Het kiezen van de juiste KYC-tool (Know Your Customer) is cruciaal voor efficiënte, veilige en compliant onboarding- en beheerprocessen voor klanten. Hier zijn negen essentiële kenmerken om te overwegen bij het kiezen van een KYC-oplossing, met inzichten van KYC-expert Milad Saleh.
1. Uitgebreide integratie met dataregisters
Een KYC-tool moet robuuste integratiemogelijkheden bieden met nationale en wereldwijde dataregisters om klantgegevens te automatiseren en effectief te valideren. Rechtstreekse integratie met deze dataregisters vermindert het risico op menselijke fouten aanzienlijk en bespaart tijd zodat je je kunt richten op andere taken die waarde toevoegen.
2. Real-time monitoring en waarschuwingen
De mogelijkheid om veranderingen in de klantstatus in realtime te monitoren is cruciaal voor het handhaven van compliance. Je KYC-tool moet automatische waarschuwingen geven bij veranderingen in de situatie van een klant, zoals veranderingen in de PEP-status van je UBO’s of een verandering van branchecode in de organisatie van je klant. Voortdurende controle is van essentieel belang om snel te kunnen reageren op potentiële risico’s, zodat je altijd op de hoogte bent van de laatste ontwikkelingen in de organisaties van je klanten in geval van nalevingscontroles.
3. Identiteitsverificatie op afstand
Het kan weken duren om uw UBO’s op kantoor te krijgen voor een fysieke identificatie. Het elimineren van deze tijdrovende en ongemakkelijke klantervaring met digitale identiteitstechnologieën is een must. Een KYC-tool moet methoden voor verificatie op afstand ondersteunen, zoals eID’s of paspoorten. Technologieën voor verificatie op afstand, zoals integratie van nationale ID’s, verbeteren niet alleen de veiligheid, maar ook het gemak voor klanten doordat ze zich overal ter wereld kunnen identificeren.
4. Dynamische interactie met klanten
Een ideale KYC-tool moet eenvoudige en effectieve communicatie met klanten mogelijk maken om de benodigde informatie te verzamelen zonder herhaaldelijke follow-ups. Het moet een directe betrokkenheid van klanten mogelijk maken via een KYC-vragenlijst die je kunt aanpassen aan je klanten en de sector, zodat klanten gemakkelijk kunnen reageren of documentatie kunnen uploaden via elk apparaat. Veiligheid is ook een grote zorg, dus gegevens moeten worden gedeeld via veilige kanalen, waarbij de veiligheidsrisico’s van het gebruik van e-mails en platforms voor het delen van documenten worden vermeden.
5. Begeleide risicobeoordeling
Zonder een goed overzicht van risicobeoordelingsvragen en wanneer je tijd besteedt aan het handmatig opzoeken van de klant- en bedrijfsstatus, vertrouw je op onderbuikgevoelens of een tijdelijke klantstatus. Idealiter zou je een tool hebben die je door de risicobeoordeling gidst, die zorgt voor consistentie binnen je bedrijf en die een volledig overzicht geeft van de reacties en documenten van klanten, zodat je het uiteindelijke oordeel zo goed mogelijk kunt vormen. Het systeem moet je helpen, maar uiteindelijk ben jij de baas.
6. Naadloze systeemintegratie
Zorg ervoor dat de KYC-tool soepel kan integreren met je bestaande systemen, zoals CRM- en ERP-software, om de efficiëntie van de workflow te verbeteren en de gegevensconsistentie tussen platforms te behouden. Effectieve integratie zorgt voor een betere gegevensstroom en gebruikerservaring, die essentieel zijn voor de operationele efficiëntie. Op deze manier vermijd je het schakelen tussen verschillende tools en bespaar je uiteindelijk veel tijd.
7. Bijblijven met de nieuwste regelgeving
Je KYC-oplossing moet op de hoogte blijven van de laatste wijzigingen in de regelgeving en een activiteitenlogboek bevatten waarin alle acties voor nalevingsrapportage worden vastgelegd. Het bijhouden van een up-to-date compliance framework is niet alleen een noodzaak, maar ook een mandaat in de huidige regelgevingsomgeving. Het is handig om een tool te vinden die ontwikkeld is met AML-experts op dit gebied, zodat u weet dat hij gemaakt is met uw branche in gedachten.
8. Geavanceerde beveiligingsfuncties
Beveiliging wordt verwacht en is niet onderhandelbaar. Zoek naar functies zoals versleuteling, veilige gegevensopslag en transmissiemethoden die ervoor zorgen dat klantgegevens worden beschermd tegen ongeoorloofde toegang. Op deze manier hebben alleen de klant en hun vertrouwde adviseur toegang tot hun informatie, wat je klant gemoedsrust geeft. De beveiligingsmaatregelen moeten robuust zijn om inbreuken te voorkomen, zodat zelfs serviceproviders geen toegang hebben tot de versleutelde gegevens.
9. Geoptimaliseerde klantervaring
Tot slot moet de KYC-tool zorgen voor een eenvoudige en prettige gebruikerservaring. Functies zoals voortgangsbalken, stapsgewijze processen en klanten niet in één keer overstelpen met informatie zijn essentieel. Een positief klanttraject voldoet niet alleen aan de regelgeving, maar zorgt ook voor vertrouwen en retentie.
Houd bij het kiezen van een KYC-oplossing rekening met deze kenmerken om ervoor te zorgen dat de tool niet alleen voldoet aan de regelgeving, maar ook de operationele efficiëntie, veiligheid en de klanttevredenheid verbetert. Penneo KYC illustreert deze principes door een op maat gemaakte, uitgebreide en gebruiksvriendelijke AML compliance oplossing te bieden die is aangepast aan specifieke regionale vereisten.
