De digitale wereld vraagt om digitale documenten en jaarverslagen zijn daarop geen uitzondering. Met de opkomst van digitaal boekhouden bereiden steeds meer financiële afdelingen jaarverslagen elektronisch voor en deponeren ze. Het is dan ook geen verrassing dat digitale jaarverslagen snel het nieuwe normaal zijn geworden.

Digitale jaarverslagen zijn niet alleen gebruiksvriendelijker dan hun papieren tegenhangers, maar helpen bedrijven ook hun impact op het milieu te verminderen, een modern imago over te brengen en meer investeerders aan te trekken.

Dit artikel belicht de belangrijkste voordelen van digitale jaarverslagen en de kansen die ze creëren voor bedrijven van elke omvang.

 

1. Wereldwijd bereik

Digitale jaarverslagen zijn direct beschikbaar voor beleggers, analisten en belanghebbenden over de hele wereld.

Wanneer u uw jaarverslag online publiceert, kan iedereen met een internetverbinding het vinden, lezen en delen. Door het voor beleggers en analisten gemakkelijker te maken om toegang te krijgen tot relevante informatie, openen digitale jaarverslagen nieuwe investeringsmogelijkheden voor bedrijven.

Bovendien kunnen online media eenvoudig uw digitale jaarverslag delen of ernaar linken, wat de bekendheid ervan vergroot.

Last but not least heeft een digitaal jaarverslag het potentieel om bedrijven te helpen hun klantenbestand te vergroten. Mensen overal ter wereld kunnen het document online bekijken, zich geïnspireerd voelen door het verhaal, de missie of de visie van uw bedrijf en ervoor kiezen om uw klanten te worden.

Met een digitaal jaarverslag kunt u een breder publiek bereiken en uw bedrijf aanzienlijk laten groeien.

 

2. Waardevolle marketingtool

Organisaties kunnen hun digitale jaarverslag ook gebruiken om hun prestaties te communiceren, hun concurrentievoordelen te benadrukken en hun toekomstige bedrijfsdoelen te delen.

Dankzij het digitale formaat kunnen belanghebbenden het rapport eenvoudig delen via sociale media, email en andere online kanalen. Social sharing vergroot de zichtbaarheid van het bedrijf en verhoogt de naamsbekendheid.

 

3. Verhoogde betrokkenheid van lezers

Conventionele jaarverslagen bevatten alleen tekst en statische afbeeldingen. Daarom zijn ze nogal saai om te lezen.

Aan de andere kant kunnen digitale jaarverslagen video’s, animaties, gifs of links bevatten. Interactieve elementen trekken de aandacht van uw lezers en houden ze betrokken.

Digitale jaarverslagen zijn niet alleen spannend in vergelijking met papieren jaarverslagen, maar ze zijn ook gebruiksvriendelijker. Het is aanzienlijk gemakkelijker om de informatie die u zoekt te vinden in een elektronisch document. U hoeft niet het hele document te lezen om bij de specifieke delen te komen die u interesseren. Het enige dat u hoeft te doen, is de zoekfunctie gebruiken en u kunt de gegevens die u nodig hebt binnen enkele seconden krijgen.

 

4. Lagere kosten

Hoewel de initiële kosten van een digitaal jaarverslag iets hoger kunnen zijn, zal de investering u op de lange termijn waarschijnlijk tijd en geld besparen.

Zodra u een sjabloon voor uw jaarverslag heeft, kunt u deze eenvoudig elk jaar bewerken en hergebruiken. Uw medewerkers zullen veel minder tijd besteden aan het voorbereiden van het document en het hele proces zal kosteneffectiever zijn.

 

5. Eenvoudig te bewerken en fouten te corrigeren

Alle mensen maken fouten. Het corrigeren van die fouten is echter veel moeilijker bij het omgaan met papieren jaarverslagen.

Digitale jaarverslagen stellen u echter in staat om ze zo vaak als nodig te bewerken en te controleren. U kunt typefouten en andere fouten herstellen, de juiste versie opslaan en uploaden naar uw website.

 

6. Minder impact op het milieu

Digitale jaarverslagen zijn ook beter voor het milieu. Door jaarlijkse rapporten elektronisch op te stellen en in te dienen, vermindert u uw milieu-impact.

Naarmate consumenten en beleggers zich meer en meer zorgen maken over duurzaamheid van bedrijven, moeten bedrijven hun afhankelijkheid van papier verminderen en milieuvriendelijkere alternatieven vinden.

 

7. Betere tracking en monitoring

Bedrijven die hun jaarverslagen op hun website publiceren, kunnen digitale oplossingen gebruiken om bij te houden hoeveel mensen ze hebben bezocht. Ze kunnen ook de betrokkenheid van gebruikers meten en zien welke links, video’s en knoppen de lezers in het rapport hebben vastgeklemd.

Dit soort data levert organisaties waardevolle inzichten op die ze kunnen gebruiken om in de toekomst nog betere jaarverslagen te maken.

 

8. Naleving van wettelijke verplichtingen

De transparantierichtlijn verplicht alle uitgevende instellingen waarvan de effecten tot de handel op een gereglementeerde markt zijn toegelaten, hun jaarverslagen digitaal op te stellen in het uniform elektronisch verslagleggingsformaat (ESEF).

Daarom is het opstellen van digitale jaarverslagen in ESEF een must voor bedrijven die genoteerd zijn op gereglementeerde markten in de EU om naleving te waarborgen.

 

9. Eenvoudiger vergelijken

Wanneer alle digitale jaarverslagen van een bedrijf direct online beschikbaar zijn, kunnen beleggers en analisten deze gemakkelijk openen en de huidige financiële resultaten vergelijken met die van de afgelopen jaren.

Als gevolg hiervan kunnen beleggers een uitgebreid overzicht krijgen van de prestaties van het bedrijf en trends analyseren zonder het gedoe van het vinden of opslaan van kopieën van papieren jaarverslagen van de afgelopen jaren.

 

10. Toegevoegde waarde

Bij het opstellen van een digitaal jaarverslag kunnen financiële afdelingen automatiseringstools gebruiken om tijdrovende taken te verminderen, zoals het handmatig verzamelen van financiële gegevens uit meerdere bronnen.

Door het opstellen van jaarverslagen te automatiseren, stellen digitale boekhoudoplossingen financiële afdelingen in staat om zich te concentreren op het verhaal achter de cijfers en meer waardevolle inzichten te bieden aan belanghebbenden.

 

Onderteken uw digitale jaarverslag met Penneo

Bedrijven in veel EU-landen zoals Denemarken, Zweden, Noorwegen, België en Finland gebruiken Penneo om hun jaarverslagen digitaal te ondertekenen.

Penneo Sign-handtekeningen voldoen aan de eIDAS-vereisten voor geavanceerde elektronische handtekeningen, wat betekent dat documenten die met Penneo zijn ondertekend, rechtsgeldig zijn in alle EU-landen.

Onze oplossing integreert naadloos met de verschillende tools die financiële afdelingen gebruiken, zodat u niet meer hoeft te jongleren tussen meerdere systemen.

U kunt ook gebruikmaken van onze automatiseringsmogelijkheden om ervoor te zorgen dat de ondertekenaars het jaarrapport in een specifieke volgorde ontvangen en ondertekenen. Met het systeem kunt u meerdere documenten uploaden, bijvoorbeeld bijlagen bij het jaarverslag. De ondertekenaars hoeven slechts één keer te ondertekenen om alle documenten goed te keuren.

Met Penneo kunt u bijhouden wie het jaarverslag heeft geopend, bekeken of ondertekend en wanneer. Om ervoor te zorgen dat iedereen op tijd tekent, kun je ook automatische herinneringen inplannen.

Onze oplossing registreert alle stappen van het ondertekeningsproces in een audittrail om u te helpen naleving aan te tonen. Uiteindelijk slaat Penneo het ondertekende jaarverslag op in uw archief conform de AVG.

Vraag vandaag nog een gratis proefperiode van Penneo Sign aan en laat uw digitale jaarverslagen in een mum van tijd ondertekenen!

 

 

If you're looking to learn more, we have a few suggestions for you

Digital signatures

Wat zijn digitale handtekeningen?

E-signatures

Wat zijn elektronische handtekeningen?

The eIDAS Regulation

eIDAS: Elektronische identificatie en vertrouwensdiensten in de EU