In het laatste kwartaal van 2025 hebben we ons gericht op twee hoofddoelen: het wegnemen van wrijving in uw dagelijkse workflows en het versterken van de beveiligingsstandaarden waarop u vertrouwt. Van een gestroomlijnde manier om documenten in seconden te verzenden tot uitgebreide QES-mogelijkheden in heel Europa: dit artikel geeft een overzicht van de belangrijkste updates van Q4.
1. Sneller en eenvoudiger documenten verzenden voor ondertekening
We hebben een snellere, meer gestroomlijnde manier gelanceerd om dossiers aan te maken. Deze is ontworpen voor uw meest voorkomende gebruiksscenario’s die geen complexe en meervoudige ondertekeningsrondes vereisen (bv. contracten, NDA’s, overeenkomsten, enz.)
Nu kunt u:
Documenten verzenden voor ondertekening in minder dan een minuut.
Genieten van een eenvoudige interface die u intuïtief begeleidt.
Toegang krijgen tot de kernfunctionaliteit die u gewend bent, geïntegreerd in de nieuwe ervaring.
2. Naast QES via itsme®, biedt Penneo nu ook QES aan via .beID en ID Verifier
Handtekeningen die met .beID zijn gemaakt, zijn nu QES. Hierdoor kunt u QES verkrijgen van uw Belgische ondertekenaars wanneer itsme® niet de voorkeurskeuze is.
U kunt ook QES verkrijgen van uw internationale ondertekenaars. Het enige wat zij hoeven te doen is ondertekenen met hun paspoort met ID Verifier. Dit garandeert de hoogste juridische geldigheid, ongeacht waar uw ondertekenaars zich bevinden.
Penneo biedt al een tijdje QES aan via itsme®, dat onlangs haar diensten internationaal heeft uitgebreid. itsme® ondersteunt nu alle 27 EU-landen, evenals het Verenigd Koninkrijk, Noorwegen en Ijsland.
Uniforme API-toegang tot gegevens op accountniveau
We hebben een nieuwe “Super API Gebruiker”-rol geïntroduceerd om gegevensextractie uit Penneo Sign via API te vereenvoudigen. Deze gebruikersrol biedt één enkele, uniforme API-sleutel met toegang tot documenten en gegevens binnen uw hele account.
We hebben een nieuwe methode geïntroduceerd waarmee u dossiers kunt verzenden met één enkele API-aanvraag, ontworpen om de eenvoud en efficiëntie voor uw integraties te maximaliseren.
Penneo Sign introduceert validatie van het Rijksregisternummer (RRN) bij het ondertekenen met itsme®, waarmee organisaties kunnen garanderen dat een document uitsluitend door de vereiste persoon wordt ondertekend. Hoewel deze functionaliteit beschikbaar is, adviseren wij het gebruik ervan uitsluitend voor organisaties die in België gemachtigd zijn om RRN-gegevens te verwerken.
5. Scroll-functionaliteit
Er is nu een optionele instelling beschikbaar die vereist dat ondertekenaars door het volledige document scrollen voordat ze kunnen ondertekenen.
Naast QES via itsme®, biedt Penneo nu ook QES aan via .beID en ID verifier.
itsme® vergroot aanwezigheid in de EU
Penneo biedt al een tijdje QES aan via itsme®, dat onlangs haar diensten internationaal heeft uitgebreid. itsme® ondersteunt nu alle 27 EU-landen, evenals het Verenigd Koninkrijk, Noorwegen en Ijsland.
When you and your signers use Norwegian BankID, Belgian eID or passport through ID Verifier app, the resulting signature is now QES.
Als u zowel ondertekenaars in België alsook in deze ondersteunde landen heeft, dan kunt u QES van hen blijven verkrijgen via itsme®.
Tip
Ondertekenaars buiten België kunnen hun paspoort gebruiken om een itsme®-account aan te maken. Lees hier hoe dat werkt.
QES over de grenzen heen met ID Verifier
Heeft u ondertekenaars buiten de EU?
Met Penneo kunt u ook QES verkrijgen van uw internationale ondertekenaars. Het enige wat zij hoeven te doen is ondertekenen met hun paspoort met ID Verifier. Dit garandeert de hoogste juridische geldigheid, ongeacht waar uw ondertekenaars zich bevinden.
Handtekeningen die met .beID zijn gemaakt, zijn nu ook QES. Hierdoor kunt u QES verkrijgen van uw Belgische ondertekenaars wanneer itsme niet de voorkeurskeuze is.
Hierdoor bent u verzekerd dat elke lokale en internationale ondertekeningsmethode die u ter beschikking heeft, nu resulteert in een QES.
Sneller en eenvoudiger documenten verzenden voor ondertekening — het kan nu! We introduceren een nieuwe en gestroomlijnde optie voor het aanmaken van dossiers in Penneo Sign. Verzend uw dagelijkse ondertekeningsverzoeken in seconden.
Van upload tot verzending in seconden
We hebben een snelle en gestroomlijnde optie toegevoegd om dossiers aan te maken. Dit vervangt uw bestaande ondertekeningsstromen niet, maar biedt een sneller pad voor documenten die geen complexe ondertekening in meerdere rondes vereisen.
Ontworpen voor eenvoud en gemak
Geniet van een moderne, intuïtieve interface die u stap voor stap begeleidt. Upload documenten, voeg ondertekenaars toe en configureer essentiële instellingen in één heldere, gefocuste ervaring.
Wanneer gebruikt u de nieuwe flow voor het aanmaken van dossiers
Perfect voor behoeften met één ondertekeningsronde, zoals:
HR & administratie: arbeidsovereenkomsten, urenstaten en beleidsgoedkeuringen.
Commercieel: verkoopcontracten, huurovereenkomsten en bouwoffertes.
Corporate & juridisch: goedkeuringen van investeerders, notulen van vergaderingen, addenda en volmachten.
Hoe het werkt
Wanneer u klikt op “Nieuwe aanmaken”, ziet u nu twee dossier-opties.
Kies “Snel en gestroomlijnd” (NIEUW) voor de hierboven genoemde documenten.
Kies “Geavanceerde opties” voor complexe scenario’s die specifieke ondertekeningsstromen vereisen.
Binnenkort beschikbaar
We verbeteren de nieuwe ervaring voortdurend op basis van uw feedback. Hier is een voorproefje van waar we nu aan werken:
Ondersteuning voor Gewone elektronische handtekeningen (SES)
Volgordelijk ondertekenen om eenvoudig te bepalen wie als eerste ondertekent en wie daarna
Duidelijker zicht op ondertekenmethoden voor elke ondertekenaar
Sjablonen om uw terugkerende werk en frequente groepen ondertekenaars te automatiseren
We hebben onlangs een update doorgevoerd in de Penneo-integratie met Silverfin, zodat u documenten direct vanuit de ‘Exports’ in Silverfin kunt toevoegen.
Voorheen moesten documenten die in Silverfin waren aangemaakt, zoals de jaarrekening, handmatig worden gedownload en geüpload naar Penneo. Deze update stroomlijnt die handmatige stap in uw workflow:
U kunt nu maximaal 5 documenten uit de exportsectie van Silverfin toevoegen aan de verzameling documenten die u naar Penneo verstuurt
Dit betekent minder handmatig werk voor u, omdat documenten rechtstreeks vanuit Silverfin kunnen worden toegevoegd.
Om deze functie te gebruiken, wordt u gevraagd om het documenttype binnen de integratie te specificeren.
U zult een vernieuwde gebruikersinterface voor de Silverfin-integratie opmerken, die is ontworpen om de selectie van documenten uit de exportsectie te ondersteunen.
Deze verbetering is bedoeld om uw dagelijkse taken efficiënter te maken:
Minder handmatig werk: u hoeft documenten niet meer handmatig te downloaden en opnieuw te uploaden vanuit het exportsectie, wat u tijd bespaart.
Gestroomlijnde workflows: integreer documenten zoals de jaarrekening soepeler in uw Penneo-ondertekeningsproces.
Ga voor een meer gedetailleerd overzicht en om deze verbeteringen in actie te zien naar ons Helpcentrum of bekijk de volgende uitlegvideo.
In het tweede kwartaal van 2025 hebben we ons gefocust op belangrijke verbeteringen om de stabiliteit van ons platform te verhogen, onze toewijding aan compliance te versterken en ons product voor iedereen toegankelijker te maken. Dit artikel geeft een kort overzicht van de belangrijkste updates van het afgelopen kwartaal.
1. Update van de Silverfin-integratie: documenten toevoegen vanuit de exportsectie
We hebben onlangs een update doorgevoerd in de Penneo-integratie met Silverfin, zodat u documenten direct vanuit de ‘Exports’ in Silverfin kunt toevoegen.
Voorheen moesten documenten die in Silverfin waren aangemaakt, zoals de jaarrekening, handmatig worden gedownload en geüpload naar Penneo. U kunt nu maximaal 5 documenten uit de exportsectie van Silverfin toevoegen aan de verzameling documenten die u naar Penneo verstuurt.
2. Penneo produceert nu eigen gekwalificeerde elektronische tijdstempels en zegels
Voorheen maakten we gebruik van een externe leverancier, na onze certificering als gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener, onder de EU-eIDAS-verordening, hebben we dit nu intern ondergebracht. Hiermee garanderen we voortaan zelf de integriteit van ondertekende documenten en bevestigen we het tijdstip van elke handtekening.
Deze wijziging zorgt voor meer stabiliteit en flexibiliteit van het Penneo-platform. De rechtsgeldigheid van uw ondertekende documenten blijft weliswaar even hoog, u hoeft geen actie te ondernemen.
3. Verbeteringen op het gebied van toegankelijkheid bij Penneo
We maken Penneo Sign toegankelijker voor iedereen door ons aan te passen aan de Europese toegankelijkheidswet en de WCAG 2.1 AA-norm. Toegankelijkheid betekent het creëren van digitale ervaringen die gemakkelijk te navigeren, te zien, te horen en te begrijpen zijn, ongeacht het apparaat of de capaciteiten van de gebruiker.
Onze verbeteringen omvatten een beter kleurcontrast, duidelijkere tekstalternatieven voor pictogrammen, soepelere navigatie met het toetsenbord en ondersteuning voor schermlezers en modi met hoog contrast. U zult deze veranderingen merken in de ondertekenaarervaring, die nu dezelfde functionaliteit biedt in een meer inclusief en gebruiksvriendelijk ontwerp.
We introduceren het Gebruiksoverzicht, een gloednieuw analysedashboard. Deze update is ontworpen om uw toegang tot belangrijke gegevens te stroomlijnen, waardoor uw ervaring samenhangender en efficiënter wordt.
Het Gebruiksoverzicht is een intuïtief analysedashboard dat direct in uw Penneo-account is ingebouwd. Het biedt een uitgebreid overzicht van de activiteiten van uw organisatie, waaronder:
Belangrijke gebruiksstatistieken zoals voltooide handtekeningen, actieve gebruikers, aantallen dossiers en documenten, samen met prestatietrends.
Details over het gebruik van ondertekeningsmethoden en -stromen, en een overzicht van de status van dossiers.
Inzicht in uw topgebruikers op basis van verzonden dossiers en het aantal verzonden formulieren (indien de add-on Webformulieren is aangeschaft).
Profiteer van een verbeterde datumselectie, waarmee u een specifieke maand kunt selecteren voor uw gegevensanalyse.
Dit nieuwe dashboard is ontworpen om u waardevolle gegevens binnen handbereik te bieden:
Het is gratis: Deze krachtige analysetool is nu een complimentair onderdeel van uw Penneo-ervaring.
Volledig inzicht: Krijg inzicht in hoe uw Penneo-investering binnen uw organisatie wordt benut.
Gegevens binnen handbereik: U bent niet langer afhankelijk van externe verzoeken; u heeft altijd rechtstreeks vanuit Penneo toegang tot uw belangrijkste gebruiksgegevens.
Voor een meer gedetailleerd overzicht van het Gebruiksoverzicht en om deze verbeteringen zelf te bekijken, bezoekt u ons Helpcentrum of bekijkt u deze korte demovideo.
In het eerste kwartaal van 2025 zijn er verschillende verbeteringen doorgevoerd in Penneo Sign – met focus op prestaties, gebruiksvriendelijkheid en internationale ondertekeningsmogelijkheden. Van een vernieuwd archief voor ondertekenaars tot snellere PDF-upload en nieuwe ondertekeningsopties: dit is wat er nieuw is.
Moet u handtekeningen verzamelen van internationale belanghebbenden? Penneo Sign maakt het gemakkelijk met internationale ondertekening
Werkt u met internationale bestuursleden, klanten of medewerkers die niet kunnen ondertekenen met lokale eID methodes zoals MitID, BankID, FTN, of.beID? Penneo Sign ondersteunt nu twee nieuwe methoden, ID Verifier en itsme®, om u te helpen bij het verzamelen van veilige, rechtsgeldige elektronische handtekeningen van overal ter wereld.
Wat zit er voor u in?
Bereik meer ondertekenaars: Maak veilig ondertekenen mogelijk voor gebruikers zonder nationale eID’s.
Kies de juiste oplossing: Zowel de handtekeningen van ID Verifier als die van itsme® voldoen aan de eIDAS-vereisten voor gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES). Waar ID Verifier een wereldwijde oplossing is, is itsme® alleen beschikbaar in de landen waar de oplossing wordt ondersteund.
Nul handmatige handelingen: Niet printen, scannen of uploaden – alleen probleemloos digitaal ondertekenen via paspoort en smartphone.
Penneo Sign ondersteunt nu .beID, de Belgische nationale eID, voor het ondertekenen van documenten, openen van gevoelige bestanden en veilig inloggen.
Wat kunt u met .beID doen?
Ondertekenen met .beID: Activeer deze optie onder Bedrijfsinstellingen → Handtekeninginstellingen. De handtekeningen voldoen aan het niveau van Gekwalificeerde Elektronische Handtekeningen (QES).
Documenten openen: Ondertekenaars kunnen hun identiteit bevestigen met .beID om toegang te krijgen tot vertrouwelijke documenten. Gebruik eventueel SMS-verificatie voor extra beveiliging.
Inloggen met .beID: Gebruikers kunnen inloggen en hun ondertekende documenten bekijken via hun .beID wanneer dit is ingeschakeld.
Belangrijke aandachtspunten
Alleen desktop – .beID werkt uitsluitend op desktopapparaten.
Volledig gratis – Gebruik van .beID als login-, identificatie- en ondertekeningsmethode is kosteloos.
Wettelijk geldig – Handtekeningen voldoen aan de eIDAS-richtlijnen voor QES.
We introduceerden een visuele update van het persoonlijke archief van ondertekenaars in Penneo Sign om de ervaring te moderniseren en de bruikbaarheid te verbeteren.
De update veranderde niets aan de functionaliteit – ondertekenaars hebben nog steeds op dezelfde manier toegang tot hun documenten en functies – maar de interface heeft nu een schoner en intuïtiever uiterlijk.
Hieronder ziet u een voor-en-na vergelijking van het archief om een glimp op te vangen van het nieuwe ontwerp in actie.
Verbeterde PDF-upload in Penneo Sign
Bestanden uploaden is nu sneller en flexibeler in Penneo Sign – zodat u meer tijd bespaart.
Wat is er nieuw?
Grotere bestanden toegestaan: Upload PDF’s tot 100 MB via de webapp
Snellere verwerking: Minder wachttijd bij de meeste documenten
Soepelere ervaring: Vooral handig bij bestanden met veel pagina’s, afbeeldingen of grafieken
Even ter herinnering:
Als een bestand groter is dan 7,5 MB, wordt het niet als bijlage meegestuurd in de e-mail. De ontvanger krijgt in plaats daarvan een beveiligde link naar het Penneo-archief.
Ondersteuning voor Outlook-plugin uitgefaseerd
We kondigden dit jaar de uitfasering aan van de Outlook-plugin voor Penneo Sign. Deze beslissing is genomen op basis van het beperkte gebruik en om de focus te leggen op het verbeteren van de kernfunctionaliteiten van Penneo Sign.
Als onderdeel van deze uitfasering:
De plugin is verwijderd uit het Helpcentrum en niet langer beschikbaar voor download.
Er werd een periode van beperkt onderhoud ingevoerd, waarin alleen kritieke problemen – zoals beveiligingslekken – werden opgelost.
Volledige ondersteuning eindigt op 30 april 2025, waarna Penneo geen updates of fixes meer zal aanbieden.
Bestaande gebruikers kunnen de plugin blijven gebruiken, maar dit is op eigen risico aangezien er geen actieve ondersteuning meer is.
Wij raden aan over te stappen op de Penneo Desktop App of webapplicatie, die beide betere prestaties en stabiele ondertekeningsflows bieden.
Werkt u met internationale bestuursleden, klanten of medewerkers die niet kunnen ondertekenen met lokale eID-methodes zoals .beID of itsme®? Penneo Sign ondersteunt nu ondertekening met paspoort via ID Verifier, zodat u veilige en conforme handtekeningen kunt verzamelen — geen printer of handmatige upload nodig.
Wat is internationale ondertekening?
Internationale ondertekening maakt het gemakkelijk voor ondertekenaars zonder toegang tot itsme® of .beID om documenten digitaal te ondertekenen. Deze ondertekenaars kunnen in plaats daarvan hun paspoort en smartphone gebruiken, waardoor het niet langer nodig is om afbeeldingen van handtekeningen te uploaden of te tekenen, of om fysiek met geprinte documenten om te gaan. De handtekeningen die u ontvangt, behouden nog steeds hun sterke juridische geldigheid.
Is ID Verifier de juiste oplossing voor u?
Deze ondertekenmethode is ideaal voor organisaties die:
Werken met internationale ondertekenaars, zoals bestuursleden, klanten of werknemers, die geen toegang hebben tot elektronische ID’s die door Penneo worden ondersteund (d.w.z., MitID, MitID Erhverv, BankID NO, BankID SE, FTN, itsme® en .beID).
Documenten behandelen die Gekwalificeerde Elektronische Handtekeningen vereisen (QES), waarbij SES niet volstaat.
Een flexibele ondertekeningsoplossing nodig hebben voor incidentele internationale ondertekeningsbehoeften.
Belangrijke informatie:
Handtekeningniveau: De handtekeningen via ID Verifier voldoen aan de eIDAS-vereisten voor gekwalificeerde elektronische handtekeningen.
Ondertekeningsproces: Bij ondertekening met ID Verifier hoeven ondertekenaars geen account aan te maken; ze moeten echter wel hun fysieke paspoort bij zich hebben elke keer ze ondertekenen.
Meer informatie nodig?
Hoe ID Verifier inschakelen: Accountbeheerders kunnen het activeren onder Configureren → Bedrijf → Handtekening Instellingen.
Voor handtekeningen die met ID Verifier zijn gemaakt, wordt een meerprijs van €1,70 per handtekeningregel gerekend.
Blijf op de hoogte van de nieuwste verbeteringen in Penneo Sign! In de tweede helft van 2024 hebben we nieuwe functies en optimalisaties geïntroduceerd om het ondertekenen van documenten nog veiliger, efficiënter en gebruiksvriendelijker te maken. Ontdek hieronder de updates en zie hoe ze jouw workflow kunnen verbeteren.
Verwijdering van het “Klant”-veld in Penneo Sign
Als onderdeel van onze voortdurende inspanningen om Penneo Sign te optimaliseren, hebben we verschillende functies geëvalueerd die op proefbasis werden geïntroduceerd. Een van deze functies was het “Klant”-veld in het formulier voor het aanmaken van dossiers.
Na het analyseren van het gebruik en het verzamelen van feedback, concludeerden we dat dit veld zelden werd gebruikt en geen significante waarde toevoegde aan de workflow. Om de gebruikerservaring te stroomlijnen, hebben we het “Klant”-veld op 2 september 2024 verwijderd. Deze wijziging had minimale impact op de dagelijkse processen en vereenvoudigde het aanmaken van dossiers.
Stuur berichten in de voorkeurstaal van iedere ondertekenaar
Met de nieuwe functie “Taal per ondertekenaar” kun je nu de taal kiezen waarin elke ondertekenaar verzoeken, herinneringen en bevestigingen ontvangt.
Handig wanneer sommige ondertekenaars een andere taal vaardig zijn dan de taal die ingesteld is voor het dossier.
Opmerking: Als een ondertekenaar is ingesteld om een aangepast verzoekbericht te ontvangen, blijven de taal en inhoud van dat aangepaste bericht ongewijzigd, zelfs als u een voorkeurstaal kiest voor deze ondertekenaar.
Blijf op de hoogte van de nieuwste verbeteringen in Penneo Sign! In de eerste maanden van 2024 hebben we nieuwe functies en optimalisaties geïntroduceerd om het ondertekenen van documenten nog veiliger, efficiënter en gebruiksvriendelijker te maken. Ontdek hieronder de updates en zie hoe ze jouw workflow kunnen verbeteren.
SMS-verificatie in Penneo Sign: Extra beveiligingslaag bij het ondertekenen van documenten
We hebben SMS-verificatie geïntroduceerd als een bijkomende beveiligingsmaatregel in Penneo Sign. Dankzij deze functie wordt gegarandeerd dat enkel de bedoelde ontvanger—geverifieerd via zijn of haar gsm-nummer—toegang krijgt tot en documenten kan ondertekenen.
Voordelen
Verbeterde beveiliging – Vermindert het risico op onbevoegde toegang, vooral bij gebruik van Simple Electronic Signatures (SES) of wanneer een ondertekeningsverzoek naar een gedeeld e-mailaccount wordt gestuurd.
Wereldwijde functionaliteit – Werkt met alle internationale mobiele telefoonnummers en biedt een flexibele oplossing voor ondertekenaars zonder toegang tot lokale eID’s.
Versterkte gegevensprivacy – Ondersteunt naleving van de GDPR door gevoelige documenten te beschermen en ervoor te zorgen dat alleen bevoegde personen toegang hebben.
Gekwalificeerde Elektronische Handtekeningen (QES) met itsme® nu beschikbaar in Penneo Sign
Penneo Sign ondersteunt nu Gekwalificeerde Elektronische Handtekeningen (QES) via itsme®, wat zorgt voor de hoogste juridische geldigheid volgens de EU eIDAS-verordening.
Wat is er nieuw?
Bijgewerkte beveiligingsinstellingen: Ondertekende documenten kunnen alleen in het Penneo-archief worden opgeslagen als de beveiligingsinstelling is ingeschakeld. Anders ontvangen ondertekenaars ze via e-mail.
Nieuw ondertekeningsproces: Ondertekenaars gebruiken de itsme®-app twee keer – eerst om hun gekwalificeerde ondertekeningscertificaat te delen, vervolgens om de handtekening te bevestigen.
Validatie van Belgische rijksregisternummers niet langer beschikbaar: SMS-verificatie is nu als alternatief beschikbaar.
Penneo Sign integreert nu met M-Files, waardoor bedrijven documenten digitaal kunnen ondertekenen rechtstreeks binnen hun documentbeheersysteem. Deze integratie zorgt voor een veilige, conforme en efficiënteondertekeningsprocedure, elimineert handmatige stappen en vereenvoudigt documentworkflows.
Voordelen
Stuur documenten voor ondertekening rechtstreeks vanuit M-Files
Zorg voor naleving van regelgeving met juridisch bindende elektronische handtekeningen
Automatische opslag en beheer van ondertekende documenten in M-Files
Met Penneo Sign en M-Files kunnen bedrijven hun documentbeheer optimaliseren en volledige controle houden over ondertekende overeenkomsten.ows while maintaining full control over signed agreements.
Vereenvoudig ondertekeningsprocessen met Penneo Sign en Instaclause
Penneo Sign integreert nu met Instaclause, waardoor bedrijven contracten digitaal kunnen ondertekenen als onderdeel van een geautomatiseerd contractbeheerproces. Met deze integratie kunnen gebruikers contracten opstellen, bewerken en verzenden voor ondertekening rechtstreeks binnen Instaclause, wat zorgt voor een gestroomlijnd en compliant proces.
Voordelen
Genereer en verzend contracten voor ondertekening in één soepele workflow
Zorg voor naleving van regelgeving met juridisch bindende elektronische handtekeningen
Automatische opslag en beheer van ondertekende contracten
Met Penneo Sign en Instaclause kunnen bedrijven het ondertekeningsproces versnellen en tegelijkertijd volledige controle behouden over hun documenten.
