Gids voor elektronische handtekeningen
Als onderdeel van de EU is België onderworpen aan de eIDAS-verordening, waarin normen zijn vastgelegd die elektronische handtekeningen en e-identiteiten dezelfde juridische status toekennen als hun fysieke tegenhangers.
Alle elektronische handtekeningen kunnen worden gebruikt om documenten online te ondertekenen, en het is bij wet verboden om een handtekening af te keuren alleen op basis van het feit dat deze in elektronische vorm is. Met andere woorden, welke methode ook wordt gebruikt om elektronisch te ondertekenen, het zal altijd aan de rechter zijn om te beslissen of de handtekening in het specifieke geval als geldig kan worden beschouwd of niet.
Hoewel alle elektronische handtekeningen potentieel door de rechtbank kunnen worden goedgekeurd, hebben ze niet allemaal dezelfde juridische status als een handgeschreven handtekening. Op basis van hun beveiligingsniveau worden in de eIDAS drie soorten elektronische handtekeningen gedefinieerd: gewone elektronische handtekeningen (SES), geavanceerde elektronische handtekeningen (AES) en gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES).
Elke lidstaat kan gebruikerssituaties definiëren waarin documenten kunnen worden ondertekend met een eenvoudige elektronische handtekening en situaties waarin in plaats daarvan geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekeningen vereist zijn. Bovendien kan elk land besluiten om voor specifieke gevallen een handgeschreven handtekening te vereisen.
Wettelijk vereiste type handtekening
Gewone elektronische handtekeningen (SES) en geavanceerde elektronische handtekeningen (AES)
Eenvoudige en geavanceerde elektronische handtekeningen kunnen worden gebruikt in alle gevallen waarin een handtekening op een document moet worden aangebracht, behalve in de situaties waarin de wet een gekwalificeerde elektronische handtekening vereist.
SES & AES kunnen worden gebruikt voor:
- Jaarverslagen, die vervolgens elektronisch moeten worden ingediend bij de Nationale Bank van België volgens het vooraf vastgestelde sjabloon zoals dat is bepaald door de Balanscentrale
- Standaard huur- en leaseovereenkomsten
- Commerciële overeenkomsten, zoals verkoopovereenkomsten, aanbestedingsdocumenten, geheimhoudingsovereenkomsten
- Bepaalde bedrijfsdocumenten, zoals de toewijzing van aandelen op naam, beursgenoteerde aandelen of obligaties wanneer ze worden geregistreerd in de relevante registers
- Overeenkomsten met consumenten, inclusief documenten voor het openen van een nieuwe retailrekening
Gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES)
- Notulen en besluiten van bestuursvergaderingen en aandeelhoudersvergaderingen
- Bepaalde formulieren, waaronder belastingaangiften en -inzendingen die worden ingediend bij de overheid
- Arbeidsovereenkomsten (artikel 3bis van de Arbeidsovereenkomstenwet)
- Leningsovereenkomsten voor consumenten
- Contracten die bij wet de betrokkenheid van een rechtbank, een overheid of overheidsinstantie of een andere openbare dienstverlener (bijv. een notaris) vereisen, en documenten die moeten worden gedeponeerd bij officiële instanties, zoals de griffie, notaris, bank, enz.
- Elektronische diensten van de overheid (mijn eBox, MyMinFin)
Handgeschreven handtekeningen
- Contracten die rechten op onroerend goed creëren of overdragen en contracten voor persoonlijke en zakelijke garanties die worden afgeven door personen die handelen voor andere doeleinden dan hun handels-, bedrijfs- of beroepsactiviteit (Wetboek van economisch recht)
- Overeenkomsten onder familierecht of erfrecht, bv. huwelijkse voorwaarden, testamenten, adoptieakten, echtscheidingsconvenanten, enz. (Nieuw Burgerlijk Wetboek)
- Borgstellingsovereenkomsten die zijn verstrekt en waarbij zakelijke zekerheden zijn betrokken die worden gesteld door personen die handelen voor doeleinden buiten hun handels-, bedrijfs- of beroepsactiviteit (artikel XII.16 van het Wetboek van economisch recht)
Kunt u met Penneo in België digitaal ondertekenen?
Ja! Als gekwalificeerde verlener vanvertrouwensdiensten verschaft Penneo u de mogelijkheid om met itsme® geavanceerde elektronische handtekeningen aan te maken.
Naast itsme® kunt u ook andere eID’s gebruiken om met Penneo te ondertekenen – bijvoorbeeld de Zweedse BankID, Noorse BankID, MitID en FTN.
Als u geen eID heeft, kunt u de Simple Electronic Signatures (SES) van Penneo gebruiken om een eenvoudige elektronische handtekening te maken door uw handtekening te tekenen, uw naam te typen of een foto van uw handtekening te uploaden.
Aangezien het regelgevingslandschap zich continue blijft ontwikkelen en er in de toekomst mogelijk strengere vereisten voor de geldigheid van elektronische handtekeningen worden ingevoerd, is vertrouwen op een gekwalificeerde verlener van vertrouwensdiensten de veiligste keuze. Daarnaast is dit een uitstekende investering om uw bedrijf toekomstbestendiger te maken, naleving te garanderen en u zeker te stellen van een vlotte internationale samenwerking.
DISCLAIMER: De informatie op deze website is bedoeld om het juridische kader van e-handtekeningen te helpen begrijpen en niet als juridisch advies. Omdat wet- en regelgeving regelmatig kan veranderen, kunnen we de juistheid van de gepresenteerde informatie niet garanderen, omdat deze mogelijk niet actueel is ten opzichte van de meest recente juridische ontwikkelingen. Penneo wijst alle aansprakelijkheid af met betrekking tot dit materiaal, expliciet of impliciet, voor zover maximaal wordt toegestaan door de wet. We raden u aan een erkende advocaat in uw regio te raadplegen voor advies over specifieke juridische kwesties en rechtsgebieden. (Laatste update: juni 2022)
