I årets siste kvartal har vårt fokus vært på to hovedoppgaver: å fjerne friksjon fra dine daglige arbeidsflyter, samt å øke standardene for juridisk sikkerhet. Fra en strømlinjeformet måte å sende dokumenter på sekunder til utvidede QES-muligheter over hele Europa – denne artikkelen gir en oversikt over de viktigste oppdateringene fra Q4.
1. En raskere og enklere måte å sende dokumenter til signering
Vi har lansert en raskere, mer strømlinjeformet måte å opprette forsendelser på. Den er utformet for dine vanligste brukstilfeller, som ikke krever komplekse signeringsrunder (f.eks. kontrakter, NDAer, avtaler osv.)
Nå kan du:
Sende dokumenter til signering på under ett minutt.
Få en intuitiv veiledning gjennom et enkelt brukergrensesnitt.
Få tilgang til kjernefunksjonaliteten du allerede er vant til, integrert i den nye opplevelsen.
2. Kvalifiserte elektroniske signaturer med BankID og ID Verifier, sammen med itsme®QES
En kvalifisert elektronisk signatur (QES) er den sikreste typen digital signatur. Den gir høyest juridisk gyldighet i henhold til EU-forordningen eIDAS.
Når du og dine signatører bruker BankID eller pass gjennom ID Verifier eller itsme®, blir signaturen automatisk en QES.
Vi har lansert en ny “Super API Bruker”-rolle for å forenkle datauthenting fra Penneo Sign gjennom API. Denne brukerrollen gir én samlet API-nøkkel med tilgang til dokumenter og data på tvers av din konto .
Vi har introdusert en ny metode som lar dere sende forsendelser med én enkelt API-forespørsel, designet for å maksimere effektiviten for deres integrasjoner.
Gjennom scroll-funksjonen kan du nå kreve at underskriverne scroller igjennom hele dokumentet før de får muligheten til å signere. Dette er en valgfri innstilling som kan slås fra eller til for ulike forsendelser.
Når du og dine underskrivere bruker BankID, MitID QES eller pass gjennom ID Verifier-appen, blir signaturen nå en QES.
Tilsvarende har Penneo tilbudt QES via itsme® en stund, og de har nettopp utvidet sin internasjonale dekning. itsme® støtter nå alle 27 EU-land samt Storbritannia, Norge og Island.
Den juridiske beskyttelsen du fortjener: Omvendt bevisbyrde
QES gir en kraftig juridisk beskyttelse ved å flytte bevisbyrden i juridiske tvister. I stedet for at du må bevise gyldigheten av en signatur, må den som bestrider den bevise at den ikke er gyldig. Det betyr mindre tid brukt på å forsvare kontrakter og mer tid til å fokusere på virksomheten din.
Har du har underskrivere utenfor Norge som ikke har tilgang til BankID?
Med Penneo kan du også få QES fra dine internasjonale underskrivere. Alt de trenger å gjøre er å signere med passet sitt med ID Verifier, MitID QES eller itsme®. Dette garanterer høyeste juridiske gyldighet uansett hvor signatørene dine befinner seg.
Du får pusterom og absolutt tillit til hvert dokument som signeres. Ved å bruke QES slipper du å tvile på signaturene dine eller bekymre deg for å bevise prosessen din.
En raskere, enklere måte å sende dokumenter til signering er her. Vi introduserer et nytt og strømlinjeformet alternativ for opprettelse av forsendelser i Penneo Sign. Send dine daglige signeringsforespørsler på sekunder.
Gå fra opplasting til sendt på sekunder
For at du skal kunne opprette forsendelser på en raskere måte har vi nå lagt til et nytt og strømlinjeformet alternativ. Dette erstatter ikke dine eksisterende signeringsflyter, men tilbyr et raskere alternativ for dokumenter som ikke trenger kompleks signering i flere runder.
Designet for enkelhet og brukervennlighet
Opplev et moderne, intuitivt grensesnitt som veileder deg trinn for trinn. Last opp dokumenter, legg til signatører og konfigurer viktige innstillinger – alt i én klar og fokusert opplevelse.
Se det i aksjon:
Når skal du bruke den nye muligheten
Det nye alternativet er perfekt når dokumentet som skal signeres kun har behov for signering i én runde, som for eksempel:
HR og admin: Arbeidskontrakter, timelister og godkjenning av retningslinjer.
Kommersielt: Salgskontrakter, leiekontrakter og byggetilbud.
Selskapsrett og juridisk: Investorgodkjenninger, møtereferater, tillegg og fullmakter.
Slik fungerer det
Når du klikker på «Opprett ny», vil du nå se to alternativer for forsendelser.
Velg «Rask og strømlinjeformet» (NY) for dokumentene nevnt ovenfor.
Velg «Avanserte alternativer» for komplekse scenarier som krever en spesifikk signeringsflyt.
Kommer snart
Vi forbedrer stadig den nye opplevelsen basert på deres tilbakemeldinger. Her er en sniktitt på hva vi jobber med nå:
Støtte for Standard Elektroniske Signaturer (SES)
Sekvensiell signering for enkelt å kontrollere hvem som signerer først, og hvem som signerer deretter
Tydeligere oversikt over signeringsmetoder for hver signatør
Maler for å automatisere gjentakende arbeid og hyppige signatørgrupper
I andre kvartal 2025 har vi fokusert på viktige forbedringer for å øke stabiliteten på plattformen vår, styrke vårt engasjement for etterlevelse og gjøre produktet vårt mer tilgjengelig for alle. Denne artikkelen gir en kort oversikt over de mest betydelige oppdateringene fra forrige kvartal.
1. Penneo utsteder nå egne kvalifiserte elektroniske tidsstempler og segl
Tidligere brukte vi en ekstern leverandør, men etter å ha blitt tildelt sertifisering som kvalifisert tillitstjenesteleverandør i henhold til EUs eIDAS-forordning, har vi nå samlet disse tjenestene internt. Med disse tjenestene sikrer vi integriteten til signerte dokumenter og bekrefte tidspunktet for hver signatur.
Denne endringen gir Penneo større stabilitet og fleksibilitet. Dine signerte dokumenter bevarer den samme høye juridiske gyldigheten, og krever ingen handling fra din side.
Vi gjør Penneo mer tilgjengelig for alle ved å følge Den europeiske tilgjengelighetsloven og WCAG 2.1 AA-standarden. Tilgjengelighet handler om å skape digitale opplevelser som er enkle å navigere i, se, høre og forstå – uavhengig av enhet eller funksjonsevne.
Våre forbedringer inkluderer bedre fargekontrast, tydeligere tekstalternativer for ikoner, mer flytende tastaturnavigering og støtte for skjermlesere og modus for høy kontrast. Du vil oppleve disse endringene i signaturopplevelsen, som nå tilbyr den samme funksjonaliteten i et mer inkluderende og brukervennlig design.
Vi introduserer Oversikt over bruk, et helt nytt analytisk dashbord. Denne oppdateringen er designet for å effektivisere tilgangen til viktige data, slik at opplevelsen blir mer oversiktlig og effektiv.
Oversikt over bruk er et intuitivt analysepanel som er integrert direkte i Penneo-kontoen din. Det gir et omfattende bilde av organisasjonens aktivitet, og dekker:
Viktige bruksmålinger som fullførte signaturer, aktive brukere, antall forsendelser og dokumenter, samt ytelsestrender.
Detaljer om bruk av signeringsmetoder og signeringsflyter, samt en oversikt over status på dine forsendelser.
Innsikt i dine mest aktive brukere etter sendte forsendelser og antall sendte skjemaer (hvis tilleggsfunksjonen Webskjemaer er kjøpt).
Dra nytte av en forbedret datovalg, som lar deg velge en bestemt måned for dataanalysen.
Dette nye dashbordet er designet for å gi deg verdifulle data rett ved fingertuppene:
Det er gratis: Dette analyseverktøyet er nå en gratis del av din Penneo-opplevelse.
Få full oversikt: Forstå hvordan din investering i Penneo blir utnyttet av hele organisasjonen.
Identifiser trender: Oppdag bruksmønstre, identifiser potensielle flaskehalser og optimaliser arbeidsflyten.
Data tilgjengelig: Du trenger ikke lenger å stole på eksterne forespørsler; få tilgang til viktige bruksdata direkte i Penneo, når som helst.
For en mer detaljert oversikt over Oversikt over bruk og for å se disse forbedringene med egne øyne, kan du besøke vårt Hjelpesenter eller se denne korte demovideoen.
Første kvartal i 2025 introduserte flere forbedringer i Penneo Sign – med fokus på ytelse, brukeropplevelse og muligheter for internasjonal signering. Fra et fornyet arkiv for underskrivere til raskere PDF-opplasting og nye signeringsalternativer: Her får du en oversikt over nyhetene.
Trenger du å samle inn underskrifter fra internasjonale interessenter? Penneo Sign gjør det enkelt med internasjonal signering
Jobber du med internasjonale styremedlemmer, kunder eller ansatte som ikke kan signere med lokale eID-metoder som MitID, BankID, FTN eller.beID? Penneo Sign støtter nå to nye metoder, ID Verifier og itsme®, som hjelper deg med å samle inn sikre, juridisk gyldige elektroniske signaturer fra hvor som helst i verden.
Hva får du ut av det?
Nå ut til flere underskrivere: Gjør sikker signering mulig for brukere uten nasjonale eID-er.
Velg den rette løsningen: Både signaturer fra ID Verifier og itsme oppfyller eIDAS-kravene for kvalifiserte elektroniske signaturer (QES). ID Verifier er en global løsning, mens itsme®kun er tilgjengelig i landene der løsningen støttes.
Null manuell håndtering: Ingen utskrift, skanning eller opplasting – bare smidig, digital signering via pass og smarttelefon.
Vi introduserte en visuell oppdatering av underskrivernes personlige arkiv i Penneo Sign for å modernisere opplevelsen og forbedre brukervennligheten.
Oppdateringen endret ikke funksjonaliteten – underskriverne har fortsatt tilgang til dokumentene og funksjonene sine på samme måte – men grensesnittet har nå et renere og mer intuitivt utseende.
Nedenfor kan du se en før-og-etter-sammenligning av arkivet for å få et glimt av det nye designet i aksjon.
Forbedret PDF-opplasting i Penneo Sign
Filopplastinger er nå raskere og mer fleksible i Penneo Sign – slik at du kan bruke mer tid på signeringsarbeidet.
Hva er nytt?
Større filer tillatt: Last opp PDF-filer på opptil 100 MB i webapplikasjonen
Raskere behandling: Kortere ventetid for de fleste dokumenter
Smidigere opplevelse: Spesielt nyttig for filer med mange sider, bilder eller grafer
En liten påminnelse:
Hvis et dokument er over 7,5 MB, vil det ikke bli lagt ved e-posten. Mottakeren får i stedet en sikker lenke til dokumentet i Penneo-arkivet.
Outlook-plugin fases ut
Vi kunngjorde i år at vi avvikler Outlook-pluginet for Penneo Sign. Beslutningen ble tatt basert på lav bruk og ønsket om å fokusere på videreutvikling av plattformens kjernefunksjoner.
Som en del av utfasing:
Pluginet ble fjernet fra Help Center og er ikke lenger tilgjengelig for nedlasting.
En periode med begrenset vedlikehold ble innført, hvor kun kritiske problemer – som sikkerhetshull – ble håndtert.
Full støtte avsluttes 30. april 2025, og Penneo vil deretter ikke lenger tilby oppdateringer eller feilrettinger.
Eksisterende brukere kan fortsatt bruke pluginet, men det skjer på eget ansvar.
Vi anbefaler å bytte til Penneo Desktop App eller webapplikasjonen, som begge støtter robuste signeringsprosesser og bedre ytelse over tid.
Jobber du med styremedlemmer, kunder eller ansatte som ikke kan signere med lokale eID-metoder som MitID, BankID, FTN eller .beID? Penneo Sign støtter tre signeringsmetoder som hjelper deg med å samle inn sikre og forskriftsmessige signaturer. Ingen printer eller manuell opplasting nødvendig.
Hva er internasjonal signering?
Penneo Sign støtter internasjonal signering med tre metoder:
ID Verifier
itsme®
AusweisApp
Avhengig av metoden kan signatarene bruke passet sitt eller tysk ID-kort til å signere, noe som eliminerer behovet for å laste opp eller tegne signaturbilder eller fysisk håndtere utskrevne dokumenter. Signaturene du mottar, har fortsatt sterk juridisk gyldighet.
Er Internasjonal Signering den rette løsningen for deg?
Følgende internasjonale signeringsmetoder er ideelle for organisasjoner som:
ID Verifier: Jobber med internasjonale signatarer, som styremedlemmer, kunder eller ansatte, som ikke har tilgang til nasjonale elektroniske ID-er støttet av Penneo (dvs. MitID, MitID Erhverv, BankID NO, BankID SE, FTN og .beID)
itsme®: Jobber med signatarer i EU som ikke har tilgang til lokale elektroniske ID-er støttet av Penneo
AusweisApp: Jobber med signatarer i Tyskland som kanskje ikke har tilgang til pass, eller som foretrekker å signere med sitt offentlig utstedte eID
Ingen kontoopprettelse er nødvendig. Et fysisk pass er nødvendig for å signere hver gang.
Passet brukes én gang for å opprette en itsme®-konto. Deretter signerer brukerne via itsme®-appen.
Signatarene trenger sitt tyske ID-kort, PIN-kode og AusweisApp for å signere. Desktop-appen krever en fysisk kortleser. En mobilapp er også tilgjengelig.
Slik aktiverer du internasjonale signeringsmetoder: Kontoadministratorer kan aktivere ID Verifier, AusweisApp og/eller itsme® som signeringsmetoder under Konfigurer → Firma → Signaturinnstillinger.
Signaturer som gjøres med ID Verifier, AusweisApp eller itsme® koster ytterligere18 NOK per signaturlinje. Om nødvendig kan du alltid deaktivere ID Verifier, AusweisApp og itsme® under Firmainnstillinger.
Slik signerer du med ID Verifier, AusweisApp eller itsme®: Lær mer her
Hold deg oppdatert på de nyeste forbedringene i Penneo Sign! I andre halvdel av 2024 lanserte vi nye funksjoner og forbedringer som gjør dokumentsignering enda sikrere, mer effektiv og brukervennlig. Utforsk oppdateringene nedenfor for å se hvordan de kan forbedre arbeidsflyten din.
Fjerning av «Klient»-feltet i Penneo Sign
Som en del av vårt kontinuerlige arbeid med å optimalisere Penneo Sign har vi evaluert flere funksjoner som ble introdusert på prøvebasis. En av disse var «Klient»-feltet i skjemaet for opprettelse av saksmapper.
Etter å ha vurdert bruken og samlet inn tilbakemeldinger, fant vi at feltet sjelden ble brukt og ikke ga vesentlig verdi til arbeidsflyten. For å forenkle brukeropplevelsen fjernet vi «Klient»-feltet den 2. september 2024. Endringen hadde minimal innvirkning på daglig bruk, samtidig som opprettelsen av saksmapper ble mer effektiv.
Send automatiske meldinger på underskriverens foretrukne språk
Med den nye funksjonen «Språk per underskriver» kan du nå velge hvilket språk hver underskriver skal motta standard signeringsforespørsler, påminnelser og oppdateringer på.
Dette er spesielt nyttig når noen underskrivere foretrekker et annet språk enn det som er satt for saksmappen.
Merk: Hvis en underskriver er satt til å motta en tilpasset forespørsel, vil språket og innholdet i denne meldingen forbli uendret, selv om du velger et foretrukket språk for vedkommende.
Vær oppmerksom på at det er valgfritt å tildele et språk per underskriver. Hvis du ikke velger et spesifikt språk, vil underskriveren motta meldinger på saksmappens standardspråk.
Hold deg oppdatert på de nyeste forbedringene i Penneo Sign! I de første månedene av 2024 lanserte vi nye funksjoner og forbedringer som gjør dokumentsignering enda sikrere, mer effektiv og brukervennlig. Utforsk oppdateringene nedenfor for å se hvordan de kan forbedre arbeidsflyten din.
SMS-verifisering i Penneo Sign: Et ekstra sikkerhetslag i dokumentsignering
Vi har introdusert SMS-verifisering som en ekstra sikkerhetsfunksjon i Penneo Sign. Denne funksjonen sikrer at kun den tiltenkte mottakeren – verifisert via sitt telefonnummer – kan få tilgang til og signere dokumenter.
Fordeler
Økt sikkerhet – Reduserer risikoen for uautorisert tilgang, spesielt ved bruk av enkle elektroniske signaturer (SES) eller når en signeringsforespørsel sendes til en delt e-postkonto.
Global funksjonalitet – Fungerer med alle internasjonale mobiltelefonnumre, og gir en fleksibel løsning for brukere uten lokale eID-er.
Forbedret personvern – Styrker GDPR-samsvar ved å beskytte sensitive dokumenter og sikre at kun autoriserte personer har tilgang.
Penneo Sign støtter nå Kvalifiserte Elektroniske Signaturer (QES) via itsme®, og oppfyller dermed det høyeste nivået av juridisk gyldighet under EU eIDAS-reguleringen.
Hva er nytt?
Oppdaterte sikkerhetsinnstillinger: Signerte dokumenter kan kun lagres i Penneo-arkivet hvis sikkerhetsinnstillingen er aktivert. Ellers mottar signatarer dem via e-post.
Nytt signeringsforløp: Signatarer interagerer med itsme®-appen to ganger – først for å dele sitt kvalifiserte signeringssertifikat, deretter for å bekrefte signaturen.
Validering av belgiske personnumre fjernes: SMS-verifisering er nå tilgjengelig som alternativ.
Penneo Sign integrerer nå med M-Files, slik at bedrifter kan signere dokumenter digitalt direkte i sitt dokumenthåndteringssystem. Denne integrasjonen sikrer en sikker, juridisk etterlevelsesvennlig og effektiv signeringsprosess, fjerner manuelle trinn og forenkler dokumentarbeidsflyten.
Fordeler
Send dokumenter til signering direkte fra M-Files
Sikre overholdelse av regelverk med juridisk bindende elektroniske signaturer
Automatisk lagring og administrasjon av signerte dokumenter i M-Files
Med Penneo Sign og M-Files kan bedrifter optimalisere sine dokumentprosesser og beholde full kontroll over signerte avtaler.
I vårt arbeid med å forbedre sikkerheten og effektiviteten ved digital signering introduserer vi nå SMS-verificering: en metode for tilgangsbegrensning som lar deg beskytte dokumentene dine ved å kontrollere hvem som er autorisert til å se og signere dem.
Med SMS-verificering får også mottakerinnstillingene for visning og signering av dokumenter ved oppretting av saksmapper et nytt utseende.
Hvorfor SMS-verificering?
Økt sikkerhet: SMS-verificering gjør at bare den tiltenkte mottakeren med det angitte telefonnummeret kan se og signere dokumentene, noe som reduserer risikoen for uautorisert tilgang. Det gir enda høyere sikkerhet , spesielt for bruksområder som enkle elektroniske signaturer (SES) eller når en signeringsforespørsel sendes til en delt e-postkonto.
Global funksjonalitet: SMS-verificering fungerer med alle globale mobiltelefonnumre, noe som gir en fleksibel og praktisk bekreftelse for internasjonale underskrivere som ikke har tilgang til lokale eID-er.
Personvern: SMS-verificering gjør det mulig å overholde GDPR ved å beskytte sensitive dokumenter og sikre at bare autoriserte personer har tilgang til og kan se dokumenter.
Hva er nytt?
Forbedringer i brukergrensesnittet: Med SMS-verificering får mottakernes signerings- og visningsbegrensninger en visuell oppdatering. Dette er en ren designoppdatering, og ingen eksisterende funksjonalitet endres som følge av dette, bortsett fra inkluderingen av SMS. Vi introduserer også nye verktøytips i denne delen for å veilede brukerne bedre.
Endringer i signeringsopplevelsen: Når SMS-verificering er aktivert, må underskriverne legge inn en 6-sifret kode som de mottar som en tekstmelding. Dette trinnet skjer før et dokument kan vises. Etter at identiteten er bekreftet, vil underskriverne ha tilgang til de eksisterende signeringsmetodene som er konfigurert: eID og SES.
Lær mer
For en fullstendig veiledning om hvordan du aktiverer og bruker SMS-verificering, besøk vårt hjelpesenter.
