Accountancy Manacc, een familiebedrijf, zet zich al twee generaties lang in voor het leveren van holistische boekhouddiensten aan zijn klanten. Echter, de complexiteit van de steeds veranderende regelgeving, de moeilijke markt voor het inhuren van nieuwe accountants en de noodzaak om digitalisering te omarmen vormden belangrijke uitdagingen. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, wendde Manacc zich tot Penneo om hun op papier gebaseerde boekhoudprocessen te transformeren naar een soepele digitale integratie.
“In een onboarding proces zijn er nogal wat documenten die ondertekend moeten worden. Door ervoor te zorgen dat dit proces soepel verloopt, maak je meteen een goede indruk en begin je de samenwerking op een goede basis. Het gebruiksgemak van Penneo helpt zeker om meteen een frisse start te maken met een nieuw dossier.” – Jan Peeters, bestuurder van Accountantsbureel Manacc en gecertificeerd fiscaal accountant.
Navigeren door complexe regelgeving, tekorten aan arbeidskrachten en digitalisering
Accountantsbureel Manacc stond voor tal van uitdagingen, waaronder het navigeren door complexe en steeds veranderende regelgeving, het omgaan met een krappe arbeidsmarkt en het bijhouden van de snelle digitalisering.
“De complexe regelgeving vormt zeker een uitdaging voor ons. Die regelgeving verandert voortdurend”, zegt Jan Peeters, die benadrukt dat het handhaven van kwaliteit te midden van deze veranderingen een grote zorg was. “Op zich zijn veranderingen niet zo’n probleem, maar de kwaliteit van die regelgeving laat vaak te wensen over en dat leidt tot veel rechtsonzekerheid,” voegde hij eraan toe.
“Daarnaast hebben we ook te maken met een zeer krappe arbeidsmarkt, dus het vinden van voldoende geschoold personeel is een grote uitdaging. Dat heeft vooral te maken met de kwaliteit, die wel op hetzelfde niveau moet blijven. En ten derde de digitalisering. Dingen veranderen voortdurend,” voegt Jan Peeters toe.
De behoefte aan een gestroomlijnd documentbeheerproces, vooral tijdens het opstarten van een dossier, was cruciaal om een positieve eerste indruk te maken en de relatie met de klant op de juiste manier te beginnen.
Manacc’s overstap van papier naar digitalisering
Manacc was in staat om het ondertekeningsproces te stroomlijnen, waardoor er minder fysieke vergaderingen en extra telefoontjes nodig waren, klanten herinnerd werden om te ondertekenen en snellere doorlooptijden mogelijk waren. “Het gebruiksgemak van Penneo, dat helpt om alles vlot te laten verlopen, met die documenten die snel worden teruggestuurd, dat is een veel aangenamere manier van werken dan een klant tien keer te moeten bellen,” zegt Jan Peeters.
“Het kantoor, opgericht door mijn vader in 1989, hield oorspronkelijk alles bij op papier. Deze kasten zijn herinneringen uit die tijd. Vroeger hadden we er veel meer, maar nu bevatten ze vooral een verzameling kleuren en worden ze niet veel gebruikt. Het is grappig om zulke artefacten nu te zien, aangezien ons kantoor bijna volledig digitaal is.”
“Vroeger deden we veel meer op papier en dat is nu overgegaan naar de digitale wereld. Dit vraagt ook enige kritische aandacht, want je kunt digitaliseren omwille van de digitalisering en dat proberen we te vermijden. Het moet dus altijd een toegevoegde waarde zijn, zowel voor klanten als voor ons,” aldus Jan Peeters.
Software-integraties als sleutel tot succes
Een van de redenen waarom Mannac zich tot Penneo wendde, was de mogelijkheid om te integreren met hun bestaande Document Management Systeem voor hun boekhoudkundige diensten – M-Files. Deze integratie was cruciaal bij het transformeren van hun werkprocessen om te voldoen aan de verwachtingen van hun klanten voor een gemakkelijke en efficiënte digitale ervaring.
SoftAdvice, een gecertificeerde leveringspartner die de integratie met M-Files en Penneo verzorgt, heeft Manacc in staat gesteld om de transformatie met M-Files voor hun boekhoudkundige diensten snel door te voeren. “De samenwerking met Manacc is een interessante samenwerking voor SoftAdvice, omdat Jan een zeer diepe technische achtergrond heeft, maar ook een accountantskantoor goed begrijpt. De combinatie van beide zorgt er dus voor dat we een zeer goede en interessante partner hebben.” – deelt Patrick Vervloesem, Managing Partner bij SoftAdvice.
De implementatie van Penneo leverde Manacc tastbare voordelen op. “Concreet zal de integratie van M-Files x Penneo tijdens een onboardingproces ons gemakkelijk twee tot drie uur per dossier besparen. Tijdens de jaarrekeningcyclus bespaart dit ons gemakkelijk een uur per dossier en dit elk jaar opnieuw,” zegt Jan Peeters. Deze tijdbesparingen, vermenigvuldigd met een groot aantal dossiers, resulteerden in een besparing van honderden uren voor de accountants van Manacc.
Afgezien van de kwantitatieve verbeteringen, verbeterde de kwaliteit van de dienstverlening die klanten ervaren aanzienlijk, waarbij digitale processen als veel eenvoudiger werden ervaren in vergelijking met traditionele, op papier gebaseerde methoden. “Het plezierige verloop van het proces is net zo belangrijk. En dat ervaren klanten ook,” voegt Jan Peeters toe.
Over Accountancy Manacc
Accountantsbureel Manacc, geleid door de broer en zus Jan en Inge Peeters, heeft een rijke geschiedenis die geworteld is in een accountantsfamilie. Opgericht door hun vader in 1989, is Manacc uitgegroeid tot een gerenommeerd kantoor dat bekend staat om zijn streven naar kwaliteit en innovatie. Met Jan die zich concentreert op de technische aspecten en Inge die zich bezighoudt met het personeelsbeleid, heeft het duo met succes het evoluerende landschap van de accountancysector doorkruist. Hun samenwerking en gedeelde visie blijven Manacc vooruit stuwen en zorgen ervoor dat ze voorop blijven lopen op het gebied van digitale transformatie en naleving van regelgeving.
Lees meer over hoe Penneo Sign kan digitaliseren en integreren met uw bedrijf
