Er digitale signaturer nytt for deg? Her er 9 punkter du bør vurdere

Digitale signaturer har blitt en integrert del av hverdagen i mange bedrifter. De gjør det enkelt og sikkert å håndtere sensitive dokumenter, enten det er snakk om arbeidskontrakter, fullmakter, årsregnskap eller andre juridiske dokumenter.

Men det finnes mange ulike løsninger for digital signering, og det kan være vanskelig å vite hvilke funksjoner som faktisk er viktigst. Hvilken løsning passer best for deres behov? Og hvordan sikrer du en trygg og brukervennlig opplevelse som også fungerer godt sammen med systemene dere allerede bruker?

I denne artikkelen veileder vi deg gjennom 9 funksjoner du bør vurdere før du velger en løsning for digital signering.

1. Juridisk bindende digitale signaturer

Penn, papir, skanning og e-poster frem og tilbake… Manuell signering kan være en treg og omstendelig prosess. Med digitale signaturer gjennomføres prosessen på nett. Raskt, sikkert og uten unødvendige mellomledd.

Selv om alle de tre typene elektronisk signaturer er juridisk gyldige i henhold til eIDAS-forordningen, er kvalifiserte elektroniske signaturer (QES) foretrukket for dokumenter med høy verdi eller sensitivt innhold. Disse har samme juridiske vekt som en håndskrevet signatur i hele EU/EØS.

→ Les mer om de tre typene elektroniske signaturer her

En avansert elektronisk signatur (AdES) har høyere bevisverdi enn en enkel elektronisk signatur (SES), da den er unikt knyttet til underskriveren, muliggjør identifisering, forblir under underskriverens fulle kontroll og kan avdekke eventuelle endringer i dokumentet i ettertid.

2. Bruk av ulike eID-er for signering og identifisering

Både du og kundene dine bruker allerede digitale identiteter (eID) i hverdagen. Løsninger som BankID, MitID og itsme® har blitt standardverktøy for å bekrefte identitet både privat og på jobb.

Verktøyet for digital signering bør kunne integreres med de mest brukte nasjonale eID-ene i Europa. Dette lar underskriverne bruke en metode de allerede kjenner og stoler på, i stedet for å måtte opprette nye brukere eller lære seg nye systemer.

Resultatet er en signeringsprosess som føles enkel, trygg og kjent, selv når dokumenter skal signeres på tvers av landegrenser. Jo enklere det er å bekrefte identiteten, desto raskere kommer dokumentene i mål.

3. Mulighet for signering med pass

Selv om mange europeiske land har sterke eID-løsninger, har ikke alle tilgang til dette. Enkelte kunder eller partnere kan bo i land der en nasjonal eID ikke eksisterer eller ikke er utbredt.

Signeringsløsningen din bør derfor også kunne håndtere internasjonal signering på andre måter. Et godt verktøy lar deg identifisere deg med pass eller nasjonalt ID-kort, og likevel signere med enten AdES eller QES.

Dette gir nødvendig fleksibilitet i praksis uten at det går på bekostning av sikkerheten. Uansett hvor underskriverne befinner seg, kan de fullføre prosessen på en trygg og sikker måte.

4. Utsendelse av dokumenter i riktig rekkefølge

I mange bransjer er signeringsprosesser sjelden helt rett frem. Dette gjelder for eksempel salgsavtaler, arbeidskontrakter eller årsrapporter, hvor flere personer skal signere flere dokumenter i en bestemt rekkefølge.

Det er viktig at den digitale løsningen kan håndtere slike komplekse scenarioer. Du må enkelt kunne definere hvem som skal signere hva og når, slik at prosessen følger de riktige stegene fra start til slutt.

Automatiske varsler og purringer er også til stor hjelp. De sørger for at prosessen ikke stopper opp, og sparer deg for jobben med å manuelt følge opp kunder eller kolleger. På den måten holder du oversikten og overholder tidsfrister.

5. Signering på alle enheter, når som helst

I dag jobber folk fra både PC, nettbrett og ikke minst smarttelefoner. Derfor bør signeringsverktøyet gjøre det mulig å signere dokumenter fra alle typer enheter, helt uten tekniske hindringer.

Når løsningen er både tilgjengelig og mobilvennlig, kan underskriverne signere når det passer dem. Enten de er på kontoret, hjemme eller på farten. Dette gjør hele prosessen mer fleksibel og brukervennlig, og øker sannsynligheten for at dokumentene blir signert i tide.

6. Enkle integrasjoner med bransjespesifikke programvarer

For å spare tid og unngå feil, er det viktig at signeringsverktøyet fungerer sammen med programvaren dere allerede bruker. Dette kan være regnskaps- eller revisjonssystemer som Caseware, Silverfin, Ratios eller M-Files.

Med gode integrasjoner kan du opprette, administrere og sende dokumenter til signering direkte fra dine eksisterende systemer. Det betyr at du slipper å bytte mellom programmer, samtidig som risikoen for feil minimeres.

Ferdigbygde integrasjoner er en stor fordel, men hva om arbeidsflyten deres er mer kompleks, eller dere bruker et egenutviklet system? Da bør det være enkelt å bygge en egen integrasjon.

En solid løsning tilbyr et brukervennlig og veldokumentert API, slik at dere kan automatisere signeringsprosesser direkte i egne systemer.

7. Tilpasning av kundekommunikasjon

Folk blir stadig mer forsiktige med å åpne e-poster fra ukjente avsendere, noe som kan bremse signeringsprosessen. Derfor er det en stor fordel om du kan tilpasse e-postene som sendes ut med dokumentene.

En god løsning lar deg:

• Skreddersy teksten i e-posten til underskriverens språk
• Legge til bedriftens egen profilering og logo

Når e-posten ser profesjonell og gjenkjennelig ut, skaper det tillit hos kundene og øker sjansen for at dokumentet blir signert raskt.

8. Tilgangskontroll for ekstra sikkerhet

Når du sender sensitive dokumenter, er sikkerheten avgjørende. Et pålitelig digitalt signeringsverktøy bør derfor tilby tilgangskontroll, slik at kun de riktige personene kan se og signere dokumentet.

Dette kan for eksempel gjøres ved:

• Bekreftelse med fødselsnummer (SSN).
• SMS-koder som kun sendes til underskriverens mobilnummer.

I tillegg er det en stor fordel om løsningen har en aktivitetslogg som viser hvem som har hatt tilgang til dokumentet og når. Dette gir både oversikt og ekstra trygghet i prosessen.

9. Digitalt arkiv for sikker lagring

Når dokumentene er signert, kan det fort bli utfordrende å holde oversikten. Å lagre filer i e-poster, på fellesområder eller på skrivebordet oppfyller ikke kravene til GDPR.

Derfor bør signeringsverktøyet inneholde et sikkert digitalt arkiv hvor alle signerte dokumenter:

• Lagres i samsvar med GDPR
• Er lett tilgjengelige når du trenger dem
• Er beskyttet mot tap, tyveri eller fysisk skade

Et digitalt arkiv gir deg kontroll og trygghet, slik at dokumentene alltid er der de skal være og kan hentes frem raskt og enkelt.

Konklusjon

Valg av riktig løsning for digitale signaturer handler ikke bare om effektivitet, men også om å sikre virksomheten og redusere risiko ved håndtering av sensitive dokumenter. Med de rette sikkerhetstiltakene på plass, reduseres risikoen for feil, misbruk og potensielle tvister betydelig.

Det er avgjørende å velge en løsning som kombinerer høy sikkerhet med brukervennlighet, fleksibilitet og gode integrasjoner. Når identiteter valideres korrekt, prosesser automatiseres og dokumenter lagres sikkert i tråd med GDPR, står bedriften langt sterkere. Dette gjelder både juridisk trygghet og operasjonell effektivitet.

En gjennomtenkt løsning for digital signering er derfor ikke bare et effektiviseringsverktøy, men en strategisk investering i å beskytte virksomheten, bygge tillit hos kunder og partnere, og sikre at kritiske prosesser flyter sømløst fra start til slutt.

Vil du se hvordan Penneo gjør digital signering enkelt, sikkert og klart for alle krav som stilles til digitale avtaler?