“We gebruiken Penneo voor het beheer van de ondertekeningsprocessen in onze bedrijfsboekhouding. Voordat we met Penneo gingen samenwerken, deden we dit op een erg ouderwetse manier, wat veel frustraties opleverde en erg tijdrovend was. Nu kunnen we de ondertekeningsstroom automatiseren en ervoor zorgen dat we alle handtekeningen verzamelen die we nodig hebben. Onze klanten zijn ook blij dat ze digitaal kunnen ondertekenen met itsme®, wat een grote stap vooruit betekent.” – Charlotte Pille, Partner bij VGD
Over VGD
VGD maakt deel uit van Nexia International, ’s werelds nummer negen internationale netwerk van onafhankelijke accountants, belastingadviseurs en bedrijfsrevisors.
VGD België heeft 300 experts klaarstaan om oplossingen aan te bieden op maat van de behoeften van hun klanten, op het gebied van belastingen, accountancy of bedrijfsfinanciering tot HR, IT, subsidies of estate planning. Het bedrijf werkt nauw samen met zijn klanten en helpt hen om processen te automatiseren, zodat ze minder tijd hoeven te besteden aan administratieve taken en meer tijd hebben voor de dingen die voor hen belangrijk zijn.
Uitdagingen
Voordat ze Penneo gebruikten, stuurde het boekhoudkundige team van VGD documenten naar klanten via post of e-mail, en klanten moesten de documenten dan printen, ondertekenen, scannen en terugsturen. Deze manier van doen was zowel frustrerend als tijdrovend. Vaak printten klanten alleen de pagina’s die ondertekend moesten worden, dus moest VGD de ontbrekende pagina’s aan elkaar puzzelen en handmatig controleren of alle documenten compleet waren.
Het proces voor het verzamelen van handtekeningen was ook niet erg efficiënt, omdat klanten soms vergaten om alle documenten te ondertekenen, vooral als ze in meer dan één hoedanigheid moesten tekenen (bijvoorbeeld als directeur en aandeelhouder). Het verzenden en ontvangen van de ondertekende documenten was dus een uitdaging voor VGD, omdat er handtekeningen ontbraken of de documenten onvolledig werden geretourneerd.
De communicatie met de klant was een andere uitdaging. VGD stuurde documenten ter ondertekening op, maar er volgde daarna zelden enige vorm van proactieve opvolging. Het bedrijf had een systeem waarbij een vinkje werd geplaatst zodra een document ondertekend werd teruggestuurd, maar VGD realiseerde zich dat het percentage geretourneerde documenten vrij laag was. Er was dus extra opvolging nodig om de nodige documenten binnen de wettelijke termijnen te ontvangen. Dit was een handmatig proces, eerder reactief dan proactief, en dus ook tijdrovend en inefficiënt.
Het bedrijf was eigenlijk niet tevreden over de kwaliteit van het proces voor het verzamelen van handtekeningen en het percentage documenten dat volledig was. VGD erkende dat om haar ambitie om een toonaangevende speler in digitale boekhouding in België te worden, te verwezenlijken, het meer digitale tools moest implementeren die het zowel zouden helpen bij het intern beheren van workflows als bij het communiceren en samenwerken met externe klanten.
“Voor mij gaat het ook om het commerciële, want bij VGD willen we bekend staan als een van de meest toonaangevende accountantskantoren in België die focust op digitale boekhouding, een oplossing voor digitaal ondertekenen en automatiseren is dus voor ons erg belangrijk. Met Penneo zijn we een stap dichter bij ons doel.” – Charlotte Pille, Partner bij VGD
Resultaten
VGD maakte voor het eerst kennis met Penneo door een gemeenschappelijke partner, Silverfin. Penneo was een nieuwe partner voor digitale ondertekeningsoplossingen in België en na verschillende discussies met zowel het team van Penneo als intern, besloot VGD om onze oplossing te implementeren.
VGD begon met het implementeren van de oplossing van Penneo voor haar boekhoudkundige diensten. Het bedrijf kan juridische documenten zoals jaarlijkse aandeelhoudersvergaderingen, notulen van de raad van bestuur, jaarverslagen, statutaire jaarrekeningen en meer digitaal beheren en ondertekenen.
Het bedrijf kan dergelijke documenten digitaal ter ondertekening opsturen via Penneo waardoor klanten niet langer documenten hoeven af te drukken en te scannen. Alles kan worden ondertekend met itsme®, wat zorgt voor een extra beveiliging en gemak.
Bovendien hoeft het team van VGD niet langer handmatig de voortgang bij te houden en te controleren wanneer een document is teruggestuurd. Met Penneo krijgen ze vanuit het dashboard meteen een overzicht van de status van hun documenttransacties. Ze kunnen zien welke documenten zijn geopend, in behandeling zijn of zijn ondertekend. Bovendien kunnen klanten de documenten op geen enkele manier wijzigen, waardoor er dus geen risico meer is op ontbrekende pagina’s. Ons auditlogboek legt alle acties vast en als er een poging werd gedaan om een document te wijzigen, krijgt VGD hier meteen weet van. Dit alles maakt het voor het team veel gemakkelijker om de voortgang te volgen en klanten die nog niet hebben getekend nogmaals een herinnering te sturen.
Klanten genieten trouwens ook van een betere ervaring, omdat ze overal en op elk apparaat kunnen ondertekenen met itsme®. Ze kunnen nu profiteren van een moderne en veel handigere ervaring wanneer ze communiceren met het team van VGD.
VGD heeft de Penneo-oplossing met succes geïmplementeerd en kijkt uit naar het drukke voorjaarsseizoen waarin de meeste documenttransacties plaatsvinden. Het bedrijf heeft zowel intern als extern positieve feedback gekregen.
“Er zijn heel wat opties met Penneo en dat is uiteraard fantastisch. We begonnen Penneo eind 2020 te gebruiken en de meeste ondertekeningen vinden plaats in de lente, ik kijk er dus naar uit om deze oplossing in actie te zien. Ik weet zeker dat deze samenwerking ons zal helpen verbeteren op het gebied van automatisering en digitale ondertekening. We zijn vandaag een tevreden klant.” – Charlotte Pille, Partner bij VGD
VGD en Penneo bouwen aan een sterk partnerschap gebaseerd op samenwerking, open communicatie en waardecreatie. Met onze gedeelde kijk op langetermijnrelaties en wederzijds belang bij het gebruik van automatisering om werk slimmer te maken, werken we voortdurend samen aan een nog betere oplossing waar iedereen van kan profiteren.
“We willen echt niet alleen een relatie tussen leverancier en klant, we voelen ons echt partners van Penneo. Want samenwerken levert voor ons beiden meerwaarde op en leidt tot een langdurige relatie.” – Charlotte Pille, Partner bij VGD
Om VGD een nog betere oplossing te kunnen bieden, zullen we onze samenwerking voortzetten voor een partnerintegratie met Silverfin die VGD in staat zou stellen om automatisch documenten van Silverfin naar Penneo te sturen en de hoeveelheid handmatig werk nog verder te verminderen.
Dankzij de early adopters bij VGD wordt Penneo nu ook in de rest van het bedrijf bekend. VGD erkent het potentieel van de oplossing en neemt Penneo op in haar aankomende e-learningplatform om de Penneo-oplossing breder beschikbaar te maken voor het hele team en werknemers te helpen efficiënter te werken in alle bedrijfsonderdelen, van accountancy tot audit, belasting en juridische zaken.
