Tax Consult, een in Brussel gevestigd kantoor gespecialiseerd in boekhoudkundig en fiscaal advies voor een gevarieerde klantenportefeuille, staat bekend om hun inzet voor digitale transformatie. Met 65 medewerkers verspreid over twee kantoren behandelt het kantoor complexe zaken voor zowel lokale bedrijven als internationale structuren. Geconfronteerd met verschuivingen in de sector en veranderende verwachtingen van klanten, geeft Tax Consult prioriteit aan innovatie om te voldoen aan de toenemende eisen op het gebied van compliance, zonder dat dit ten koste gaat van hun adviesfocus.
“Onze klanten verwachten meer dan alleen compliance; ze willen begeleiding bij hun volledige financiële plaatje”, zegt Kris Vanhinsbergh, Managing Partner bij Tax Consult. “Digitale oplossingen zoals Penneo maken tijd vrij voor deze gesprekken en helpen ons een veilige, efficiënte ervaring te bieden.”
Handmatig documentbeheer en complexe naleving
Het bedrijf, met afdelingen voor lokaal, internationaal en btw-advies, had te kampen met aanzienlijke tijdsdruk bij het beheren van klantdocumenten en het waarborgen van naleving. Naarmate de regelgeving rond gegevens- en klantverificatie strenger werd, werden traditionele methoden zoals papieren handtekeningen onhoudbaar.
“Ons oude proces bestond uit het opzoeken van papieren handtekeningen, het scannen van documenten en het herhaaldelijk opvolgen van vragen van klanten – een inefficiënte, dure taak die eenvoudigweg niet strookte met onze visie van een moderne service,” merkte Kris op.
Veilige, digitale workflows op de eerste plaats
Op zoek naar een efficiënte oplossing integreerde Tax Consult Penneo in hun workflow om de documentverwerking te digitaliseren en veilige, traceerbare elektronische handtekeningen te implementeren.
“Penneo voldeed onmiddellijk aan onze behoeften”, vertelt Kris. “Het is flexibel genoeg om te integreren met onze bestaande software en laat ons alle klantendocumentatie veilig centraliseren.” “Daarnaast kunnen cliënten documenten overal en altijd ondertekenen, wat voor hen van onschatbare waarde is.”
Met Penneo kan het team van Tax Consult digitale handtekeningen verzamelen met slechts een paar klikken, waardoor er aanzienlijk minder tijd wordt besteed aan documentbeheer. Penneo’s open API-integratie heeft taken verder geautomatiseerd, waardoor medewerkers zich meer kunnen richten op klantgerichte diensten en minder op administratieve overhead.
“Het was belangrijk voor ons dat als we besloten om met een provider te werken, het er een zou zijn met oprechte interesse in samenwerking.” “Niet alleen iemand die we konden bellen voor helpdeskondersteuning, maar een partner die intensieve samenwerking biedt – een echte win-win voor beide partijen,” voegt Kris toe.
Efficiëntie, ervaring en tevredenheid snel verbeterd
De implementatie van Penneo leverde aanzienlijke voordelen op voor zowel klanten als medewerkers van Tax Consult. De tijd die voorheen werd besteed aan documentverwerking en follow-ups werd verminderd, waardoor het kantoor klanten efficiënter van dienst kon zijn.
“Onze klanten waarderen deze efficiëntie,” benadrukt Kris. “Ze waarderen het dat ze onmiddellijk toegang hebben tot documenten en elektronisch kunnen ondertekenen. Het heeft hun ervaring gestroomlijnd en geeft ons kantoor een professioneel imago.”
Voor de werknemers hebben het gebruiksgemak en de betrouwbaarheid van Penneo de tevredenheid over hun werk verbeterd, omdat ze meer tijd konden besteden aan hun kerntaken als klant en aan advieswerk. Regelmatige training en ondersteuning door Penneo hebben ervoor gezorgd dat het bedrijf voorop blijft lopen op de eisen van de sector.
“We hebben een interne training, die Penneo ondersteunt, en we houden nog steeds maandelijkse bijeenkomsten om problemen en verbeteringen te bespreken en te leren over de nieuwe ontwikkelingen van Penneo. Deze ondersteuning is cruciaal voor onze procesverbetering en om tijd te winnen om ons op onze klanten te richten.”
Over de toekomst van de Belgische boekhouding
Voor Tax Consult ligt de toekomst van de boekhouding in het omarmen van automatisering en digitalisering. Kris Vanhinsbergh ziet handmatige invoer vervagen, waarbij accountants hun focus verleggen naar advies en klantenbegeleiding. “Het beroep van accountant zal niet verdwijnen. Het zal anders zijn in de manier waarop we het dossier behandelen, maar uiteindelijk zal het beter zijn voor de klanten”, legt zij uit.
Daarnaast zorgt jonger talent voor een grotere vraag naar directe gegevens en realtime reactiesnelheid, waardoor efficiënte software onmisbaar wordt. “Jongere werknemers vragen om onmiddellijke opstart en onmiddellijke gegevens.Handmatige invoer kan niet volgen,” voegt Kris Vanhinsbergh toe.
Compliance-eisen, met name op het gebied van AML en KYC, duwen de sector in de richting van gecentraliseerde en gestroomlijnde digitale oplossingen. “De administratieve last neemt toe, maar software kan helpen dit te stroomlijnen”, merkt zij op. Omdat moderne tools ook de retentie van talent en de employer branding verbeteren, is Tax Consult van mening dat het gebruik van digitale oplossingen essentieel is om competitief te blijven in een evoluerende sector.
Over Tax Consult
Tax Consult is een toonaangevend, in Brussel gevestigd kantoor dat gespecialiseerd is in boekhoudkundige en fiscale adviesdiensten voor een gevarieerd cliënteel, waaronder kmo’s, internationale entiteiten en non-profitorganisaties. Met 65 werknemers in twee kantoren en meer dan 800 klanten combineert Tax Consult expertise met een engagement voor digitale transformatie en levert het efficiënte diensten op maat van elke klant.
