Nieuw in de wereld van digitale handtekeningen? Check eerst deze 9 punten

Digitale handtekeningen zijn inmiddels een integraal onderdeel van de dagelijkse gang van zaken bij veel bedrijven. Ze maken het eenvoudig en veilig om gevoelige documenten te verwerken, of het nu gaat om arbeidsovereenkomsten, volmachten, jaarrekeningen of andere juridische documenten.

Er zijn echter talloze oplossingen voor digitaal ondertekenen op de markt, en het kan lastig zijn om te bepalen welke functies écht essentieel zijn. Welke oplossing past het beste bij uw behoeften? En hoe zorgt u ervoor dat het veilig en gebruiksvriendelijk is en naadloos aansluit op uw bestaande systemen?

In dit artikel gidsen we u door 9 kernpunten die u moet overwegen voordat u een oplossing voor digitaal ondertekenen kiest.

1. Rechtsgeldige digitale handtekeningen

Pennen, papier, scannen en e-mails die over en weer gaan… Handmatig ondertekenen kan traag en tijdrovend zijn. Met digitale handtekeningen wordt het proces online afgehandeld: snel, veilig en zonder onnodige tussenstappen.

Hoewel alle drie de soorten elektronische handtekeningen rechtsgeldig zijn volgens de eIDAS-verordening, hebben Gekwalificeerde Elektronische Handtekeningen (QES) de voorkeur voor waardevolle of gevoelige documenten. Deze hebben namelijk in de gehele EU dezelfde juridische status als een handgeschreven handtekening.

→ Lees hier meer over de drie soorten elektronische handtekeningen

Een Geavanceerde Elektronische Handtekening (AdES) biedt meer bewijskracht dan een Gewone Elektronische Handtekening (SES), omdat deze uniek verbonden is aan de ondertekenaar, identificatie mogelijk maakt, onder de uitsluitende controle van de ondertekenaar blijft en eventuele vervalsingen achteraf detecteert.

2. Gebruik van diverse eID’s om te tekenen en identiteit te bevestigen

Zowel u als uw klanten gebruiken in het dagelijks leven al digitale identiteiten (eID’s). Oplossingen zoals BankID en itsme® zijn de standaard geworden om identiteiten veilig te bevestigen, zowel privé als zakelijk.

Uw tool voor digitaal ondertekenen moet kunnen integreren met de meest gebruikte nationale eID’s in Europa. Hierdoor kunnen ondertekenaars een identificatiemethode gebruiken die ze al kennen en vertrouwen, in plaats van nieuwe inloggegevens aan te moeten maken of nieuwe systemen te leren kennen.

Het resultaat is een ondertekeningsproces dat eenvoudig, veilig en vertrouwd aanvoelt, vooral wanneer documenten over de grens heen ondertekend moeten worden. Hoe makkelijker de identiteit geverifieerd kan worden, des te sneller de documenten hun bestemming bereiken.

3. Mogelijkheid tot ondertekenen met paspoort

Hoewel veel Europese landen sterke eID-oplossingen hebben, heeft niet iedereen daar toegang toe. Sommige klanten of partners wonen mogelijk in landen waar een nationale eID niet bestaat of niet op grote schaal wordt gebruikt.

Uw oplossing moet daarom ook internationale ondertekenaars op andere manieren kunnen faciliteren. Een goede tool stelt gebruikers in staat zich te identificeren met een paspoort of nationale identiteitskaart en alsnog te ondertekenen met een AdES of QES.

Dit biedt de nodige flexibiliteit in de praktijk zonder dat dit ten koste gaat van de veiligheid. Ongeacht waar de ondertekenaars zich bevinden, kunnen ze het ondertekeningsproces veilig en betrouwbaar afronden.

4. Documenten in de juiste volgorde ter ondertekening aanbieden

In veel sectoren zijn ondertekeningsprocessen zelden rechttoe rechtaan. Denk aan verkoopovereenkomsten, arbeidscontracten of jaarverslagen waarbij meerdere personen verschillende documenten in een specifieke volgorde moeten ondertekenen..

Het is belangrijk dat uw digitale oplossing deze complexe scenario’s aankan. U moet eenvoudig kunnen definiëren wie wat wanneer ondertekent, zodat het proces van begin tot eind de juiste stappen volgt.

Automatische meldingen en herinneringen zijn hierbij een enorme hulp. Ze zorgen ervoor dat het proces niet stil komt te liggen en besparen u het handmatig najagen van klanten of collega’s. Zo behoudt u het overzicht en haalt u deadlines.

5. Ondertekenen op elk apparaat, op elk moment

Tegenwoordig werken mensen vanaf computers, tablets en vooral smartphones. Daarom moet uw digitale ondertekeningstool het mogelijk maken om documenten te ondertekenen vanaf alle soorten apparaten, zonder technische hobbels onderweg.

Wanneer de oplossing zowel toegankelijk als mobielvriendelijk is, kunnen ondertekenaars hun handtekening zetten wanneer het hen uitkomt – of ze nu op kantoor zijn, thuis of onderweg. Dit maakt het hele proces flexibeler, sneller en gebruiksvriendelijker, en het vergroot de kans dat documenten tijdig ondertekend terugkomen.

6. Eenvoudige integraties met sectorspecifieke software

Om tijd te besparen en fouten te voorkomen, is het essentieel dat uw ondertekeningstool samenwerkt met de software die u al gebruikt. Denk aan accountancy- of auditingsystemen zoals Caseware, Silverfin, Ratios or M-Files.

Met een sterke integratie kunt u documenten rechtstreeks vanuit uw bestaande software aanmaken, beheren en ter ondertekening verzenden. Hierdoor hoeft u niet te schakelen tussen programma’s en minimaliseert u de kans op fouten.

Kant-en-klare integraties zijn een groot voordeel, maar wat als uw workflows complexer zijn? Of als u vertrouwt op een op maat gemaakt systeem? In dat geval moet het eenvoudig zijn om uw eigen integratie te bouwen.

Een sterke digitale handtekeningoplossing omvat een gebruiksvriendelijke en goed gedocumenteerde API die je in staat stelt om je ondertekeningsprocessen direct in jouw eigen systemen te automatiseren.

7. Pas uw communicatie aan de klant aan

Mensen worden steeds voorzichtiger met het openen van e-mails van onbekende afzenders, wat het proces kan vertragen. Daarom is het een groot voordeel als u de e-mails die met de documenten worden meegeleverd kunt personaliseren.

Een goede oplossing stelt u in staat om:

• De tekst van de e-mail aan te passen aan de taal van de ondertekenaar.
• De branding en het logo van uw eigen bedrijf toe te voegen.

Wanneer de e-mail er professioneel en herkenbaar uitziet, wekt dit vertrouwen bij uw klanten en is de kans groter dat het document snel wordt ondertekend.

8. Toegangscontrole voor extra veiligheid

Bij het verzenden van gevoelige documenten staat veiligheid voorop. Een betrouwbare tool moet daarom toegangscontrole bieden, zodat alleen de juiste persoon het document kan inzien en ondertekenen.

Dit kan bijvoorbeeld via:

• Bevestiging met een nationaal rijksregisternummer (NRN)
• SMS-codes die alleen naar het telefoonnummer van de ondertekenaar worden verzonden.

Daarnaast is het een groot voordeel als de oplossing een activiteitenlogboek heeft dat laat zien wie wanneer toegang heeft gehad tot het document. Dit biedt zowel overzicht als extra veiligheid in het proces.

9. Digitaal archief voor veilige documentopslag

Zodra documenten zijn ondertekend, kan het lastig zijn om het overzicht te bewaren. Het opslaan van bestanden in e-mails, op file-sharing platforms of op uw bureaublad voldoet niet aan de eisen van de GDPR.

Daarom moet uw tool een beveiligd digitaal archief bevatten waar alle ondertekende documenten:

• Worden opgeslagen in overeenstemming met de GDPR
• Gemakkelijk toegankelijk zijn wanneer u ze nodig heeft
• Beschermd zijn tegen verlies, diefstal of fysieke schade

Een digitaal archief biedt u overzicht, rust en zekerheid; documenten zijn altijd waar ze horen te zijn en kunnen snel en eenvoudig worden teruggevonden.

Conclusie

Het kiezen van de juiste oplossing voor digitale handtekeningen gaat niet alleen over efficiëntie, maar ook over het beveiligen van uw bedrijf en het verminderen van risico’s bij het werken met gevoelige documenten. Met de juiste veiligheidsmaatregelen wordt de kans op fouten, misbruik en potentiële geschillen aanzienlijk verkleind.

Het is cruciaal om een oplossing te kiezen die hoge veiligheid combineert met gebruiksvriendelijkheid, flexibiliteit en sterke integraties met je bestaande bedrijfssoftware. Wanneer identiteiten correct worden gevalideerd, processen worden geautomatiseerd en documenten veilig worden opgeslagen volgens de GDPR, staat uw bedrijf veel sterker, zowel om juridische risico’s te minimaliseren als om de operationele wendbaarheid te vergroten.

Een goed ontworpen digitale ondertekeningsoplossing is dan ook niet alleen een efficiëntietool, maar een strategische investering in de bescherming van uw organisatie die bovendien het vertrouwen bij klanten en partners opbouwt. Het waarborgt dat kritieke processen van begin tot eind soepel verlopen.

Wilt u zien hoe Penneo digitaal ondertekenen eenvoudig, veilig en volledig voorbereid op alle vereisten rond digitale overeenkomsten maakt?