégration et de gestion des clients efficaces, sécurisés et conformes. Voici neuf caractéristiques essentielles à prendre en compte lors du choix d’une solution KYC, avec les conseils de l’expert KYC Milad Saleh.

1. Intégration complète avec les registres de données

Un outil KYC doit offrir de solides capacités d’intégration avec les registres de données nationaux et mondiaux afin d’automatiser et de valider efficacement les informations relatives aux clients. L’intégration directe avec les registres de données réduit considérablement le risque d’erreurs humaines et permet de gagner du temps pour se concentrer sur d’autres tâches à valeur ajoutée.

2. Surveillance et alertes en temps réel

La capacité à surveiller en temps réel les changements de statut des clients est cruciale pour le maintien de la conformité. Votre outil KYC doit fournir des alertes automatiques en cas de changement dans la situation d’un client, par exemple en cas de modification du statut PPE (personne politiquement exposée) de vos bénéficiaires effectifs ou de changement de code d’industrie dans l’organisation de votre client. Une surveillance continue est essentielle pour réagir rapidement aux risques potentiels et garantir que vous êtes toujours à jour des derniers développements dans les organisations de vos clients en cas d’audits de conformité.

3. Vérification d’identité à distance

Il peut s’écouler des semaines avant que vos bénéficiaires effectifs ne se rendent au bureau pour une identification physique. Il est indispensable d’éliminer cette expérience client fastidieuse et peu pratique grâce aux technologies d’identité numérique. Un outil KYC doit prendre en charge les méthodes de vérification à distance telles que les eID ou les passeports. Les technologies de vérification à distance telles que l’intégration des cartes d’identité nationales renforcent non seulement la sécurité, mais aussi la commodité des clients, qui peuvent s’identifier de n’importe où dans le monde.

Choosing KYC solution

4. Interaction dynamique avec les clients

Un outil KYC idéal doit permettre une communication facile et efficace avec les clients afin de recueillir les informations nécessaires sans relances répétées. Il doit permettre une interaction directe avec les clients par le biais d’un questionnaire KYC que vous pouvez personnaliser selon vos clients et votre secteur d’activité, et qui permet aux clients de répondre facilement ou de télécharger des documents depuis n’importe quel appareil. La sécurité étant également une préoccupation majeure, les données doivent être partagées via des canaux sécurisés, en évitant les risques de sécurité liés à l’utilisation d’e-mails et de plateformes de partage de documents.

5. Évaluation guidée des risques

Sans une vue d’ensemble appropriée des questions relatives à l’évaluation des risques et lorsque vous passez du temps à rechercher manuellement le statut du client et de l’entreprise, vous vous fiez à votre intuition ou à un statut du client temporaire. Vous devez idéalement disposer d’un outil qui vous guide tout au long de l’évaluation des risques, en veillant à la cohérence au sein de votre entreprise, et qui vous offre une vue d’ensemble des réponses et des documents des clients, afin que vous puissiez rendre le verdict final en toute connaissance de cause. Le système doit vous aider, mais c’est vous qui êtes responsable en dernier ressort.

6. Intégration transparente du système

Veillez à ce que l’outil KYC puisse s’intégrer harmonieusement à vos systèmes existants, tels que les logiciels CRM et ERP, afin d’améliorer l’efficacité du flux de travail et de maintenir la cohérence des données entre les plateformes. Une intégration efficace facilite le flux de données et l’expérience de l’utilisateur, ce qui est essentiel pour l’efficacité opérationnelle. Vous éviterez ainsi de devoir passer d’un outil à l’autre, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps.

7. Se tenir au courant des dernières réglementations

Votre solution KYC doit être mise à jour en fonction des derniers changements réglementaires et intégrer un journal d’activité qui enregistre toutes les actions pour les rapports de conformité. Maintenir un cadre de conformité à jour n’est pas seulement une nécessité, c’est aussi une obligation dans l’environnement réglementaire actuel. Il est utile de trouver un outil développé par des experts en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, afin que vous sachiez qu’il a été conçu en fonction de votre secteur d’activité.

8. Fonctionnalités de sécurité avancées

La sécurité est attendue et non négociable. Recherchez des fonctionnalités telles que le cryptage, le stockage sécurisé des données et des méthodes de transmission qui garantissent que les données des clients sont protégées contre tout accès non autorisé. Ainsi, seuls le client et son conseiller de confiance ont accès à leurs informations, ce qui assure à votre client une certaine tranquillité d’esprit. Les mesures de sécurité doivent être robustes pour prévenir toute violation, en veillant à ce que même les prestataires de services n’aient pas accès aux données cryptées.

9. Une expérience client optimisée

Enfin, l’outil KYC doit garantir une expérience utilisateur simple et agréable. Il est essentiel de proposer des fonctionnalités telles que des barres de progression, des processus étape par étape et de ne pas submerger les clients d’informations en une seule fois. Un parcours client positif permet non seulement de respecter les réglementations, mais aussi d’instaurer la confiance et la fidélisation.

Lorsque vous choisissez une solution KYC, tenez compte de ces caractéristiques pour vous assurer que l’outil ne répond pas seulement aux besoins de conformité, mais qu’il améliore également l’efficacité opérationnelle, la sécurité et la satisfaction des clients. Penneo KYC illustre ces principes en fournissant une solution de conformité AML sur mesure, complète et conviviale, adaptée aux exigences régionales spécifiques.

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