We spraken met Nicolas, partner van A.lex, over hoe advocatenkantoren digitalisering omarmen en waarom Penneo een goede keuze was voor het team.

Kunt u ons meer vertellen over uw bedrijf en team?

A.lex is een middelgroot advocatenkantoor dat zich focust op ondernemingen, ondernemers en vermogende particulieren. Het kantoor bestaat uit verschillende complementaire teams, die ondernemingen bijstaan op commercieel, HR, fiscaal en vennootschapsrechtelijk vlak.

Het merendeel van het cliënteel zijn grote en middelgrote ondernemingen, alsook individuele ondernemers.

Waarom is digitalisering belangrijk voor een modern advocatenkantoor?

Op dit moment is de digitalisering van de advocatuur, met diverse AI-toepassingen, volop aan de gang. De voorbije jaren heeft A.lex dan ook sterk ingezet op de verdere digitalisering van haar kantoor. Deze doorgedreven digitalisering helpt ons om efficiënter te werken. Aangevuld met onze kennis en expertise kunnen wij voor onze klanten kort op de bal spelen, waarbij steeds de focus op de individuele situatie van elke ondernemer bewaard wordt.

Hoe kreeg u eerder documenten ondertekend en waarom besloot u Penneo te proberen?

Voorheen werden alle overeenkomsten nog met balpen op papier ondertekend. Dit betekende dat ofwel de partijen steeds bij ons moesten langskomen op kantoor voor ondertekening, ofwel de overeenkomst per e-mail verstuurd werd, deze door partijen afgeprint werd en ondertekend werd, om deze nadien opnieuw in te scannen en ons per e-mail te bezorgen om een digitale kopie in ons dossier te hebben.

Deze omslachtige flow heeft ons doen besluiten om volledig over te schakelen op digitale ondertekening, waarbij we in onze zoektocht naar een gebruiksvriendelijke toepassing uiteindelijk bij Penneo terecht gekomen zijn.

Waarom heb je Penneo verkozen boven andere bedrijven?

We hebben uiteindelijk voor Penneo gekozen omwille van de gebruiksvriendelijkheid voor het instellen van de ondertekenings-flow. Bovendien kunnen er voor bepaalde processen standaardflows aangemaakt worden, waarbij de volgorde van ondertekenaars kan worden ingesteld. Ook volgt Penneo automatisch de ondertekeningsstroom op, waarbij desgevallend een reminder verstuurd wordt wanneer een ondertekenaar na een aantal dagen de overeenkomst nog niet getekend heeft.

Daarnaast was ook de integratie met itsme® belangrijk. itsme® is inmiddels wijdverspreid voor allerhande digitale toepassingen bij ons cliënteel. Hierdoor kan de ondertekening door de klanten gebeuren zonder dat zij zich vooraf dienen te registreren of software moeten downloaden.

“Previously, it could be time-consuming for our clients to sign documents. But with BankID being well-known in Norway there’s less hassle for our clients when they have to sign via Penneo, as they’re already used to BankID.” – Barbro H. Johansen, Head of Digital Innovation and IT at Haavind

About Advokatfirmaet Haavind

Haavind is one of Norway’s leading law firms, with more than 130 lawyers servicing some of the largest private companies in Norway, as well as state and municipal entities.

The company’s goal is to create added value for its customers, by providing the highest quality legal advice combined with solid industry knowledge.

Challenge

Always striving to offer the best experience to its clients, Haavind acknowledged that the way documents were being exchanged with clients and other parties could be improved.

Previously, the company’s clients would either print, sign, and scan documents or use the touch screen function if they had a device available. This was not ideal, as it was time-consuming both for the clients having to sign and for Haavind having to wait longer to collect all signatures.

Solution

Haavind decided to implement Penneo Sign to streamline their workflows. With Penneo, Haavind can provide its clients and partners with a much smoother experience by signing digitally.

The platform’s dashboard provides a quick overview of status and progress – so the team at Haavind can easily follow up with clients and make sure deadlines are kept. All documents are stored securely in one location and are easily retrievable.

“It was very easy and quick to get started with Penneo. And it’s been an easy solution to learn how to use too. It’s helped us collect signatures and complete some processes much faster. ” – Barbro H. Johansen, Head of Digital Innovation and IT at Haavind

Results

The implementation has been a successful one, with the team at Haavind finding Penneo an easy tool to learn and get started with. More than 50 users are currently active in the platform, and the solution is being used across the company by several departments. Everything from contracts and client transactions, to employment contracts, is now being handled via Penneo.

Penneo has provided Haavind with a much easier and safer way of validating identity, checking IDs, and signing all documentation digitally. And the company’s clients have gotten a better experience too.