Når dokumenter skal signeres, er det avgjørende at prosessen er sikker og effektiv for alle involverte parter. Med elektronisk signering kan bedrifter forbedre produktiviteten, redusere kostnader og gi en bedre kundeopplevelse.
Hva er fordelene med å signere dokumenter elektronisk?
Ved å gi dine kunder og forretningspartnere muligheten til å signere digitalt med BankID, kan du få de signerte dokumentene tilbake på få minutter; i stedet for kanskje dager eller uker. Men det er ikke den eneste fordelen.
Andre fordeler med elektronisk signering inkluderer økt effektivitet, sterk databeskyttelse og en mer smidig kundeopplevelse.
Bedre kundeopplevelse
Før introduksjonen av digitale signaturer hadde man kun to muligheter for å signere dokumenter:
- å signere dokumentene ved personlig fremmøte eller
- å skrive ut, signere, skanne og sende de signerte dokumentene tilbake til avsender via e-post eller vanlig post
Begge disse alternativene var tidkrevende og anstrengende.
Elektronisk signering gjør det enklere å signere dokumenter og gir en bedre opplevelse for dine kunder, ansatte og forretningspartnere. Det er fordi løsninger for elektronisk signering gjør det mulig å signere dokumenter direkte fra en datamaskin, telefon eller nettbrett ved å bruke BankID.
Økt effektivitet
Løsninger for elektronisk signering kan automatisere det meste av signeringsprosessen. Dine ansatte vil ikke lenger måtte håndtere disse oppgavene manuelt og vil derfor ha mer tid til å fokusere på aktiviteter som krever mellommenneskelige ferdigheter og kritisk tenkning. Dette øker i sin tur effektiviteten i hele organisasjonen.
Databeskyttelse og overholdelse av lover
I dagens verden er data uvurderlig. Dessverre betyr dette at ondsinnede tredjeparter ofte vil prøve å få tilgang til data og misbruke dem for personlig vinning.
Bedrifter har et stort ansvar for å beskytte dataene som er betrodd dem av deres kunder, ansatte og andre interessenter. Leverandører av digitale signatur-systemer som Penneo bruker kryptering, tilgangskontroll og andre sikkerhetskontroller for å sikre at dataene som er lagret på deres plattformer er beskyttet mot uautorisert tilgang. I tillegg overholder Penneo relevant EU-lovgivning, slik som eIDAS-forordningen og GDPR.
Du ska imidlertid være forsiktig, da det også er mange tilbydere som ikke overholder den relevante lovgivningen og som heller ikke tilbyr et tilstrekkelig nivå av databeskyttelse. Derfor ska bedrifter gjøre undersøkelser før de velger en leverandør og sikre at leverandøren de velger er ISAE 3000-sertifisert.
Hvilke typer dokumenter kan signeres elektronisk?
Eksempler på dokumenter som kan signeres elektronisk er eiendomskontrakter, salgskontrakter, arbeidskontrakter, partnerskapsavtaler, låneavtaler og konfidensialitetsavtaler.
Vanlige spørsmål om elektronisk signering
Er det lovlig å signere dokumenter elektronisk?
Ja, det er lovlig å signere dokumenter elektronisk! I henhold til eIDAS-forordningen er elektronisk signerte dokumenter juridisk bindende.
Er det trygt å signere dokumenter digitalt med Penneo Sign?
Ja, det er trygt å signere dokumenter med Penneo Sign. Alt vi gjør – fra IT-miljøet vårt til produktene våre – følger de høyeste sikkerhetsstandardene og bransjens beste praksis.
De digitale signaturene opprettet med BankID via Penneo Sign oppfyller sikkerhetskravene i eIDAS-forordningen. Les mer i vårt Trust Center.
Hvordan kan jeg være sikker på at det er det rett person som signerer dokumentene?
Når du sender et dokument til signatur via Penneo, kan du sette opp tilgangskontroll, som for eksempel autentisering via BankID. Dette sikrer at kun den rette personen kan se og signere dokumentene.
Hvordan kan jeg være sikker på at underskriverne ikke nekter underskriften?
Penneo samler inn og lagrer underskrivernes samtykke til å signere dokumentet og inkluderer denne informasjonen i den endelige PDF-filen. Videre registreres underskrivernes data og deres aktiviteter på dokumentet (tilgang, visning, signatur) i en hendelseslogg som kan brukes som bevis.
Med Penneo Sign kan bedrifter:
Signere dokumenter elektronisk med BankID
Redusere dokumentbehandlingstiden ved å la mottakere signere, hvor som helst og fra hvilken som helst enhet
Øke hastigheten på repeterende oppgaver med maler for tilbakevendende dokumenter og underskrivereke hastigheten på repeterende oppgaver med maler for tilbakevendende dokumenter og underskrivere
Lagre alle dokumentene sine på ett sted
