Au cours des dernières années, de nombreuses entreprises se sont tournées vers les signatures électroniques pour surmonter les défis que représentent les processus papier et améliorer leur efficacité.

Cet article définit les différents types de signatures électroniques, y compris les signatures numériques, et met en évidence les avantages de la signature électronique de documents.

 

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Une signature électronique est un moyen légal de signer des documents électroniques. La création d’une signature électronique peut être aussi simple que de taper votre nom ou de dessiner votre signature sur un fichier PDF.

Cependant, les signatures électroniques les plus sécurisées sont des codes alphanumériques générés par des algorithmes cryptographiques (signatures numériques).

Pour qu’une signature électronique soit légale devant les tribunaux, vous devez prouver que :

  • le signataire est vraiment la personne qui a signé le document
  • personne n’a modifié le document après sa signature

 

Quels sont les types de signatures électroniques ?

En fonction de de leur effet juridique, eIDAS définit trois types de signatures électroniques :

1. Signatures électroniques simples

La signature électronique simple est la moins sécurisée car elle ne peut pas vérifier l’identité du signataire ni l’intégrité des documents signés.

Des exemples de signatures électroniques simples sont l’ajout d’une image de votre signature à un document ou le dessin / la saisie de votre nom via une plateforme de signature en ligne. Ces signatures n’ont aucun moyen de lier le signataire à la signature. Par conséquent, le signataire peut facilement nier avoir signé les documents.

De plus, la plupart des signatures électroniques simples ne fournissent aucune protection contre la manipulation de documents. Par conséquent, n’importe qui peut apporter des modifications au document après la signature.

2. Signatures électroniques avancées (AES)

Les signatures électroniques avancées, c’est-à-dire les signatures numériques, sont beaucoup plus sécurisées que les signatures standards. Elles s’appuient sur le chiffrement à clé publique, les certificats numériques et les fonctions de hachage pour empêcher les modifications apportées aux documents et authentifier le signataire.

On peut créer des signatures numériques avancées à l’aide d’une identification numérique basée sur un certificat telle que NemID, BankID, itsme, etc.

Grâce à la technologie qui les sous-tend, les signatures numériques prouvent l’authenticité d’un document signé s’il est contesté devant les tribunaux. Cependant, il existe quelques situations où ces signatures ne suffisent pas, et vous devriez utiliser une signature électronique qualifiée.

3. Signatures électroniques qualifiées (QES)

Les signatures électroniques qualifiées sont des signatures numériques qui :

En d’autres termes, une signature électronique qualifiée est une signature électronique avancée qui a atteint une valeur probante plus élevée en répondant à ces deux exigences supplémentaires.

Dans le cadre d’eIDAS, les signatures électroniques qualifiées ont le même statut juridique que les signatures manuscrites dans tous les pays de l’UE. De plus, il est illégal pour les États membres de demander des signatures électroniques avec un niveau de sécurité plus élevé que les signatures électroniques qualifiées.

Les signatures électroniques avancées et qualifiées sont communément appelées signatures numériques.

 

Quels sont les avantages des signatures électroniques ?

Les signatures électroniques facilitent la vie des entreprises et de leurs clients. Les trois principaux avantages qui rendent ces signatures meilleures que les signatures manuscrites sont :

  • Productivité : En ce qui concerne la signature de documents, les employés consacrent beaucoup de temps précieux aux tâches manuelles. La signature électronique de documents permet d’automatiser les processus manuels et de gagner du temps.
  • Économie des coûts : La signature électronique aide les entreprises à réduire les coûts associés au papier, à l’impression et à l’affranchissement.
  • Expérience client : La signature électronique élimine les tracas liés à l’impression et à l’envoi de documents. Les clients peuvent signer des documents par voie électronique, où qu’ils se trouvent ou quel que soit l’appareil qu’ils utilisent.

Les signatures numériques offrent des avantages supplémentaires tels qu’un haut niveau d’assurance, la conformité aux exigences légales et une sécurité accrue.

 

Création d’une signature électronique avec Penneo

Vous pouvez utiliser Penneo pour créer des signatures électroniques simples et des signatures numériques. Dans Penneo, les signatures électroniques simples sont appelés Touch signatures.

Vous pouvez créer une signature électronique simple (Touch) en :

  • tapant votre nom sur le document
  • dessinant votre signature avec une souris/pavé tactile
  • insérant une image de votre signature dans le fichier PDF

Les signatures Touch créées avec Penneo sont plus fiables que celles réalisées avec d’autres plateformes de signatures en ligne.

Notre solution peut détecter tout changement dans le document après la signature. Si quelqu’un falsifie le PDF signé, Penneo invalidera immédiatement la signature.

De plus, Penneo génère une piste d’audit qui indique qui a signé le document et quand.

Notre solution inclut également l’adresse IP du signataire et son adresse e-mail dans le document final, ce qui peut parfois aider à prouver l’identité du signataire devant le tribunal.

Cependant, il appartiendra toujours au juge de décider si la signature est valide ou non. C’est pourquoi nous vous recommandons d’utiliser des signatures numériques pour garantir la validité des documents signés.

Pour créer une signature numérique avec Penneo, vous devez utiliser votre eID nationale. Les eID pris en charge incluent itsme®, NemID, Swedish BankID, Norwegian BankID, Finnish Bank ID et Mobiilivarmenne.

 

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Vous êtes à la recherche d’un logiciel de signature électronique sécurisé ? Ne cherchez pas plus loin que Penneo Sign.

Notre solution vous aide à vous débarrasser des processus papier et à automatiser le travail auparavant manuel, afin que vous puissiez offrir une expérience moderne à vos clients et améliorer la satisfaction des employés.

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