Élément clé de la transformation numérique, la signature électronique offre de nombreux avantages aux entreprises et à leurs clients. Automatiser vos processus de signature vous permet de gagner en efficacité et d’offrir une meilleure expérience client.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ? Quels documents pouvez-vous signer électroniquement ? Quels sont les avantages de la signature électronique de documents ? Voici quelques éléments de réponse.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
La signature électronique est un procédé permettant de signer des documents par voie électronique. Le règlement eIDAS prévoit que les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes et recevables comme moyen de preuve en justice.
Les entreprises peuvent utiliser des signatures électroniques pour signer des contrats de travail, des rapports annuels, des lettres de mission, des procès-verbaux, des contrats de location et d’autres documents commerciaux ou financiers.
Quels sont les types de signatures électroniques ?
Le règlement eIDAS définit trois types de signature électroniques qui se différencient par leur niveau de sécurité et leur valeur juridique :
- La signature électronique simple
- La signature électronique avancée
- La signature électronique qualifiée
1. La signature électronique simple
La signature électronique simple est le type de signature électronique le plus élémentaire. On la rencontre souvent sous la forme d’une signature dessinée à la souris ou d’une signature manuscrite scannée apposée sur un document.
La signature électronique simple ne peut garantir l’identité du signataire. Par conséquent, sa valeur juridique est limitée.
2. La signature électronique avancée
La signature électronique avancée est un type de signature électronique qui répond aux exigences suivantes :
- Elle permet d’identifier le signataire
- Elle est liée au signataire de manière univoque
- Elle garantit l’intégrité du document signé
- Elle est créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut utiliser sous son contrôle exclusif
La signature électronique avancée peut garantir l’identité du signataire et l’intégrité des documents signés et a donc une valeur juridique substantielle.
Les entreprises belges et leurs clients peuvent utiliser Penneo Sign pour créer des signatures électroniques avancées avec itsme®.
3. La signature électronique qualifiée
La signature électronique qualifiée est une signature électronique avancée qui répond à deux exigences supplémentaires:
- Elle est créée à l’aide d’un dispositif de création de signature électronique qualifié,
- Elle repose sur un certificat qualifié de signature électronique
Les signatures électroniques qualifiées ont la même valeur juridique que les signatures manuscrites dans tous les pays de l’UE/EEE. Par conséquent, elles sont juridiquement incontestables.
En Belgique, il est possible de signer la plupart des documents avec une signature électronique avancée ou qualifiée.
Les effets juridiques des signatures électroniques
Le règlement eIDAS dispose que l’on ne peut nier l’effet juridique ou la recevabilité d’une signature électronique comme moyen de preuve en justice.
Cependant, certaines signatures électroniques assurent un niveau de sécurité plus élevé que d’autres.
- Les signatures électroniques simples ont un niveau de sécurité faible.
- Les signatures électroniques avancées ont un niveau de sécurité substantiel.
- Les signatures électroniques qualifiées ont un niveau de sécurité élevé.
Quelle est la différence entre la signature électronique et la signature numérique ?
Le terme « signatures électroniques » est couramment utilisé pour désigner des signatures électroniques simples tandis que le terme « signatures numériques » est utilisé pour désigner les signatures électroniques avancées et qualifiées.
La différence entre la signature numérique et la signature électronique est que la signature numérique répondent aux exigences de sécurité prévues par le règlement eIDAS, contrairement à la signature électronique.
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
L’usage de la signature électronique vous fait gagner du temps et vous permet d’optimiser les processus de signature, car les tâches manuelles sont éliminées.
- Gain de temps : Un logiciel de signature numérique permet à vos employés de se débarrasser des tâches manuelles, afin de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
- Réduction de coûts : La signature électronique aide les entreprises à économiser beaucoup d’argent. En automatisant le processus de signature, vous pouvez réduire les coûts associés au travail manuel.
- Une meilleure expérience client : La signature électronique donne plus de flexibilité aux signataires, car elle leur permet de signer des documents à distance.
- Moins d’erreurs : Les logiciels de signature électronique peuvent effectuer des tâches routinières avec une intervention humaine minimale. Moins de travail manuel signifie moins de risque d’erreur humaine.
- Une vue d’ensemble claire : Les logiciels de signature électronique offrent un aperçu complet de vos documents. Ils facilitent également la recherche et l’accès aux documents.
Les signatures numériques offrent des avantages supplémentaires, notamment un haut niveau de sécurité et de conformité.
Quels documents puis-je signer par voie électronique ?
De nombreuses entreprises utilisent les signatures électroniques pour gagner en efficacité et améliorer l’expérience client. Voici quelques exemples de documents qui peuvent être signés par voie électronique :
- Rapports annuels
- Lettres de mission
- Contrats d’achat
- Procès-verbaux
- Contrats de location
- Statuts d’association
Penneo Sign : Signez des documents en quelques minutes
Penneo Sign est un logiciel de signature numérique qui vous permet de travailler plus efficacement et en toute sécurité. L’outil est très facile d’utilisation et offre de nombreuses fonctionnalités qui simplifient le processus de signature.
- Acheminement des documents : vous pouvez envoyer des documents à plusieurs signataires dans un ordre spécifique. Tout ce que vous avez à faire est d’attribuer des rôles aux signataires et de définir des règles d’automatisation pour chaque type de document. Ensuite, le système acheminera automatiquement les documents.
- Signature numérique : les employés et les clients peuvent signer des documents avec itsme® à partir de leurs téléphones, tablettes ou ordinateurs portables. Cela permet d’accélérer les processus de signature et élimine le besoin de réunions physiques.
- Collecte de données : Avec Penneo Sign, vous pouvez collecter des données clients via des formulaires PDF cryptés. Le chiffrement protège les données personnelles de vos clients et vous aide à garantir la conformité avec le RGPD.
- API et intégrations : nos intégrations et API vous permettent de connecter Penneo Sign avec les outils que vous utilisez déjà, afin que vous n’ayez plus à transférer manuellement des données et des documents entre les systèmes.
- Tableau de bord : l’état du document est toujours visible dans votre tableau de bord. Le tableau de bord vise à vous donner un meilleur aperçu des processus de signature.
Notre solution vous aide à vous débarrasser des processus papier et à automatiser le travail manuel, afin que vous puissiez offrir une expérience moderne à vos clients et améliorer la satisfaction des employés.
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