Het digitaal ondertekenen van documenten helpt bedrijven hun productiviteit te verhogen, kosten te verlagen en een concurrentievoordeel te behalen. Digitale handtekeningen maken het mogelijk om alle soorten documenten in enkele minuten te ondertekenen. Bovendien zijn ze veel veiliger dan handgeschreven en gewone elektronische handtekeningen.
Hoe kan ik een document digitaal ondertekenen?
Om een document digitaal te ondertekenen, moet u uw eID gebruiken (bv. itsme®). Digitaal ondertekende documenten zijn juridisch bindend en moeten worden gehonoreerd.
Wat zijn de voordelen van het digitaal ondertekenen van documenten?
Het digitaal ondertekenen van documenten heeft tal van voordelen voor zowel bedrijven als hun stakeholders. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen van een oplossing voor digitale handtekeningen.
Een betere klantervaring
Vóór de introductie van digitale handtekeningen waren er slechts twee opties voor het ondertekenen van documenten:
- om elkaar persoonlijk te ontmoeten en de documenten te ondertekenen of
- om de documenten af te drukken, te ondertekenen, te scannen en terug te sturen naar de afzender via e-mail of post
Beide opties waren tijdrovend en inefficiënt.
Digitale handtekeningen maken het gemakkelijker om documenten te ondertekenen en zorgen voor een betere klantervaring. En dat komt omdat oplossingen voor digitale handtekeningen het mogelijk maken om documenten rechtstreeks vanaf een computer, telefoon of tablet te ondertekenen met eID.
Verhoogde efficiëntie
Oplossingen voor digitale handtekeningen kunnen het ondertekeningsproces grotendeels automatiseren. Uw medewerkers hoeven zich niet langer met deze taken bezig te houden en hebben dus meer tijd om zich te concentreren op het creëren van waarde via taken die interpersoonlijke vaardigheden en kritisch denken vereisen.
Gegevensbescherming en wettelijke naleving
In de wereld van vandaag zijn data van onschatbare waarde. Helaas betekent dit dat kwaadwillende derden vaak zullen proberen toegang te krijgen tot gegevens en deze te misbruiken voor persoonlijk gewin.
Bedrijven hebben een grote verantwoordelijkheid om de gegevens te beschermen die hun door hun klanten en werknemers zijn toevertrouwd.
Aanbieders van digitale handtekeningen zoals Penneo gebruiken encryptie, toegangscontrole en andere beveiligingscontroles om ervoor te zorgen dat de gegevens die op hun platforms zijn opgeslagen, worden beschermd tegen ongeoorloofde toegang. Daarnaast voldoet Penneo aan relevante EU-wetgeving, zoals de eIDAS-verordening en de AVG.
U moet echter voorzichtig zijn, want er zijn ook veel aanbieders die zich niet houden aan de relevante wetgeving en die ook geen sterke gegevensbescherming bieden. Daarom moeten bedrijven uitgebreid onderzoek doen voordat ze een provider kiezen en ervoor zorgen dat de provider die ze kiezen ISAE 3000-gecertificeerd is.
Welke soorten documenten kunnen digitaal worden ondertekend?
Voorbeelden van documenten die digitaal kunnen worden ondertekend zijn eigendomsovereenkomsten, koopovereenkomsten, arbeidsovereenkomsten, samenwerkingsovereenkomsten, leningsovereenkomsten en geheimhoudingsovereenkomsten.
Veelgestelde vragen over digitale handtekeningen
Is het legaal om documenten digitaal te ondertekenen?
Ja, het is legaal om documenten digitaal te ondertekenen! Volgens de eIDAS-verordening zijn digitaal ondertekende documenten juridisch bindend.
Is het veilig om documenten digitaal te ondertekenen met Penneo Sign?
Digitale handtekeningen gemaakt met Penneo voldoen aan de beveiligingseisen van de eIDAS-verordening. Lees meer in ons Trust Center.
Hoe weet ik zeker dat de juiste persoon het document ondertekent?
Wanneer u een document ter ondertekening verstuurt via Penneo Sign, kunt u toegangscontrole instellen, zoals authenticatie via eID. Dit zorgt ervoor dat alleen de juiste persoon het document kan zien en ondertekenen.
Hoe weet ik zeker dat de ondertekenaar de handtekening niet weigert?
Penneo verzamelt en bewaart de toestemming van de ondertekenaars om de overeenkomst digitaal te ondertekenen en neemt deze informatie op in de definitieve PDF. Daarnaast worden de gegevens van de ondertekenaars en hun activiteiten op de overeenkomst (toegang, inzage, ondertekening) vastgelegd in een gebeurtenissenlogboek, dat als bewijs kan dienen.
Met Penneo Sign kunnen bedrijven:
Documenten digitaal ondertekenen met eID
De doorlooptijd van documenten verkorten door ontvangers overal en vanaf elk apparaat te laten ondertekenen
Repetitieve taken versnellen met sjablonen voor terugkerende documenten en ondertekenaars
Alle ondertekende documenten veilig op één plek opslaan
