De uitdaging
TFRS is een accountantskantoor dat, zoals vele anderen in de sector, geconfronteerd werd met de opeenstapeling van papieren documenten en een steeds complexere regelgeving.
De uitdaging voor TFRS was om 100% paperless te worden en dus activiteiten te digitaliseren om het handwerk te verminderen en klanten nog beter te kunnen adviseren.
“In de afgelopen 10 jaar is onze business zo veranderd dat we ons moeten aanpassen. Alles wordt steeds ingewikkelder, er zijn veel administratieve taken en dus zijn we gedwongen ons uit te rusten met bepaalde programma’s om onze taken te vergemakkelijken.” — Rafael Rodriguez, Partner bij TFRS Accountancy
De andere uitdaging voor TFRS was het vinden van een partner die hen tijd zou besparen, en die zou voldoen aan de voorschriften van de sector alsook op wie zij konden vertrouwen om zich aan te passen aan hun behoeften.
“Het belastingstelsel is complexer geworden, de programma’s die we nu nodig hebben, hadden we tien jaar geleden niet nodig. Zonder deze programma’s zou dat vandaag de dag onhaalbaar zijn, dus hebben we echt goede partners nodig voor ons bedrijf.” — Rafael Rodriguez, Partner bij TFRS Accountancy
De oplossing
TFRS hecht veel waarde aan haar klantenrelaties en na verschillende zoekopdrachten was Penneo Sign de oplossing die ze besloten te testen bij 5 van hun klanten. De feedback was onmiddellijk zeer positief en TFRS besloot Penneo te implementeren.
“Ik heb contact opgenomen met vijf klanten die ik documenten heb laten ondertekenen via Penneo en ze hebben me allemaal verteld dat het heel gebruiksvriendelijk is, tijd bespaart en dat is wat we zoeken: tijd en geld besparen maar vooral klanten hebben die tevreden zijn.” — Rafael Rodriguez, Partner bij TFRS Accountancy
Het resultaat
Penneo Sign werd snel overgenomen door alle medewerkers van het bedrijf en hun klanten, en vandaag kan TFRS zich erop beroemen 100% digitaal te zijn!
Dankzij handtekeningworkflows kan TFRS handtekeningen van verschillende partijen in een precieze volgorde verzamelen en een volledig overzicht van het hele proces bijhouden.
“Dit is iets wat ik Penneo had gevraagd, is het mogelijk om een document eerst intern te ondertekenen voordat het naar de klant wordt gestuurd en dit was mogelijk met Penneo. Wat goed is, want zo krijgt de klant een opdrachtbrief, ondertekend door elke partner. Als je een document verstuurt en de klant tekent eerst en de handtekeningen niet heeft van de partners, dan komt dat onprofessioneel over. Ik vind dit heel nuttig en dat was bij de andere programma’s niet mogelijk.” — Rafael Rodriguez, Partner bij TFRS Accountancy
TFRS heeft ongeveer 480 bedrijven en moest hen er regelmatig aan herinneren een document op tijd te ondertekenen om boetes te voorkomen.
Met Penneo Sign kunnen ze deadlines halen met automatische herinneringen. Zij kunnen beslissen wanneer en hoe vaak zij hun klanten eraan herinneren om te tekenen.
“Met Penneo kunnen we automatische e-mails versturen en kunnen we bepalen wanneer deze herinnering wordt verstuurd. Elke 7 dagen, elke 15 dagen of elke maand, zodat we niet handmatig herinneringen moeten sturen of meerdere herinneringen moeten versturen. Aangezien we 480 klanten hebben en we alle bedrijven moeten controleren, bespaart dit ons veel tijd. We besparen ongeveer 50 tot 100 uur per jaar, alleen al door de automatische herinneringen.” — Rafael Rodriguez, Partner bij TFRS Accountancy
Door handmatige taken te verminderen en het verzamelen van handtekeningen te automatiseren, heeft TFRS meer tijd om zijn bedrijf te laten groeien, maar ook om de relatie met zijn klanten te verbeteren.
“Onze business verandert zeer snel en het is waar dat als we tijd besparen, we deze aan iets anders kunnen besteden. Nieuwe klanten werven of bestaande klanten helpen hun administratie beter te beheren, advies geven, dus ja, het is essentieel om ons werk te moderniseren om onze klanten zo goed mogelijk te ondersteunen.” — Rafael Rodriguez, Partner bij TFRS Accountancy
Over TFRS Accountancy
TFRS Accountancy helpt haar klanten met alle boekhoudkundige en fiscale taken, maar ook met de implementatie van een boekhouding die aangepast is aan de digitale wereld.
Het bedrijf telt ongeveer 480 bedrijven en 200 zelfstandigen en werkt met alle soorten bedrijven, maar is meer gespecialiseerd in Belgische KMO’s.
