« Nous utilisons Penneo pour gérer les processus de signature dans notre secteur d’activité, la comptabilité. Avant Penneo, nous faisions cela de manière très archaïque, ce qui prenait beaucoup de temps et engendrait beaucoup de frustrations. Nous pouvons à présent automatiser le processus de signature et nous assurer que nous recueillons bien toutes les signatures nécessaires. Nos clients sont également ravis de pouvoir signer de manière numérique via itsme®, ce qui constitue un réel progrès. » – Charlotte Pille, associée chez VGD
À propos de VGD
VGD fait partie de Nexia International, le numéro neuf mondial des réseaux internationaux d’experts-comptables, de conseillers fiscaux et de réviseurs d’entreprises indépendants.
VGD Belgium compte 300 experts prêts à fournir des solutions adaptées aux besoins de leurs clients dans des domaines allant de la fiscalité, la comptabilité ou la finance d’entreprise aux RH, à l’informatique, aux subventions ou à la planification immobilière. L’entreprise travaille en étroite collaboration avec ses clients, les aidant à automatiser les processus afin qu’ils passent moins de temps sur les tâches administratives et plus de temps pour les choses qui sont essentielles pour eux.
Défis à relever
Avant d’utiliser Penneo, l’équipe comptable de VGD envoyait des documents aux clients par courrier postal ou par courrier électronique, et les clients devaient imprimer, signer, numériser et renvoyer les documents. Cette façon de faire était à la fois frustrante et chronophage. Souvent, les clients n’imprimaient que les pages qui devaient être signées, de sorte que VGD devait reconstituer les pages manquantes et vérifier manuellement si tous les documents étaient complets.
Le processus de collecte des signatures n’était pas non plus très efficace, car les clients oubliaient parfois de signer tous les documents, surtout s’ils devaient signer à plusieurs titres (par exemple, en tant qu’administrateur et actionnaire). Ainsi, l’envoi et la réception des documents signés représentaient un défi pour VGD, car soit les signatures manquaient, soit les documents étaient retournés incomplets.
L’autre aspect du défi concernait la communication avec le client. VGD envoyait des documents à signer, mais il y avait rarement un suivi proactif. L’entreprise avait mis en place un système pour ajouter une coche lorsqu’un document était retourné signé, mais VGD s’est rendu compte que le pourcentage de documents retournés était assez faible. Un suivi supplémentaire était donc indispensable pour recevoir les documents nécessaires dans les délais légaux. Il s’agissait d’un processus manuel, plus réactif que proactif, donc également long et inefficace.
Dans l’ensemble, l’entreprise n’était pas satisfaite de la qualité du processus de collecte des signatures et du pourcentage de complétude des documents. VGD a reconnu que pour atteindre son ambition de devenir un acteur de premier plan en matière de comptabilité numérique en Belgique, il lui fallait mettre en œuvre davantage d’outils numériques qui l’aideraient à la fois à gérer les workflows en interne et à communiquer et collaborer avec les clients en externe.
“ Pour moi, il s’agit également de la partie commerciale, car chez VGD, nous voulons être reconnus comme l’un des principaux cabinets comptables en Belgique se concentrant sur la comptabilité numérique, par conséquent, avoir une solution de signature numérique et d’automatisation est essentiel pour nous. Avec Penneo, nous avons franchi une étape de plus vers notre objectif.” – Charlotte Pille, associée chez VGD
Solution
VGD a d’abord été présenté à Penneo par un partenaire mutuel, Silverfin. Penneo était un nouveau partenaire pour les solutions de signature numérique en Belgique, et après plusieurs discussions tant avec l’équipe de Penneo qu’en interne, VGD a décidé de mettre en œuvre notre solution.
VGD a commencé par implémenter la solution de Penneo pour ses services comptables. L’entreprise peut gérer et signer numériquement des documents juridiques tels que les assemblées générales annuelles d’actionnaires, les procès-verbaux des réunions du conseil des administrateurs, les rapports annuels, les comptes annuels statutaires, etc.
L’entreprise peut envoyer de tels documents pour signature numérique via Penneo, et les clients n’ont plus besoin d’imprimer et de numériser les documents. Tout peut être signé à l’aide d’itsme, ce qui apporte un niveau supplémentaire de sécurité et de commodité.
Résultats
De plus, l’équipe de VGD ne doit plus suivre la progression manuellement ni vérifier lorsqu’un document a été renvoyé. Avec Penneo, ils obtiennent un aperçu instantané du statut de leurs documents transactionnels via le tableau de bord. Ils peuvent voir quels documents ont été ouverts, sont en attente ou ont été signés. De plus, les clients ne peuvent en aucun cas modifier les documents, il n’y a donc plus de risque de pages manquantes. Notre journal d’audit capture toutes les actions et si une tentative a été faite pour modifier un document, VGD en immédiatement informé. Tout cela permet à l’équipe comptable de contrôler plus facilement la progression et de suivre les clients qui n’ont pas encore signé.
Les clients bénéficient également d’une meilleure expérience, car ils peuvent signer en utilisant itsme®, de n’importe où, sur n’importe quel appareil. Ils bénéficient désormais d’une expérience moderne et nettement plus pratique lorsqu’ils interagissent avec l’équipe de VGD.
VGD a mis en œuvre avec succès la solution Penneo et attend avec impatience la saison chargée qu’est le printemps, au cours de laquelle la plupart des échanges de documents transactionnels ont lieu. L’entreprise a déjà reçu des retours positifs tant en interne qu’en externe.
« Il y a beaucoup d’options, vous pouvez faire beaucoup de choses avec Penneo, ce qui est réellement génial. Nous avons commencé à utiliser Penneo fin 2020 et la plupart des signatures ont lieu au printemps, j’ai donc hâte de voir la solution en action. Je suis sûr que ce partenariat nous aidera à améliorer l’automatisation et la signature numérique. Nous sommes aujourd’hui un client satisfait. » – Charlotte Pille, associée chez VGD
VGD et Penneo construisent un partenariat solide basé sur la coopération, la communication ouverte et la création de valeur. Avec notre vision commune des relations à long terme et notre intérêt mutuel à utiliser l’automatisation pour rendre le travail plus intelligent, nous collaborons en permanence à la création d’une solution encore meilleure dont tout le monde peut bénéficier.
« Nous ne nous contentons pas d’une simple relation fournisseur-client, nous sommes réellement des partenaires de Penneo. Parce que travailler ensemble génère une juste valeur pour tous les deux et mène à une relation à long terme. » – Charlotte Pille, associée chez VGD
Afin de fournir une solution encore meilleure à VGD, nous poursuivrons notre collaboration vers une intégration de partenaire avec Silverfin qui permettra à VGD d’envoyer automatiquement des documents de Silverfin à Penneo et de réduire encore la quantité de travail manuel.
Les premiers utilisateurs de Penneo chez VGD contribuent actuellement à sensibiliser le reste de l’entreprise. Reconnaissant le potentiel de la solution, VGD inclut Penneo dans sa future plateforme d’apprentissage en ligne pour rendre la solution Penneo plus largement disponible au sein de l’équipe et aider les employés à travailler plus efficacement dans tous les secteurs d’activité, de la comptabilité à l’audit, en passant par la fiscalité et le juridique.
