Audit et comptabilité Archives

« Nos clients attendent plus qu’une simple mise en conformité ; ils veulent des conseils sur l’ensemble de leur situation financière », explique Kris Vanhinsbergh, associée gérante de Tax Consult. « Les solutions numériques telles que Penneo nous permettent de consacrer plus de temps à ces conversations et nous aident à offrir une expérience sécurisée et efficace. »

Tax Consult, cabinet bruxellois spécialisé dans la comptabilité et le conseil fiscal pour un portefeuille de clients diversifié, est connu pour son engagement dans la transformation numérique. Avec 65 employés répartis dans deux bureaux, le cabinet traite des dossiers complexes pour des entreprises locales et des structures internationales. Face aux mutations du secteur et à l’évolution des attentes des clients, Tax Consult donne la priorité à l’innovation pour répondre aux exigences croissantes en matière de conformité, sans pour autant sacrifier son orientation vers le conseil.

Gestion manuelle des documents et conformité complexe

L’entreprise, dont les départements se consacrent au conseil local, international et en matière de TVA, était confrontée à d’importantes contraintes de temps pour gérer les documents de ses clients et garantir la conformité. Les réglementations relatives à la vérification des données et des clients étant de plus en plus strictes, les méthodes traditionnelles telles que les signatures sur papier sont devenues insoutenables.

« Notre ancien processus était de collecter des signatures sur papier, de scanner des documents et de relancer sans cesse les clients – une tâche inefficace et coûteuse qui ne correspondait tout simplement pas à notre vision d’un service moderne », note Kris.

Priorité aux flux de travail numériques et sécurisés

A la recherche d’une solution efficace, Tax Consult a intégré Penneo dans son flux de travail pour numériser la manipulation des documents et mettre en place des signatures électroniques sécurisées et traçables.

« Penneo a immédiatement répondu à nos besoins », a déclaré Kris. « Il est suffisamment flexible pour s’intégrer à notre logiciel existant et nous permet de centraliser tous les documents des clients en toute sécurité. De plus, les clients peuvent signer les documents n’importe où et n’importe quand, ce qui est inestimable pour eux ».

Avec Penneo, l’équipe de Tax Consult peut recueillir des signatures numériques en quelques clics, ce qui réduit considérablement le temps consacré à la gestion des documents. L’intégration de l’API ouverte de Penneo a permis d’automatiser davantage de tâches, permettant aux employés de se concentrer davantage sur les services en contact avec les clients et moins sur les frais généraux administratifs.

« Il était important pour nous que si nous décidions de travailler avec un fournisseur, ce soit avec un véritable intérêt pour la coopération. Il ne s’agissait pas simplement d’une personne que nous pourrions appeler pour obtenir une assistance, mais d’un partenaire offrant une collaboration intensive – une véritable relation gagnant-gagnant pour les deux parties », ajoute Kris.

L’efficacité, l’expérience et la satisfaction se sont rapidement améliorées

L’implémentation de Penneo a apporté des gains substantiels tant pour les clients que pour le personnel de Tax Consult. Le temps précédemment consacré au traitement des documents et aux suivis a été réduit, ce qui a permis à l’entreprise de servir ses clients plus efficacement.

« Nos clients apprécient cette efficacité », souligne Kris. « Ils apprécient l’accès instantané aux documents et la possibilité de signer électroniquement. Cela a simplifié leur expérience et projette une image professionnelle de notre cabinet ».

Pour les employés, la facilité d’utilisation et la fiabilité de Penneo ont amélioré la satisfaction au travail, car cela leur a permis de consacrer plus de temps au travail avec les clients et au conseil. Les formations régulières et l’assistance fournies par Penneo ont permis à l’entreprise de rester à la pointe des exigences du secteur.

« Nous avons une formation interne, que Penneo soutient, et nous continuons à tenir des réunions mensuelles pour discuter des problèmes, des améliorations et des nouveaux développements de Penneo. Ce soutien est crucial pour l’amélioration de nos processus et pour nous permettre de nous concentrer sur nos clients. »

L’avenir de la comptabilité belge

Pour Tax Consult, l’avenir de la comptabilité réside dans l’automatisation et la numérisation. Kris Vanhinsbergh estime que la saisie manuelle est en train de disparaître et que les comptables se concentrent désormais sur le conseil et l’accompagnement des clients. « Le métier de comptable ne disparaîtra pas. Il sera plus différent dans la manière de traiter le dossier, mais au bout du compte, ce sera mieux pour les clients », explique-t-elle.

En outre, les jeunes talents exigent des données instantanées et une réactivité en temps réel, ce qui rend indispensable l’utilisation de logiciels efficaces. « Les jeunes employés demandent un démarrage instantané, des données instantanées.La saisie manuelle ne peut pas suivre », ajoute Kris Vanhinsbergh.

Les exigences de conformité, en particulier en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et de connaissance du client, poussent le secteur vers des solutions numériques centralisées et rationalisées. « La charge administrative augmente, mais les logiciels peuvent aider à la rationaliser », note-t-elle. Les outils modernes améliorant également la rétention des talents et l’image de marque de l’employeur, Tax Consult estime que l’adoption de solutions numériques est essentielle pour rester compétitif dans un secteur en pleine évolution.

A propos de Tax Consult

Tax Consult est un cabinet bruxellois de premier plan spécialisé dans les services de comptabilité et de conseil fiscal pour une clientèle diversifiée, notamment des PME, des entités internationales et des organisations à but non lucratif. Avec 65 employés répartis dans deux bureaux et plus de 800 clients, Tax Consult allie expertise et engagement en faveur de la transformation numérique, fournissant des services efficaces et conformes adaptés aux besoins de chaque client.

Pourquoi Titeca Pro Accountants & Experts a choisi Penneo pour démarrer leur parcours de digitalisation : rendre les processus de travail plus efficaces, rester en conformité, établir la confiance avec leurs clients, et libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Nous pouvons continuer à assister nos clients au quotidien, à suivre toutes les nouvelles législations et à les mettre en œuvre correctement… De cette manière, nous nous libérons du temps que nous pouvons consacrer à nos clients , Marc De Moor, Associé du département Pro Accountants.

Un défi à relever

Titeca, un cabinet d’expertise comptable et de conseil offrant une gamme complète de services, était confronté à d’importants défis dans la gestion de leurs processus de signature de documents. Marc De Moor, associé chez Titeca, a mis en évidence le principal problème : Le défi actuel dans notre flux de documents à signer réside principalement dans la vitesse à laquelle tout doit être signé Le volume considérable de documents et la nécessité d’assurer un suivi en temps voulu ont rendu le processus lourd et inefficace. En outre, Titeca avait besoin d’une solution pour gérer les complexités des réglementations en constante évolution et adopter la numérisation dans son secteur et son entreprise.

La dématérialisation fonctionne dans un environnement global où chacun peut consulter tous les documents. Les connaissances qu’ils ont en tête sont tout simplement disponibles quelque part , Jurka Vanthournout, PDG.

La solution

Pour relever ces défis, Titeca a implémenté Penneo. Katrien Naert, responsable informatique de Titeca, explique cette décision : Nous avons commencé à utiliser Penneo pour rendre notre processus plus numérique… L’intégration de cet outil dans nos processus habituels était très importante pour moi. Penneo offrait des fonctionnalités de sécurité solides et des capacités d’intégration transparentes avec les outils déjà utilisés, ce qui a permis à Titeca de l’incorporer dans leurs flux de travail existants. La collaboration avec l’équipe API de Penneo a permis à Titeca d’automatiser plusieurs tâches, rationalisant ainsi leurs processus de gestion de documents.

Nous avons finalement choisi Penneo plutôt que d’autres fournisseurs parce que la collaboration flexible et la consultation avec eux se sont très bien déroulées , Katrien Naert, IT Manager.

Résultats

L’intégration avec Penneo a entraîné des améliorations significatives pour Titeca. Le processus de signature électronique a non seulement réduit le délai d’approbation des documents, mais a également amélioré l’efficacité globale de leurs opérations. Avec Penneo, les clients de Titeca peuvent facilement signer des documents numériquement, ce qui a été particulièrement bien accueilli selon Marc. Nous pouvons suivre qui a signé quoi, quand et, surtout, qui n’a pas signé , explique Marc. Désormais, les clients de Titeca peuvent signer avec leur eID, comme itsme®, où qu’ils se trouvent, ce qui garantit un processus de signature rapide, efficace et sécurisé. En outre, ils peuvent suivre le statut du document et envoyer les documents dans l’ordre de signature aux personnes concernées, tout en économisant du temps et du papier.

À propos de Titeca

Titeca Pro Accountants & Experts est un cabinet de comptabilité et de conseil dynamique qui emploie environ 350 personnes. Sous la direction de Jurka, le PDG, Titeca continue à donner la priorité à la transparence, à la communication ouverte et à la mise à jour des réglementations du secteur. Jurka Vanthournout, PDG de Titeca, a souligné l’engagement de l’entreprise en faveur de la numérisation : L’ensemble de notre organisation nous aide à surveiller cela… la numérisation nous aide dans nos opérations quotidiennes . Titeca s’efforce d’être un partenaire stratégique pour leurs clients, en leur offrant la tranquillité d’esprit et des solutions optimales pour soutenir la croissance de leurs entreprises.

Finezz Accountants offre à ses clients la possibilité d’avoir un flux 100% numérique avec l’aide de Penneo et d’autres logiciels partenaires.

La dernière étape de notre processus de numérisation était de pouvoir dire que nous offrons un flux 100 % numérique. C’est ce que Penneo a rendu possible. Plus nous facilitons la réception, la signature et le retour des documents pour nos clients, plus notre quotidien devient fluide. — Julie van der Mast, expert-comptable et dirigeante chez Finezz Accountants

Défi

Ces dernières années, Finezz Accountants s’est concentrée sur la numérisation de l’entreprise afin de rationaliser les processus et de faciliter la gestion des documents pour les experts-comptables et les entrepreneurs.

La signature et la gestion manuelles des documents représentaient un défi et prenaient beaucoup de temps. La nécessité d’imprimer, de signer, de scanner et de partager les documents en personne ou par e-mail entraînait souvent des retards, de la confusion et une expérience client globalement moins bonne.

La solution

Nous utilisons désormais Penneo pour l’intégration des nouveaux clients. Avec Penneo et Anlisa, nous pouvons préparer des lettres de mission et les faire signer facilement, ce qui facilite l’intégration des clients. — Julie van der Mast, expert-comptable et dirigeante de Finezz Accountants

L’API ouverte de Penneo permet une large gamme d’intégrations logicielles. De plus, la fonction d’automatisation du flux de travail rend la signature électronique plus rapide en garantissant que les destinataires recevront et signeront les documents dans le bon ordre.

J’apprécie également beaucoup la fonction de notification par e-mail. Dès qu’un client signe avec Penneo, le système nous en informe. Grâce à cela, nous avons considérablement augmenté le taux de documents signés. — Leen Naeyaert, partenaire et expert-comptable stagiaire chez Finezz Accountants

Résultats

L’adoption de Penneo a été une étape cruciale dans le processus de numérisation de Finezz Accountants. La solution leur a apporté de nombreux avantages, tels que le gain de temps, l’efficacité énergétique, une meilleure gestion des documents et l’amélioration des temps de réponse aux clients.

La société estime qu’elle économise au moins 2000 feuilles de papier par an en gérant ses processus de signature de documents de manière numérique.

À propos de Finezz Accountants

Finezz Accountants est un cabinet comptable situé à Aalter, en Belgique. Il est un partenaire de confiance pour de nombreuses entreprises dans différents secteurs.

Dirigé par Julie Van der Mast, Finezz Accountants est devenu une entreprise avant-gardiste qui propose des flux de documents entièrement numériques. L’équipe et la passion de Julie pour la compréhension des défis auxquels sont confrontés les entrepreneurs ont fait de Finezz Accountants une ressource précieuse pour les entreprises à la recherche d’une expertise et de conseils financiers.

« Nous avons maintenant une intégration qui communique entre Silverfin, Penneo, et avec nos clients et qui nous permet d’obtenir les documents, les rapports annuels qui doivent être signés en temps et en heure. Tout fonctionne automatiquement ! » – Sven Cornelis, Associé Dirigeant chez Acco Accountants

À propos de Acco Accountants

Acco Accountants est une entreprise Belge qui a démarré son activité en 1985 et qui a su évoluer avec son temps pour devenir une référence dans son secteur. Leurs clients font appel eux pour les accompagner dans leur comptabilité, la gestion des taxes ou des démarches légales.

L’entreprise compte une trentaine de collaborateurs et deux bureaux situés à Anvers et Malines.

Défis à relever

Acco Accountants a toujours eu la volonté de vivre avec son temps et c’est depuis 2016 que l’entreprise a décidé d’accélérer les choses pour digitaliser son activité et automatiser ses processus pour offrir un service de plus grande qualité à ses clients.

Les 2 challenges principaux étaient les suivants :

Gagnez du temps en réduisant le travail manuel
L’utilisation d’une API pour pouvoir se connecter à une infrastructure existante et dynamique

« Avant cela, le processus courant d’un cabinet comptable lorsqu’il s’agissait de faire signer les rapports annuels reposé sur des échnages de documents papier. Vous commenciez à tout imprimer, à l’envoyer, puis à demander au client de signer et il arrivait que le document soit signé aux mauvais endroits… cela a toujours été un défi de maintenir ce procédé en bon état de marche. » – Sven Cornelis, Associé Dirigeant chez Acco Accountants

L’entreprise est en constante recherche d’idées et de méthodes nouvelles pour s’améliorer et c’est ce qu’il va leur permettre aujourd’hui de se positionner comme « l’un des précurseurs du secteur de la comptabilité en matière d’automatisation et de digitalisation ».

Solution

C’est donc tout naturellement que notre solution Penneo Sign a été retenue par Acco Accountants.

« Tout ce que vous automatisez, que vous digitalisez, vous devez prendre du recul et vous demander : » Comment faisons-nous aujourd’hui ? Comment aimerions-nous le faire demain et comment pouvons-nous intégrer cela au mieux à un outil comme Penneo ? » – Sven Cornelis, Associé Dirigeant chez Acco Accountants

Nos équipes respectives ont collaboré afin de développer une solution (via API) qui puisse s’adapter à leurs besoins techniques et répondre à leurs challenges au quotidien.

Recueillir les signatures des différentes parties prenantes dans un ordre précis et garder une vue d’ensemble de tout le processus était une caractéristique essentielle pour Acco Accountants.

« Les flux de signature de Penneo… c’est une façon différente de travailler.

En fait, il faut d’abord réfléchir à la manière dont on va mettre en place le flux de signature, ce qui oblige à 1. Remettre en question nos procédés 2. Adapter et développer de nouvelles perspectives de travail, mais une fois que c’est mis en place, j’oserais presque dire que tout devient un jeu d’enfant. » – Sven Cornelis, Associé Dirigeant chez Acco Accountants

Grâce à Penneo, Acco Accountants peut désormais offrir à ses clients et partenaires un moyen sûr et rapide de signer des documents, tels que des rapports annuels et des documents liés à la conformité et s’assurer que toutes les échéances sont respectées.

Résultats

Le déploiement de Penneo a été bénéfique pour Acco Accountants puisque nous leur avons permis de gagner du temps ainsi qu’à leurs clients et qu’ils peuvent maintenant échanger et signer des documents en quelques minutes.

« Avec Penneo, le document signé le plus rapide que nous ayons reçu est de 34 minutes. » – Sven Cornelis, Associé Dirigeant chez Acco Accountants

La collaboration entre Penneo et itsme® en Belgique est également un avantage important pour leurs clients. Ils peuvent confirmer leur identité et signer numériquement de manière sûre et rapide en utilisant itsme®, et depuis tous leurs appareils.

Acco Accountants notent également la simplification et l’optimisation des rapports avec leurs clients, puisqu’ils peuvent en quelques clics paramétrer des rappels lorsqu’un document n’est pas signé en temps et en heure.

« Nous avons ainsi gagné beaucoup de temps et c’était également plus intéressant pour les clients, car il y avait moins d’échanges de papier. Nous avons gagné beaucoup de temps pour nous concentrer sur nos clients. Il est également beaucoup plus facile d’assurer le suivi, de savoir ce qui est complètement finalisé et, là, où nous devons envoyer des rappels. » – Sven Cornelis, Associé Dirigeant chez Acco Accountants

« Je reçois environ 40 à 50 % des documents retournés et signés le jour même. Puis, une semaine plus tard, je peux voir qu’ils ont reçu un rappel pour un autre projet, car je reçois davantage de documents signés. Les rappels sont vraiment une bonne chose. » – Stefanie Van Herck, Assistante administrative @ B&L Accounting

Défis à relever

Comme beaucoup de cabinets comptables, B&L s’occupe des démarches administratives pour ses clients, tout en leur apportant de la valeur ajoutée. Avec plusieurs documents devant être signés à différents moments de l’année pour chaque client, B&L n’avait pas toujours le temps d’avoir un aperçu clair de qui avait signé ou non, ni de faire le suivi si celui-ci était nécessaire.

Cela devenait un défi, surtout après l’arrivée de la nouvelle législation en Belgique qui a introduit des contrôles plus stricts pour s’assurer que les documents sont retournés signés.

Pour améliorer la communication avec ses clients et s’assurer qu’elle répond également aux exigences législatives, B&L Accounting a donc décidé de chercher un nouvel outil permettant de gérer ces procédés.

Solution

Après plusieurs recherches, l’entreprise a décidé de mettre en place notre solution Penneo Sign. Penneo offrait la solution la plus intéressante en matière de fonctionnalités et de prix.

L’intégration de la solution s’est déroulée sans heurts et B&L Accounting a trouvé la plateforme Penneo facile à prendre en main et simple à naviguer. L’entreprise a décidé de mettre en place des flux personnalisés, adaptés aux processus de B&L, ce qui rend la collaboration avec Penneo encore plus fructueuse.

« Nous sommes très satisfaits du suivi. S’il y a une question ou si quelque chose doit être modifié, j’envoie un e-mail à notre responsable de compte et j’obtiens une réponse dans la journée. C’est vraiment bien. » – Stefanie Van Herck, Assistante administrative @ B&L Accounting

L’envoi de documents via Penneo est aussi simple que l’envoi d’un e-mail, et les rappels automatiques sont un véritable gain de temps.

Résultats

Tout ce qui doit être signé est désormais envoyé via Penneo et les documents reviennent signés beaucoup plus rapidement. Il est ainsi beaucoup plus facile pour B&L Accounting de rester en conformité avec les nouvelles exigences législatives.

« Dans certains cas je peux envoyer 40 documents le même jour et je reçois des réponses immédiatement. Certains clients répondent en 30 minutes, d’autres prennent un jour ou deux. C’est vraiment beaucoup plus rapide grâce à Penneo. » – Stefanie Van Herck, Assistante administrative @ B&L Accounting

De plus, la communication avec les clients s’est également améliorée. B&L a reçu des commentaires positifs de la part de nombreux clients, qui apprécient la signature via Penneo. Ils peuvent signer à partir de leur téléphone portable, ce qui rend le processus beaucoup plus pratique.

« Nous sommes ravis d’utiliser Penneo. Nous pensons que c’est un changement extrêmement positif pour notre entreprise, puisque nous voulions commencer à faire plus de choses de manière digitale. Penneo nous permet de faire un pas dans la bonne direction. » – Stefanie Van Herck, Assistante administrative @ B&L Accounting

À propos de B&L Accounting

B&L Accounting est un cabinet d’expertise comptable en Belgique qui compte environ 300 à 400 clients. La société aide d’autres organisations dans de nombreux domaines, comme la comptabilité, la fiscalité et le conseil aux entreprises.

La mission que s’est fixée B&L Accounting est de fournir à ses clients les conseils les plus pertinents afin de leur permettre d’atteindre leurs objectifs commerciaux.

« Les 10 dernières années, notre métier a tellement évolué que nous devons nous adapter. Tout devient de plus en plus compliqué, il y a beaucoup de tâches administratives et nous sommes donc obligés de nous équiper de certains programmes afin de faciliter nos tâches. » — Rafael Rodriguez, associé chez TFRS Accountancy

Défis à relever

TFRS est un cabinet comptable qui a été confronté, comme beaucoup d’autres dans le secteur, à l’accumulation de documents papier et à des réglementations de plus en plus complexes.

Le défi que TFRS souhaitait relever était de devenir 100% sans papier et donc de numériser ses activités pour réduire le travail manuel et fournir un niveau de conseil encore plus élevé à ses clients.

L’autre défi pour TFRS était de trouver un partenaire qui leur ferait gagner du temps, qui respecterait les réglementations du secteur et sur lequel ils pourraient compter pour s’adapter à leurs besoins.

« Le système fiscal est devenu plus complexe, les programmes dont nous avons besoin aujourd’hui, nous n’en avions pas besoin il y a dix ans. Aujourd’hui, sans les programmes, ce serait irréalisable, donc nous avons vraiment besoin de bons partenaires pour notre métier. » — Rafael Rodriguez, associé chez TFRS Accountancy

Solution

TFRS valorise sa relation client et après plusieurs recherches Penneo Sign est la solution qu’ils ont décidé de tester auprès de 5 de leurs clients. Le retour fut immédiatement très positif et TFRS a donc décidé d’implanter Penneo.

« J’ai contacté 5 clients à qui j’ai envoyé des documents à signer via Penneo et ils m’ont tous dit que c’est très facile d’utilisation, qu’ils gagnaient du temps et c’est ce que nous cherchons : gagner du temps, de l’argent et surtout à avoir des clients qui sont contents. » — Rafael Rodriguez, associé chez TFRS Accountancy

Résultats

Penneo Sign a été rapidement adopté par tous les employés du cabinet ainsi que par leurs clients, et aujourd’hui, TFRS peut se targuer d’être 100% numérique !

Grâce aux déroulements de signatures, TFRS peut recueillir les signatures de différents parties dans un ordre précis et garder une vision complète de l’ensemble du processus.

« C’est quelque chose que j’avais demandé à Penneo, avant d’envoyer, un document à un client est-ce que l’on peut d’abord signer en interne avant d’envoyer au client et c’était possible avec Penneo. Ce qui est bien, comme ça le client reçoit une lettre de mission signée par chaque associé. Si l’on envoie un document et que le client signe en premier et qu’il n’a pas les signatures des associés cela fait peu professionnel. Je trouve cela très utile et ce n’était pas possible avec les autres programmes. » — Rafael Rodriguez, associé chez TFRS Accountancy

TFRS compte près de 480 sociétés et devaient régulièrement relancer ces derniers afin de signer un document en temps et en heure afin d’éviter des sanctions.

Avec Penneo Sign, ils peuvent respecter les délais grâce aux rappels automatiques. Ils peuvent décider du moment et de la fréquence auxquels ils rappellent à leurs clients de signer.

« Penneo nous permet d’envoyer des e-mails automatiques et nous pouvons définir quand ce rappel sera envoyé. Tous les 7 jours, tous les 15 jours ou tous les mois ce qui nous permet de ne plus avoir à envoyer de rappel manuellement ou plusieurs rappels. Comme nous avons 480 clients et que nous devons faire le check de toutes les sociétés, cela nous permet de gagner un temps considérable. Nous gagnons plus ou moins entre 50 à 100h par an, rien qu’avec les rappels automatiques. » — Rafael Rodriguez, associé chez TFRS Accountancy

Grâce à la réduction des tâches manuelles et à l’automatisation des processus de récolte de signature, TFRS a donc plus de temps entre les mains pour faire grandir son activité, mais également élever la relation avec ses clients.

« Notre métier évolue très rapidement et il est vrai que si nous gagnons du temps, nous pouvons le consacrer à quelque chose d’autre. Acquérir de nouveaux clients ou aider les clients existants à mieux gérer leur administratif, donner du conseil, donc oui, il est essentiel de moderniser notre travail pour accompagner au mieux nos clients. » — Rafael Rodriguez, associé chez TFRS Accountancy

À propos de TFRS Accountancy

TFRS Accountancy accompagne ses clients dans toutes les tâches comptables et fiscales, mais également dans la mise en place d’une comptabilité adaptée au monde de la digitalisation.

La société compte plus ou moins 480 sociétés et 200 indépendants, et elle travaille avec tous les types d’entreprises, mais en étant plus spécialisée dans les PME belges.

« Nous remarquons à quel point les signatures sont rapides depuis que nous travaillons avec Penneo. Auparavant, nous imprimions beaucoup ou le client devait venir, puis nous avions une pile de documents à lui faire signer, et maintenant, c’est envoyé par e-mail, et parfois en 5 minutes c’est signé. » – Ilse Simis, Directrice associée et copropriétaire chez Graef

Défis à relever

Chez Graef, le service et l’engagement envers leurs clients sont primordiaux et les guident dans leur approche commerciale.

Le processus de signature des documents devenait complexe sur le plan logistique, car de plus en plus de documents circulaient et devaient être signés.

La charge administrative manuelle prenait beaucoup de temps à Graef et l’empêchait de conseiller efficacement ses clients et de créer de la valeur pour eux.

Solution

Graef a décidé d’intégrer notre solution Penneo Sign pour gagner du temps et se concentrer sur l’essentiel : ses clients.

Recueillir les signatures des différentes parties prenantes dans un ordre précis et garder une vue d’ensemble de tout le processus était une caractéristique essentielle pour Graef.

Grâce à Penneo, Graef peut désormais offrir à ses clients et partenaires un moyen sûr et rapide de signer des documents, tels que des rapports annuels et des documents liés à la conformité et s’assurer que toutes les échéances sont respectées.

« Je dois dire que travailler avec Penneo n’est pas seulement qu’un gain de temps, mais c’est facile, simple, rapide et c’est aussi tout simplement amusant ! « – Stjin De Graef, Directeur associé et copropriétaire chez Graef

Chez Penneo, nous avions pour ambition de répondre aux objectifs et aux initiatives de Graef en matière de digitalisation, ainsi qu’aux valeurs de l’entreprise.

« Penneo nous aide en fait à grandir, car nous gagnons du temps en l’utilisant. Nous souhaitons également que nos clients se développent, c’est pourquoi nous les encourageons constamment à se digitaliser.

Penneo renforce également les relations, car la signature de documents est rendue si simple que nous avons plus de temps pour donner à nos clients de vrais conseils, ce qui est plus précieux que les tâches purement administratives. C’est donc la partie avis & conseil qui va prendre le relais, car nous avons désormais plus de temps pour nous y consacrer.

La simplicité parle d’elle-même – Penneo est un outil facile à utiliser. Et c’est fun que les choses avancent si vite. Nous avons plus de temps pour prendre du plaisir à ce que nous faisons. » – Bart De Graef, Directeur associé et copropriétaire chez Graef

Résultats

La mise en place et l’adoption de Penneo ont été un succès, et c’est désormais un outil utilisé dans toute l’entreprise. Penneo Sign joue un rôle important dans leurs flux de travail, et ils ont remarqué une augmentation de « la proportion de documents signés qui reviennent a été multipliée par dix », comme l’a affirmé l’un des Directeurs associés.

À propos de Graef

Graef est une histoire de famille qui a débuté il y a 40 ans et qui continue à se développer et à relever de nouveaux défis.

Le nom de l’entreprise représente leurs valeurs, et ce sont-elles qui les guident dans leur façon de travailler avec leurs clients au quotidien, ainsi que lors dans la sélection de nouveaux partenaires.

G pour Grandir
R pour Relation
A pour Avis & Conseil
E pour Equilibre & Simplicité
F pour Fun

L’objectif de Graef est de créer une relation forte et de confiance avec ses partenaires et de créer ainsi de la croissance et de la valeur ajoutée pour ses clients.

« Avant d’utiliser Penneo, nos collègues avaient beaucoup de travail pour vérifier auprès de nos clients le retour des documents signés. » – Stijn de Prins, associé chez Fineko

Défis à relever

Il a toujours été primordial pour Fineko de rester une entreprise compétitive et la numérisation devenait une priorité. Certains processus, comme le suivi des signatures, devenaient problématiques et devaient être améliorés.

Fineko, comme de nombreux cabinets comptables, se débattait avec le nombre de tâches manuelles qu’ils devaient effectuer tout au long de la journée.

Solution

Après quelques recherches, Fineko a décidé de mettre en place Penneo Sign.

L’interface conviviale, tant pour les utilisateurs que pour les clients, a été un élément clé dans le processus de décision. La possibilité de définir des flux de signature simples et avancés et d’établir des rappels automatiques optimise les processus internes.

Fineko voulait permettre à ses clients et partenaires commerciaux de signer numériquement avec itsme® depuis n’importe quel endroit et n’importe quel appareil.

« En Belgique, presque tout le monde a installé itsme® sur son téléphone portable. » – Stijn de Prins, associé chez Fineko

Résultats

L’adoption de Penneo Sign a été bénéfique pour Fineko, car ses employés peuvent désormais se concentrer sur leurs clients, en partie grâce au temps qu’ils ont pu gagner grâce aux rappels automatiques.

« Grâce à Penneo, nos collègues ont beaucoup plus de temps à consacrer à leur travail. Ils passent en fait moins de temps à vérifier qui a signé et qui ne l’a pas fait, également grâce au fait que ces documents arrivent automatiquement, que certains processus et tâches internes sont ensuite cochés automatiquement, ce qui signifie que nos collègues ont en fait plus de temps pour donner des conseils ciblés à leurs clients. » – Stijn de Prins, associé chez Fineko

Les processus manuels sont désormais moins chronophages grâce à Penneo, et Fineko peut constater une accélération de l’exécution, notamment en ce qui concerne les rapports annuels.

“Les comptes annuels sont maintenant achevés à un rythme élevé, alors que l’année dernière, nous étions encore à un niveau assez bas. Nous sommes maintenant à 75 % du volume de l’année dernière et, vers la fin de la période, nous atteindrons probablement facilement 150 à 200 %.” – Stijn de Prins, associé chez Fineko

Chez Penneo, nous prenons les commentaires de nos clients très au sérieux et nous leur demandons régulièrement de nous aider à améliorer la qualité de nos solutions afin de rester leur meilleur partenaire numérique.

“C’est toujours agréable d’avoir un bon partenaire, et Penneo est très ouvert à cela aussi. Toutes les suggestions et remarques sur le produit actuel sont toujours acceptées et il y a toujours des retours positifs, et quand cela est possible, certains ajustements sont faits. C’est en fait la force de Penneo : être grand, ou plus grand, mais toujours petit en termes d’approche.” – Stijn de Prins, associé chez Fineko

À propos de Fineko

Fineko est une entreprise qui existe depuis plus de 25 ans. Elle dispose de 3 bureaux à Genk, Hasselt et Louvain, et emploie une centaine de personnes. La société offre un large éventail de services, allant de la comptabilité et de la tenue de livres au conseil fiscal et juridique, en passant par le financement des entreprises.

La structure de Fineko est organisée de manière à maintenir un contact personnel avec ses clients.

“Grâce à nos comptables de qualité, nous avons pu développer une belle gamme de services pour nos clients. Cela nous permet de soulager le client à chaque étape de sa vie.” – Stijn de Prins, associé chez Fineko

« Nous utilisons Penneo pour gérer les processus de signature dans notre secteur d’activité, la comptabilité. Avant Penneo, nous faisions cela de manière très archaïque, ce qui prenait beaucoup de temps et engendrait beaucoup de frustrations. Nous pouvons à présent automatiser le processus de signature et nous assurer que nous recueillons bien toutes les signatures nécessaires. Nos clients sont également ravis de pouvoir signer de manière numérique via itsme®, ce qui constitue un réel progrès. » – Charlotte Pille, associée chez VGD

Défis à relever

Avant d’utiliser Penneo, l’équipe comptable de VGD envoyait des documents aux clients par courrier postal ou par courrier électronique, et les clients devaient imprimer, signer, numériser et renvoyer les documents. Cette façon de faire était à la fois frustrante et chronophage. Souvent, les clients n’imprimaient que les pages qui devaient être signées, de sorte que VGD devait reconstituer les pages manquantes et vérifier manuellement si tous les documents étaient complets.

Le processus de collecte des signatures n’était pas non plus très efficace, car les clients oubliaient parfois de signer tous les documents, surtout s’ils devaient signer à plusieurs titres (par exemple, en tant qu’administrateur et actionnaire). Ainsi, l’envoi et la réception des documents signés représentaient un défi pour VGD, car soit les signatures manquaient, soit les documents étaient retournés incomplets.

L’autre aspect du défi concernait la communication avec le client. VGD envoyait des documents à signer, mais il y avait rarement un suivi proactif. L’entreprise avait mis en place un système pour ajouter une coche lorsqu’un document était retourné signé, mais VGD s’est rendu compte que le pourcentage de documents retournés était assez faible. Un suivi supplémentaire était donc indispensable pour recevoir les documents nécessaires dans les délais légaux. Il s’agissait d’un processus manuel, plus réactif que proactif, donc également long et inefficace.

Dans l’ensemble, l’entreprise n’était pas satisfaite de la qualité du processus de collecte des signatures et du pourcentage de complétude des documents. VGD a reconnu que pour atteindre son ambition de devenir un acteur de premier plan en matière de comptabilité numérique en Belgique, il lui fallait mettre en œuvre davantage d’outils numériques qui l’aideraient à la fois à gérer les workflows en interne et à communiquer et collaborer avec les clients en externe.

“Pour moi, il s’agit également de la partie commerciale, car chez VGD, nous voulons être reconnus comme l’un des principaux cabinets comptables en Belgique se concentrant sur la comptabilité numérique, par conséquent, avoir une solution de signature numérique et d’automatisation est essentiel pour nous. Avec Penneo, nous avons franchi une étape de plus vers notre objectif.” – Charlotte Pille, associée chez VGD

Solution

VGD a d’abord été présenté à Penneo par un partenaire mutuel, Silverfin. Penneo était un nouveau partenaire pour les solutions de signature numérique en Belgique, et après plusieurs discussions tant avec l’équipe de Penneo qu’en interne, VGD a décidé de mettre en œuvre notre solution.

VGD a commencé par implémenter la solution de Penneo pour ses services comptables. L’entreprise peut gérer et signer numériquement des documents juridiques tels que les assemblées générales annuelles d’actionnaires, les procès-verbaux des réunions du conseil des administrateurs, les rapports annuels, les comptes annuels statutaires, etc.
L’entreprise peut envoyer de tels documents pour signature numérique via Penneo, et les clients n’ont plus besoin d’imprimer et de numériser les documents. Tout peut être signé à l’aide d’itsme, ce qui apporte un niveau supplémentaire de sécurité et de commodité.

Résultats

De plus, l’équipe de VGD ne doit plus suivre la progression manuellement ni vérifier lorsqu’un document a été renvoyé. Avec Penneo, ils obtiennent un aperçu instantané du statut de leurs documents transactionnels via le tableau de bord. Ils peuvent voir quels documents ont été ouverts, sont en attente ou ont été signés. De plus, les clients ne peuvent en aucun cas modifier les documents, il n’y a donc plus de risque de pages manquantes. Notre journal d’audit capture toutes les actions et si une tentative a été faite pour modifier un document, VGD en immédiatement informé. Tout cela permet à l’équipe comptable de contrôler plus facilement la progression et de suivre les clients qui n’ont pas encore signé.

Les clients bénéficient également d’une meilleure expérience, car ils peuvent signer en utilisant itsme®, de n’importe où, sur n’importe quel appareil. Ils bénéficient désormais d’une expérience moderne et nettement plus pratique lorsqu’ils interagissent avec l’équipe de VGD.

VGD a mis en œuvre avec succès la solution Penneo et attend avec impatience la saison chargée qu’est le printemps, au cours de laquelle la plupart des échanges de documents transactionnels ont lieu. L’entreprise a déjà reçu des retours positifs tant en interne qu’en externe.

« Il y a beaucoup d’options, vous pouvez faire beaucoup de choses avec Penneo, ce qui est réellement génial. Nous avons commencé à utiliser Penneo fin 2020 et la plupart des signatures ont lieu au printemps, j’ai donc hâte de voir la solution en action. Je suis sûr que ce partenariat nous aidera à améliorer l’automatisation et la signature numérique. Nous sommes aujourd’hui un client satisfait. » – Charlotte Pille, associée chez VGD

VGD et Penneo construisent un partenariat solide basé sur la coopération, la communication ouverte et la création de valeur. Avec notre vision commune des relations à long terme et notre intérêt mutuel à utiliser l’automatisation pour rendre le travail plus intelligent, nous collaborons en permanence à la création d’une solution encore meilleure dont tout le monde peut bénéficier.

« Nous ne nous contentons pas d’une simple relation fournisseur-client, nous sommes réellement des partenaires de Penneo. Parce que travailler ensemble génère une juste valeur pour tous les deux et mène à une relation à long terme. » – Charlotte Pille, associée chez VGD

Afin de fournir une solution encore meilleure à VGD, nous poursuivrons notre collaboration vers une intégration de partenaire avec Silverfin qui permettra à VGD d’envoyer automatiquement des documents de Silverfin à Penneo et de réduire encore la quantité de travail manuel.

Les premiers utilisateurs de Penneo chez VGD contribuent actuellement à sensibiliser le reste de l’entreprise. Reconnaissant le potentiel de la solution, VGD inclut Penneo dans sa future plateforme d’apprentissage en ligne pour rendre la solution Penneo plus largement disponible au sein de l’équipe et aider les employés à travailler plus efficacement dans tous les secteurs d’activité, de la comptabilité à l’audit, en passant par la fiscalité et le juridique.

À propos de VGD

VGD fait partie de Nexia International, le numéro neuf mondial des réseaux internationaux d’experts-comptables, de conseillers fiscaux et de réviseurs d’entreprises indépendants.

VGD Belgium compte 300 experts prêts à fournir des solutions adaptées aux besoins de leurs clients dans des domaines allant de la fiscalité, la comptabilité ou la finance d’entreprise aux RH, à l’informatique, aux subventions ou à la planification immobilière. L’entreprise travaille en étroite collaboration avec ses clients, les aidant à automatiser les processus afin qu’ils passent moins de temps sur les tâches administratives et plus de temps pour les choses qui sont essentielles pour eux.

« Before choosing Penneo, we researched a few competitors out there. We chose Penneo based on their international presence and API link with Silverfin. We are saving time, paper, reduced our personnel costs so we worry less about follow up. All this, due to automating the processes. » – Dieter Coppens, Founder and Managing Partner at BOOKKEEPER

Challenge

Before, we had problems getting documents signed back from our clients. We sent out reminders manually. It took a lot of time and money, and wasn’t efficient. – Dieter Coppens, Founder and Managing Partner at BOOKKEEPERS

Before BOOKKEEPERS started using Penneo, 50-60% of documents didn’t get signed due to several challenges. The process was time-consuming, inefficient, and often required multiple reminders. Clients had to print out the documents, manually sign them, scan them, and send them back. The manual back-and-forth not only consumed a lot of time but also led to delays and unnecessary paperwork for the client and the staff at BOOKKEEPERS.

Solution

BOOKKEEPERS researched the market for a digital solution and chose Penneo based on its international presence and the integration with Silverfin.

The API with Silverfin made the implementation quick, and in a short time, BOOKKEEPERS experienced a successful start with signing annual reports. This made filing a lot smoother.

Results

With Penneo Sign and the integration with Silverfin, BOOKKEEPERS has improved the document signing process significantly. Within a few minutes, both internal and external documents are signed and returned. The implementation resulted in time savings, efficient follow-ups, and automation of document workflows.

Customers have also expressed enthusiasm for the software, as it eliminated the need for printing, signing, rescanning, and sending documents back.

Penneo has streamlined the document signing process, increased efficiency, reduced costs, and improved the company’s workflow.

About BOOKKEEPERS

BOOKKEEPERS is an accounting firm based in Aalst, Belgium, with a second office in Ghent. The company serves a diverse range of clients, from the creative industry to construction companies.

Bookkeepers provide a high level of services within accounting to their clients in Belgium, and one way they do that is by automating daily work in order to have more time to advise their clients.