Å velge riktig verktøy for kundekontroll (KYC) er avgjørende for å sørge for effektive, sikre og kompatible prosesser for kundebehandling og -administrasjon. Her er ni viktige funksjoner du bør ta hensyn til når du skal velge en KYC-løsning, med innsikt fra KYC-ekspert Milad Saleh.
1. Omfattende integrasjon med dataregistre
Et verktøy for kundekontroll bør tilby robuste integrasjonsmuligheter med nasjonale og globale dataregistre for å automatisere og validere kundeinformasjon på en effektiv måte. Ved å integrere direkte med dataregistrene reduseres risikoen for menneskelige feil betydelig, og man sparer tid til å fokusere på andre verdiskapende oppgaver.
2. Overvåking og varsling i sanntid
Muligheten til å overvåke endringer i kundens status i sanntid er avgjørende for å opprettholde compliance. KYC-verktøyet ditt bør gi automatiske varsler om eventuelle endringer i en kundes situasjon, for eksempel endringer i PEP-statusen til UBO-ene dine eller endring av bransjekoden i kundens organisasjon. Kontinuerlig overvåking er avgjørende for å kunne reagere raskt på potensielle risikoer, og for å sikre at du alltid er oppdatert på den siste utviklingen i kundenes organisasjoner i forbindelse med eventuelle samsvarsrevisjoner.
3. Ekstern identitetsverifisering
Det kan ta flere uker å få UBO-ene inn på kontoret for fysisk identifisering. Det er viktig å eliminere denne tidkrevende og upraktiske kundeopplevelsen ved hjelp av digital identitetsteknologi. Et KYC-verktøy må støtte metoder for ekstern verifisering, for eksempel eID eller pass. Fjernverifiseringsteknologier som nasjonal ID-integrasjon forbedrer ikke bare sikkerheten, men gjør det også enklere for kundene å identifisere seg fra hvor som helst i verden.
4. Dynamisk interaksjon med kundene
Et ideelt verktøy for kundekontroll bør legge til rette for enkel og effektiv kommunikasjon med kundene for å samle inn nødvendig informasjon uten gjentatte oppfølginger. Det bør gi mulighet for direkte kundeengasjement via et KYC-spørreskjema som du kan tilpasse til kundene dine og bransjen, og som gjør det enkelt for kundene å svare eller laste opp dokumentasjon fra hvilken som helst enhet. Sikkerhet er også et stort problem, så data må deles gjennom sikre kanaler, slik at man unngår sikkerhetsrisikoen ved bruk av e-post og dokumentdelingsplattformer.
5. Veiledet risikovurdering
Uten en skikkelig oversikt over risikovurderingsspørsmålene må du bruke tid på å slå opp kunde- og firmaopplysninger manuelt. Dermed blir du avhengig av magefølelsen eller en midlertidig kundestatus. Ideelt sett burde du ha et verktøy som veileder deg gjennom risikovurderingen, sikrer konsistens på tvers av bedriften og gir deg full oversikt over kundesvar og dokumenter, slik at du kan fatte den endelige avgjørelsen på best mulig grunnlag. Systemet skal hjelpe deg, men det er du som har ansvaret til slutt.
6. Sømløs systemintegrasjon
Sørg for at KYC-verktøyet kan integreres sømløst med eksisterende systemer, for eksempel CRM- og ERP-programvare, for å effektivisere arbeidsflyten og opprettholde datakonsistens på tvers av plattformer. Effektiv integrasjon legger til rette for bedre dataflyt og brukeropplevelse, noe som er avgjørende for driftseffektiviteten. På denne måten slipper du å måtte bytte mellom ulike verktøy, og du sparer mye tid.
7. Hold deg oppdatert på det nyeste regelverket
KYC-løsningen din må være oppdatert med de siste regelverksendringene og inneholde en aktivitetslogg som registrerer alle handlinger for rapportering av compliance. Å ha et oppdatert rammeverk for compliance er ikke bare en nødvendighet, men et krav i dagens regelverk. Det er nyttig å finne et verktøy som er utviklet sammen med AML-eksperter på området, slik at du vet at det er laget med tanke på din bransje.
8. Advanced security features
Security is expected and non-negotiable. Look for features like encryption, secure data storage, and transmission methods that ensure client data is protected from unauthorised access. This way, only the client and their trusted advisor has access to their information, giving your client peace of mind. Security measures should be robust to prevent any breaches, ensuring that even service providers do not have access to the encrypted data.
9. Optimalisert kundeopplevelse
Til slutt bør KYC-verktøyet sikre en enkel og behagelig brukeropplevelse. Funksjoner som fremdriftslinjer, trinnvise prosesser og at kundene ikke overveldes av informasjon på én gang, er avgjørende. En positiv kundereise er ikke bare i samsvar med regelverket, men bidrar også til å bygge tillit og holde på kundene.
Når du velger en løsning for kundekontroll, bør du ta hensyn til disse funksjonene for å sikre at verktøyet ikke bare oppfyller kravene til compliance, men også forbedrer driftseffektiviteten, sikkerheten og kundetilfredsheten. Penneo KYC eksemplifiserer disse prinsippene ved å tilby en skreddersydd, omfattende og brukervennlig AML-løsning som er tilpasset spesifikke regionale krav.
