Åpenhetsloven

Over 9000 selskaper som tilbyr varer og tjenester i Norge er underlagt Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven) som trer i kraft 1. juli 2022.

Loven tar sikte på å fremme respekt for menneskerettigheter i næringslivet og sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative virkninger for menneskerettighetene.

Hvorfor var det behov for åpenhetsloven?

I det siste tiåret har regulatorer over hele Europa innsett at frivillige tiltak og selvregulering ikke er tilstrekkelig for å overholde standardene satt av OECD-retningslinjene. Derfor begynte noen regjeringer å kreve at selskaper skulle være ansvarlige for måten deres forretningspartnere jobbet på sosialt og miljømessig.

Frankrike, Nederland og Tyskland har allerede etablert regler for selskapsgjennomganger av forsyningskjeder. EU-kommisjonen forventes også å publisere et forslag til en EU-forordning snart.

Med åpenhetsloven følger Norge denne europeiske trenden. Den nye norske loven er imidlertid mye strengere.

Hvilke selskaper er underlagt åpenhetsloven?

Selskapene som er pålagt å overholde åpenhetsloven er:

- større selskaper som er hjemmehørende i Norge og tilbyr varer og tjenester i eller utenfor Norge;
- større utenlandske selskaper som tilbyr varer og tjenester i Norge og er skattepliktige i Norge etter intern norsk lovgivning.

Åpenhetsloven definerer større selskaper som:

- foretak som faller innunder definisjonen av Regnskapsloven §1-5, som for eksempel allmennaksjeselskaper, børsnoterte selskaper og andre regnskapspliktige enheter
- foretak som på balansedagen overskrider minst to av følgende tre vilkår:
- en årlig omsetning på minst 70 millioner kroner
- en balansesum på minst 35 millioner kroner
- et gjennomsnittlig antall på minst 50 heltidsansatte i regnskapsåret (eller tilsvarende årlige arbeidstimer)

Ved vurderingen av om en virksomhet overstiger disse terskelverdiene, skal en gruppe av mor- og datterselskaper anses som én enhet, forutsatt at morselskapet er lokalisert i Norge og uavhengig av om datterselskapene er registrert i eller utenfor Norge.

Hva er kravene i åpenhetsloven?

Selskaper underlagt den norske åpenhetsloven er pålagt å:

utføre regelmessige aktsomhetsvurderinger i henhold til OECDs retningslinjer
publisere en årlig rapport om aktsomhetsvurderingen og oppdatere den årlig
behandle informasjonsforespørsler innen rimelig tid

1. Regelmessige aktsomhetsvurderinger

Alle virksomheter som omfattes av åpenhetsloven plikter å utføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. Disse vurderingene må dekke forretningsaktiviteter, forsyningskjede og forretningspartnere.

For å oppfylle dette kravet må organisasjoner:

forankre ansvarlighet i virksomhetens retningslinjer
kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som virksomheten enten har forårsaket eller bidratt til
kartlegge og vurdere negative konsekvenser som er direkte knyttet til virksomhetens forretningsvirksomhet, produkter eller tjenester gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere
iverksette egnede tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser
følge med på gjennomføring og resultater av aktsomhetsvurderinger
kommunisere med berørte interessenter og rettighetshavere om hvordan negative konsekvenser er håndtert
sørge for eller samarbeide om gjenoppretting og erstatning der dette er påkrevd

Selskaper må gjennomføre aktsomhetsvurderinger regelmessig og med en risikobasert tilnærming. Hyppigheten deres er ikke spesifisert av loven og kan variere avhengig av virksomhetens spesifikasjoner – så lenge selskapene sikrer at deres kunnskap om deres leverandører og partnere er oppdatert når de publiserer årsrapporten.

Aktsomhetsvurderingene skal utføres regelmessig og stå i forhold til virksomhetens størrelse, virksomhetens art, konteksten virksomheten finner sted innenfor, og alvorlighetsgraden av og sannsynligheten for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

2. Årsrapporter om aktsomhetsvurderingene

Selskaper underlagt åpenhetsloven skal årlig offentliggjøre en aktsomhetsvurdering som er utført. Denne rapporten kan være en del av rapporten om samfunnsansvar nevnt i regnskapsloven § 3-3 c) og skal inneholde:

en generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
opplysninger om faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket gjennom sine aktsomhetsvurderinger
opplysninger om tiltak som virksomheten har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser, og resultatet eller forventede resultater av disse tiltakene
informasjon om hvor man kan få tilgang til rapporten

I tillegg må bedrifter oppfylle følgende krav:

rapporten skal offentliggjøres innen 30. juni hvert år
oppdatere rapporten hver gang det er vesentlige endringer i risikovurderingene
gjøre rapporten lett tilgjengelig på nettsiden deres
rapporten den skal underskrives i tråd med reglene i regnskapsloven § 3-5 av alle styremedlemmer (og eventuelt av daglig leder)

3. Rett til informasjon

Virksomheter må gi allmennheten tilgang til informasjon om hvordan de håndterer de negative virkningene for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Alle kan sede inn en forespørsel om å få tilgang til informasjonen. Kravet må imidlertid fremsettes skriftlig.

Etter at en forespørsel er sendt inn, skal selskapet gi opplysningene til den som har bedt om det:

skriftlig og i forståelig form
innen rimelig tid og senest tre uker etter mottak av forespørselen om informasjon

Dersom mengden eller typen informasjon som etterspørres gjør det vanskelig å svare på innen tre uker, skal virksomheten informere personen som ber om informasjon om at opplysningene vil bli gitt innen to måneder.

Et krav om informasjon kan avslås dersom:

kravet ikke gir tilstrekkelig grunnlag for å identifisere hva kravet gjelder
kravet er åpenbart urimelig
den etterspurte informasjonen gjelder opplysninger om noens personlige forhold
retten til informasjon omfatter ikke informasjon som er gradert etter sikkerhetsloven eller beskyttet etter åndsverkloven

Dersom virksomheten avslår et informasjonskrav, skal den informere om det rettslige grunnlaget for avslaget, adgangen og fristen for å kreve nærmere begrunnelse for avslaget innen tre uker.

Hva er fristen for å overholde åpenhetsloven?

Åpenhetsloven trer i kraft 1. juli 2022 – og fra den datoen kan allmennheten be om informasjon fra virksomheter omfattet av loven, og loven pålegger disse virksomhetene informasjonsplikt. Fra 1. juli må virksomheter offentliggjøre informasjon om hvordan man kan etterspørre informasjon.

Redegjørelsen for aktsomhetsvurderingen skal senest offentliggjøres 30. juni 2023 – ett år etter åpenhetsloven trer i kraft.

Etterpå sier loven at slike rapporter skal oppdateres og publiseres årlig, senest 30. juni hvert år (eller når virksomheten foretar vesentlige endringer i risikovurderingene).

Hva skjer ved brudd på åpenhetsloven?

Forbrukertilsynet har i oppgave å veilede om åpenhetslovens regler, samt føre tilsyn med og håndheve dem. Sammen med Markedsrådet fungerer Forbrukertilsynet som tilsynsmyndighet for å påse at virksomheter følger lovens bestemmelser.

Derfor kan begge offentlige organer på eget initiativ eller etter anmodning fra andre undersøke om virksomheten etterlever lovens bestemmelser og eventuelt gripe inn med ulike vedtak:

forbud eller påbud for å sikre at selskapet oppfyller sine plikter
tvangsstraff – dvs. bøter ved manglende overholdelse av forbudene eller påbudene som er blitt tidligere pålagt
bruddstraff – dvs. bøter utstedt ved gjentatte brudd

Vedtak truffet av Forbrukertilsynet kan påklages Markedsrådet. Både vedtak fattet av Forbrukertilsynet og Markedsrådet kan påklages innen seks måneder fra meddelelsen om vedtaket.

Hvordan bedrifter kan bli bedre for å sikre overholdelse

Det første du må gjøre er å forberede deg på den nye åpenhetsloven. Her er noen punkter du kan starte med:

Åpenhetsloven trer i kraft 1. juli i år. Det innebærer at virksomheter må kunne gi allmennheten tilgang på informasjon. Derfor bør du sette opp interne prosesser, inkludert personer og systemer, for å samle inn og besvare informasjonsforespørsler innen fristen på 3 uker. Hvis virksomheter som faller innunder virkeområdet til åpenhetsloven er blant kundene dine, kan du forvente å motta informasjonsforespørsler fra dem.

Deretter går du gjennom eksisterende retningslinjer og risikovurderingsprosedyrer som vil danne grunnlaget for den første aktsomhetsvurderingen. Siden prosessen som kreves av åpenhetsloven ikke bare dekker virksomheten, men også dens leverandørkjede og forretningsforbindelser, må du inkludere ansatte og avdelinger som er ansvarlige for innkjøp, anskaffelser, logistikk, produkt-/tjenesteutvikling, samt risikostyring og compliance.

Begynn å kartlegge alle dine direkte leverandører og forretningspartnere for å lage en detaljert liste som inkluderer plassering, virksomhetens art og hvilken type ansatte de har. Gjennomfør en innledende risikovurdering basert på leverandørenes plassering og hvilke ansatte de har. Enkelte land og ansatte, for eksempel arbeidsinnvandrere, er mer utsatt for risiko.

Når du oppretter nye retningslinjer og interne retningslinjer, bør du ha i mente at åpenhetsloven er basert på OECDs retningslinjer for ansvarlig næringsliv og FNs veiledende prinsipper om næringsliv og menneskerettigheter. I tillegg til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, inneholder disse anbefalingene også veiledninger om helse, sikkerhet, miljø og hvitvasking. Hvis bedriften din derfor har ressurser til å gjøre det, anbefales det at du også inkluderer andre kontroller i dine aktsomhetsvurdering for å sikre full overholdelse av OECD-retningslinjene.

Hvordan kan Penneo hjelpe

Penneo kan hjelpe deg med å oppfylle kravene i åpenhetsloven på en effektiv måte ved å gjøre det mulig for deg å samle informasjon på en sikker måte, holde oversikt over driften din og dokumentere dem med revisjonsspor.

Med Penneo kan du:

lage digitale skjemaer slik at folk kan sende inn forespørsler om informasjon og legge den inn på nettstedet ditt for å motta forespørselen trygt, bli umiddelbart varslet og håndtere forespørselen med en gang
be om informasjon fra din leverandør og forretningspartnere via krypterte digitale skjemaer
vurdere risikonivået til dine interessenter ved å inkludere informasjon og dokumentasjon om grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i automatiserte risikovurderinger
signere sluttrapporten digitalt via Norsk BankID – (eller annen elektronisk ID tilgjengelig for dine underskrivere)