Hé accountant! Ken je dat gevoel? De digitale trein dendert maar door: nieuwe wetten, een veranderende rol en de constante roep om efficiënter te werken… Je staat voor de keuze: ga je voor één all-in-one pakket of maak je gebruik van een gespecialiseerd ecosysteem? Wel, bij dnf group, een middelgroot kantoor met drie vestigingen in België, kozen ze vol overtuiging voor de tweede optie. Zij bewijzen dat werken met meerdere, gespecialiseerde software-oplossingen van Visma de weg is naar een future-proof kantoor waarin efficiëntie, innovatie en veiligheid hand in hand gaan. Lees je mee?

De ene API-connectie na de andere

Voor dnf draait alles om de KMO in de brede zin: de ondernemer en zijn familie. Om de beste adviseur voor hen te zijn, moet de interne workflow vlekkeloos verlopen. Vroeger was het een hele klus om de verschillende stappen in het proces te koppelen, met veel manueel werk en frustraties tot gevolg. De doorslaggevende reden om voor de verschillende Visma-oplossingen te kiezen, was dan ook de sterke, onderlinge integratie die ze beloven.

Deze integratie wordt mogelijk gemaakt door de open API’s van de Visma-producten. Zo wordt het hele proces van opdrachtbrief tot neergelegde jaarrekening geautomatiseerd. Denk maar aan de flow: opdrachtbrieven opstellen in AdminPulse, ze laten ondertekenen via Penneo A/S, en de getekende documenten komen automatisch terug in AdminPulse, waar de taak wordt afgevinkt. De cijfers stromen van Yuki naar Silverfin voor de jaarafsluiting, verslagen en aangiftes. Zelfs rapporten en prognoses vanuit Bizzcontrol kunnen direct uit AdminPulse verstuurd worden. Deze workflow bespaart dnf aanzienlijk veel tijd en zorgt ervoor dat ze niet langer manueel bestanden hoeven downloaden om ze vervolgens ergens anders weer op te laden.

Elk pakket zijn talent

De ware efficiëntie zit ‘m in de unieke specialisatie van elk pakket, die samen de totale kantoor-workflow beheert. Hierdoor krijg je als kantoor een complete toolkit:

• Yuki: Het kloppende hart voor de dagelijkse, geautomatiseerde boekhouding.
• AdminPulse: De onmisbare coördinator van interne processen, planning en taakopvolging.
• Penneo A/S: Essentieel voor digitale ondertekening van documenten (zoals opdrachtbrieven of jaarrekeningen).
• Silverfin: Neemt de jaarafsluiting, rapportage en verslaggeving voor zijn rekening.
• Bizzcontrol: Focust op diepgaande analyses en prognoses, essentieel voor proactief advies.
• Accounton: De specialist in de personenbelasting.
• Accountants Academy: Voor alle opleidingstrajecten en continue kennisontwikkeling.

Wat is de meerwaarde van deze aanpak? Elk product kan zich volledig richten op zijn specifieke expertise en innoveert sneller, zonder de connectiviteit met andere systemen uit het oog te verliezen. Dit geeft dnf het vertrouwen dat de software altijd mee is met de laatste trends, zoals de aankomende verandering rond e-invoicing via Peppol, waarvoor Lucy nu al een oplossing biedt. Het kantoor behoudt hiermee zijn uniformiteit in werkwijze, ondanks het gebruik van verschillende systemen.

Elke Visma-software is specialist in zijn vak. Ze verbinden de puntjes – van automatisatie tot inzichten.

Yelena Francken, HR Manager bij dnf group

Innovatie as a service

Een ander voordeel van het Visma-ecosysteem is de continue doorontwikkeling en de betrouwbaarheid van de software. Omdat softwareontwikkeling de core business van Visma is, kunnen de oplossingen sneller en effectiever innoveren, van de integratie van AI tot nieuwe functionaliteiten. Dnf ervaarde dit als een cruciaal voordeel. Het feit dat een grote groep als Visma erachter staat, garandeert dat er voldoende middelen zijn voor doorontwikkeling en dat je tool geen ‘eindig product’ is.

Safety first

Daarnaast hecht dnf, net als elk accountantskantoor, enorm veel belang aan digitale veiligheid. Accountantskantoren zijn immers vaak doelwit van cyberaanvallen. Visma, als Scandinavisch bedrijf, staat bekend om zijn sterke reputatie en aanzienlijke investeringen in cybersecurity. De expertise en stevige beveiligingsmaatregelen van Visma gaven dnf de zekerheid die ze zochten om hun gevoelige data te beschermen.

Het feit dat een grote groep als Visma erachter staat, garandeert dat er voldoende middelen zijn voor doorontwikkeling en dat je tool geen ‘eindig product’ is.

Koen Depestel, Managing partner bij dnf group 

Ontdek jouw workflow

Werken met de verschillende, geïntegreerde Visma-oplossingen is voor dnf een ‘future-proof’ keuze. Het stelt hen in staat om volop te focussen op het begeleiden van hun ondernemers, terwijl de software de automatisatie en compliance regelt. Ze hebben de zekerheid van continue innovatie en de sterkste beveiliging, waardoor hun kantoor is voorbereid op alle uitdagingen van de toekomst.

Dnf raadt elke collega-accountant dan ook aan om zelf de stap te zetten. Ontdek hoe je met deze gespecialiseerde tools een efficiëntere, uniforme en toekomstbestendige workflow creëert, net zoals dnf dat deed.

“Onze klanten verwachten meer dan alleen compliance; ze willen begeleiding bij hun volledige financiële plaatje”, zegt Kris Vanhinsbergh, Managing Partner bij Tax Consult. “Digitale oplossingen zoals Penneo maken tijd vrij voor deze gesprekken en helpen ons een veilige, efficiënte ervaring te bieden.”

Tax Consult, een in Brussel gevestigd kantoor gespecialiseerd in boekhoudkundig en fiscaal advies voor een gevarieerde klantenportefeuille, staat bekend om hun inzet voor digitale transformatie. Met 65 medewerkers verspreid over twee kantoren behandelt het kantoor complexe zaken voor zowel lokale bedrijven als internationale structuren. Geconfronteerd met verschuivingen in de sector en veranderende verwachtingen van klanten, geeft Tax Consult prioriteit aan innovatie om te voldoen aan de toenemende eisen op het gebied van compliance, zonder dat dit ten koste gaat van hun adviesfocus.

Handmatig documentbeheer en complexe naleving

Het bedrijf, met afdelingen voor lokaal, internationaal en btw-advies, had te kampen met aanzienlijke tijdsdruk bij het beheren van klantdocumenten en het waarborgen van naleving. Naarmate de regelgeving rond gegevens- en klantverificatie strenger werd, werden traditionele methoden zoals papieren handtekeningen onhoudbaar. 

“Ons oude proces bestond uit het opzoeken van papieren handtekeningen, het scannen van documenten en het herhaaldelijk opvolgen van vragen van klanten – een inefficiënte, dure taak die eenvoudigweg niet strookte met onze visie van een moderne service,” merkte Kris op.

Veilige, digitale workflows op de eerste plaats

Op zoek naar een efficiënte oplossing integreerde Tax Consult Penneo in hun workflow om de documentverwerking te digitaliseren en veilige, traceerbare elektronische handtekeningen te implementeren. 

“Penneo voldeed onmiddellijk aan onze behoeften”, vertelt Kris. “Het is flexibel genoeg om te integreren met onze bestaande software en laat ons alle klantendocumentatie veilig centraliseren.” “Daarnaast kunnen cliënten documenten overal en altijd ondertekenen, wat voor hen van onschatbare waarde is.”

Met Penneo kan het team van Tax Consult digitale handtekeningen verzamelen met slechts een paar klikken, waardoor er aanzienlijk minder tijd wordt besteed aan documentbeheer. Penneo’s open API-integratie heeft taken verder geautomatiseerd, waardoor medewerkers zich meer kunnen richten op klantgerichte diensten en minder op administratieve overhead.

“Het was belangrijk voor ons dat als we besloten om met een provider te werken, het er een zou zijn met oprechte interesse in samenwerking.” “Niet alleen iemand die we konden bellen voor helpdeskondersteuning, maar een partner die intensieve samenwerking biedt – een echte win-win voor beide partijen,” voegt Kris toe.

Efficiëntie, ervaring en tevredenheid snel verbeterd

De implementatie van Penneo leverde aanzienlijke voordelen op voor zowel klanten als medewerkers van Tax Consult. De tijd die voorheen werd besteed aan documentverwerking en follow-ups werd verminderd, waardoor het kantoor klanten efficiënter van dienst kon zijn. 

“Onze klanten waarderen deze efficiëntie,” benadrukt Kris. “Ze waarderen het dat ze onmiddellijk toegang hebben tot documenten en elektronisch kunnen ondertekenen. Het heeft hun ervaring gestroomlijnd en geeft ons kantoor een professioneel imago.”

Voor de werknemers hebben het gebruiksgemak en de betrouwbaarheid van Penneo de tevredenheid over hun werk verbeterd, omdat ze meer tijd konden besteden aan hun kerntaken als klant en aan advieswerk. Regelmatige training en ondersteuning door Penneo hebben ervoor gezorgd dat het bedrijf voorop blijft lopen op de eisen van de sector.

“We hebben een interne training, die Penneo ondersteunt, en we houden nog steeds maandelijkse bijeenkomsten om problemen en verbeteringen te bespreken en te leren over de nieuwe ontwikkelingen van Penneo. Deze ondersteuning is cruciaal voor onze procesverbetering en om tijd te winnen om ons op onze klanten te richten.”

Over de toekomst van de Belgische boekhouding

Voor Tax Consult ligt de toekomst van de boekhouding in het omarmen van automatisering en digitalisering. Kris Vanhinsbergh ziet handmatige invoer vervagen, waarbij accountants hun focus verleggen naar advies en klantenbegeleiding. “Het beroep van accountant zal niet verdwijnen. Het zal anders zijn in de manier waarop we het dossier behandelen, maar uiteindelijk zal het beter zijn voor de klanten”, legt zij  uit. 

Daarnaast zorgt jonger talent voor een grotere vraag naar directe gegevens en realtime reactiesnelheid, waardoor efficiënte software onmisbaar wordt. “Jongere werknemers vragen om onmiddellijke opstart en onmiddellijke gegevens.Handmatige invoer kan niet volgen,” voegt Kris Vanhinsbergh toe.

Compliance-eisen, met name op het gebied van AML en KYC, duwen de sector in de richting van gecentraliseerde en gestroomlijnde digitale oplossingen. “De administratieve last neemt toe, maar software kan helpen dit te stroomlijnen”, merkt zij op. Omdat moderne tools ook de retentie van talent en de employer branding verbeteren, is Tax Consult van mening dat het gebruik van digitale oplossingen essentieel is om competitief te blijven in een evoluerende sector.

Over Tax Consult

Tax Consult is een toonaangevend, in Brussel gevestigd kantoor dat gespecialiseerd is in boekhoudkundige en fiscale adviesdiensten voor een gevarieerd cliënteel, waaronder kmo’s, internationale entiteiten en non-profitorganisaties. Met 65 werknemers in twee kantoren en meer dan 800 klanten combineert Tax Consult expertise met een engagement voor digitale transformatie en levert het efficiënte diensten op maat van elke klant.

Accountancy Manacc, een familiebedrijf, zet zich al twee generaties lang in voor het leveren van holistische boekhouddiensten aan zijn klanten. Echter, de complexiteit van de steeds veranderende regelgeving, de moeilijke markt voor het inhuren van nieuwe accountants en de noodzaak om digitalisering te omarmen vormden belangrijke uitdagingen. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, wendde Manacc zich tot Penneo om hun op papier gebaseerde boekhoudprocessen te transformeren naar een soepele digitale integratie.

“In een onboarding proces zijn er nogal wat documenten die ondertekend moeten worden. Door ervoor te zorgen dat dit proces soepel verloopt, maak je meteen een goede indruk en begin je de samenwerking op een goede basis. Het gebruiksgemak van Penneo helpt zeker om meteen een frisse start te maken met een nieuw dossier.” – Jan Peeters, bestuurder van Accountantsbureel Manacc en gecertificeerd fiscaal accountant.

Navigeren door complexe regelgeving, tekorten aan arbeidskrachten en digitalisering

Accountantsbureel Manacc stond voor tal van uitdagingen, waaronder het navigeren door complexe en steeds veranderende regelgeving, het omgaan met een krappe arbeidsmarkt en het bijhouden van de snelle digitalisering.

“De complexe regelgeving vormt zeker een uitdaging voor ons. Die regelgeving verandert voortdurend”, zegt Jan Peeters, die benadrukt dat het handhaven van kwaliteit te midden van deze veranderingen een grote zorg was. “Op zich zijn veranderingen niet zo’n probleem, maar de kwaliteit van die regelgeving laat vaak te wensen over en dat leidt tot veel rechtsonzekerheid,” voegde hij eraan toe.

“Daarnaast hebben we ook te maken met een zeer krappe arbeidsmarkt, dus het vinden van voldoende geschoold personeel is een grote uitdaging. Dat heeft vooral te maken met de kwaliteit, die wel op hetzelfde niveau moet blijven. En ten derde de digitalisering. Dingen veranderen voortdurend,” voegt Jan Peeters toe.

De behoefte aan een gestroomlijnd documentbeheerproces, vooral tijdens het opstarten van een dossier, was cruciaal om een positieve eerste indruk te maken en de relatie met de klant op de juiste manier te beginnen.

Manacc’s overstap van papier naar digitalisering

Manacc was in staat om het ondertekeningsproces te stroomlijnen, waardoor er minder fysieke vergaderingen en extra telefoontjes nodig waren, klanten herinnerd werden om te ondertekenen en snellere doorlooptijden mogelijk waren. “Het gebruiksgemak van Penneo, dat helpt om alles vlot te laten verlopen, met die documenten die snel worden teruggestuurd, dat is een veel aangenamere manier van werken dan een klant tien keer te moeten bellen,” zegt Jan Peeters.

“Het kantoor, opgericht door mijn vader in 1989, hield oorspronkelijk alles bij op papier. Deze kasten zijn herinneringen uit die tijd. Vroeger hadden we er veel meer, maar nu bevatten ze vooral een verzameling kleuren en worden ze niet veel gebruikt. Het is grappig om zulke artefacten nu te zien, aangezien ons kantoor bijna volledig digitaal is.”

“Vroeger deden we veel meer op papier en dat is nu overgegaan naar de digitale wereld. Dit vraagt ook enige kritische aandacht, want je kunt digitaliseren omwille van de digitalisering en dat proberen we te vermijden. Het moet dus altijd een toegevoegde waarde zijn, zowel voor klanten als voor ons,” aldus Jan Peeters.

Software-integraties als sleutel tot succes

Een van de redenen waarom Mannac zich tot Penneo wendde, was de mogelijkheid om te integreren met hun bestaande Document Management Systeem voor hun boekhoudkundige diensten – M-Files. Deze integratie was cruciaal bij het transformeren van hun werkprocessen om te voldoen aan de verwachtingen van hun klanten voor een gemakkelijke en efficiënte digitale ervaring.

SoftAdvice, een gecertificeerde leveringspartner die de integratie met M-Files en Penneo verzorgt, heeft Manacc in staat gesteld om de transformatie met M-Files voor hun boekhoudkundige diensten snel door te voeren. “De samenwerking met Manacc is een interessante samenwerking voor SoftAdvice, omdat Jan een zeer diepe technische achtergrond heeft, maar ook een accountantskantoor goed begrijpt. De combinatie van beide zorgt er dus voor dat we een zeer goede en interessante partner hebben.” – deelt Patrick Vervloesem, Managing Partner bij SoftAdvice.

De implementatie van Penneo leverde Manacc tastbare voordelen op. “Concreet zal de integratie van M-Files x Penneo tijdens een onboardingproces ons gemakkelijk twee tot drie uur per dossier besparen. Tijdens de jaarrekeningcyclus bespaart dit ons gemakkelijk een uur per dossier en dit elk jaar opnieuw,” zegt Jan Peeters. Deze tijdbesparingen, vermenigvuldigd met een groot aantal dossiers, resulteerden in een besparing van honderden uren voor de accountants van Manacc.

Afgezien van de kwantitatieve verbeteringen, verbeterde de kwaliteit van de dienstverlening die klanten ervaren aanzienlijk, waarbij digitale processen als veel eenvoudiger werden ervaren in vergelijking met traditionele, op papier gebaseerde methoden. “Het plezierige verloop van het proces is net zo belangrijk. En dat ervaren klanten ook,” voegt Jan Peeters toe.

Over Accountancy Manacc

Accountantsbureel Manacc, geleid door de broer en zus Jan en Inge Peeters, heeft een rijke geschiedenis die geworteld is in een accountantsfamilie. Opgericht door hun vader in 1989, is Manacc uitgegroeid tot een gerenommeerd kantoor dat bekend staat om zijn streven naar kwaliteit en innovatie. Met Jan die zich concentreert op de technische aspecten en Inge die zich bezighoudt met het personeelsbeleid, heeft het duo met succes het evoluerende landschap van de accountancysector doorkruist. Hun samenwerking en gedeelde visie blijven Manacc vooruit stuwen en zorgen ervoor dat ze voorop blijven lopen op het gebied van digitale transformatie en naleving van regelgeving.

Lees meer over hoe Penneo Sign kan digitaliseren en integreren met uw bedrijf

Waarom Titeca Pro Accountants & Experts Penneo koos om hun digitaliseringsreis te starten: werkprocessen efficiënter maken, compliant blijven, vertrouwen opbouwen bij klanten en tijd vrijmaken voor meer waardetoevoegende taken.

We kunnen onze klanten op een dagelijkse basis blijven helpen en alle nieuwe wetgevingen opvolgen en correct implementeren… Op die manier maken we meer tijd voor onszelf vrij die we aan de klant kunnen besteden, Marc De Moor, Partner Pro Accountants afdeling.

Uitdaging

Titeca, een full-service accountants- en advieskantoor, stond voor grote uitdagingen bij het beheren van hun documentondertekeningsprocessen. Marc De Moor, partner bij Titeca, benadrukte het belangrijkste probleem: De uitdaging van vandaag in onze stroom van te ondertekenen documenten ligt vooral in de snelheid waarmee alles ondertekend moet worden. Alleen al het volume aan documenten en de behoefte aan tijdige follow-ups maakten het proces omslachtig en inefficiënt. Bovendien had Titeca een oplossing nodig om de complexiteit van de steeds veranderende regelgeving aan te kunnen en de digitalisering in hun sector en bedrijf te omarmen.

Papierloos gaan werkt in een allesomvattende omgeving waar iedereen alle documenten kan raadplegen. De kennis die in hun hoofd zit, die is gewoon ergens beschikbaar, Jurka Vanthournout, CEO.

Oplossing

Om deze uitdagingen aan te pakken, implementeerde Titeca Penneo. Katrien Naert, IT-manager bij Titeca, lichtte de beslissing toe: We zijn met Penneo begonnen om ons proces digitaler te maken… De integratie van deze tool in onze gebruikelijke processen was superbelangrijk voor mij. Penneo bood robuuste beveiligingsfuncties en naadloze integratiemogelijkheden met de tools die ze reeds gebruikten, waardoor Titeca het kon integreren in hun bestaande workflows. De samenwerking met het API-team van Penneo stelde Titeca in staat om verschillende taken te automatiseren, waardoor hun documentbeheerprocessen werden gestroomlijnd.

Uiteindelijk kozen we Penneo boven andere leveranciers omdat de flexibele samenwerking en het overleg met hen zeer soepel verliepen, aldus Katrien Naert, IT Manager.

Resultaten

De implementatie van Penneo resulteerde in aanzienlijke verbeteringen voor Titeca. Het digitale ondertekeningsproces verkortte niet alleen de doorlooptijd voor het goedkeuren van documenten, maar verbeterde ook de algehele efficiëntie van hun activiteiten. Met Penneo konden de klanten van Titeca eenvoudig en snel documenten digitaal ondertekenen, wat Marc als bijzonder goed ontvangen beschouwde. Marc zei: We kunnen opvolgen wie wat heeft ondertekend, wanneer, en vooral, wie niet heeft ondertekend. Nu kunnen Titeca’s klanten met hun eID, zoals itsme®, ondertekenen waar ze ook zijn, wat zorgt voor een snel, efficiënt en veilig ondertekeningsproces. Bovendien kunnen ze de documentstatus volgen en documenten in de juiste volgorde van ondertekening naar de juiste personen sturen, terwijl ze tijd en papier besparen.

We kunnen onze klanten op een dagelijkse basis blijven helpen en alle nieuwe wetgeving opvolgen en correct implementeren… Op deze manier maken we eigenlijk meer tijd voor onszelf vrij die we aan de klant kunnen besteden, aldus Marc De Moor, Partner.

Over Titeca

Titeca Pro Accountants & Experts is een dynamisch accountants- en advieskantoor met ongeveer 350 medewerkers. Onder leiding van Jurka, de CEO, blijft Titeca prioriteit geven aan transparantie, open communicatie en up-to-date blijven met de regelgeving in de sector. CEO Jurka Vanthournout benadrukte de toewijding van het kantoor aan digitalisering: Onze hele organisatie helpt ons dit op te volgen… digitalisering helpt ons bij onze dagelijkse activiteiten. Titeca streeft ernaar een strategische partner voor zijn klanten te zijn, die hen gemoedsrust en optimale oplossingen biedt om hun bedrijfsgroei te ondersteunen.

Finezz Accountants biedt haar klanten de mogelijkheid om een 100% digitale flow te hebben met behulp van Penneo en andere softwarepartners

De laatste stap in ons digitaliseringsproces was kunnen zeggen dat we een 100% digitale flow aanbieden. Dat is wat Penneo mogelijk heeft gemaakt. Hoe makkelijker we het onze klanten kunnen maken om documenten te ontvangen, te ondertekenen en terug te sturen, hoe soepeler onze dagelijkse werkzaamheden verlopen. — Julie van der Mast, Accountant en Directeur bij Finezz Accountants

Uitdaging

De afgelopen jaren heeft Finezz Accountants zich gericht op het digitaliseren van het bedrijf om processen te stroomlijnen en het makkelijker te maken voor accountants en ondernemers om documenten te verwerken.

Het handmatig ondertekenen en beheren van documenten was uitdagend en tijdrovend. Het moeten afdrukken, ondertekenen, scannen en delen van documenten in persoon of via e-mail leidde vaak tot vertragingen, verwarring en een zwakkere klantervaring.

Oplossing

We gebruiken Penneo nu voor de onboarding van nieuwe klanten. Met Penneo en Anlisa kunnen we opdrachtbrieven opstellen en deze eenvoudig laten ondertekenen, waardoor de onboarding van klanten soepeler verloopt. — Julie van der Mast, Accountant en Directeur bij Finezz Accountants

Penneo’s open API maakt een breed scala aan software-integraties mogelijk. Bovendien zorgt de automatiseringsfunctie van de workflow ervoor dat digitaal ondertekenen sneller gaat doordat de ontvangers de documenten in de juiste volgorde ontvangen en ondertekenen.

Ik ben ook erg blij met de functie voor e-mailmeldingen. Zodra een klant met Penneo ondertekend, brengt het systeem ons daarvan op de hoogte. Hierdoor hebben we het aantal ondertekende documenten aanzienlijk verhoogd. — Leen Naeyaert, Partner & stagiair registeraccountant bij Finezz Accountants

Resultaten

De invoering van Penneo was een cruciale stap in het digitaliseringsproces van Finezz Accountants. De oplossing heeft hen veel voordelen gebracht, zoals tijdsbesparing, energie-efficiëntie, beter documentbeheer en verbeterde responstijden voor klanten.

Het bedrijf schat dat ze ten minste 2000 vellen papier per jaar besparen door hun documentondertekeningsprocessen digitaal te beheren.

Over Finezz Accountants

Finezz Accountants is een accountantskantoor gevestigd in Aalter, België. Ze zijn een vertrouwde partner voor veel bedrijven in verschillende sectoren.

Onder leiding van Julie Van der Mast is Finezz Accountants uitgegroeid tot een vooruitstrevend bedrijf dat volledig digitale documentstromen aanbiedt. Het team en Julie’s passie voor het begrijpen van de uitdagingen van ondernemers hebben Finezz Accountants gevormd tot een waardevolle bron voor bedrijven die op zoek zijn naar financiële expertise en begeleiding.

Voordat we Penneo kozen, onderzochten we een aantal concurrenten. We kozen voor Penneo op basis van hun internationale aanwezigheid en API-koppeling met Silverfin. We besparen tijd, papier en personeelskosten, zodat we ons minder zorgen hoeven te maken over de follow-up. Dit alles dankzij het automatiseren van de processen. – Dieter Coppens, Oprichter en Managing Partner bij BOOKKEEPERS

Uitdaging

Voorheen hadden we problemen om documenten ondertekend terug te krijgen van onze klanten. We stuurden handmatig herinneringen. Dat kostte veel tijd en geld en was niet efficiënt. – Dieter Coppens, oprichter en managing partner bij BOOKKEEPERS

Voordat BOOKKEEPERS Penneo begon te gebruiken, werd 50-60% van de documenten niet ondertekend als gevolg van verschillende uitdagingen. Het proces was tijdrovend, inefficiënt en vereiste vaak meerdere herinneringen. Klanten moesten de documenten afdrukken, handmatig ondertekenen, scannen en terugsturen. Het handmatig heen en weer sturen kostte niet alleen veel tijd, maar leidde ook tot vertragingen en onnodig papierwerk voor de klant en de medewerkers van BOOKKEEPERS.

Oplossing

BOOKKEEPERS onderzocht de markt voor een digitale oplossing en koos Penneo op basis van haar internationale aanwezigheid en de integratie met Silverfin.

De API met Silverfin maakte de implementatie snel en in korte tijd ervaarde BOOKKEEPERS een succesvolle start met het ondertekenen van jaarverslagen. Hierdoor verliep het archiveren een stuk soepeler.

Resultaten

Met Penneo Sign en de integratie met Silverfin heeft BOOKKEEPERS het ondertekeningsproces van documenten aanzienlijk verbeterd. Binnen enkele minuten worden zowel interne als externe documenten ondertekend en geretourneerd. De implementatie resulteerde in tijdsbesparing, efficiënte follow-ups en automatisering van document workflows.

Klanten zijn ook enthousiast over de software, omdat het printen, ondertekenen, opnieuw scannen en terugsturen van documenten niet meer nodig is.

Penneo heeft het ondertekeningsproces van documenten gestroomlijnd, de efficiëntie verhoogd, de kosten verlaagd en de workflow van het bedrijf verbeterd.

Over BOOKKEEPERS

BOOKKEEPERS is een accountantskantoor gevestigd in Aalst, België, met een tweede kantoor in Gent. Het bedrijf bedient een divers scala aan klanten, van de creatieve industrie tot bouwbedrijven.

BOOKKEEPERS levert een hoog niveau van diensten binnen de boekhouding aan hun klanten in België, en één manier waarop ze dat doen is door het dagelijkse werk te automatiseren zodat ze meer tijd hebben om hun klanten te adviseren.

We besparen minstens een half uur per document vergeleken met het oorspronkelijke proces van afdrukken, verzenden en opvolgen. – Mike Collier, directeur bij Fiskcouncil

Uitdaging

Fiskcouncil biedt uitgebreide diensten die bedrijven helpen op drie belangrijke gebieden: boekhouding, belastingen en advies.

Het bedrijf ondergaat momenteel een transformatief digitaliseringsproces. Het doel is om handmatig werk te minimaliseren, tijd te besparen, ondertekeningsprocessen te optimaliseren en het gebruik van papier te elimineren.

Voordat Penneo werd geïmplementeerd, was Fiskcouncil al begonnen met hun transformatieproces. Op dat moment was hun ondertekeningsproces sterk afhankelijk van handmatige arbeid, wat veel mankracht en werkuren vergde.

Oplossing

Fiskcouncil koos voor Penneo na verschillende opties op de markt te hebben onderzocht. Penneo bleek een intuïtieve tool te zijn die perfect aan hun verwachtingen voldeed.

Voorheen moesten we achter de klant aan om ervoor te zorgen dat hij alles ondertekende. Nu kunnen we gewoon zeggen, kijk, we starten het proces, we hebben de instellingen correct ingesteld, we hebben op start gedrukt en het werk ligt in de handen van de klant. – Mike Collier, directeur bij Fiskcouncil

De implementatie van Penneo bij Fiskcouncil verliep soepel. Ze hadden nog een aantal functies nodig om het proces volledig te optimaliseren en daarvoor werkten ze nauw samen met de ontwikkelaars van Penneo. Het overleg met de ontwikkelaars bleek nuttig en de zorgen van Fiskcouncil werden aangepakt en ze voelden zich gehoord. Nu heeft Fiskcouncil een punt bereikt waarop de activiteiten naadloos verlopen.

Resultaten

Na de implementatie van Penneo kan Fiskcouncil zich meer richten op waar ze goed in zijn – het geven van advies aan hun klanten en ervaart het bedrijf minder stress met betrekking tot het follow-up proces en ontvangt het veel goede feedback van de ondertekenaars.

In het verleden was er nooit genoeg tijd om extra advies te geven vanwege het beperkte aantal uren in een dag. Maar met de digitale hulpmiddelen die we nu tot onze beschikking hebben, optimaliseren we elke marginale winst en creëren we ruimte binnen die beperkte uren om eindelijk onze adviserende rol te omarmen. – Mike Collier, directeur bij Fiskcouncil

Dankzij digitale tools kan Fiskcouncil het dubbele aantal klanten verwerken met hetzelfde aantal medewerkers.

De feedback die we krijgen van klanten is erg positief. Ze vinden de manier waarop het is opgezet erg professioneel. Klanten zeggen eigenlijk gewoon dat het er heel intuïtief uitziet, het is heel handig. – Mike Collier, directeur bij Fiskcouncil

Over Fiskcouncil

Fiskcouncil biedt een breed scala aan diensten op het gebied van boekhouding, belastingen en advies. Het bedrijf is gevestigd in België en heeft drie kantoren in Wetteren, Lievegem en Zingem.

Onder de 460 klanten telt Fiskcouncil een gevarieerd cliënteel, gaande van kleine lokale bedrijven tot grote ondernemingen. De bedrijfsprofielen variëren van eenmanszaak tot management, horeca, freelance en bouw.

We proberen eigenlijk voor iedereen de accountant te zijn. – Mike Collier, directeur bij Fiskcouncil

“Voordat we Penneo gebruikten, hadden onze collega’s veel werk met het nalopen van onze klanten om de ondertekende documenten terug te ontvangen.” – Stijn de Prins, Partner bij Fineko

Uitdaging

Het is voor Fineko altijd van het grootste belang geweest om een concurrerend bedrijf te blijven en digitalisering werd een prioriteit. Sommige processen, zoals het bijhouden van handtekeningen, werden problematisch en moesten worden verbeterd.

Fineko worstelde, net als veel accountantskantoren, met het aantal handmatige taken die ze gedurende de dag moesten uitvoeren.

Oplossing

Na wat onderzoek besloot Fineko om Penneo Sign te implementeren.

De gebruiksvriendelijke interface voor zowel gebruikers als klanten was een belangrijk onderdeel in het beslissingsproces. De mogelijkheid om eenvoudige en geavanceerde ondertekening flows in te stellen en om automatische herinneringen in te stellen, optimaliseert de interne processen.

Fineko wilde haar klanten en zakenpartners in staat stellen om digitaal te ondertekenen met itsme® vanaf elke plaats en elk apparaat.

“In België heeft eigenlijk bijna iedereen ItsMe geïnstalleerd op zijn mobiele telefoon.” – Stijn de Prins, Partner bij Fineko

Resultaten

De invoering van Penneo Sign heeft Fineko veel voordeel opgeleverd, omdat de werknemers zich nu op hun klanten kunnen concentreren, mede dankzij de tijd die ze door bv. de automatische herinneringen hebben kunnen besparen.

“Door het gebruik van Penneo hebben onze collega’s veel meer tijd over. Ze zijn minder tijd kwijt aan het controleren wie er wel en wie er niet heeft getekend. Mede doordat deze documenten automatisch binnenkomen, en dat bepaalde interne processen en taken dan automatisch worden afgevinkt, hebben de collega’s meer tijd om gericht advies te geven aan onze klanten.” – Stijn de Prins, Partner bij Fineko

Handmatige processen zijn nu minder tijdrovend dankzij Penneo, en Fineko ziet een snelheid van uitvoering, vooral als het gaat om de jaarlijkse rapportage.

“De jaarrekeningen worden nu in een geweldig tempo afgerond, terwijl we vorig jaar nog op een vrij laag pitje stonden. We zitten nu op 75% van het volume van vorig jaar, dus tegen het einde van de periode zullen we waarschijnlijk makkelijk op 150% tot 200% uitkomen.” – Stijn de Prins, Partner bij Fineko

Bij Penneo nemen we de feedback van onze klanten zeer serieus en we vragen hen regelmatig om ons te helpen de kwaliteit van onze oplossingen te verbeteren om zo hun beste digitale partner te blijven.

“Het is altijd fijn om een goede sparringpartner te hebben, dus daar staat Penneo ook heel erg voor open, alle suggesties en opmerkingen over het huidige product worden altijd in dank aanvaard en er is altijd positieve feedback, en waar mogelijk worden er ook wat aanpassingen gedaan. Dat is dus echt de kracht van Penneo, om groot te zijn, of groter, maar toch klein qua aanpak.” – Stijn de Prins, Partner bij Fineko

Over Fineko

Fineko is een organisatie die al meer dan 25 jaar bestaat. Ze hebben 3 kantoren in Genk, Hasselt en Leuven, en stellen een honderdtal mensen tewerk. Het bedrijf biedt een brede waaier van diensten aan, gaande van boekhouding en boekhouding tot fiscaal en juridisch advies, alsook corporate finance.

Fineko’s structuur is georganiseerd om persoonlijk contact met hun klanten te onderhouden.

“Dankzij onze kwalitatief hoogstaande accountants hebben wij daadwerkelijk een mooi dienstenpakket voor onze cliënten kunnen ontwikkelen. Hierdoor kunnen we de klant in elke fase van zijn leven ontzorgen.” – Stijn de Prins, Partner bij Fineko

“We hebben nu een integratie die communiceert tussen Silverfin, Penneo en met de klanten om documenten, jaarverslagen die getekend moeten worden, op tijd te krijgen. Alles loopt nu automatisch!” – Sven Cornelis, Eigenaar & Partner bij Acco Accountants

Over Acco Accountants

Acco Accountants is een Belgische onderneming die haar activiteiten startte in 1985 en is uitgegroeid tot een referentie in haar sector. Zij helpen en adviseren cliënten met hun boekhouding, fiscaal beheer of juridische procedures.

Het bedrijf telt een 30-tal medewerkers, en twee kantoren, in Antwerpen en Mechelen.

Uitdaging

Acco Accountants heeft altijd de drive gehad om een modern bedrijf te blijven, en sinds 2016 is er besloten om de digitalisering van het bedrijf en de automatisering van hun processen te versnellen om een hogere kwaliteit van dienstverlening aan haar klanten te bieden.

De twee grootste uitdagingen waren:

• Het verminderen van handmatig werk en het besparen van tijd
• Het gebruik van een API om verbinding te maken met een bestaande en dynamische infrastructuur

“Voorheen was het typische proces in een accountantskantoor als het gaat om het laten ondertekenen van jaarverslagen een vrij papierachtige workflow. Je begon met alles uit te printen, stuurde het op, vroeg de klant om het te ondertekenen, en soms werd het document op de verkeerde plaatsen ondertekend… Het is altijd een beetje een uitdaging geweest om dat proces vlot te laten verlopen.” – Sven Cornelis, Eigenaar & Partner bij Acco Accountants

Wij zijn voortdurend op zoek naar nieuwe ideeën en methodes om onze business te verbeteren, en daardoor kunnen we ons vandaag positioneren als “een van de voorlopers van de accountancysector op het vlak van automatisering en digitalisering”.

Oplossing

Acco Accountants besloot Penneo Sign te implementeren om tijd te besparen en zich te concentreren op de essentie – hun klanten.

“Bij alles wat je automatiseert, wat je digitaliseert, moet je een stapje terug doen en jezelf afvragen: ‘Hoe doen we het vandaag? Hoe zouden we het morgen willen doen en hoe kunnen we dat het beste inbedden in een tool als Penneo?” – Sven Cornelis, Eigenaar & Partner bij Acco Accountants

De teams van Acco en Penneo werkten samen om een oplossing te ontwikkelen die past bij de technische vereisten van Acco Accountants (via API) en tegemoet komt aan hun dagelijkse uitdagingen.

Het verzamelen van handtekeningen van verschillende stakeholders in een specifieke volgorde en het behouden van een volledig overzicht van het gehele proces was een belangrijke feature voor Acco Accountants.

“De ondertekening stromen van Penneo… het is een andere manier van werken.

Eigenlijk moet je vooraf bedenken hoe je de ondertekening stroom gaat opzetten, dus het dwingt je om 1. je eigen proces ter discussie te stellen, 2. het eventueel aan te passen en met nieuwe inzichten te werken, maar als dat eenmaal is opgezet, is het als een fluitje van een cent, zou ik bijna durven zeggen.” – Sven Cornelis, Eigenaar & Partner bij Acco Accountants

Met Penneo kan Acco Accountants haar klanten en partners nu een veilige en snelle manier bieden om documenten zoals jaarverslagen en compliance-gerelateerde materialen te ondertekenen en ervoor te zorgen dat alle deadlines worden gehaald.

Resultaten

De integratie van Penneo is voordelig geweest voor Acco Accountants, omdat het hen en hun klanten heeft geholpen om tijd te besparen. Ze kunnen nu documenten binnen enkele minuten uitwisselen en ondertekenen.

“…de snelste tijd waarin we een verslag met Penneo getekend hebben gekregen was 34 minuten.” – Sven Cornelis, Eigenaar & Partner bij Acco Accountants

De samenwerking met Penneo en itsme® in België was ook voor hun klanten een sterk voordeel. Zij kunnen veilig en snel hun identiteit bevestigen en digitaal tekenen met itsme®, over verschillende devices heen.

Acco Accountants vermeldde dat de communicatie met hun cliënten is vereenvoudigd, omdat ze in een paar klikken herinneringen kunnen instellen wanneer bijvoorbeeld een document niet op tijd is ondertekend.

“Het heeft ons veel tijd bespaard en het was ook interessanter voor de klanten, omdat er minder papierstromen zijn. We hebben veel tijd bespaard om ons op onze klanten te richten. Het is ook veel makkelijker om op te volgen, om te weten wat volledig afgerond is en naar wie we herinneringen moeten sturen.” – Sven Cornelis, Eigenaar & Partner bij Acco Accountants

“Ik krijg misschien 40-50% van de documenten dezelfde dag nog terug en ondertekend. Een week later kan ik zien dat ze een herinnering hebben gekregen omdat ik meer ondertekende documenten terugkrijg. De reminders zijn echt een geweldig ding.” – Stefanie Van Herck, Administratief assistente @ B&L Accounting

Uitdaging

Zoals veel accountantskantoren heeft B&L het druk met het afhandelen van al het papierwerk voor haar cliënten, terwijl ze hen ook toegevoegde waarde wil bieden. Met verschillende documenten die op verschillende tijdstippen van het jaar voor elke klant moesten worden ondertekend, had B&L niet altijd de tijd om een goed overzicht te krijgen van wie wel of niet had ondertekend en om waar nodig een follow-up te doen.

Dit werd een uitdaging, vooral in het licht van de nieuwe wetgeving in België die strengere controles invoerde om ervoor te zorgen dat documenten ondertekend worden teruggestuurd.

Om de communicatie met klanten te verbeteren en ervoor te zorgen dat deze ook aan de wettelijke vereisten voldoet, besloot B&L Accounting op zoek te gaan naar een nieuwe tool om deze processen te helpen beheren.

Oplossing

Na enig onderzoek besloot het bedrijf Penneo Sign te implementeren. Penneo bood het meest aantrekkelijke pakket, voor zowel product functionaliteiten als prijsstelling.

De implementatie verliep soepel en B&L Accounting vond het platform van Penneo gemakkelijk te leren en te navigeren. Het bedrijf heeft een aantal aangepaste ondertekening flows opgezet, die zijn afgestemd op de processen van B&L, waardoor het werken met Penneo nog efficiënter is geworden.

“We zijn ook heel tevreden over de opvolging. Als er een vraag is of iets veranderd moet worden, stuur ik een mailtje naar onze Adoption Manager en krijg ik binnen een dag antwoord. Dat is echt goed.” – Stefanie Van Herck, Administratief assistente @ B&L Accounting

Het versturen van documenten via Penneo is even gemakkelijk als het versturen van een e-mail, en de automatische herinneringen zijn een life-saver.

Resultaten

Alles wat ondertekend moet worden, wordt nu via Penneo verstuurd en documenten komen veel sneller – en ook in een veel hoger percentage – ondertekend terug. Dit maakt het voor B&L Accounting veel gemakkelijker om te blijven voldoen aan de nieuwe wettelijke vereisten.

“Op sommige dagen verstuur ik misschien wel 40 documenten op dezelfde dag en krijg ik sommige antwoorden meteen terug. Andere cliënten reageren binnen 30 minuten, en weer anderen doen er een dag of twee over. Het is echt een groot verschil om Penneo te gebruiken.” – Stefanie Van Herck, Administratief assistente @ B&L Accounting

Ook de communicatie met klanten is verbeterd. B&L heeft positieve feedback gekregen van veel klanten, die graag tekenen via Penneo. Ze kunnen ondertekenen vanaf hun mobiele telefoon, waardoor het proces veel handiger wordt.

“We zijn erg blij dat we Penneo gebruiken. We denken dat het een hele verbetering is voor ons bedrijf, omdat we meer dingen digitaal wilden gaan doen. Penneo is een stap in de goede richting.” – Stefanie Van Herck, Administratief assistente @ B&L Accounting

Over B&L Accounting

B&L Accounting is een accountantskantoor in België met zo’n 300-400 klanten. Het bedrijf helpt andere organisaties met alles van boekhouding en accountancy tot fiscale en bedrijfsadviesdiensten.

De missie van B&L Accounting is om haar klanten de optimale begeleiding te bieden die hen in staat stelt hun bedrijfsdoelstellingen te bereiken.