34min
« Avec Penneo, le document signé le plus rapide que nous ayons reçu est de 34 minutes. »
Sven Cornelis, Associé Dirigeant chez Acco Accountants
À propos de Acco Accountants
Acco Accountants est une entreprise Belge qui a démarré son activité en 1985 et qui a su évoluer avec son temps pour devenir une référence dans son secteur. Leurs clients font appel eux pour les accompagner dans leur comptabilité, la gestion des taxes ou des démarches légales.
L’entreprise compte une trentaine de collaborateurs et deux bureaux situés à Anvers et Malines.
Défis à relever
Acco Accountants a toujours eu la volonté de vivre avec son temps et c’est depuis 2016 que l’entreprise a décidé d’accélérer les choses pour digitaliser son activité et automatiser ses processus pour offrir un service de plus grande qualité à ses clients.
Les 2 challenges principaux étaient les suivants :
- Gagnez du temps en réduisant le travail manuel
- L’utilisation d’une API pour pouvoir se connecter à une infrastructure existante et dynamique
« Avant cela, le processus courant d’un cabinet comptable lorsqu’il s’agissait de faire signer les rapports annuels reposé sur des échnages de documents papier. Vous commenciez à tout imprimer, à l’envoyer, puis à demander au client de signer et il arrivait que le document soit signé aux mauvais endroits… cela a toujours été un défi de maintenir ce procédé en bon état de marche. » – Sven Cornelis, Associé Dirigeant chez Acco Accountants
L’entreprise est en constante recherche d’idées et de méthodes nouvelles pour s’améliorer et c’est ce qu’il va leur permettre aujourd’hui de se positionner comme « l’un des précurseurs du secteur de la comptabilité en matière d’automatisation et de digitalisation ».
Solution
C’est donc tout naturellement que notre solution Penneo Sign a été retenue par Acco Accountants.
« Tout ce que vous automatisez, que vous digitalisez, vous devez prendre du recul et vous demander : » Comment faisons-nous aujourd’hui ? Comment aimerions-nous le faire demain et comment pouvons-nous intégrer cela au mieux à un outil comme Penneo ? » – Sven Cornelis, Associé Dirigeant chez Acco Accountants
Nos équipes respectives ont collaboré afin de développer une solution (via API) qui puisse s’adapter à leurs besoins techniques et répondre à leurs challenges au quotidien.
« Nous avons maintenant une intégration qui communique entre Silverfin, Penneo, et avec nos clients et qui nous permet d’obtenir les documents, les rapports annuels qui doivent être signés en temps et en heure. Tout fonctionne automatiquement !” – Sven Cornelis, Associé Dirigeant chez Acco Accountants
Recueillir les signatures des différentes parties prenantes dans un ordre précis et garder une vue d’ensemble de tout le processus était une caractéristique essentielle pour Acco Accountants.
« Les flux de signature de Penneo… c’est une façon différente de travailler.
En fait, il faut d’abord réfléchir à la manière dont on va mettre en place le flux de signature, ce qui oblige à 1. Remettre en question nos procédés 2. Adapter et développer de nouvelles perspectives de travail, mais une fois que c’est mis en place, j’oserais presque dire que tout devient un jeu d’enfant. » – Sven Cornelis, Associé Dirigeant chez Acco Accountants
Grâce à Penneo, Acco Accountants peut désormais offrir à ses clients et partenaires un moyen sûr et rapide de signer des documents, tels que des rapports annuels et des documents liés à la conformité et s’assurer que toutes les échéances sont respectées.
Résultats
Le déploiement de Penneo a été bénéfique pour Acco Accountants puisque nous leur avons permis de gagner du temps ainsi qu’à leurs clients et qu’ils peuvent maintenant échanger et signer des documents en quelques minutes.
« Avec Penneo, le document signé le plus rapide que nous ayons reçu est de 34 minutes. » – Sven Cornelis, Associé Dirigeant chez Acco Accountants
La collaboration entre Penneo et itsme® en Belgique est également un avantage important pour leurs clients. Ils peuvent confirmer leur identité et signer numériquement de manière sûre et rapide en utilisant itsme®, et depuis tous leurs appareils.
Acco Accountants notent également la simplification et l’optimisation des rapports avec leurs clients, puisqu’ils peuvent en quelques clics paramétrer des rappels lorsqu’un document n’est pas signé en temps et en heure.
« Nous avons ainsi gagné beaucoup de temps et c’était également plus intéressant pour les clients, car il y avait moins d’échanges de papier. Nous avons gagné beaucoup de temps pour nous concentrer sur nos clients. Il est également beaucoup plus facile d’assurer le suivi, de savoir ce qui est complètement finalisé et, là, où nous devons envoyer des rappels. » – Sven Cornelis, Associé Dirigeant chez Acco Accountants
