Når det gjelder å sikre autentisiteten og integriteten til digitale dokumenter, spiller elektroniske stempler en avgjørende rolle i moderne forretningsprosesser. Etter hvert som bedrifter går over til digitale arbeidsflyter, har etterspørselen etter sikre og verifiserbare metoder for dokumentforsegling økt betydelig.
Denne artikkelen utforsker de ulike bruksområdene og fordelene med elektroniske stempler, og fremhever hvordan de styrker sikkerheten og øker tilliten i digitale transaksjoner. Enten du ønsker å beskytte kontrakter, fakturaer eller årsrapporter, gir elektroniske stempler en kraftig løsning.
Hva er elektroniske stempler?
eIDAS-forordningen definerer elektroniske stempler som data i elektronisk form som er knyttet til eller logisk assosiert med andre data i elektronisk form for å sikre dataenes opprinnelse og integritet.
Virksomheter kan bruke elektroniske stempler for å bevise at de er utstederne av et elektronisk dokument, og for å sikre at dokumentet ikke har blitt manipulert. Elektroniske stempler kan brukes på alle typer elektroniske dokumenter – fra arbeidskontrakter og selvangivelser til fakturaer og taushetserklæringer.
Juridiske enheter må benytte tjenester fra en Tillitstjenesteleverandør for å elektronisk forsegle dokumentene sine på en sikker og samsvarende måte.
Typer elektroniske stempler
Basert på sikkerhetsnivået definerer EUs eIDAS-forordning tre typer elektroniske stempler:
- Enkle elektroniske stempler
- Avanserte elektroniske stempler
- Kvalifiserte elektroniske stempler
1. Enkle elektroniske stempler
Som nevnt tidligere, er et enkelt elektronisk stempel enhver form for data i elektronisk format som er knyttet til eller logisk assosiert med andre elektroniske data for å sikre opprinnelsen og integriteten til disse.
2. Avanserte elektroniske stempler (AdESeal)
Et avansert elektronisk stempel er en type elektronisk stempel som oppfyller følgende sikkerhetskrav definert av eIDAS-forordningen:
- Det er unikt knyttet til den juridiske enheten som opprettet stempelet.
- Det kan identifisere den juridiske enheten som opprettet stempelet.
- Det er opprettet ved hjelp av stempeldata som kun er under kontroll av den juridiske enheten som opprettet stempelet.
- Det er koblet til de dataene det gjelder på en slik måte at enhver senere endring i dataene kan oppdages.
I likhet med avanserte elektroniske signaturer, er avanserte elektroniske stempler basert på PKI-teknologi og digitale sertifikater utstedt av anerkjente tillitstjenesteleverandører.
I henhold til eIDAS-forordningen er et avansert elektronisk stempel gyldig som bevis i rettslige prosesser.
3. Kvalifiserte elektroniske stempler (QESeal)
Et kvalifisert elektronisk stempel er et avansert elektronisk stempel som i tillegg:
- Er opprettet ved bruk av en kvalifisert stempelopprettelsesenhet (QSCD), som gir høy sikkerhet for stempelets integrite
- Er basert på et kvalifisert sertifikat for elektroniske stempler utstedt av en kvalifisert tillitstjenesteleverandør, som gir høy sikkerhet for identiteten til stempelets oppretter.
Med andre ord er et kvalifisert elektronisk stempel et avansert elektronisk stempel som oppnår sterkere juridisk virkning og høyere sikkerhetsnivå ved å oppfylle disse to ekstra kravene.
Hvordan opprettes kvalifiserte elektroniske stempler?
Kvalifiserte elektroniske stempler bruker PKI-teknologi og kvalifiserte elektroniske sertifikater for å sikre opprinnelsen og integriteten til det forseglede dokumentet. Slik fungerer det i praksis:
- Oppretteren av stempelet laster opp et PDF-dokument i applikasjonen.
- Applikasjonen genererer en hash-verdi av dokumentet på tidspunktet for forsegling og sender denne til den kvalifiserte stempelopprettelsesenheten.
- Enheten for opprettelse av stempel ber oppretteren autentisere seg.
- Når oppretteren har fullført autentiseringsprosessen, oppretter den kvalifiserte stempelopprettelsesenheten stempelet, og applikasjonen integrerer stempelet i dokumentet.
- Det kvalifiserte elektroniske sertifikatet legges ved de forseglede dataene for å gjøre det mulig å identifisere stempelets oppretter og verifisere stempelet.
Hva er forskjellen mellom elektroniske signaturer og elektroniske stempler?
Forskjellen mellom elektroniske signaturer og elektroniske stempler er todelt:
Elektroniske signaturer kan kun opprettes av fysiske personer (privatpersoner) og brukes til å knytte en underskriver til innholdet i det signerte dokumentet.. På den andre siden kan elektroniske stempler kun opprettes av juridiske enheter og brukes til å garantere og verifisere opprinnelsen og integriteten til elektroniske dokumenter..
Hva er fordelene med elektroniske stempler?
Mange selskaper bruker elektroniske stempler for å styrke sikkerheten og den juridiske påliteligheten i sine elektroniske transaksjoner. Her er de viktigste fordelene:
Bekreftelse om dokumentets opprinnelse: Elektroniske stempler er basert på digitale sertifikater utstedt av tillitstjenesteleverandører. Disse sertifikatene fungerer som bevis på at et elektronisk dokument ble utstedt av den juridiske enheten som opprettet stempelet.
Bekreftelse av dokumentets integritet: Tilbydere av avanserte og kvalifiserte elektroniske stempler bruker PKI-teknologi for å sikre at det forseglede dokumentet ikke er blitt manipulert.
Juridisk gyldighet: eIDAS-forordningen fastslår at elektroniske stempler ikke skal nektes juridisk virkning bare fordi de er i elektronisk form. Derfor kan virksomheter bruke elektroniske stempler som bevis i rettssaker.
Økt effektivitet: Virksomheter kan bruke digitale verktøy til å automatisere forseglingen av dokumenter, noe som øker effektiviteten og produktiviteten.
Kvalifiserte elektroniske stempler gir også ekstra fordeler som EU-omfattende anerkjennelse og interoperabilitet.
Hvordan kan jeg se dokumentstempelet og sjekke gyldigheten?
Når du åpner et signert PDF-dokument i Adobe Reader, vil det første du ser være dokumentstempelet. I Adobe Reader vises stempelet som en blå linje øverst.
For dokumenter signert via Penneo Sign, er stempelet et kvalifisert elektronisk stempel utstedt av Intesi Group, en EU-godkjent tillitstjenesteleverandør sertifisert under eIDAS-standardene.
Stempelet garanterer dokumentets juridiske gyldighet. Hvis dokumentet ikke er juridisk gyldig, vil linjen vise følgende tekst: Certification by Penneo A/S is invalid.
.
Det kvalifiserte elektroniske stempelet legges til av Penneo på slutten av signeringsprosessen. Etter at underskriverne har signert dokumentet, forsegler Penneo det signerte dokumentet i henhold til PAdES-standarden..
Ved å legge til det endelige stempelet på dokumentet, fungerer Penneo som den siste og endelige underskriveren av dokumentet. Stempelet integreres direkte i den signerte PDF-en – på samme måte som en blekksignatur blir en integrert del av et papirdokument – og det garanterer det fullstendige signerte dokumentet, inkludert både innholdet og underskriftene fra alle signaturene.
Dette sikrer at dokumentet aldri mister sin juridiske pålitelighet, siden den komplette, selvstendige PDF-filen inneholder alt som er nødvendig for å verifisere signaturenes gyldighet og forbli gyldig over lang tid. Samtidig kan PDF-filen enkelt kopieres, lagres og distribueres som en elektronisk fil
Les mer om hvordan du verifiserer gyldigheten av digitale signaturer
Konklusjon
Elektroniske stempler – spesielt kvalifiserte elektroniske stempler – gjør det mulig for selskaper, organisasjoner og offentlige institusjoner å gjennomføre elektroniske transaksjoner og tilby nettjenester på en tryggere og mer pålitelig måte. Dette bidrar igjen til å bygge og bevare tilliten til deres kunder og interessenter.
