Een elektronische handtekening is het elektronische equivalent van een handgeschreven handtekening. U kunt elektronische handtekeningen gebruiken om elektronische documenten te ondertekenen. Het maken van een elektronische handtekening kan net zo eenvoudig zijn als het typen van uw naam of het tekenen van uw handtekening op een PDF.
Wat zijn de soorten elektronische handtekeningen?
De eIDAS-verordening definieert drie soorten elektronische handtekeningen:
1. Standaard elektronische handtekeningen
Een standaard elektronische handtekening wordt meestal gemaakt door een afbeelding van uw handtekening te uploaden of door uw naam in een PDF-document te typen/tekenen.
Een standaard elektronische handtekening maakt het niet mogelijk om de ondertekenaar te identificeren. Daarom kan de ondertekenaar gemakkelijk ontkennen dat hij de documenten heeft ondertekend.
Bovendien bieden de meeste elektronische handtekeningen geen waarborgen tegen document manipulatie. Als gevolg hiervan kan iedereen na ondertekening wijzigingen aanbrengen in het document.
Daarom kunnen standaard elektronische handtekeningen in de meeste gevallen niet met succes als bewijsmiddel in gerechtelijke procedures worden gebruikt.
2. Geavanceerde elektronische handtekeningen (AES)
Een geavanceerde elektronische handtekening is een type elektronische handtekening die aan de volgende eisen voldoet:
- zij is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden;
- zij maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren;
- zij komt tot stand met gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen die de ondertekenaar, met een hoog vertrouwensniveau, onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken, en
- zij is op zodanige wijze aan de daarmee ondertekende gegevens verbonden, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord.
Bovendien moeten geavanceerde elektronische handtekeningen gebaseerd zijn op een van de drie ETSI-standaarden volgens Uitvoeringsbesluit 2015/1506 van de Europese Commissie – d.w.z. PAdES, XAdES, CAdES.
Men kan geavanceerde elektronische handtekeningen maken met behulp van een digital ID zoals itsme®, BankID, MitID enz.
In de meeste gevallen zijn geavanceerde elektronische handtekeningen juridisch bindend en kunnen ze met succes worden gebruikt als bewijsmiddel in gerechtelijke procedures.
3. Gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES)
Een gekwalificeerde elektronische handtekening is een geavanceerde elektronische handtekening die is aangemaakt met een gekwalificeerd middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen en die gebaseerd is op een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen.
In het kader van eIDAS hebben gekwalificeerde elektronische handtekeningen dezelfde juridische status als handgeschreven handtekeningen in alle EU/EER-landen.
Zijn elektronische handtekeningen juridisch bindend?
Volgens de eIDAS-verordening mogen het rechtsgevolg van een elektronische handtekening niet worden ontkend louter op grond van het feit dat de handtekening elektronisch is. Niet alle elektronische handtekeningen hebben echter hetzelfde rechtsgevolg.
- Standaard elektronische handtekeningen: In de meeste gevallen kan een standaard elektronische handtekening niet met succes worden gebruikt als bewijsmiddel in gerechtelijke procedures.
- Geavanceerde elektronische handtekeningen: Geavanceerde elektronische handtekeningen hebben een hoger betrouwbaarheidsniveau dan standaard elektronische handtekeningen. In de meeste gevallen kan een geavanceerde elektronische handtekening met succes worden gebruikt als bewijsmiddel in gerechtelijke procedures.
- Gekwalificeerde elektronische handtekeningen: In de EU heeft een gekwalificeerde elektronische handtekening hetzelfde rechtsgevolg als een handgeschreven handtekening. Daarom kan een gekwalificeerde elektronische handtekening altijd met succes worden gebruikt als bewijsmiddel in gerechtelijke procedures.
Wat is het verschil tussen een elektronische handtekening en een digitale handtekening?
De term “elektronische handtekeningen” wordt vaak gebruikt om te verwijzen naar standaard elektronische handtekeningen.
Aan de andere kant wordt de term “digitale handtekeningen” vaak gebruikt om te verwijzen naar geavanceerde en gekwalificeerde elektronische handtekeningen.
Het verschil tussen elektronische handtekeningen en digitale handtekeningen is daarom dat digitale handtekeningen een hoger betrouwbaarheidsniveau en een grotere bewijskracht hebben dan elektronische handtekeningen.
Wat zijn de voordelen van elektronisch ondertekenen?
Veel bedrijven gebruiken elektronische handtekeningen om kosten te verlagen, de klantervaring te verbeteren en ondertekeningsprocessen te versnellen.
- Efficiëntie: Als het gaat om het ondertekenen van documenten, besteden werknemers veel kostbare tijd aan handmatige taken. Elektronisch ondertekenen helpen handmatige processen te automatiseren en tijd te besparen.
- Kostenbesparingen: Elektronische handtekeningen helpen bedrijven de kosten van papier, afdrukken en verzendkosten te verlagen.
- Klantervaring: Elektronische handtekeningen elimineren het gedoe van het afdrukken en verzenden van documenten. Klanten kunnen documenten elektronisch ondertekenen, ongeacht waar ze zich bevinden of welk apparaat ze gebruiken.
Digitale handtekeningen bieden extra voordelen, zoals een hoge mate van zekerheid, naleving van wettelijke vereisten en verhoogde beveiliging.
Wanneer kan ik een elektronische handtekening gebruiken?
Talloze bedrijven gebruiken elektronische handtekeningen om de uitdagingen van papieren processen te overwinnen en de klantervaring te verbeteren. Ontdek welke soorten documenten volgens de Belgische wet met een elektronische handtekening kunnen worden ondertekend.
Hoe kan ik elektronisch ondertekenen met Penneo Sign?
U kunt Penneo gebruiken om zowel standaard elektronische handtekeningen als digitale handtekeningen te maken.
In Penneo Sign kunt u een PDF elektronisch ondertekenen door:
- uw naam in het document typen
- uw handtekening tekenen met een muis/touchpad
- een afbeelding van de handtekening invoegen in de PDF
Om een PDF digitaal te ondertekenen met eID, kunt u één van de volgende eID’s gebruiken:
- itsme®
- MitID
- Zweedse BankID
- Noorse BankID
- Finse Bank ID of Mobiilivarmenne
Onderteken documenten elektronisch met slechts een paar klikken
Bent u op zoek naar een veilige oplossing voor digitaal ondertekenen? Zoek niet verder dan Penneo Sign.
Onze oplossing helpt u zich te ontdoen van papieren processen en handmatig werk te automatiseren, zodat u uw klanten een moderne ervaring kunt bieden en de tevredenheid van werknemers kunt verbeteren.
