In de afgelopen jaren zijn veel bedrijven overgestapt op elektronische handtekeningen om de uitdagingen van op papier gebaseerde processen te overwinnen en de efficiëntie te verbeteren.

In dit artikel worden de verschillende soorten elektronische handtekeningen gedefinieerd, waaronder digitale handtekeningen, en worden de voordelen van elektronische document ondertekening benadrukt.

 

Wat is een elektronische handtekening?

Een elektronische handtekening is een legale manier om elektronische documenten te ondertekenen. Het maken van een e-handtekening kan net zo eenvoudig zijn als het typen van uw naam of het tekenen van uw handtekening op een PDF-bestand.

De veiligste e-handtekeningen zijn echter alfanumerieke codes die worden gegenereerd via cryptografische algoritmen (digitale handtekeningen).

 

Wat zijn de soorten elektronische handtekeningen?

De eIDAS-verordening definieert drie soorten elektronische handtekeningen:

1. Standaard elektronische handtekeningen

Standaard elektronische handtekeningen zijn de minst veilige elektronische handtekeningen omdat ze de identiteit van de ondertekenaar noch de integriteit van de ondertekende documenten kunnen verifiëren.

Voorbeelden van standaard elektronische handtekeningen zijn het toevoegen van een afbeelding van uw handtekening aan een document of het tekenen/typen van uw naam via een online handtekeningen maker.

Standaard elektronische handtekeningen hebben geen manier om de ondertekenaar aan de handtekening te binden. Daarom kan de ondertekenaar gemakkelijk ontkennen dat hij de documenten heeft ondertekend.

Bovendien bieden de meeste elektronische handtekeningen geen waarborgen tegen document manipulatie. Als gevolg hiervan kan iedereen na ondertekening wijzigingen aanbrengen in het document.

2. Geavanceerde elektronische handtekeningen (AES)

Geavanceerde elektronische handtekeningen, ook wel digitale handtekeningen genoemd, zijn veel veiliger dan standaard handtekeningen. Ze vertrouwen op versleuteling met openbare sleutels, digitale certificaten en hashing-algoritmen om wijzigingen in de documenten te voorkomen en de ondertekenaar te verifiëren.

Men kan geavanceerde elektronische handtekeningen maken met behulp van een op certificaten gebaseerde digitale ID zoals NemID, BankID, itsme®, enz.

Dankzij de technologie erachter kunnen geavanceerde elektronische handtekeningen de authenticiteit van een ondertekend document bewijzen als ze voor de rechtbank worden aangevochten. Er zijn echter een paar situaties waarin geavanceerde elektronische handtekeningen niet voldoende zijn en u een gekwalificeerde elektronische handtekening moet gebruiken.

3. Gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES)

Gekwalificeerde elektronische handtekeningen zijn geavanceerde elektronische handtekeningen die:

Met andere woorden, een gekwalificeerde elektronische handtekening is een geavanceerde elektronische handtekening die een hogere bewijskracht heeft bereikt door aan deze twee aanvullende vereisten te voldoen.

In het kader van eIDAS hebben gekwalificeerde elektronische handtekeningen dezelfde juridische status als handgeschreven handtekeningen in alle EU-landen. Bovendien is het illegaal voor de lidstaten om e-handtekeningen aan te vragen met een hoger beveiligingsniveau dan gekwalificeerde elektronische handtekeningen.

Zowel geavanceerde als gekwalificeerde elektronische handtekeningen worden algemeen bekend als digitale handtekeningen.

 

Wat zijn de voordelen van elektronische handtekeningen?

Elektronische handtekeningen maken het leven gemakkelijker voor bedrijven en hun klanten. De drie belangrijkste voordelen die elektronische handtekeningen beter maken dan natte handtekeningen zijn:

  • Productiviteit: Als het gaat om het ondertekenen van documenten, besteden werknemers veel kostbare tijd aan handmatige taken. Elektronische handtekeningen helpen handmatige processen te automatiseren en tijd te besparen.
  • Kostenbesparingen: Elektronische handtekeningen helpen bedrijven de kosten van papier, afdrukken en verzendkosten te verlagen.
  • Klantervaring: Elektronische handtekeningen elimineren het gedoe van het afdrukken en verzenden van documenten. Klanten kunnen documenten elektronisch ondertekenen, ongeacht waar ze zich bevinden of welk apparaat ze gebruiken.

Digitale handtekeningen bieden extra voordelen, zoals een hoge mate van zekerheid, naleving van wettelijke vereisten en verhoogde beveiliging.

 

Een elektronische handtekening maken met Penneo

U kunt Penneo gebruiken om zowel standaard elektronische handtekeningen als digitale handtekeningen te maken. In Penneo worden eenvoudige elektronische handtekeningen Touch genoemd.

U kunt een standaard elektronische handtekening (Touch) maken door:

  • uw naam in het document typen
  • uw handtekening tekenen met een muis/touchpad
  • een afbeelding van de handtekening invoegen in de PDF

Onze oplossing kan eventuele wijzigingen in het document detecteren na ondertekening. Als iemand knoeit met de ondertekende PDF, zal Penneo de signature onmiddellijk ongeldig maken.

Daarnaast genereert Penneo een audittrail die laat zien wie het document heeft ondertekend en wanneer.

Onze oplossing bevat ook het IP-adres van de ondertekenaar en zijn e-mailadres in het definitieve document, wat soms kan helpen om de identiteit van de ondertekenaar in de rechtbank te bewijzen.

Het is echter nog aan de rechter om te beslissen of de handtekening geldig is of niet. Daarom raden we aan om, indien mogelijk, digitale handtekeningen te gebruiken om de geldigheid van ondertekende documenten te garanderen.

Om een digitale handtekening met Penneo aan te maken, moet u uw nationale eID gebruiken. Ondersteunde eID’s zijn itsme®, NemID, Swedish BankID, Norwegian BankID, Finnish Bank ID en Mobiilivarmenne.

 

Signeer documenten gratis met Penneo

Bent u op zoek naar een veilige oplossing voor digitaal ondertekenen? Zoek niet verder dan Penneo Sign.

Onze oplossing helpt u zich te ontdoen van papieren processen en handmatig werk te automatiseren, zodat u uw klanten een moderne ervaring kunt bieden en de tevredenheid van werknemers kunt verbeteren.

Vraag een gratis proefperiode aan en start gratis met het digitaal ondertekenen van documenten!

 

 

If you're looking to learn more, we have a few suggestions for you

Digital signatures

Wat zijn digitale handtekeningen?

The eIDAS Regulation

eIDAS: Elektronische identificatie en vertrouwensdiensten in de EU

itsme Sign

Penneo voor Belgische bedrijven