En plus de la QES avec itsme®, Penneo fournit désormais la QES avec .beID et ID Verifier.

itsme® renforce sa présence dans l’UE

Penneo propose depuis un certain temps déjà la QES via itsme® qui vient d’étendre sa couverture internationale. itsme® prend désormais en charge les 27 pays de l’UE, ainsi que le Royaume-Uni, la Norvège et l’Islande.

Si vous avez des signataires non seulement en Belgique, mais aussi dans ces pays pris en charge, vous pouvez continuer à obtenir la QES auprès d’eux via itsme®.

Conseil

Les signataires hors de Belgique peuvent utiliser leur passeport pour créer un compte itsme®. Découvrez comment ici.

QES au-delà des frontières avec ID Verifier

Avez-vous des signataires en dehors de l’UE ?

Avec Penneo, vous pouvez également obtenir des QES de vos signataires internationaux. Il leur suffit de signer à l’aide de leur passeport avec ID Verifier. Cela garantit la plus haute validité juridique, quel que soit l’endroit où se trouvent vos signataires.

→ En savoir plus sur notre offre de signature internationale ici.

L’eID belge passe à la signature électronique qualifiée (QES)

Les signatures effectuées avec .beID sont désormais également des QES. Cela vous permet d’obtenir des QES de vos signataires belges lorsque itsme® n’est pas le choix préféré. 

Cela garantit surtout que toutes les méthodes de signature locales et internationales dont vous disposez désormais donnent lieu à des QES.

Nous avons récemment mis à jour l’intégration Penneo avec Silverfin, ce qui vous permet d’ajouter des documents directement depuis la section ‘Exports’ de Silverfin.

Auparavant, les documents créés dans la section d’exportation de Silverfin, tels que les comptes annuels, devaient généralement être téléchargés manuellement et importés dans Penneo. Cette mise à jour simplifie désormais cette étape manuelle de votre flux de travail :

• Vous pouvez désormais ajouter jusqu’à 5 documents de la section d’exportation de Silverfin à la collection de documents que vous envoyez à Penneo
• Cela signifie moins de travail manuel pour vous, car les documents peuvent être ajoutés directement depuis Silverfin.
• Pour utiliser cette fonctionnalité, vous serez invité à spécifier le type de document dans l’intégration.
• Vous remarquerez une interface utilisateur mise à jour pour l’intégration Silverfin, conçue pour prendre en charge la sélection de documents dans la section exportation.

Cette amélioration est conçue pour rendre vos tâches quotidiennes plus efficaces :

• Réduction des tâches manuelles : plus besoin de télécharger et de réimporter manuellement les documents depuis la section d’exportation, ce qui vous fait gagner du temps.
• Workflows simplifiés : intégrez plus facilement des documents tels que les comptes annuels dans votre processus de signature Penneo.

Pour obtenir un aperçu plus détaillé et voir ces améliorations en action, veuillez consulter notre Centre d’aide ou regarder la vidéo explicative suivante.

Au cours du deuxième trimestre 2025, nous nous sommes concentrés sur des améliorations clés afin d’accroître la stabilité de notre plateforme, d’approfondir notre engagement en matière de conformité et de rendre notre produit plus accessible à tous. Cet article offre un bref aperçu des mises à jour les plus importantes du dernier trimestre.

1. Mise à jour de l’intégration Silverfin : ajoutez des documents depuis la section d’exportation

Nous avons récemment mis à jour l’intégration Penneo avec Silverfin, ce qui vous permet d’ajouter des documents directement depuis la section ‘Exports’ de Silverfin.

Auparavant, les documents créés dans la section d’exportation de Silverfin, tels que les comptes annuels, devaient généralement être téléchargés manuellement et importés dans Penneo. Vous pouvez désormais ajouter jusqu’à 5 documents de la section d’exportation de Silverfin à la collection de documents que vous envoyez à Penneo.

En savoir plus sur la mise à jour de l’intégration ici

2. Penneo émet désormais ses propres horodatages et scellées électroniques qualifiés

Auparavant, nous faisions appel à un fournisseur tiers, et suite à notre certification en tant que prestataire de services de confiance qualifié, dans le cadre du règlement eIDAS de l’UE, nous avons internalisé cela. Grâce à cela, nous garantissons désormais nous-mêmes l’intégrité des documents signés et confirmons l’heure de chaque signature. 

Ce changement apporte une plus grande stabilité et flexibilité à la plateforme Penneo. La validité juridique de vos documents signés reste tout aussi élevée, aucune action n’est requise de votre part.

En savoir plus sur les cachets et horodatages électroniques qualifiés dans Penneo Sign

3. Amélioration de l’accessibilité chez Penneo

Nous rendons Penneo Sign plus accessible à tous en nous alignant sur la Loi européenne sur l’accessibilité et la norme WCAG 2.1 AA. L’accessibilité consiste à créer des expériences numériques faciles à naviguer, à voir, à entendre et à comprendre, quels que soient l’appareil utilisé ou les capacités de l’utilisateur.

Nos améliorations comprennent un meilleur contraste des couleurs, des alternatives textuelles plus claires pour les icônes, une navigation au clavier plus fluide et la prise en charge des lecteurs d’écran et des modes à contraste élevé. Vous remarquerez ces changements dans l’expérience des signataires, qui offre désormais les mêmes fonctionnalités dans un design plus inclusif et plus convivial.

Consultez la déclaration d’accessibilité de Penneo pour plus de détails

Nous vous présentons l’Aperçu d’utilisation, un tout nouveau tableau de bord analytique. Cette mise à jour est conçue pour simplifier votre accès aux données clés, rendant votre expérience plus cohérente et plus efficace.

L’Aperçu d’utilisation est un tableau de bord analytique intuitif, intégré directement à votre compte Penneo. Il offre une vue d’ensemble complète de l’activité de votre organisation, qui couvre :

• Des indicateurs clés d’utilisation tels que les signatures complétées, les utilisateurs actifs, les nombres de dossiers et de documents, ainsi que les tendances de performance.
• Des détails sur l’utilisation des méthodes et flux de signature, et un aperçu du statut des dossiers.
• Des informations sur vos top utilisateurs par dossiers envoyés, et le nombre de formulaires envoyés (si l’add-on Formulaires a été acheté).
• Bénéficiez d’une sélection de dates améliorée, vous permettant de choisir un mois spécifique pour votre analyse de données.

Ce nouveau tableau de bord est conçu pour vous fournir de précieuses données à portée de main :

• C’est gratuit : Cet outil d’analyse puissant est désormais un complément gratuit à votre expérience Penneo.
• Visibilité complète : Comprenez comment votre investissement Penneo est utilisé dans toute votre organisation.
• Identification des tendances : Détectez les modèles d’utilisation, identifiez les goulots d’étranglement potentiels et optimisez vos flux de travail.
• Données à portée de main : Ne dépendez plus de demandes externes ; accédez à vos données d’utilisation clés directement dans Penneo, à tout moment.

Pour un aperçu plus détaillé de l’Aperçu d’utilisation et pour découvrir ces améliorations par vous-même, visitez notre Centre d’aide ou regardez cette courte vidéo de démonstration.

Au premier trimestre 2025, plusieurs améliorations ont été apportées à Penneo Sign – avec un accent sur les performances, l’expérience utilisateur et les capacités de signature internationale. De l’actualisation de l’archive des signataires à un téléchargement de PDF plus rapide et de nouvelles méthodes de signature : voici un aperçu des nouveautés.

Besoin de recueillir des signatures de parties prenantes internationales ? Penneo Sign facilite la signature internationale

Travaillez-vous avec des membres de conseils d’administration, des clients ou des employés internationaux qui ne peuvent pas signer en utilisant les méthodes d’identification électronique locales telles que MitID, BankID, FTN ou .beID ? Penneo Sign prend désormais en charge deux nouvelles méthodes, ID Verifier et itsme®, pour vous aider à recueillir des signatures électroniques sécurisées et juridiquement valables partout dans le monde.

Quels sont les avantages pour vous ?

• Touchez plus de signataires : Permettez aux utilisateurs ne disposant pas d’un identifiant électronique national de signer en toute sécurité.
• Choisissez la solution la mieux adaptée : Les signatures d’ID Verifier et d’itsme® répondent toutes deux aux exigences eIDAS pour les signatures électroniques qualifiées (QES). Tandis qu’ID Verifier est une solution mondiale, itsme® n’est disponible que dans les pays où la solution est prise en charge.
• Aucune manipulation manuelle : Pas d’impression, de numérisation ou de téléchargement, juste une signature numérique fluide via un passeport ou un smartphone.

Pour en savoir plus sur la signature internationale, cliquez ici.

.beID désormais disponible dans Penneo Sign

Penneo Sign prend désormais en charge .beID, l’eID nationale belge, pour signer des documents, consulter des fichiers sensibles et se connecter en toute sécurité.

Ce que vous pouvez faire avec .beID

• Signer avec .beID : Activez cette méthode dans les paramètres de signature de l’entreprise. Les signatures effectuées avec .beID sont des signatures électroniques qualifiées (SEQ).
• Consulter des documents : Les signataires peuvent confirmer leur identité avec .beID pour accéder à des documents sensibles avant signature. Pour plus de sécurité, combinez avec la vérification par SMS.
• Se connecter avec .beID : Une fois activée, cette méthode permet aux utilisateurs d’accéder à leur compte et à leurs documents signés via .beID.

Bon à savoir

• Fonctionne uniquement sur ordinateur de bureau
• Utilisation gratuite pour la signature, l’identification et la connexion
• Conformité eIDAS avec des signatures de niveau SEQ.

Vous voulez en savoir plus ? Visitez notre centre d’aide.

Refonte visuelle de l’archive des signataires

Nous avons apporté une mise à jour visuelle aux archives personnelles des signataires dans Penneo Sign afin de moderniser l’expérience et d’améliorer la convivialité.

La mise à jour n’a modifié aucune fonctionnalité (les signataires accèdent toujours à leurs documents et aux fonctionnalités de la même manière), mais l’interface a désormais un aspect plus épuré et plus intuitif.

Vous trouverez ci-dessous une comparaison avant-après des archives pour avoir un aperçu du nouveau design en action.

Téléversement de PDF amélioré dans Penneo Sign

Le téléversement des fichiers est désormais plus rapide et plus flexible dans Penneo Sign – pour vous faire gagner du temps

Quoi de neuf ?

• Fichiers plus volumineux acceptés : Téléversez des PDF jusqu’à 100 Mo dans l’application web
• Traitement plus rapide : Moins d’attente pour la plupart des documents
• Expérience optimisée : Particulièrement utile pour les documents longs ou illustrés

Petit rappel :

Si un fichier dépasse 7,5 Mo, il ne sera pas joint à l’e-mail final. Les destinataires reçoivent à la place un lien sécurisévers les archives Penneo.

Fin du support du plugin Outlook

Cette année, nous avons annoncé la fin progressive du plugin Outlook pour Penneo Sign. Cette décision a été prise en raison de son utilisation limitée et afin de concentrer nos ressources sur les fonctionnalités clés de la plateforme Penneo Sign.

Dans le cadre de cette transition :

• Le plugin a été supprimé du Centre d’aide et n’est plus disponible au téléchargement.
• Une période de maintenance limitée a été introduite, durant laquelle seuls les problèmes critiques – comme les failles de sécurité – ont été pris en charge.
• Le support complet prendra fin le 30 avril 2025, et Penneo ne proposera plus de mises à jour ni de correctifs.
• Les utilisateurs actuels peuvent continuer à utiliser le plugin, mais à leurs propres risques, car il ne sera plus activement pris en charge.

Nous vous recommandons d’utiliser l’application de bureau Penneo ou l’application web, qui offrent toutes deux des flux de signature plus performants et durables.

Travaillez-vous avec des membres de conseils d’administration, des clients ou des employés internationaux qui ne peuvent pas signer via des méthodes d’identification électronique locales comme .beID ou itsme® ? Penneo Sign prend désormais en charge la signature avec un passeport via ID Verifier, ce qui vous permet de recueillir des signatures sécurisées et conformes — sans imprimante ni téléchargement manuel.

Qu’est-ce que la signature internationale ?

La signature internationale permet aux signataires n’ayant pas accès à itsme® ou .beID de signer facilement des documents numériquement. Ces signataires peuvent plutôt utiliser leur passeport et leur smartphone, éliminant ainsi la nécessité de télécharger ou de dessiner une signature, ou encore de manipuler physiquement des documents imprimés. Les signatures que vous recevez conservent leur forte validité juridique.

ID Verifier est-il la bonne solution pour vous ?

Cette méthode de signature est idéale pour les organisations qui :

• Travaillent avec des signataires internationaux, tels que des membres du conseil d’administration, des clients ou des employés, qui n’ont pas accès aux identifiants électroniques pris en charge par Penneo (MitID, MitID Erhverv, BankID NO, BankID SE, FTN, itsme® et .beID)
• Travaillent avec des documents qui nécessitent des signatures électroniques qualifiées (QES), là où SES n’est pas suffisant.
• Besoin d’une solution de signature flexible pour les besoins de signature internationaux occasionnels.

Principaux éléments à connaître :

• Niveau de signature : Les signatures via ID Verifier répondent aux exigences eIDAS relatives aux signatures électroniques qualifiées.

Processus de signature : pour signer avec ID Verifier, les signataires n’ont pas besoin de créer un compte ; cependant, ils doivent avoir leur passeport physique avec eux chaque fois qu’ils signent.

Besoin de plus d’informations ?

• Comment activer ID Verifier : les administrateurs de compte peuvent l’activer sous Configurer → Entreprise → Paramètres de signature.
• Les signatures réalisées avec ID Verifier coûtent 1,70 € supplémentaire par ligne de signature. Vous avez toujours la possibilité de désactiver cette option dans les paramètres de l’entreprise, si nécessaire.
• Comment signer avec ID Verifier : en savoir plus ici.

Restez informé des dernières améliorations de Penneo Sign ! Au cours du second semestre 2024, nous avons introduit de nouvelles fonctionnalités et optimisations pour rendre la signature de documents encore plus sécurisée, efficace et intuitive. Découvrez les mises à jour ci-dessous et voyez comment elles peuvent améliorer votre flux de travail.

Suppression du champ « Client » dans Penneo Sign

Dans le cadre de notre travail d’optimisation continue de Penneo Sign, nous avons évalué plusieurs fonctionnalités introduites à titre d’essai. L’une d’elles était le champ « Client » dans le formulaire de création de dossiers.

Après avoir analysé son utilisation et recueilli des retours, nous avons constaté que ce champ était rarement utilisé et n’apportait pas de valeur significative au flux de travail. Afin d’améliorer l’expérience utilisateur, nous avons supprimé le champ « Client » le 2 septembre 2024. Ce changement a eu un impact minime sur l’utilisation quotidienne tout en simplifiant la création de dossiers.

Envoyer des messages dans la langue de préférence de chaque signataire

Grâce à la nouvelle fonction « Langue par signataire », vous pouvez désormais choisir la langue dans laquelle chaque signataire reçoit les demandes, les rappels et confirmations.

Particulièrement utile lorsque certains signataires hantent une langue différente que celle définie pour le dossier.

Remarque : Si un signataire est configuré pour recevoir un message  de demande personnalisé, la langue et le contenu de ce message personnalisé resteront inchangés, même si vous choisissez une langue de préférence pour ce signataire.

Restez informé des dernières améliorations de Penneo Sign ! Au cours des premiers mois de 2024, nous avons introduit de nouvelles fonctionnalités et optimisations pour rendre la signature de documents encore plus sécurisée, efficace et intuitive. Découvrez les mises à jour ci-dessous et voyez comment elles peuvent améliorer votre flux de travail.

Vérification par SMS dans Penneo Sign : Un niveau de sécurité supplémentaire pour la signature des documents

Nous avons introduit la vérification par SMS comme mesure de sécurité supplémentaire dans Penneo Sign. Cette fonctionnalité garantit que seul le destinataire prévu — vérifié via son numéro de téléphone — peut accéder aux documents et les signer.

Avantages

• Sécurité renforcée – Réduit le risque d’accès non autorisé, notamment pour les signatures électroniques simples (SES) ou lorsqu’une demande de signature est envoyée à une adresse e-mail partagée.
• Fonctionnalité mondiale – Compatible avec tous les numéros de téléphone mobile internationaux, offrant une solution flexible aux signataires n’ayant pas accès à un eID local.
• Confidentialité des données – Améliore la conformité au RGPD en protégeant les documents sensibles et en garantissant que seules les personnes autorisées peuvent y accéder.

En savoir plus sur la vérification par SMS ici

Restrictions de visualisation et de signature des documents (modifications UX)

Nouveautés

• Une interface utilisateur mise à jour pour une meilleure expérience.
• Une expérience améliorée pour les signataires, qui devront entrer un code SMS à six chiffres avant d’accéder au document.

En savoir plus sur la vérification par SMS ici

Les signatures électroniques qualifiées (QES) avec itsme® sont désormais disponibles dans Penneo Sign

Penneo Sign prend désormais en charge les Signatures Électroniques Qualifiées (QES) via itsme®, garantissant le plus haut niveau de validité juridique selon le règlement eIDAS de l’UE.

Quoi de neuf ?

• Mise à jour des paramètres de sécurité : Les documents signés ne peuvent être enregistrés dans l’archive Penneo que si le paramètre de sécurité (« Sensitive ») est activé. Sinon, les signataires les recevront par e-mail.
• Nouveau processus de signature : Les signataires interagissent avec l’application itsme® deux fois – d’abord pour partager leur certificat de signature qualifié, puis pour confirmer la signature.
• Fin de la validation des numéros de sécurité sociale belges : La vérification par SMS est désormais disponible en alternative.

En savoir plus sur QES avec itsme®

Penneo Sign s’intègre désormais à M-Files

Penneo Sign s’intègre désormais à M-Files, permettant aux entreprises de signer des documents numériquementdirectement dans leur système de gestion documentaire. Cette intégration garantit un processus de signature sécurisé, conforme et efficace, en éliminant les étapes manuelles et en simplifiant la gestion documentaire.

Avantages

• Envoyez des documents à signer directement depuis M-Files
• Garantissez la conformité réglementaire avec des signatures électroniques juridiquement contraignantes
• Stockage et gestion automatique des documents signés dans M-Files

Avec Penneo Sign et M-Files, les entreprises peuvent optimiser leurs processus documentaires tout en conservant un contrôle total sur les accords signés.

En savoir plus sur l’intégration ici

Simplifiez les processus de signature avec Penneo Sign et Instaclause

Penneo Sign s’intègre désormais à Instaclause, permettant aux entreprises de signer des contrats numériquement dans le cadre d’un processus automatisé de gestion des contrats. Grâce à cette intégration, les utilisateurs peuvent créer, modifier et envoyer des contrats pour signature directement dans Instaclause, garantissant un processus fluide et conforme.

Avantages

• Générez et envoyez des contrats pour signature en un seul flux de travail simplifié
• Garantissez la conformité avec des signatures électroniques juridiquement contraignantes
• Stockez et gérez automatiquement les contrats signés

Avec Penneo Sign et Instaclause, les entreprises peuvent accélérer l’exécution des contrats tout en gardant un contrôle total sur leurs documents.

En savoir plus sur l’intégration ici.