Het kiezen van de juiste tool voor digitaal ondertekenen is cruciaal voor bedrijven die gevoelige documenten verwerken waarvoor juridisch bindende handtekeningen nodig zijn. Met de juiste software kunnen allerlei belangrijke documenten efficiënt digitaal worden ondertekend, zoals volmachten, verlovingsbrieven, jaarrekeningen, juridische documenten en rapporten.
Maar hoe weet je welke software het beste is voor jouw bedrijf? Hier zijn de 9 belangrijkste kenmerken waar je op moet letten om er zeker van te zijn dat je de meest betrouwbare, efficiënte en compliant oplossing krijgt die past in je bestaande digitale ecosysteem.
1. Wettelijk bindende digitale handtekeningen
Het gebruik van pen, inkt en papier bij het juridisch ondertekenen van een document is tijdrovend en inefficiënt. Met een digitaal ondertekenprogramma hoef je geen vergaderingen te organiseren of documenten heen en weer te mailen en/of te scannen. Bij het kiezen van een hulpmiddel voor digitaal ondertekenen is het essentieel dat het juridisch bindende handtekeningen biedt, ook wel Advanced Electronic Signatures (AdES) en Qualified Electronic Signatures (QES) genoemd, die voldoen aan de eIDAS-verordening van de EU. Deze worden geaccepteerd in een rechtbank, in tegenstelling tot eenvoudige elektronische handtekeningen zoals een krabbel met je vinger of muis of een foto van je handtekening. QES en AdES zijn standaard wettelijk bindend en dienen als volledige vervanging voor traditionele handtekeningen met natte inkt, waarbij het gemak van ondertekening op afstand wordt geboden zonder afbreuk te doen aan de rechtsgeldigheid.
2. Een grote verscheidenheid aan eID’s gebruiken om te ondertekenen en de identiteit te bevestigen
U en uw klanten gebruiken al nationale eID’s in uw werk en privéleven. itsme®, MitID en BankID zijn wijdverspreid in hun markten en industriestandaard bij het digitaal bevestigen van uw identiteit. Een robuuste tool voor digitaal ondertekenen moet integreren met de belangrijkste elektronische ID’s (eID’s) die in Europa worden gebruikt. Hierdoor kunnen ondertekenaars vertrouwde identificatiemethoden gebruiken, waardoor het ondertekeningsproces handiger en veiliger wordt.
3. Mogelijkheid om met paspoort te ondertekenen
Sommige van je klanten of medewerkers zijn misschien gevestigd in een land dat geen eID-oplossing heeft waarmee ze documenten kunnen ondertekenen. Je oplossing voor digitaal ondertekenen moet deze internationale ondertekenaars op een andere manier kunnen ondersteunen. Met een tool voor digitaal ondertekenen moeten ondertekenaars nationale ID-documenten zoals paspoorten of nationale identiteitskaarten kunnen gebruiken om zich te identificeren en te ondertekenen met AdES of QES. Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat alle ondertekenaars, ongeacht hun locatie, naadloos kunnen deelnemen aan het digitale ondertekeningsproces.
4. Documenten in de juiste volgorde verzenden voor ondertekening
Veel industrieën hebben te maken met complexe ondertekeningsscenario’s, zoals verkoopovereenkomsten, arbeidscontracten, jaarverslagen en meer, waarbij meerdere handtekeningen op meerdere documenten in een specifieke volgorde vereist zijn. Zoek een digitale ondertekeningstool die deze complexe ondertekeningsstromen ondersteunt, zodat je kunt definiëren wie wat wanneer ondertekent. Geautomatiseerde meldingen en herinneringen helpen om het proces op schema te houden, zodat je niet handmatig achter klanten aan hoeft te gaan en je deadlines kunt halen.
5. Altijd en op elk apparaat kunnen ondertekenen
Met een goede tool voor digitaal ondertekenen moeten ondertekenaars documenten kunnen openen en ondertekenen vanaf elk apparaat, of het nu een desktop, tablet of smartphone is. Nu het gebruik van mobiele apparaten voortdurend toeneemt, zorgt mobiele compatibiliteit voor meer gebruiksgemak en een sneller ondertekenproces. Je wilt dat je klant kan ondertekenen op een moment dat het hem uitkomt.
6. Integraties met branchespecifieke software
Kies voor maximale efficiëntie een tool voor digitaal ondertekenen die integreert met uw branchespecifieke software, zoals Silverfin, Anlisa, AdminPulse, InstaClause en M-Files. Hierdoor kunt u uw documenten rechtstreeks in uw boekhoudsoftware aanmaken, beheren en verzenden voor ondertekening, zodat u niet tussen verschillende toepassingen hoeft te schakelen en de kans op fouten vermindert.
7. Pas uw communicatie met klanten aan
Elk bedrijf en elk individu is alert op de e-mails die ze ontvangen. Het opnemen van een bericht of het aanpassen van het uiterlijk van de e-mail die samen met de te ondertekenen documenten wordt verzonden, kan bijdragen aan het creëren van vertrouwen en snellere ondertekeningsacties. Wanneer u documenten ter ondertekening verstuurt, moet u de inhoud van de e-mail kunnen aanpassen aan de taal van de ondertekenaar en uw merk en logo kunnen toevoegen, waardoor de boodschap betrouwbaarder wordt. Aanpasbare sjablonen helpen ervoor te zorgen dat uw ondertekenaars de e-mail herkennen en vertrouwen, wat leidt tot snellere actie.
8. Toegangscontrole voor extra veiligheid
Beveiliging is van het grootste belang bij het verzenden van gevoelige documenten ter ondertekening. Een betrouwbare tool voor digitaal ondertekenen moet functies voor toegangscontrole bieden, zoals verificatie van het burgerservicenummer (SSN) of sms-toegangscodes die alleen naar het telefoonnummer van de ondertekenaar worden gestuurd. Dit zorgt ervoor dat alleen de beoogde ontvanger het document kan bekijken en ondertekenen. Daarnaast moet een auditlogboek bijhouden wie het document heeft geopend en wanneer.
9. Digitaal archief voor veilige documentopslag
Het bijhouden en organiseren van uw ondertekende documenten kan moeilijk en niet veilig genoeg zijn. Ze opslaan in e-mails, op websites voor het delen van bestanden of in mappen op je bureaublad is niet GDPR-compliant. Je digitale ondertekeningstool moet een veilig digitaal archief bevatten waar ondertekende documenten worden opgeslagen in overeenstemming met de GDPR-voorschriften. Dit zorgt ervoor dat uw documenten georganiseerd, gemakkelijk toegankelijk en veilig zijn tegen verlies of beschadiging, zodat u minder afhankelijk bent van fysiek papierwerk.
Kortom, bij het selecteren van de juiste tool voor digitaal ondertekenen moet je kijken naar de naleving van wettelijke normen, integratiemogelijkheden, beveiligingsfuncties en het gebruiksgemak. Door u te richten op deze belangrijke kenmerken, kunt u ervoor zorgen dat uw digitale ondertekeningsproces efficiënt, veilig en wettelijk bindend is en voldoet aan de hoge normen die vereist zijn op het gebied van auditing en boekhouding.
