Au cours des dernières années, de nombreuses entreprises se sont tournées vers les logiciels de signature électronique pour surmonter les défis associés aux processus papier et gagner en efficacité. En plus de permettre aux entreprises de faire signer les documents plus rapidement, les signatures électroniques rendent le processus de signature plus pratique pour toutes les personnes impliquées.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Une signature électronique est l’équivalent électronique d’une signature manuscrite. Vous pouvez utiliser des signatures électroniques pour signer des documents électroniques tels que des contrats de travail, des rapports annuels, des lettres de mission, des contrats d’achat et de vente, etc.
Créer une signature électronique peut être aussi simple que de placer un texte, une image ou un symbole sur un document électronique avec l’intention de le signer.
Quels sont les trois types de signatures électroniques ?
En fonction de leur valeur juridique, le règlement eIDAS définit trois types de signatures électroniques :
- Signatures électroniques simples
- Signatures électroniques avancées
- Signatures électroniques qualifiées
1. Signatures électroniques simples
Les signatures électroniques simples sont des signatures électroniques qui sont généralement créées à l’aide d’un générateur de signature en ligne. Des exemples de signatures électroniques simples sont l’ajout d’une image de votre signature à un document ou le dessin / la saisie de votre nom via une plateforme de signature en ligne.
Ces signatures n’ont aucun moyen de lier le signataire à la signature. Par conséquent, le signataire peut facilement nier avoir signé les documents.
De plus, la plupart des signatures électroniques simples ne fournissent aucune protection contre la manipulation de documents. Cela signifie que n’importe qui peut apporter des modifications au document après la signature, et il n’y aurait aucun moyen de le prouver.
Par conséquent, dans la plupart des cas, un signature électronique simple ne peut pas être admis avec succès comme preuve. Toutefois, il appartiendra toujours au juge de décider, au cas par cas, si une signature électronique simple est juridiquement contraignante ou non.
2. Signatures électroniques avancées
Une signature électronique avancée est un type de signature électronique qui répond aux exigences de sécurité suivantes définies par le règlement eIDAS :
- Elle doit être liée de manière unique au signataire
- Elle doit permettre d’identifier le signataire
- Elle doit être liée aux données signées de manière à ce que toute modification ultérieure des données soit détectable
- Elle doit être créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut utiliser sous son seul contrôle
Pour répondre à ces exigences, les signatures électroniques avancées utilisent la cryptographie à clé publique, les certificats numériques et les algorithmes de hachage. On peut créer des signatures électroniques avancées avec un identifiant numérique basé sur un certificat numérique, tel que itsme®, NemID, MitID, BankID, etc.
Grâce au niveau de sécurité plus élevé qu’elles offrent, les signature électroniques avancées peuvent prouver l’authenticité d’un document signé s’il est contesté devant les tribunaux. Cependant, il existe quelques situations où les signatures électroniques avancées ne suffisent pas, et vous devriez utiliser une signature électronique qualifiée.
3. Signatures électroniques qualifiées
Une signature électronique qualifiée est une signature électronique avancée qui est créée à l’aide d’un dispositif de création de signature électronique qualifié (QSCD), et qui repose sur un certificat qualifié de signature électronique émis par un prestataire de services de confiance qualifié.
En d’autres termes, une signature électronique qualifiée est une signature électronique avancée qui a atteint une valeur probante plus élevée en répondant à ces deux exigences supplémentaires.
Dans le cadre d’eIDAS, les signature électroniques qualifiées ont le même effet juridique que les signatures manuscrites dans tous les pays de l’UE. En outre, il est illégal pour les États membres de demander des signatures électroniques présentant un niveau de sécurité supérieur à celui de la signature électronique qualifiée.
Les signatures électroniques sont-elles juridiquement contraignantes ?
Selon le règlement eIDAS, une signature électronique ne devrait pas se voir refuser un effet juridique au motif qu’elle se présente sous une forme électronique. Cependant, toutes les signatures électroniques n’ont pas le même effet juridique.
- Signatures électroniques simples : Dans la plupart des cas, les signatures électroniques simples ne peuvent pas être admises avec succès comme preuve.
- Signatures électroniques avancées : Les signatures électroniques avancées ont une valeur probante plus élevée que les signatures électroniques simples. Dans la plupart des cas, les signatures électroniques avancées peuvent être admises avec succès comme preuve.
- Signatures électroniques qualifiées : L’effet juridique d’une signature électronique qualifiée est équivalent à celui d’une signature manuscrite. Par conséquent, les signatures électroniques qualifiées peuvent toujours être admises avec succès comme preuve.
Quelle est la différence entre une signature électronique et une signature numérique ?
Le terme « signatures électroniques » est couramment utilisé pour désigner des signatures électroniques simples.
D’autre part, le terme « signatures numériques » est couramment utilisé pour désigner les signatures électroniques avancées et qualifiées.
Par conséquent, la différence entre les signatures électroniques et les signatures numériques est que les signatures numériques ont une valeur probante plus élevée que les signatures electroniques.
Quels sont les avantages des signatures électroniques ?
Les entreprises de nombreux secteurs utilisent les logiciels de signature électronique pour réduire les coûts, améliorer l’expérience client et accélérer les processus de signature. Voici comment les signatures électroniques peuvent vous aider à optimiser les processus et à offrir une expérience de signature moderne à vos clients.
- Productivité : En ce qui concerne la signature de documents, les employés consacrent beaucoup de temps précieux aux tâches manuelles. Les signatures électroniques permettent d’automatiser les processus manuels et de gagner du temps.
- Économie des coûts : Les signatures électroniques aident les entreprises à réduire les coûts associés au papier, à l’impression et à l’affranchissement.
- Expérience client : Les signatures électroniques éliminent les tracas liés à l’impression et à l’envoi de documents. Les clients peuvent signer des documents électroniquement, où qu’ils se trouvent ou quel que soit l’appareil qu’ils utilisent.
Les signatures numériques offrent des avantages supplémentaires tels qu’un haut niveau d’assurance, la conformité aux exigences légales et une sécurité accrue.
Quand puis-je utiliser une signature électronique ?
Au cours des dernières années, de nombreuses entreprises se sont tournées vers les signatures électroniques pour surmonter les défis que représentent les processus papier et améliorer leur efficacité. Voici quelques exemples de documents que vous pouvez signer électroniquement :
- Contrats de travail
- Rapports annuels
- Rapports d’audit
- Lettres de mission
- Accords de non-divulgation
- Contrats de prêt
- Contrats de location
- Contrats commerciaux
- Contrats de leasing auto
- Formulaires
- Polices d’assurance
Signer un document PDF avec Penneo Sign
Vous pouvez utiliser Penneo Sign pour créer des signatures électroniques simples et des signatures numériques. Dans Penneo Sign, les signatures électroniques simples sont appelés Touch signatures.
Vous pouvez créer une signature électronique simple (Touch) en :
- tapant votre nom sur le document
- dessinant votre signature avec une souris/pavé tactile
- insérant une image de votre signature dans le fichier PDF
Pour créer une signature numérique avec Penneo Sign, vous devez utiliser votre eID nationale. Les eID pris en charge incluent itsme®, NemID, MitID, BankID et Mobiilivarmenne.
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