“Onze missie is om het vermogen van onze klanten te vergroten door fiscaal, financieel en strategisch advies te geven dat veel verder gaat dan alleen het naleven van de wet- en regelgeving. Met Penneo kunnen we kostbare tijd besparen op administratieve taken en ons richten op wat echt belangrijk is voor onze klanten: zinvolle financiële inzichten en planning.”, legt Francis De Bruyne, partner bij House of Financial Partners, uit.

House of Financial Partners wil opnieuw definiëren wat moderne boekhouding kan bieden. Met een goed opgeleid team van zes personen, waaronder datawetenschappers, strategen en financiële adviseurs, is het kantoor gespecialiseerd in het helpen van ambitieuze startups, scale-ups mature bedrijven alsook professionals en freelancers bij het bereiken van financieel succes op de lange termijn. House of Financial Partners richtte zich vanaf dag één op een volledig digitale aanpak en wist dat het gebruik van de juiste technologie essentieel was voor het verbeteren van de klantenservice en het optimaliseren van interne workflows.

Frustrerende follow-ups en knelpunten

Vanaf het begin wilde House of Financial Partners een digitaal en geautomatiseerd operationeel model opzetten. Het proces van het verkrijgen van handtekeningen van klanten op belangrijke documenten was echter een knelpunt geworden, waarvoor vaak uitgebreide follow-ups nodig waren.

“Voordat Penneo er was, waren we constant bezig met het zoeken naar handtekeningen, het bellen van klanten om op te volgen en het beheren van documentversies. Het was een vervelend, tijdrovend proces dat niet strookte met onze digitale en klantgerichte missie,” deelde Francis.

Vooral voor de jongere medewerkers zorgde het beheer van deze repetitieve taken voor frustratie en werd de aandacht afgeleid van het meer strategische werk.

“Niemand houdt ervan om handtekeningen na te jagen en onze jongere medewerkers hadden echt moeite met deze follow-ups. Penneo neemt die stress voor hen weg, zodat ze zich kunnen richten op interessantere taken zoals analytics of klantenadvies,” legt Francis uit.

De integratie met itsme® maakte van Penneo een ideale oplossing

Op zoek naar een oplossing voor de inefficiëntie van het handmatig verzamelen van handtekeningen, wendde House of Financial Partners zich tot Penneo’s digitale handtekening platform.

“Met Penneo werd het handtekeningproces automatisch en eenvoudig voor klanten. De integratie van het platform met het itsme® digitale ID-systeem van België was een ideale fit, waardoor onze klanten documenten veilig konden ondertekenen vanaf elk apparaat,” aldus Francis. 

Dankzij de naadloze implementatie kon House of Financial Partners Penneo introduceren met een minimale onderbreking, de klanten op de hoogte brengen van de verandering en onmiddellijk profiteren van de efficiënte, digitale workflows van Penneo.

Het bedrijf klaarmaken voor de toekomst om jong talent aan te trekken en te behouden

De impact van de implementatie van Penneo was onmiddellijk merkbaar. Met Penneo bespaarde House of Financial Partners aanzienlijk tijd op administratieve taken, waardoor hun team meer uren kon besteden aan klantconsultaties en financiële planning. 

“Penneo stroomlijnde onze documentafhandeling en verminderde het aantal terugkerende follow-ups,” merkte Francis op. 

“Vooral onze jongere medewerkers waarderen het dat ze niet meer achter handtekeningen aan hoeven, waardoor hun algehele werkplezier is toegenomen en ze zich kunnen richten op zinvoller werk voor de klant.”

Klanten hebben de verandering ook omarmd en vaak waardering uitgesproken voor het gemak en de efficiëntie van het digitaal ondertekenen van documenten. Deze verbetering heeft het professionele imago van het kantoor verbeterd en House of Financial Partners laten zien als een innovatieve, digitale partner voor hun klanten.

Over de toekomst van de accountancy in België

House of Financial Partners voorziet een transformatie voor de accountancysector, ondanks de beruchte weerstand tegen verandering. “Boekhouding is een van de sectoren die het meest aarzelen om te veranderen. Veel boekhouders aarzelen om het typen los te laten en over te stappen op automatisch boekhouden”, zegt Francis De Bruyne. Hij voorziet uitdagingen, vooral voor kleinere kantoren, waarbij automatisering de werkdruk verlaagt. “Meer dan de helft van hun werk zal worden geautomatiseerd en sommige kleinere bedrijven zullen moeite hebben om zich aan te passen”, voorspelt hij. 

De Bruyne ziet ook dat de veranderende verwachtingen van de beroepsbevolking de rollen zullen veranderen, met jongere werknemers die zich meer aangetrokken voelen tot analytische taken dan tot repetitief werk. “Jongere generaties willen geen repetitieve boekhouding doen. We proberen ze kennis te laten maken met interessant analysewerk, zoals het berekenen van break-even punten en financiële gezondheid,” voegt hij eraan toe. 

Het kantoor zet zich in om klanten en collega’s te informeren over de toekomst van boekhouden. “We zijn on a mission. We moeten uitleggen wat boekhouden kan zijn in plaats van alleen maar facturen verwerken en belastingaangifte doen,” legt De Bruyne uit, waarbij hij hun proactieve houding benadrukt om in te spelen op trends in de markt.

Over House of Financial Partners

House of Financial Partners is een in België gevestigd financieel advies- en boekhoudkantoor dat digitale tools en strategische inzichten gebruikt om klanten te ondersteunen. Met een team van zes specialisten levert het kantoor diensten op maat aan een klantenbestand van ambitieuze startups tot mature bedrijven en professionals in Vlaanderen. Met een digital-first aanpak en een focus op vermogensopbouw op lange termijn wil House of Financial Partners een nieuwe standaard zetten voor proactief, data gestuurd advies in de financiële sector.

Een van de sterke punten van Penneo is de mogelijkheid om via de API te integreren en te automatiseren en zo heel specifieke flows te creëren die perfect passen bij ons bedrijf. — Jonathan Goldwasser, Bestuurder bij Goldwasser Exchange

Uitdaging

Goldwasser Exchange is er trots op zijn klanten een geweldige ervaring te bieden. Het bedrijf kan dit doen door persoonlijke en kwaliteitsvolle bijstand te verlenen, maar ook door klanten het leven te vergemakkelijken via automatisering.

Goldwasser Exchange wilde het proces van het openen van een rekening zo efficiënt en gemakkelijk mogelijk maken voor klanten. Hoewel een groot deel van het proces geautomatiseerd was, misten ze een oplossing die het handtekenproces 100% digitaal kon maken.

Het bedrijf begon onderzoek te doen naar leveranciers van digitale handtekeningen en besloot uiteindelijk Penneo Sign te implementeren.

Oplossing

Een van de redenen waarom Goldwasser Exchange Penneo Sign koos als digitale ondertekeningspartner was de mogelijkheid om Penneo’s API te gebruiken om de oplossing in te bouwen in de huidige stromen van het bedrijf.

Een andere reden was de gebruiksvriendelijkheid van het platform. Voor Goldwasser Exchange, dat met particulieren werkt, was het essentieel dat de ondertekening voor klanten eenvoudig en intuïtief zou zijn.

Met Penneo Sign kan Goldwasser Exchange klanten in staat stellen om documenten te ondertekenen met behulp van itsme®, en zo de voordelen van digitaal ondertekenen te benutten: efficiëntie, gemak en veiligheid.

Wat ons bevalt aan Penneo is het feit dat u een reeks documenten in slechts één keer kunt ondertekenen. Zelfs als de klant op verschillende plaatsen in een document moet tekenen, hoeft de eindklant maar één handeling te verrichten. En dat was behoorlijk belangrijk voor ons. — Jonathan Goldwasser, Bestuurder bij Goldwasser Exchange

Resultaat

Vandaag is Penneo’s oplossing voor digitaal ondertekenen volledig geïntegreerd in het klantenacceptatieproces van Goldwasser Exchange. Dankzij de automatisering kunnen zowel Goldwasser Exchange als hun klanten aanzienlijke tijdwinst boeken. Klanten hoeven niet langer papieren documenten af te drukken, te ondertekenen en terug te mailen. Goldwasser Exchange heeft veel van het handmatige administratieve werk bij het openen van een nieuwe rekening verwijderd.

Gewoonlijk duurde het ongeveer 5 tot 10 dagen om de opening van een rekening af te ronden. Dankzij Penneo, de elektronische handtekeningen en de automatisering die we hebben opgebouwd, kunnen we nu rekeningen openen in minder dan 24 uur. — Jonathan Goldwasser, Bestuurder bij Goldwasser Exchange

Goldwasser Exchange is van plan het gebruik van Penneo Sign uit te breiden en de integratie verder te ontwikkelen voor alle situaties waarin klanten documenten moeten ondertekenen.

Over Goldwasser Exchange

Goldwasser Exchange is een in België gevestigd makelaarskantoor dat beleggingsdiensten verleent aan particulieren. Met meer dan dertig jaar ervaring is het bedrijf een belangrijke speler in het Belgische financiële landschap.

De onderneming streeft ernaar haar klanten kwaliteitsdiensten en gemoedsrust te bieden, waarbij zij zich laat leiden door haar waarden: eenvoud en transparantie.

“We used to spend a lot of time on administrative tasks such as signing documents. However, that has definitely changed since we started using Penneo. We now send the power of attorney documents and portfolio lease agreements for signature easily and efficiently. This facilitates numerous processes that benefit both our customers and the firm.” – Rune W. Sørensen, CEO at Miranova

Penneo helped Miranova improve customer focus

Today, Miranova manages over 4 billion DKK. Thus, to better focus on core competencies, the company decided to adopt a digital signing and data collection solution.

By using Penneo, Miranova managed to remove the tedious manual work associated with fund brokerage. As a result, the company can now easily send agreements and other documents for digital signing.

Miranova has managed to increase productivity and reduce the time spent on administrative tasks. As a result, they can now allocate that time to better servicing their customers.

Optimizing business processes with Penneo

With Penneo, Miranova’s customers can sign contracts directly on their computers or smartphones. The signed documents then go to Miranova’s inbox. If the contracts are not signed yet, the system sends an automated reminder. Furthermore, Miranova can easily see the status of the document.

Do multiple people need to sign the documents? Penneo allows Miranova to set up custom signature flows to ensure the document reaches all the signatories in the right order. The best part is that the entire flow is automated!

Penneo has helped us optimize numerous business processes. Hence, we can only recommend other companies to try Penneo. – Rune W. Sørensen, CEO at Miranova

Miranova has saved a lot of time with the help of automation. The system makes sure that the documents are sent to all signatories and collects the signatures in the right order.

Results

• Efficiency: Miranova can dedicate more time to customers and their needs.

• Automation: Miranova has a better overview of documents and their statuses.

• Ease of use: Miranova can easily send out portfolios to multiple signatories with the click of a button.

About Miranova

Miranova offers wealth management services for individuals with a wealth of more than 2 million DKK. Their goal is to ensure their customers’ continued financial prosperity and security. Therefore, Miranova’s experts take the time to carefully examine each customer’s investments, retirement savings and provide tailor-made financial advice and solutions.

“The debtor is already in a chaotic and out of control situation, so coming up with a complicated solution won’t be of any help. People are used to authenticating with MitID in their everyday lives and see it as a secure digital solution. At the same time, it is much easier for debtors to sign the debt agreements directly on their smartphones.” – Jeannie Rosenvinge, Sergel Group’s Head of Payments and Collection

Helping the debtor while also ensuring GDPR compliance

For Sergel, the first step towards getting a debt repaid is to draft a written repayment agreement together with the debtor.

We need an agreement. Of course, we also have to collect the debt, but we know there are many debtors who cannot pay immediately. When that happens, we do our best to help them. That includes establishing a clear and legally binding payment agreement. – Jeannie Rosenvinge, Sergel Group’s Head of Payments and Collection

Looking for a way to improve their signature workflows, Sergel Group implemented Penneo’s digital signing and data collection software. The results were apparent within a month.

We got 30% more agreements signed – the whole process is much faster and easier. – Jeannie Rosenvinge, Sergel Group’s Head of Payments and Collection

With Penneo, Sergel Group can now easily contact a debtor at the end of the month and already start the agreement at the beginning of the next month. It only takes a few days to collect signatures and start debt repayment procedures. Penneo also takes care of the follow-up process (by sending out automatic email reminders) which allows Sergel Group to allocate more time to their customers’ needs.

Last but not least, the repayment agreements that Sergel Group sends out contain highly sensitive information. Therefore, it is crucial that only the debtor (and no one else) has access to the documents. Penneo allows documents to be locked for everyone except a specific person which means only that person can unlock them by authenticating with his MitID. Hence, only the debtor has access to the document. This ensures both GDPR compliance and that the agreement ends up in the right hands for signing.

Results

• It is now easier and faster to send and sign debt repayment agreements, so the contract is now signed in only a few days.

• Automatic email reminders take care of the follow-up process and ensure that the signatures are received on time.

• All documents sent by Sergel Group are now protected, end-to-end encrypted, and securely stored on Penneo’s cloud-based platform which makes the company GDPR compliant.

About Sergel Group

Sergel Group is one of the leading providers of credit management services for companies and organizations in Scandinavia and the Baltics. Sergel Group focuses on helping debtors by making their experience as hassle-free as possible – and that’s where Penneo comes in.

“When you want an efficient process, it’s crucial that you can make agreements with your debtors that can be signed simply, quickly, and effortlessly. Thus, digital signatures were a natural choice, and they have since become an indispensable tool for our debt collection workers.” – Michael Ringkvist, CEO at Danske Inkasso

Challenges

• Debtors are now responding within 24 hours

From sole proprietorships to large international groups, Danske Inkasso provides quality services and ensures customer satisfaction on all levels. To do that efficiently with 3,000+ customers is no easy job. Payment agreements need to be signed fast and debtors are looking for an easy and convenient way to do so.

For Danske Inkasso, Penneo was the logical choice. It makes it easier for our debtors to sign documents and we’ve noticed an increase in the number and the rate of signed payment agreements. Now, we usually get debt statements signed and debts repaid within only 24 hours. – Michael Ringkvist, CEO at Danske Inkasso

• Quick startup and smooth integration with Penneo

Danske Inkasso uses a variety of different tools and software that make their everyday tasks easier and help them issue payment agreements. Therefore, it was important for them to find a digital signature solution that could integrate with their existing system and adapt to their employees’ workflows.

Penneo could easily be integrated with our internal system and complemented it perfectly. The startup went smoothly and our employees were able to use it in a matter of minutes. – Michael Ringkvist, CEO at Danske Inkasso

Results

• Danske Inkasso has significantly reduced debtors’ response times, hence most debt agreements are now signed and repaid within 24 hours.

• Danske Inkasso’s employees quickly got up to speed with Penneo’s software due to the simple and straightforward onboarding process.

• A smooth and uninterrupted digital signing flow due to the integration between Penneo and Danske Inkasso’s internal system.

About Danske Inkasso

With over 3,000 customers, Danske Inkasso is the largest Danish-owned debt collection agency and aims to provide a professional, efficient, and transparent service for its clients. Danske Inkasso is one of Denmark’s fastest-growing companies and has received the Børsen “Gazelle Award” for 6 years in a row.

In 2015, Danske Inkasso started to use Penneo’s digital signing software to improve customer experience, increase the number of signed payment authorizations and payments, and decrease debtors’ response times.

“Even though it takes an extra 20 seconds to sign an employment contract, I also get a much better overview of my signed documents. Document management has improved and contracts are signed faster. This helps a lot on busy days where I have to sign over 25 times.” – Anders Terp-Hansen, Head of HR Support at ATP Group

Challenges

• Staying on top of HR processes with Penneo

ATP Group’s goal is to ensure that all its members have basic financial security. To achieve that, their processes need to be as smooth and efficient as possible. Nevertheless, that was not always the case for their HR department that had to manage a large number of employee documents on a regular basis. Printing, copying and scanning contracts was a hassle. On top of that, if the manager had already left the office, the contracts would have to wait until the following day to be signed. Not to mention the frustration associated with checking the mailbox several times a day for important documents. Luckily, those days are over for ATP Group.

With Penneo, employment contracts are automatically sent for digital signing and the system keeps track of who and when has signed the document. Moreover, real-time updates and document overview help ATP Group stay on top of HR processes.

• Automating recurring HR processes with Penneo

ATP Group’s HR department started using Penneo in 2017, and they quickly realized it was a game-changer in their line of business.

Collecting contract signatures from all parties involved and delivering the signed contracts on time was a big challenge for Anders’ department. With Penneo, ATP Group can now automate recurring signing processes, thus increasing productivity and saving time. The routing scenarios feature allows the company to automatically send contracts and collect signatures in less than a day.

Results

• Penneo helped ATM Group streamline their signing processes through automation. This took a lot of pressure off ATP’s HR department and increased their productivity. On top of that, the company cut down paper, ink, and printing costs.

• Implementing a new digital solution can often be challenging, especially for a large company like ATP. However, due to its user-friendly interface, intuitive design, and thorough customer onboarding, Penneo’s implementation was fast and hassle-free.

• Last but not least, Penneo allowed ATP to have a better overview of their documents. As a result, the HR department saved valuable time that they can now allocate to improving employees’ experience.

About ATP Group

ATP Group is the largest pension and investments company in Denmark. The Danish Parliament established ATP Group in 1964 as a way to ensure that pensioners receive a supplement to their state pension. The company has over 3000 employees working across three core areas: pension funds, investment, and administration. As a result, the company’s HR department was constantly facing challenges associated with the creation, maintenance, and archiving of the numerous employment contracts and documents.