TFRS Accountancy devient 100% paperless grâce à Penneo Sign

Défis à relever

TFRS est un cabinet comptable qui a été confronté, comme beaucoup d’autres dans le secteur, à l’accumulation de documents papier et à des réglementations de plus en plus complexes.

Le défi que TFRS souhaitait relever était de devenir 100% sans papier et donc de numériser ses activités pour réduire le travail manuel et fournir un niveau de conseil encore plus élevé à ses clients.

« Les 10 dernières années, notre métier a tellement évolué que nous devons nous adapter. Tout devient de plus en plus compliqué, il y a beaucoup de tâches administratives et nous sommes donc obligés de nous équiper de certains programmes afin de faciliter nos tâches. » — Rafael Rodriguez, associé chez TFRS Accountancy

L’autre défi pour TFRS était de trouver un partenaire qui leur ferait gagner du temps, qui respecterait les réglementations du secteur et sur lequel ils pourraient compter pour s’adapter à leurs besoins.

« Le système fiscal est devenu plus complexe, les programmes dont nous avons besoin aujourd’hui, nous n’en avions pas besoin il y a dix ans. Aujourd’hui, sans les programmes, ce serait irréalisable, donc nous avons vraiment besoin de bons partenaires pour notre métier. » — Rafael Rodriguez, associé chez TFRS Accountancy

Solution

TFRS valorise sa relation client et après plusieurs recherches Penneo Sign est la solution qu’ils ont décidé de tester auprès de 5 de leurs clients. Le retour fut immédiatement très positif et TFRS a donc décidé d’implanter Penneo.

« J’ai contacté 5 clients à qui j’ai envoyé des documents à signer via Penneo et ils m’ont tous dit que c’est très facile d’utilisation, qu’ils gagnaient du temps et c’est ce que nous cherchons : gagner du temps, de l’argent et surtout à avoir des clients qui sont contents. » — Rafael Rodriguez, associé chez TFRS Accountancy

Résultats

Penneo Sign a été rapidement adopté par tous les employés du cabinet ainsi que par leurs clients, et aujourd’hui, TFRS peut se targuer d’être 100% numérique !

Grâce aux déroulements de signatures, TFRS peut recueillir les signatures de différents parties dans un ordre précis et garder une vision complète de l’ensemble du processus.

« C’est quelque chose que j’avais demandé à Penneo, avant d’envoyer, un document à un client est-ce que l’on peut d’abord signer en interne avant d’envoyer au client et c’était possible avec Penneo. Ce qui est bien, comme ça le client reçoit une lettre de mission signée par chaque associé. Si l’on envoie un document et que le client signe en premier et qu’il n’a pas les signatures des associés cela fait peu professionnel. Je trouve cela très utile et ce n’était pas possible avec les autres programmes. » — Rafael Rodriguez, associé chez TFRS Accountancy

TFRS compte près de 480 sociétés et devaient régulièrement relancer ces derniers afin de signer un document en temps et en heure afin d’éviter des sanctions.

Avec Penneo Sign, ils peuvent respecter les délais grâce aux rappels automatiques. Ils peuvent décider du moment et de la fréquence auxquels ils rappellent à leurs clients de signer.

« Penneo nous permet d’envoyer des e-mails automatiques et nous pouvons définir quand ce rappel sera envoyé. Tous les 7 jours, tous les 15 jours ou tous les mois ce qui nous permet de ne plus avoir à envoyer de rappel manuellement ou plusieurs rappels. Comme nous avons 480 clients et que nous devons faire le check de toutes les sociétés, cela nous permet de gagner un temps considérable. Nous gagnons plus ou moins entre 50 à 100h par an, rien qu’avec les rappels automatiques. » — Rafael Rodriguez, associé chez TFRS Accountancy

Grâce à la réduction des tâches manuelles et à l’automatisation des processus de récolte de signature, TFRS a donc plus de temps entre les mains pour faire grandir son activité, mais également élever la relation avec ses clients.

« Notre métier évolue très rapidement et il est vrai que si nous gagnons du temps, nous pouvons le consacrer à quelque chose d’autre. Acquérir de nouveaux clients ou aider les clients existants à mieux gérer leur administratif, donner du conseil, donc oui, il est essentiel de moderniser notre travail pour accompagner au mieux nos clients. » — Rafael Rodriguez, associé chez TFRS Accountancy

À propos de TFRS Accountancy

TFRS Accountancy accompagne ses clients dans toutes les tâches comptables et fiscales, mais également dans la mise en place d’une comptabilité adaptée au monde de la digitalisation.

La société compte plus ou moins 480 sociétés et 200 indépendants, et elle travaille avec tous les types d’entreprises, mais en étant plus spécialisée dans les PME belges.

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