Å velge riktig digitalt signeringsverktøy er avgjørende for virksomheter som håndterer sensitive dokumenter som krever juridisk bindende signaturer. Med riktig programvare kan du effektivt signere en rekke viktige dokumenter digitalt, for eksempel fullmakter, engasjementsbrev, årsregnskaper, juridiske dokumenter og rapporter.
Men hvordan vet du hvilken programvare som passer best for din bedrift? Her er de ni viktigste funksjonene du bør se etter for å sikre at du får den mest pålitelige, effektive og kompatible løsningen som passer inn i ditt eksisterende digitale økosystem.
1. Juridisk bindende digitale signaturer
Det er tidkrevende og ineffektivt å bruke penn, blekk og papir når et dokument skal signeres juridisk. Med et digitalt signeringsverktøy slipper du å arrangere møter eller sende og/eller skanne dokumenter frem og tilbake. Når du velger et digitalt signeringsverktøy, er det viktig å sørge for at det gir juridisk bindende signaturer, også kalt avanserte elektroniske signaturer (AdES) og kvalifiserte elektroniske signaturer (QES) i samsvar med EUs eIDAS-forordning. Disse aksepteres i en domstol, i motsetning til enkle elektroniske signaturer som for eksempel en skribling med fingeren eller musen eller et bilde av signaturen din. QES og AdES er juridisk bindende som standard og fungerer som en fullverdig erstatning for tradisjonelle signaturer med vått blekk, og tilbyr bekvemmeligheten ved fjernsignering uten at det går på bekostning av den juridiske gyldigheten.
2. Bruk av et bredt utvalg av eID-er for å signere og bekrefte identitet
Du og kundene dine bruker allerede eID-er i jobb og privatliv. BankID, itsme® og MitID er utbredt i sine markeder og er bransjestandard når du skal bekrefte identiteten din digitalt. Et robust digitalt signeringsverktøy bør kunne integreres med de viktigste elektroniske ID-ene (eID-er) som brukes i Europa. Dette gjør det mulig for underskrivere å bruke kjente identifikasjonsmetoder, noe som gjør signeringsprosessen mer praktisk og sikker.
3. Mulighet for signering med pass
Noen av kundene eller samarbeidspartnerne dine kan være basert i et land som ikke har en eID-løsning som de kan signere dokumenter med. Den digitale signeringsløsningen din bør kunne støtte disse internasjonale underskriverne på en annen måte. Et digitalt signeringsverktøy bør gjøre det mulig for underskrivere å bruke nasjonale ID-dokumenter som pass eller nasjonale ID-kort for å identifisere seg og signere med AdES eller QES. Denne fleksibiliteten sikrer at alle underskrivere, uansett hvor de befinner seg, kan delta i den digitale signeringsprosessen på en sømløs måte.
4. Sending av dokumenter til signering i riktig rekkefølge
Mange bransjer har komplekse signeringsscenarioer, for eksempel salgsavtaler, ansettelseskontrakter, årsrapporter m.m., som krever flere signaturer på flere dokumenter i en bestemt rekkefølge. Se etter et digitalt signeringsverktøy som støtter disse komplekse signeringsflytene, slik at du kan definere hvem som signerer hva og når. Automatiserte varsler og påminnelser hjelper deg med å holde prosessen på sporet, slik at du slipper å følge opp kundene manuelt og samtidig kan holde tidsfristene.
5. Signering på hvilken som helst enhet, når som helst
Et godt digitalt signeringsverktøy bør gi underskriverne tilgang til og mulighet til å signere dokumenter fra hvilken som helst enhet, enten det er en datamaskin, et nettbrett eller en smarttelefon. Med stadig økende bruk av mobile enheter er det viktig å sikre kompatibilitet med mobile enheter for å gjøre signeringsprosessen enklere og raskere. Du vil at kunden skal kunne signere når det passer dem.
6. Integrasjoner med bransjespesifikk programvare
For maksimal effektivitet bør du velge et digitalt signeringsverktøy som kan integreres med din bransjespesifikke programvare, for eksempel Tripletex, Advisor, og M-Files. På denne måten kan du opprette, administrere og sende dokumenter til signering direkte i regnskapsprogrammet, slik at du slipper å veksle mellom ulike programmer og reduserer risikoen for feil.
7. Tilpass kundekommunikasjonen din
Alle bedrifter og enkeltpersoner er oppmerksomme på e-postene de mottar. Hvis du inkluderer en melding eller tilpasser utseendet på e-posten som sendes ut sammen med dokumentene som skal signeres, kan det bidra til å skape tillit og raskere signering. Når du sender ut dokumenter for signering, bør du kunne skreddersy innholdet i e-posten til underskriverens språk og legge til varemerke og logo, noe som gjør budskapet mer troverdig. Tilpassbare maler bidrar til at underskriverne kjenner igjen og stoler på e-posten, noe som fører til raskere gjennomføring.
8. Tilgangskontroll for ekstra sikkerhet
Sikkerhet er avgjørende når du sender sensitive dokumenter til signering. Et pålitelig digitalt signeringsverktøy bør ha tilgang til funksjoner for tilgangskontroll, for eksempel krav om verifisering av personnummer (SSN) eller SMS-tilgangskoder som kun sendes til underskriverens telefonnummer. Dette sikrer at bare den tiltenkte mottakeren kan se og signere dokumentet. I tillegg bør det finnes en revisjonslogg som viser hvem som har hatt tilgang til dokumentet og når.
9. Digitalt arkiv for sikker lagring av dokumenter
Det kan være vanskelig å holde oversikt over de signerte dokumentene på en sikker og effektiv måte. Å lagre dem i e-post, på fildelingsnettsteder eller i mapper på skrivebordet er ikke i samsvar med GDPR. Det digitale signeringsverktøyet ditt bør inneholde et sikkert digitalt arkiv der signerte dokumenter lagres i samsvar med GDPR-regelverket. Dette sikrer at dokumentene er organiserte, lett tilgjengelige, beskyttet mot tap eller skade, og reduserer avhengigheten av fysisk papirarbeid.
Når du skal velge riktig digitalt signeringsverktøy, må du derfor vurdere om det overholder de juridiske standardene, integreringsmulighetene, sikkerhetsfunksjonene og brukervennligheten. Ved å fokusere på disse nøkkelfunksjonene kan du sikre at den digitale signeringsprosessen er effektiv, sikker og juridisk bindende, og at den oppfyller de høye standardene som kreves i revisjons- og regnskapsbransjen.
