40-50%
des documents sont retournés signés
le jour même
À propos de B&L Accounting
B&L Accounting est un cabinet d’expertise comptable en Belgique qui compte environ 300 à 400 clients. La société aide d’autres organisations dans de nombreux domaines, comme la comptabilité, la fiscalité et le conseil aux entreprises.
La mission que s’est fixée B&L Accounting est de fournir à ses clients les conseils les plus pertinents afin de leur permettre d’atteindre leurs objectifs commerciaux.
Défis à relever
Comme beaucoup de cabinets comptables, B&L s’occupe des démarches administratives pour ses clients, tout en leur apportant de la valeur ajoutée. Avec plusieurs documents devant être signés à différents moments de l’année pour chaque client, B&L n’avait pas toujours le temps d’avoir un aperçu clair de qui avait signé ou non, ni de faire le suivi si celui-ci était nécessaire.
Cela devenait un défi, surtout après l’arrivée de la nouvelle législation en Belgique qui a introduit des contrôles plus stricts pour s’assurer que les documents sont retournés signés.
Pour améliorer la communication avec ses clients et s’assurer qu’elle répond également aux exigences législatives, B&L Accounting a donc décidé de chercher un nouvel outil permettant de gérer ces procédés.
Solution
Après plusieurs recherches, l’entreprise a décidé de mettre en place notre solution Penneo Sign. Penneo offrait la solution la plus intéressante en matière de fonctionnalités et de prix.
L’intégration de la solution s’est déroulée sans heurts et B&L Accounting a trouvé la plateforme Penneo facile à prendre en main et simple à naviguer. L’entreprise a décidé de mettre en place des flux personnalisés, adaptés aux processus de B&L, ce qui rend la collaboration avec Penneo encore plus fructueuse.
« Nous sommes très satisfaits du suivi. S’il y a une question ou si quelque chose doit être modifié, j’envoie un e-mail à notre responsable de compte et j’obtiens une réponse dans la journée. C’est vraiment bien. » – Stefanie Van Herck, Assistante administrative @ B&L Accounting
L’envoi de documents via Penneo est aussi simple que l’envoi d’un e-mail, et les rappels automatiques sont un véritable gain de temps.
« Je reçois environ 40 à 50 % des documents retournés et signés le jour même. Puis, une semaine plus tard, je peux voir qu’ils ont reçu un rappel pour un autre projet, car je reçois davantage de documents signés. Les rappels sont vraiment une bonne chose. » – Stefanie Van Herck, Assistante administrative @ B&L Accounting
Résultats
Tout ce qui doit être signé est désormais envoyé via Penneo et les documents reviennent signés beaucoup plus rapidement. Il est ainsi beaucoup plus facile pour B&L Accounting de rester en conformité avec les nouvelles exigences législatives.
« Dans certains cas je peux envoyer 40 documents le même jour et je reçois des réponses immédiatement. Certains clients répondent en 30 minutes, d’autres prennent un jour ou deux. C’est vraiment beaucoup plus rapide grâce à Penneo. » – Stefanie Van Herck, Assistante administrative @ B&L Accounting
De plus, la communication avec les clients s’est également améliorée. B&L a reçu des commentaires positifs de la part de nombreux clients, qui apprécient la signature via Penneo. Ils peuvent signer à partir de leur téléphone portable, ce qui rend le processus beaucoup plus pratique.
« Nous sommes ravis d’utiliser Penneo. Nous pensons que c’est un changement extrêmement positif pour notre entreprise, puisque nous voulions commencer à faire plus de choses de manière digitale. Penneo nous permet de faire un pas dans la bonne direction. » – Stefanie Van Herck, Assistante administrative @ B&L Accounting
