Tax Consult, cabinet bruxellois spécialisé dans la comptabilité et le conseil fiscal pour un portefeuille de clients diversifié, est connu pour son engagement dans la transformation numérique. Avec 65 employés répartis dans deux bureaux, le cabinet traite des dossiers complexes pour des entreprises locales et des structures internationales. Face aux mutations du secteur et à l’évolution des attentes des clients, Tax Consult donne la priorité à l’innovation pour répondre aux exigences croissantes en matière de conformité, sans pour autant sacrifier son orientation vers le conseil.
« Nos clients attendent plus qu’une simple mise en conformité ; ils veulent des conseils sur l’ensemble de leur situation financière », explique Kris Vanhinsbergh, associée gérante de Tax Consult. « Les solutions numériques telles que Penneo nous permettent de consacrer plus de temps à ces conversations et nous aident à offrir une expérience sécurisée et efficace.
Gestion manuelle des documents et conformité complexe
L’entreprise, dont les départements se consacrent au conseil local, international et en matière de TVA, était confrontée à d’importantes contraintes de temps pour gérer les documents de ses clients et garantir la conformité. Les réglementations relatives à la vérification des données et des clients étant de plus en plus strictes, les méthodes traditionnelles telles que les signatures sur papier sont devenues insoutenables.
« Notre ancien processus était de collecter des signatures sur papier, de scanner des documents et de relancer sans cesse les clients – une tâche inefficace et coûteuse qui ne correspondait tout simplement pas à notre vision d’un service moderne », note Kris.
Priorité aux flux de travail numériques et sécurisés
A la recherche d’une solution efficace, Tax Consult a intégré Penneo dans son flux de travail pour numériser la manipulation des documents et mettre en place des signatures électroniques sécurisées et traçables.
« Penneo a immédiatement répondu à nos besoins », a déclaré Kris. « Il est suffisamment flexible pour s’intégrer à notre logiciel existant et nous permet de centraliser tous les documents des clients en toute sécurité. De plus, les clients peuvent signer les documents n’importe où et n’importe quand, ce qui est inestimable pour eux ».
Avec Penneo, l’équipe de Tax Consult peut recueillir des signatures numériques en quelques clics, ce qui réduit considérablement le temps consacré à la gestion des documents. L’intégration de l’API ouverte de Penneo a permis d’automatiser davantage de tâches, permettant aux employés de se concentrer davantage sur les services en contact avec les clients et moins sur les frais généraux administratifs.
« Il était important pour nous que si nous décidions de travailler avec un fournisseur, ce soit avec un véritable intérêt pour la coopération. Il ne s’agissait pas simplement d’une personne que nous pourrions appeler pour obtenir une assistance, mais d’un partenaire offrant une collaboration intensive – une véritable relation gagnant-gagnant pour les deux parties », ajoute Kris.
L’efficacité, l’expérience et la satisfaction se sont rapidement améliorées
L’implémentation de Penneo a apporté des gains substantiels tant pour les clients que pour le personnel de Tax Consult. Le temps précédemment consacré au traitement des documents et aux suivis a été réduit, ce qui a permis à l’entreprise de servir ses clients plus efficacement.
« Nos clients apprécient cette efficacité », souligne Kris. « Ils apprécient l’accès instantané aux documents et la possibilité de signer électroniquement. Cela a simplifié leur expérience et projette une image professionnelle de notre cabinet ».
Pour les employés, la facilité d’utilisation et la fiabilité de Penneo ont amélioré la satisfaction au travail, car cela leur a permis de consacrer plus de temps au travail avec les clients et au conseil. Les formations régulières et l’assistance fournies par Penneo ont permis à l’entreprise de rester à la pointe des exigences du secteur.
« Nous avons une formation interne, que Penneo soutient, et nous continuons à tenir des réunions mensuelles pour discuter des problèmes, des améliorations et des nouveaux développements de Penneo. Ce soutien est crucial pour l’amélioration de nos processus et pour nous permettre de nous concentrer sur nos clients. »
L’avenir de la comptabilité belge
Pour Tax Consult, l’avenir de la comptabilité réside dans l’automatisation et la numérisation. Kris Vanhinsbergh estime que la saisie manuelle est en train de disparaître et que les comptables se concentrent désormais sur le conseil et l’accompagnement des clients. « Le métier de comptable ne disparaîtra pas. Il sera plus différent dans la manière de traiter le dossier, mais au bout du compte, ce sera mieux pour les clients », explique-t-elle.
En outre, les jeunes talents exigent des données instantanées et une réactivité en temps réel, ce qui rend indispensable l’utilisation de logiciels efficaces. « Les jeunes employés demandent un démarrage instantané, des données instantanées.La saisie manuelle ne peut pas suivre », ajoute Kris Vanhinsbergh.
Les exigences de conformité, en particulier en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et de connaissance du client, poussent le secteur vers des solutions numériques centralisées et rationalisées. « La charge administrative augmente, mais les logiciels peuvent aider à la rationaliser », note-t-elle. Les outils modernes améliorant également la rétention des talents et l’image de marque de l’employeur, Tax Consult estime que l’adoption de solutions numériques est essentielle pour rester compétitif dans un secteur en pleine évolution.
A propos de Tax Consult
Tax Consult est un cabinet bruxellois de premier plan spécialisé dans les services de comptabilité et de conseil fiscal pour une clientèle diversifiée, notamment des PME, des entités internationales et des organisations à but non lucratif. Avec 65 employés répartis dans deux bureaux et plus de 800 clients, Tax Consult allie expertise et engagement en faveur de la transformation numérique, fournissant des services efficaces et conformes adaptés aux besoins de chaque client.
